“互聯網+”時代高校檔案管理模式轉型優化研究

摘 要：“互聯網+”技術的融入轉變了高校傳統檔案管理工作模式，實現了檔案管理工作的信息化和數字化轉型升級。為了充分發揮“互聯網+”對提升高校檔案管理工作質量和效率的巨大優勢，結合“互聯網+”時代背景下高校檔案管理的內涵、發展現狀以及必要性與可行性分析，深入剖析“互聯網+”對高校檔案管理模式轉型優化發展產生的影響及作用，從思維建設、制度建設、平臺建設、系統建設、資源建設、服務模式建設以及安全建設等幾方面著手，全面分析“互聯網+”時代高校檔案管理模式轉型優化的發展策略，為推動高校檔案管理模式實現縱深發展，提升管理水平，提供參考性建議。

關鍵詞：“互聯網+”；高校檔案管理；轉型優化；發展策略

隨著信息時代的來臨，“互聯網+”已經逐步深入社會各行各業的發展中，對促進各行業的新工作模式形成及其轉型升級發揮了重要的技術支撐作用。高校檔案管理在“互聯網+”思維模式下，對傳統檔案管理模式的轉型優化進行深入探索，依靠現代化的信息技術手段全面升級檔案管理的服務模式和運行方式，深度挖掘檔案數字化信息資源的價值，為高校學生管理、教學管理、黨群建設、行政管理以及科研工作提供信息支撐。

一、“互聯網+”時代高校檔案管理的基本概述

1．“互聯網+”時代高校檔案管理的內涵

在“互聯網+”時代背景下，高校檔案管理工作的內涵是通過有效運用各種現代化的信息技術和數字技術，轉變傳統工作方式和工作內容，形成檔案資源的數字化轉型，以及信息化的檔案管理工作模式，為高校各項工作提供更高效、更高質量的服務。“互聯網+”的有效融入為高校檔案管理的轉型升級提供了全新的發展契機，高校大力推動“互聯網+檔案管理”模式的縱深發展，需要將檔案管理工作提升至信息化、數字化以及網絡化建設的戰略發展層面，催生出高校檔案管理的跨界融合新生態，使傳統檔案管理得到優化升級，并在高校數據分析決策方面產生新的工作使命。

2.“互聯網+”時代高校檔案管理的發展現狀

開放性極強是“互聯網+”的典型特征，資源共享的優勢被無限放大。在“互聯網+”的巨大價值面前，當前我國大多數高校檔案管理工作都對“互聯網+檔案管理”的縱深工作模式引起了足夠的重視，各高校構建了專門的檔案管理信息化系統，加大對檔案管理信息技術、數字化技術以及網絡技術的投入力度。但目前部分高校針對“互聯網+檔案管理”的全新工作模式并沒有形成完善的管理制度和運行機制，管理團隊的信息化專業水平也有待提升，檔案信息化發展的基礎環境和信息安全建設也存在短板，使得“互聯網+”的功能和作用并沒有得到完全發揮。

3.“互聯網+”時代高校檔案管理轉型優化的必要性與可行性

一是必要性。高校的現代化發展不僅給檔案管理的工作效率和工作質量提出了更高的要求，也對檔案管理的工作職能提出了創新要求。高校學生管理、教學管理、黨群建設、行政管理以及科研工作等都需要數字化的檔案資源提供分析依據，依靠大數據技術對數字化檔案資源的分析提供決策基礎，推動“互聯網+檔案管理”不僅是高校實現全面信息化建設的重要組成內容，也是滿足高校對檔案管理創新需求的必要途徑。

二是可行性。現代信息技術的高速發展以及高校整體信息化建設的深入，為高校推進“互聯網+檔案管理”奠定了堅實的技術和發展基礎，高校信息化管理平臺實現了高校各項職能模塊化管理，OA系統的全面應用為高校檔案管理信息數據庫的構建提供了充足的數據資料，實現了高校內部檔案信息的集成共享。

二、“互聯網+”對高校檔案管理模式轉型優化發展產生的影響及作用

1.“互聯網+”對高校檔案管理模式轉型優化發展產生的影響

（1）思維觀念的轉變

檔案管理工作需要為高校教學管理、學生管理、科研管理、行政管理以及校外單位提供準確、全面的檔案信息服務。在“互聯網+”的影響下，高校檔案管理的服務需求和工作方式呈多元化發展趨勢，傳統、被動的借閱、查詢服務方式已經不能滿足新時期高校管理的創新要求，因此，高校檔案管理工作者必須轉變服務思路和工作理念，從被動管理變為主動服務，滿足“互聯網+”背景下高校檔案管理精準化服務的創新需求。

（2）管理內容的轉變

在“互聯網+”的影響下，高校檔案管理的工作內容悄然發生轉變，傳統的檔案查閱、開具證明、檔案復制、材料掃描和寄送、提供證明材料等，在信息化OA辦公模式的支撐下變得更加便捷，高校各職能部門對檔案管理部門提出了創新要求，期望檔案管理部門能夠深度應用大數據分析技術，通過利用現代化的數據價值挖掘，為高校各項工作的決策制定提供有價值、有深度以及有維度的數據依據。

（3）管理對象的轉變

傳統的高校檔案管理服務對象主要針對個人，為全校師生、校友以及工作人員查找、提供與個人有關的檔案信息，并提供相關部門進行信息核實。在“互聯網+”的影響下，高校檔案管理的數字化信息價值被充分挖掘出來，除了提供傳統的檔案管理服務以外，“互聯網+檔案管理”的創新模式還能夠服務高校各個職能部門，以及相關學位認證企業、企事業單位以及黨政機關等，為這些部門提供檔案信息資源的同時，提供科學、全面的信息分析，進而為相關工作的調整和優化提供決策性依據。

（4）管理方式的轉變

在信息時代背景下，高校的管理服務逐步向快捷的信息化服務方式發展，傳統獨立的信息服務方式已經無法滿足新時期高校檔案管理工作的創新要求，在“互聯網+”的推動下，高校檔案管理從紙質轉變為電子化、從線下步入線上，從傳統被動服務轉變為智能推送服務，檔案管理的業務流程也逐步向著信息化的PC端和移動終端邁入。可以說，“互聯網+”的深度融合推動了高校檔案管理工作方式的轉變，各種新媒體平臺的應用更加豐富了檔案管理服務的載體和渠道。

2.“互聯網+”對高校檔案管理模式轉型優化發展的作用

（1）提升檔案管理采集工作的智能化程度

高校檔案管理工作模式的轉型優化，全面提升了檔案信息資源采集工作的智能化程度，檔案信息的數字化轉變豐富了數據資源的采集方式，極大降低了在人力、財力、物力方面的投入，互聯網的虛擬空間及其便捷的傳輸方式都極大地拓展了高校檔案信息的存儲空間和傳輸渠道，使高校檔案信息資源的采集范圍變得更加廣泛，采集方式也更加智能。

（2）推動高校檔案管理實現標準化建設

高校在構建“互聯網+檔案管理”的創新工作模式中，通過物聯網技術中的信息感知技術，幫助檔案管理信息化OA系統落實具體的智能化操作環節。物聯網技術和信息化OA系統的應用會使得檔案管理的業務流程變得更加規范、精準和有效。“互聯網+”思維下，檔案管理服務平臺使一切相關業務均在標準化的系統框架內有序推進，推動了高校檔案管理實現標準化建設。

（3）促進高校檔案管理實現便捷化和智能化服務

“互聯網+檔案管理”工作模式在拓展檔案信息資源采集范圍的同時，結合信息化OA系統和智能平臺能夠實現信息資源的高度集成和服務共享，檔案信息變成了共享性資源，再加上互聯網技術的全面應用，用戶借助高校檔案管理服務平臺就能夠處理一切檔案相關業務，通過檔案信息化服務平臺中的相關服務模塊，能夠第一時間獲得所需資料和查詢服務，幫助高校檔案管理實現了服務智能的便捷化與智能化發展。

三、“互聯網+”時代高校檔案管理模式轉型優化的發展策略

1.強化檔案管理信息化建設意識和數字化管理思維

首先，在“互聯網+”時代背景下，高校檔案管理模式進行轉型優化需要強化信息化建設意識，高校管理者和檔案管理工作者要充分認識到信息化建設對提升檔案管理工作效率和質量的重要作用，不斷更新自身發展觀念，學習信息化檔案管理知識，做好統籌與宣傳工作，從管理層面和建設層面達到高度統一，將高校檔案管理的信息化建設作為一項戰略基礎性工作，全面推進檔案管理信息化建設；其次，高校檔案管理工作者要不斷強化自身的數字化管理思維，對信息化檔案管理模式、數字化檔案管理工作方式以及智能化管理發展趨勢有著清晰的認知，不斷加大大數據技術、云計算技術、物聯網技術、人工智能技術等現代信息技術的深度應用，為“互聯網+檔案管理”的轉型優化奠定堅實的技術基礎，通過數字化管理思維推動高校檔案管理融入“智慧高校”的建設中。

2.完善檔案管理信息化建設整體規劃和制度建設

首先，高校檔案管理模式推進轉型升級需要從宏觀角度著手，從頂層設計方面完善檔案管理信息化建設的整體規劃，通過科學的規劃和整體設計來提升檔案管理信息化建設的合理性，有效縮短建設時間，提升整體建設效率；其次，高校在推進檔案管理模式轉型升級的建設過程中，需要依照實際情況和工作流程，構建完善的信息化檔案管理制度，強化對檔案管理人員的監督管理，為高校檔案管理信息化工作模式的順利構建和穩定運行創造良好的發展環境。

3.構建檔案管理信息中心服務平臺

高校通過構建檔案管理信息服務平臺來落實檔案管理信息化的各種職能，以信息服務平臺為載體，推動各項具體工作。相關工作者需秉承“互聯網+”發展思維，以推進高校檔案資料數字化轉變，提升數字檔案信息的收集、整理、分析、存儲、價值挖掘以及決策利用為目標，打造“一網一號一平臺”的一體化綜合服務管理平臺，并完善數據庫建設。同時，檔案管理者還要深度應用物聯網技術，將“二維碼”引入紙質檔案的資料管理工作中，實現信息服務平臺與實體紙質檔案的連通對接，為用戶提供“線上+線下”全方位服務。

4.構建檔案管理信息資源系統

高校在搭建完成基礎框架和數據業務對接架構之后，需要通過構建科學、完善的檔案管理信息資源系統來幫助信息服務平臺實現資源整合。首先，要強化校內各個職能部門的共同參與建設，實現檔案管理信息系統與財務系統、教學管理系統、后勤管理系統等其他信息系統實現互聯互通，形成各部門協同工作的統籌工作機制，使檔案資源的收集、獲取、整理實現全過程性和即時性建設；其次，還要實現與校外其他相關就業單位和政府部門的戰略合作關系，秉承“互聯網+”跨界融合的發展思維，充分利用互聯網平臺的合作優勢，實現檔案信息資源的開放共享，打造良性的服務圈，借助信息資源共享和大數據分析決策，促使檔案管理工作高質量發展。

5.優化配置檔案管理各項資源

（1）完善硬件設施基礎建設

高校檔案管理信息化建設是一項投入大、周期長、科技含量高的系統性工程，高校要想充分發揮“互聯網+檔案管理”模式的巨大優勢就必須在信息化硬件基礎配置上給予足夠的支持，加大對檔案管理相關硬件設備和基礎設備設施建設的投入力度，完善檔案管理數據庫建設基礎，引入先進的OA辦公系統，以促進高校檔案管理事業實現可持續、高質量發展的轉型要求。

（2）完善人力資源基礎建設

高校還需要秉承“硬件過硬，軟件不軟”的基本原則，不斷提升高校“互聯網+檔案管理”的軟性實力，不斷完善信息化檔案管理的人力資源基礎建設，強化信息化、專業化的數字管理人才儲備建設，依照“互聯網+檔案管理”模式建設和運行的專業化要求，規劃和調整專業化人才的儲備結構，定期開展專業化培訓，積極引入專業化的技術人才，全面提升高校檔案管理團隊的服務能力和專業水準。

6.優化檔案管理運行及服務模式

（1）提升檔案信息利用效率

高校信息化檔案管理需要加速推進傳統紙質材料的數字化轉型建設，完善數字化檔案信息資源數據庫建設，為高校檔案管理提供相關業務服務奠定良好的資源基礎。同時，還要進行電子文件存檔和掃描文件存檔，滿足與校內其他職能部門和企業或政府部門的電子化辦公需求，提升檔案憑證提供的服務效率，全面提升檔案信息的利用效率。

（2）提升檔案服務滿意度

高校在實現檔案管理信息服務系統與校內其他辦公系統對接建設的過程中，為了切實提升用戶對檔案管理服務的滿意度，還要推動檔案管理OA系統與教務系統、校友系統、就業企業系統以及政府相關系統實現對接，實現遠程檔案信息提取和提供憑證，在用戶提供合規身份認證和材料使用目的的前提下，高校檔案管理信息系統可以通過對接系統或企業微信等三方平臺，實現信息傳遞、咨詢服務以及憑證服務，提升檔案管理的服務滿意度。

（3）充分運用網絡服務模式

高校檔案管理模式轉型優化還要充分借助自媒體網絡、新媒體平臺的資源優勢，提供更加寬廣、多維的網絡服務，借助網絡平臺使電子信息資源或者檔案查詢變得更加精準、快捷。在傳統紙質檔案的基礎上，運用網絡服務模式積極探索電子檔案的服務模式，拓展高校檔案管理的服務范圍。

7.重視檔案管理信息安全建設

在“互聯網+”時代背景下，高校檔案管理模式實現信息化的轉型優化，極大拓展了檔案信息資源的采集渠道和服務渠道，提升了檔案信息資源的共享性，但網絡服務的介入也給高校檔案管理帶來巨大的安全風險，因此，高校要想確保“互聯網+檔案管理”模式能夠實現安全穩定的運行就必須重視信息安全建設。首先，高校要形成一套科學、嚴謹、規范的檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全管理流程和規范條例，加大對檔案信息流轉過程的安全監督管理力度，形成嚴格的檔案信息安全管理機制；其次，高校需加大網絡信息安全技術的投入力度，構建安全系數更高的網絡防火墻，引入先進的網絡安全防御技術，從技術手段提升檔案管理信息化系統和數據庫的安全防御能力，進一步提升高校檔案信息資源的安全性。

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[3]李 欣.“互聯網＋”思維下高校檔案信息化建設研究[J].蘭臺內外，2019（25）：11-12.

（作者單位：廣東海洋大學）

基金項目：廣東省檔案局檔案科研項目《高校誠信檔案歸檔范圍和保管期限研究》，批準編號：YDK-201-2018。

作者簡介：李奇勇（1974—）男，漢族，吉林通化人，本科，助理研究員，研究方向：檔案管理。