信息化條件下地質(zhì)檔案管理的要點分析

摘 要：地質(zhì)檔案擁有巨大的信息資料，有較強的參考價值，同時也是地質(zhì)工作的成果匯總。隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，我國大多數(shù)地質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式，如何過渡新舊資料檔案成為地質(zhì)檔案管理中的首要問題。只有建立完善的管理制度，建設(shè)信息化管理體系，才能實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的合理性和科學(xué)化。本文圍繞地質(zhì)檔案，對信息化條件下管理要點進行分析。

關(guān)鍵詞：信息化條件；地質(zhì)檔案；管理要點

在信息化條件下，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣泛，并且，起到的作用越來越重要。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會對檔案管理的需求，需要將信息技術(shù)和檔案管理模式進行融合，借此來提升地質(zhì)檔案管理的便捷性，減少信息管理出現(xiàn)錯誤的概率。目前，在地質(zhì)檔案信息化管理過程中仍舊存在問題，需要不斷創(chuàng)新地質(zhì)檔案管理模式，推進地質(zhì)檔案管理走上健康發(fā)展道路。

一、地質(zhì)檔案信息建設(shè)的內(nèi)涵

地質(zhì)工作積極影響著我國經(jīng)濟建設(shè)，隨著信息化在地質(zhì)工作中應(yīng)用范圍和程度的不斷增加，對地質(zhì)工作全方位提升帶來影響。地質(zhì)工作者在開展工作的過程中會將工作內(nèi)容和相應(yīng)數(shù)據(jù)進行記錄，數(shù)據(jù)信息進行整合后就是地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案對于地質(zhì)工作開展的安全性和穩(wěn)定性有很大的幫助。

首先，地質(zhì)檔案能夠為當(dāng)前進行的地質(zhì)工作提供科學(xué)、合理的規(guī)劃，保證地質(zhì)工作能夠有序開展。其次，地質(zhì)檔案是后續(xù)開展地質(zhì)工作的依據(jù)和基礎(chǔ)，具有一定的借鑒作用，能夠為地質(zhì)工作者提供一定的理論指導(dǎo)。另外，現(xiàn)代信息化技術(shù)和傳統(tǒng)地質(zhì)資料結(jié)合是新時代的發(fā)展趨勢，也是地質(zhì)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的必然選擇，信息化管理能夠提高地質(zhì)檔案的管理效率和質(zhì)量，是實現(xiàn)地質(zhì)工作現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。最后，地質(zhì)檔案信息化管理在我國已經(jīng)取得了一定成果，受到地質(zhì)工作者的一致好評，地質(zhì)檔案信息化管理已經(jīng)成為未來發(fā)展重點。

二、地質(zhì)檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.傳統(tǒng)地質(zhì)檔案存儲方式落后

我國大部分地質(zhì)檔案都是紙質(zhì)檔案，無論是保存還是管理都有一定難度，紙質(zhì)檔案有著很多不足之處。

第一，大部分地質(zhì)檔案都是紙質(zhì)的，隨著工程逐漸深入，需要記錄的數(shù)據(jù)會越來越多，占據(jù)的空間也會逐漸增加，會直接增加對固定內(nèi)容的搜索難度，很難在第一時間找到所需文件。

第二，紙質(zhì)檔案對管理存放的要求比較高，需要對存放環(huán)境的溫度濕度有一定要求，不能在潮濕的地方存放檔案，要做好存檔地點的消防工作，還要定期對資料存放處進行殺蟲防蟲工作，保證環(huán)境的良好性，避免紙質(zhì)檔案被蟲侵蝕。

第三，紙質(zhì)檔案容易發(fā)生老化和磨損的問題，一旦保存過程中出現(xiàn)問題就會對紙張造成損壞，嚴(yán)重情況下甚至?xí)G失重要數(shù)據(jù)。由此可見，紙質(zhì)檔案的不足之處已經(jīng)嚴(yán)重影響地質(zhì)數(shù)據(jù)的儲存完整性，無法適應(yīng)現(xiàn)在社會需求。

2.檔案管理人員觀念落后

部分地質(zhì)檔案管理人員認(rèn)為信息化建設(shè)與地質(zhì)檔案管理之間沒有關(guān)系，無論是地質(zhì)建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理人員都認(rèn)為，傳統(tǒng)手工管理是優(yōu)于信息化管理的，甚至部分人員認(rèn)為信息化管理檔案存在比數(shù)據(jù)損壞和數(shù)據(jù)丟失更大的風(fēng)險，如在沒有完成數(shù)據(jù)保存工作時停電，或者被黑客入侵系統(tǒng)，導(dǎo)致信息泄漏。

3.部分地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)較低

部分地質(zhì)單位的檔案管理人員不是專業(yè)人員，甚至部分管理人員只是單位臨時招聘的兼職人員，導(dǎo)致在實際檔案管理過程中，出現(xiàn)管理人員缺少工作熱情、工作責(zé)任意識不強、技術(shù)水平無法滿足檔案管理要求的情況，阻礙檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

4.地質(zhì)單位的檔案管理設(shè)備較為落后

由于部分地質(zhì)檔案管理人員沒有認(rèn)識到信息化管理的重要性，致使檔案管理設(shè)備未能得到更新。傳統(tǒng)管理模式中的陳舊設(shè)備無法滿足信息化管理時需要的檔案容量和運行條件，導(dǎo)致部分檔案材料無法及時傳達到系統(tǒng)當(dāng)中，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案資料丟失或者損壞的情況，阻礙了地質(zhì)資料錄入進程。

5.檔案利用率低

部分地質(zhì)單位的檔案管理出現(xiàn)分類填寫和彼此孤立的情況，檔案系統(tǒng)內(nèi)部缺乏協(xié)調(diào)一致性，缺少能夠整合系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)機制，無法將不同檔案信息進行分類保管，沒有實現(xiàn)整合資源并共享，阻礙地質(zhì)檔案信息化管理的進一步發(fā)展。地質(zhì)檔案管理人員對檔案存在的內(nèi)在價值挖掘較淺，很多重要的信息沒有發(fā)揮出作用，導(dǎo)致資源利用僅在淺層次，無法將地質(zhì)檔案資料的深層次價值發(fā)揮出來。與傳統(tǒng)地質(zhì)檔案相比，在資源利用方面并沒有什么實質(zhì)性的提升，很多資源在錄入后幾乎不會再次應(yīng)用，呈現(xiàn)出有些檔案被擱置的現(xiàn)象。

6.缺少完善的系統(tǒng)保護機制

我國地質(zhì)單位的檔案都是經(jīng)過大量工程和艱苦探索得出的數(shù)據(jù)，其中一部分內(nèi)容屬于國家和法律規(guī)定的保密內(nèi)容。與在公開平臺上查閱共享的資料不同，這部分資料需要加大保護力度，嚴(yán)格規(guī)范錄入和查詢過程，其管理工作涉及信息化檔案管理的安全隱患問題。無論信息系統(tǒng)如何升級，都會存在安全隱患，檔案管理部門必須做到不斷升級檔案系統(tǒng)安全保護機制，借此來維持地質(zhì)檔案系統(tǒng)的安全運行。

部分地質(zhì)檔案的保密工作在信息化系統(tǒng)中也存在安全問題，傳統(tǒng)地質(zhì)機密檔案雖然能夠受到一定的保護，但仍存在被攻克安全系統(tǒng)的風(fēng)險。現(xiàn)階段的機密資料保護系統(tǒng)大多數(shù)為信息化，通過設(shè)置密碼的方式來對檔案進行保護，但網(wǎng)絡(luò)上的不法分子會對保密文檔進行竊取或篡改，甚至是摧毀重要文件。因此，地質(zhì)檔案急切需要一套完善的系統(tǒng)保護機制，以保證系統(tǒng)遭受侵害時能夠及時預(yù)警，給予相關(guān)人員處理問題的時間，從根本上解決地質(zhì)檔案信息化安全隱患。

7.地質(zhì)檔案數(shù)字化進程緩慢

現(xiàn)階段，有部分地質(zhì)檔案未曾進行數(shù)字化錄入，通常這部分資料都是比較珍貴的檔案資源，大多數(shù)都是以紙質(zhì)形式保存在傳統(tǒng)地質(zhì)檔案管理庫中，這類資料通常是幾代地質(zhì)工作者克服無數(shù)難題，經(jīng)過無數(shù)次探討留下的珍貴工作記錄。部分地質(zhì)單位管理人員為避免因檔案管理信息化系統(tǒng)崩潰，或其他問題造成對檔案的損壞，仍舊選擇以紙質(zhì)形式保存，并未進行數(shù)字轉(zhuǎn)化，導(dǎo)致對這類資料的查找困難、資料利用率低等問題，使其保護起來難度極高，一旦保存不當(dāng)反而會受到更大的影響，這部分資料的整理和數(shù)字化工作是檔案信息化建設(shè)中存在的一大難題。

三、信息化條件下地質(zhì)檔案管理應(yīng)用的優(yōu)化策略

1.加強檔案信息資源建設(shè)

首先，想要提高地質(zhì)檔案信息化管理水平，就需要加強檔案信息化資源建設(shè)工作，保證檔案信息化管理工作能夠全面進行，同時，加大檔案信息收集和錄入的精準(zhǔn)度，確保實際檔案管理工作的完整性，還要根據(jù)實際檔案管理工作來制定合理的管理標(biāo)準(zhǔn)和機制，認(rèn)真分析地質(zhì)檔案內(nèi)容，保證不同方面的數(shù)據(jù)得到詳細(xì)區(qū)分，在進行信息查閱時能夠做到高效準(zhǔn)確。

其次，要加強電子文件歸檔管理工作，根據(jù)實際情況來加快紙質(zhì)檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)化的進程，同時，還需要保證檔案的完整性，為地質(zhì)檔案信息化建設(shè)提供助力。

最后，要提升對地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的重視，對地質(zhì)檔案的資源進行劃分，并構(gòu)建相應(yīng)的檔案信息資源系統(tǒng)，為后續(xù)開展地質(zhì)工作提供依據(jù)。另外，需要利用信息技術(shù)來優(yōu)化信息資源，明確地質(zhì)檔案的管理模式和方法，提高信息化檔案管理設(shè)備的實用效果，逐漸提升地質(zhì)檔案管理工作質(zhì)量和效率，為地質(zhì)工作開展做出保障。

2.構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)平臺

構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)平臺對地質(zhì)檔案信息化管理是十分重要的，能夠為檔案信息化管理打下穩(wěn)定的基礎(chǔ)。檔案管理系統(tǒng)平臺不但能夠提高業(yè)務(wù)水平，發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，還能提高信息處理效率，實現(xiàn)檔案信息資源實時共享，大大加強資源信息的安全性。在構(gòu)建檔案管理平臺過程中，需要按照地質(zhì)單位的要求來建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)庫能夠完全契合地質(zhì)單位的需求，需要較強的數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性，方便進行目錄檢索功能。

另外，通過構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)平臺能夠減少管理人員工作量，降低工作壓力，提高檔案信息管理的效率和質(zhì)量。檔案管理系統(tǒng)平臺不但加大對地質(zhì)檔案的管理，還能夠充分發(fā)揮出檔案資源的實際價值。

3.轉(zhuǎn)變地質(zhì)檔案管理模式

傳統(tǒng)地質(zhì)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案、照片或者是錄音筆作為檔案載體，主要靠手工操作來完成地質(zhì)檔案管理工作，一旦工作量繁多就會出現(xiàn)資源浪費或者信息錯誤等情況。利用信息技術(shù)能夠?qū)⑷斯す芾磙D(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚圆煌N類的數(shù)據(jù)作為管理對象，對各種形式的檔案信息進行數(shù)字化加工，再進行信息資源管理，不但能夠進行多次利用，還能實現(xiàn)信息資源實時共享，完全滿足地質(zhì)工作的開展需求，構(gòu)建良好的現(xiàn)代化管理環(huán)境，發(fā)揮出地質(zhì)檔案資源的實際作用，幫助企業(yè)取得更多經(jīng)濟收益。

另外，在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，需要根據(jù)地質(zhì)單位的實際情況來對管理方法進行選擇，保證管理方法能夠遵守管理原則。只有這樣才能對新技術(shù)和新理念中出現(xiàn)的問題進行應(yīng)對，保證地質(zhì)檔案信息化管理的穩(wěn)定性和科學(xué)性，為地質(zhì)單位持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

4.提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

作為地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)的主體，檔案管理人員需要具備較強的工作能力，相關(guān)單位需要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不但能夠保證地質(zhì)檔案管理工作的科學(xué)性和穩(wěn)定性，還能滿足社會發(fā)展需求。

首先，需要保證地質(zhì)檔案管理人員的信息技術(shù)掌握程度，使其能夠滿足信息化設(shè)備操作要求，能夠完全應(yīng)對檔案資料轉(zhuǎn)化電子版過程中遇到的一系列問題，同時，還要保證檔案管理人員能掌握新型技術(shù)方法，緊跟社會發(fā)展進程，保證信息化檔案管理的先進性。

其次，要保證檔案管理人員掌握知識的全面性，無論是信息技術(shù)方面還是其他基本技能，都要做到熟練掌握，確保能夠滿足對檔案資料的所有需求。另外，可以通過培訓(xùn)或者是學(xué)習(xí)深造等方式來培養(yǎng)復(fù)合型人才，進一步提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，拓展地質(zhì)檔案保護范圍，保證地質(zhì)檔案管理的安全性。

最后，需要培養(yǎng)管理人員的責(zé)任意識，可以通過獎懲制度來對檔案管理人員進行約束和激勵，促使檔案管理人員全身心投入工作當(dāng)中。

5.加強現(xiàn)存地質(zhì)檔案的利用效率

建立地質(zhì)檔案管理信息化系統(tǒng)的目的，一是提高管理水平，二是提高地質(zhì)檔案中的利用價值。因此，需要發(fā)揮出地質(zhì)檔案管理信息化的現(xiàn)代化價值，保證所有檔案資料都能夠發(fā)揮出相應(yīng)的作用。想要建立一個利用程度高的地質(zhì)檔案信息化管理系統(tǒng)，就需要對檔案資料的內(nèi)在價值進行深入挖掘，以此來提高地質(zhì)檔案資源的使用效率。在對地質(zhì)資料整理的過程中，需要將地礦信息進行整理篩選，將地質(zhì)檔案中的信息轉(zhuǎn)換為有利于地質(zhì)工作開展的新動力。

6.建立完善的地質(zhì)檔案系統(tǒng)保護機制

想要保證地質(zhì)檔案應(yīng)用的安全性，就需要建立完善的地質(zhì)資料系統(tǒng)保護機制，通過建立完善的信息檔案安全體系，從基礎(chǔ)上解決地質(zhì)檔案管理過程中出現(xiàn)的安全隱患問題，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)明確職責(zé)，承擔(dān)起監(jiān)督和保護檔案系統(tǒng)的任務(wù)，成為地質(zhì)資料錄入和應(yīng)用過程中的“守門員”，避免信息系統(tǒng)被滲透，資料被偷竊甚至損壞。應(yīng)當(dāng)與地質(zhì)有關(guān)部門之間建立安全的信息傳遞通道，保證信息傳輸過程中的安全性，提高地質(zhì)檔案信息管理的科學(xué)性，加快工作效率。

同時，要為信息化檔案資料系統(tǒng)建設(shè)預(yù)警機制，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入異常或者是信息系統(tǒng)被入侵，就直接關(guān)閉所有信息系統(tǒng)申請途徑，并通過管理平臺對相關(guān)工作人員進行鳴笛示警。另外，還要完善信息化管理系統(tǒng)的法律法規(guī)，用法律來約束員工的工作行為，對地質(zhì)檔案管理各方面都需要進行仔細(xì)檢查，避免因部分系統(tǒng)出現(xiàn)問題影響整個系統(tǒng)的安全運行。

7.加快對傳統(tǒng)珍貴檔案的數(shù)字化工程

檔案資料數(shù)字化是地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)的主要工作，如何將傳統(tǒng)珍貴檔案信息進行數(shù)字化是當(dāng)前存在的主要問題。舊資料數(shù)字化工作需要專業(yè)人才隊伍來作為基礎(chǔ)，保證珍貴檔案錄入的精確性和完整性。因此，相關(guān)管理部門可以根據(jù)內(nèi)部具體情況組建一支專門負(fù)責(zé)珍貴材料的團隊，并對其提出嚴(yán)格的要求，不但要懂得信息技術(shù)手段，還需要擁有地質(zhì)專業(yè)知識和管理知識經(jīng)驗。通過認(rèn)真挖掘，將傳統(tǒng)珍貴檔案數(shù)字化并進行二次開發(fā)利用。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，地質(zhì)單位的檔案管理模式開始逐漸向信息化管理方向轉(zhuǎn)化，相比傳統(tǒng)地質(zhì)檔案管理模式，信息化管理模式具有多方面的優(yōu)勢，不但能夠保證地質(zhì)檔案的安全性，還能大大提高檔案管理效率和質(zhì)量。但是，需要從各方面進行創(chuàng)新發(fā)展，緊跟社會發(fā)展進程，完善專業(yè)知識和信息處理需求，為地質(zhì)單位可持續(xù)發(fā)展提供助力。

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（作者單位：陜西省一九四煤田地質(zhì)有限公司）

作者簡介：劉鈞（1969—），女，漢族，陜西乾縣人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案管理及檔案數(shù)字化工作。