新時代事業(yè)單位檔案管理的思考

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位工作開展的重要環(huán)節(jié)。事業(yè)單位檔案管理水平的高低直接影響人民的幸福感和體驗感。在新時代，隨著科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步，文件的儲存形式和傳輸方式發(fā)生了巨大變革。傳統(tǒng)的人工、紙質(zhì)化、固定化的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足事業(yè)單位工作要求，嚴(yán)重影響事業(yè)單位的組織變革。新時代，事業(yè)單位檔案管理必須要有所變革。本文通過梳理事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容特點，認(rèn)為事業(yè)單位檔案管理工作主要涉及六個方面，并根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容和現(xiàn)實工作開展，對其現(xiàn)狀進(jìn)行了闡釋，從檔案管理工作的認(rèn)識程度、人才引進(jìn)、信息化管理和建設(shè)、管理制度的完善等方面入手，希望能夠?qū)π聲r代事業(yè)單位檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：新時代；事業(yè)單位；檔案管理；信息技術(shù)

我國事業(yè)單位的檔案管理工作主要是對具有價值屬性的文件等資料進(jìn)行收集、儲存和開發(fā)、利用。因此，檔案管理工作是對事業(yè)單位各部門工作開展起著傳輸紐帶的作用。長期以來，由于信息技術(shù)手段的落后以及系統(tǒng)更新成本等因素的限制，使得事業(yè)單位的檔案管理一直采用傳統(tǒng)的管理模式，即人工化的管理方式。傳統(tǒng)的管理方式，工作效率低下，并且利用率不高，容易對儲存的珍貴檔案造成二次傷害，甚至丟失。遲鈍的人工操作、繁雜的紙質(zhì)化管理、固定地點的借閱、時間上的限制使得傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作模式已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的要求，需要進(jìn)行系統(tǒng)化變革。在新的時代，信息化工具和傳輸、儲存手段的變革對于事業(yè)單位檔案管理工作帶來沖擊，迫使其必須要有所回應(yīng)。只有這樣，才能夠系統(tǒng)化推進(jìn)事業(yè)單位體制上的變革，才能夠更好地增強人民的幸福感和體驗感。

一、事業(yè)單位檔案管理的工作內(nèi)容

事業(yè)單位檔案管理水平的高低在很大程度上直接影響其檔案資料的保存和利用程度。檔案管理工作的成果直接影響事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展。

事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容主要由兩個部分組成。一是檔案的收集和儲存，二是檔案的開發(fā)和利用。從事業(yè)單位檔案的收集和儲存來看，其主要包含以下幾個方面：第一，事業(yè)單位檔案管理具有廣泛性。事業(yè)單位的檔案收集必須覆蓋面廣、跨度大，能夠收集事業(yè)單位各個部門的所有內(nèi)容和信息；第二，事業(yè)單位檔案管理具有便捷性。事業(yè)單位檔案管理要求對所收集來的各類信息必須進(jìn)行分門別類的登記和管理，便于查找和使用；第三，事業(yè)單位檔案管理具有儲存性。事業(yè)單位檔案管理對于檔案的形式可以采取多種形式進(jìn)行儲存，文件儲存是必要的環(huán)節(jié)；第四，事業(yè)單位的檔案管理具有價值屬性。在事業(yè)單位檔案管理過程中，一定要對所收集的檔案文件或者數(shù)據(jù)進(jìn)行價值上的甄別，避免無用檔案文件和信息的收集；第五，事業(yè)單位的檔案管理具有保密性。由于事業(yè)單位的性質(zhì)比較特殊，承擔(dān)著部分公共服務(wù)和責(zé)任，具有公共利益的屬性，因此，在事業(yè)單位檔案管理過程中要注重保密工作的安排；第六，事業(yè)單位的檔案管理具有歷史傳承性。歷史傳承性主要是對于民族地區(qū)而言，在事業(yè)單位的檔案管理工作中其往往涉及民族地區(qū)文化和歷史的傳承。從開發(fā)利用角度來看，主要是把所收集來的檔案進(jìn)行二次開發(fā)，使其發(fā)揮最大的功能。

總的來說，事業(yè)單位的檔案管理工作涵蓋范圍廣，涉及眾多單位的運行和管理，是事業(yè)單位各項事務(wù)開展和運行必不可少的因素，直接影響事業(yè)單位的工作進(jìn)度和任務(wù)完成的情況。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.對檔案管理重視程度不夠

由于長期受到傳統(tǒng)管理理念的影響，認(rèn)為事業(yè)單位的檔案管理工作僅僅是對檔案文件的收發(fā)和管理，或者是配合各事業(yè)單位部門進(jìn)行工作資料的準(zhǔn)備以及提供，并不具有獨立工作的屬性。傳統(tǒng)觀念下，在事業(yè)單位內(nèi)雖然有檔案管理部門，但是，其在實際運行上并不具有獨立性，只是專門為其他部門提供服務(wù)的。由于長期受這種觀念的影響，事業(yè)單位對于檔案管理方面的投資并不是很大，或者說不愿意進(jìn)行投資，認(rèn)為其不具有明顯的價值回報。由于這些原因，對于設(shè)備的更新或者專業(yè)人才的引進(jìn)也沒有得到上級領(lǐng)導(dǎo)的重視和認(rèn)可，檔案管理長期處于一種滯后狀態(tài)，對于新型傳輸工具和儲存工具的使用也落后于其他部門，甚至還出現(xiàn)把檔案管理部門視為人才引進(jìn)的中轉(zhuǎn)站。由于對檔案管理工作的重視程度不夠，容易導(dǎo)致檔案管理部門工作混亂，積極性不高的局面。

2.檔案管理手段比較落后

檔案管理手段是指如何對收集來的檔案進(jìn)行儲存、利用以及開發(fā)。由于檔案管理在內(nèi)容上具有廣泛性，檔案文件涉及的內(nèi)容繁雜，層級混亂，需要大量的人力和精力進(jìn)行整理歸納和開發(fā)利用。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案通常采用人工管理的工作方法，即通過人工進(jìn)行檔案資料的收集、整理、篩選、放置等工作。人工管理工作模式下，存在效率低、錯誤率高、時間長、耗損大、回收難等方面的弱點，給檔案管理工作帶來一定的困難。檔案管理工作的落后直接影響事業(yè)單位的工作進(jìn)展。新時代，新的傳輸工具和儲存工具的開發(fā)，使得這些難題發(fā)生了根本性的變化，人工管理模式下帶來的問題對檔案管理工作的阻礙已經(jīng)弱化。但是，由于長期受到管理體制和資金投資的限制、領(lǐng)導(dǎo)干部不夠重視，以及檔案管理工作的價值轉(zhuǎn)換等因素的影響，事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)展比較緩慢，難以進(jìn)行快速變革，在很大程度上依然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，而沒有采用新時代智能化、數(shù)據(jù)化、信息化的檔案管理方式。

3.檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位的工作主要涉及教育、科技、文化、衛(wèi)生等方面，因此，具有較強的專業(yè)屬性，需要專業(yè)化的人才。檔案資料的收集和開發(fā)利用由于受到收集對象和內(nèi)容上規(guī)定性限制，必然要求管理人員必須根據(jù)其服務(wù)的領(lǐng)域具備相關(guān)的專業(yè)知識和素質(zhì)。檔案管理工作人員專業(yè)知識的缺乏和綜合素質(zhì)的缺失導(dǎo)致其難以進(jìn)行專業(yè)化的檔案收集、儲存、開發(fā)利用。長期以來，由于對檔案管理工作不重視，缺乏資金投入，沒有引進(jìn)專業(yè)化的人才，甚至在事業(yè)單位人才引進(jìn)的工作規(guī)劃中沒有把檔案管理人員列入其中，檔案管理工作崗位沒有按照“因事設(shè)崗”的原則來進(jìn)行。事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)缺乏在以前弊端可能顯現(xiàn)不大，但是，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和部門協(xié)作次數(shù)增多，原有的管理模式必將被淘汰。

4.檔案資源管理缺乏信息化建設(shè)

在現(xiàn)代社會，項目任務(wù)的完成往往是由多部門分工合作的結(jié)果，不再是以往單個部門或者少數(shù)幾個部門合作就能完成的。多部門的分工與合作必然帶來信息傳遞和檔案資源的增加，無形之中給檔案管理工作增加了工作量。事業(yè)單位在我國主要是教育、科技、文化、衛(wèi)生等部門，其向民眾提供了大量的社會性服務(wù)，所產(chǎn)生的文件或者檔案數(shù)量和類型龐大、復(fù)雜，需要進(jìn)行專門的收集、傳輸、管理、開發(fā)和利用，傳統(tǒng)模式下的人工手段已經(jīng)不能夠滿足事業(yè)單位工作的需求。現(xiàn)代社會，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對于檔案資源管理信息化建設(shè)的需求轉(zhuǎn)變?yōu)閯傂孕枨螅@就意味著傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)形式已經(jīng)不合時宜。然而，事業(yè)單位檔案資源的利用和開發(fā)在很大程度上依然停留在線下開發(fā)或者傳統(tǒng)利用模式，沒有實現(xiàn)檔案資源信息化建設(shè)，或者說檔案資源信息化不完善。

三、事業(yè)單位檔案管理的改革和創(chuàng)新

1.更新事業(yè)單位檔案管理理念，提升對檔案管理工作的重視

首先，事業(yè)單位檔案管理改革和創(chuàng)新要從理念上變革，只有理念上的轉(zhuǎn)變，才能夠更好地做到理論指導(dǎo)實踐，才能夠提高對檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變不僅僅體現(xiàn)在檔案的收集整理工作，而是檔案的開發(fā)利用。受到事業(yè)單位的工作內(nèi)容和工作對象的限制，其所收集、傳輸、儲存的檔案資料本身就具有極高的價值作用，是對當(dāng)時工作的總結(jié)和歸納，對于未來工作具有借鑒意義，檔案的留存可以通過信息手段進(jìn)行價值上的實現(xiàn)。其次，檔案的開發(fā)利用必須通過信息技術(shù)手段才能夠?qū)崿F(xiàn)價值上的最大化。僅僅把事業(yè)單位的檔案進(jìn)行線下開發(fā)利用，由于其受眾小、覆蓋面窄，難以形成規(guī)模效應(yīng)，必須充分實現(xiàn)其價值上的轉(zhuǎn)換。因此，在事業(yè)單位管理工作中，要更新事業(yè)單位檔案管理理念，提升對檔案管理工作的重視程度。

2.加強專業(yè)人才引進(jìn)，注重綜合素質(zhì)提升

事業(yè)單位檔案管理的改革和創(chuàng)新除了需要理念上的轉(zhuǎn)變外，還需要人才的引進(jìn)。尤其是在新時代，事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化的開發(fā)和利用，更加需要專業(yè)人才的引進(jìn)。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理崗位通常被用來解決單位內(nèi)家屬的就業(yè)問題，從而導(dǎo)致其專業(yè)素質(zhì)不強，專業(yè)水平不高。事業(yè)單位檔案數(shù)字化的開發(fā)和利用是現(xiàn)代社會專業(yè)分工的產(chǎn)物，需要專業(yè)人才的引進(jìn)與之相配合。檔案管理不只是收集和簡單處理，其背后蘊含著復(fù)雜的數(shù)字運算和價值轉(zhuǎn)換，需要專業(yè)化的處理和運用。因此，在新時代，要加強對人才的引進(jìn)，改變以往的人才引進(jìn)政策，必須實現(xiàn)專業(yè)對口，促使事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升，更快推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

3.促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理的改革和創(chuàng)新成果要以數(shù)字化的形態(tài)表現(xiàn)出來，只有通過數(shù)字化建設(shè)才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源價值上的最大化。事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)要立足于實際，從本部門現(xiàn)實情況出發(fā)。一般而言，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)可以從兩個方面入手。一是專業(yè)人才的引進(jìn)。檔案資源數(shù)字化是高度抽象知識化的產(chǎn)物，需要專業(yè)人才進(jìn)行開發(fā)和利用。二是數(shù)字化設(shè)備和系統(tǒng)的開發(fā)和引進(jìn)。設(shè)備的更新?lián)Q代是檔案資源開發(fā)的物質(zhì)基礎(chǔ)，物質(zhì)基礎(chǔ)的缺乏難以實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化。數(shù)字化系統(tǒng)則是把事業(yè)單位的檔案資源實現(xiàn)平臺式的整合，使檔案資源能夠轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源。事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)要從最基本的兩個方面著手，只有這樣才能夠促使其改革和創(chuàng)新成功。

4. 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)體制

在開展事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，主要是為了能夠提供優(yōu)良的服務(wù)保障，從而滿足社會各界對于檔案信息的需求，充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的實際效用。為此，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，需要對檔案管理工作模式的創(chuàng)新予以高度重視，進(jìn)一步完善管理服務(wù)體制，并將此方面內(nèi)容作為事業(yè)單位長久發(fā)展的必要條件。另外，事業(yè)單位的發(fā)展思路和創(chuàng)新意識之間具有緊密的聯(lián)系，需要保障檔案管理服務(wù)體制具有實效性的特點，有效提高事業(yè)單位檔案信息的總體利用率。現(xiàn)階段，需要從事業(yè)單位內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)絡(luò)入手，在完善和健全的情況下，借助網(wǎng)絡(luò)信息化測試技術(shù)，并發(fā)揮出數(shù)字化檔案館技術(shù)的基礎(chǔ)功能，基于新型的檔案管理服務(wù)工作手段，保證在線服務(wù)體系建設(shè)的完善性。在信息技術(shù)的支撐下，充分彰顯事業(yè)單位檔案管理工作部門的職能和效用，以在線服務(wù)的形式提高事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)工作的創(chuàng)新水平，為用戶提供了更加便利性的服務(wù)，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案信息的有效使用，提高了檔案信息的總體利用率，并利用檔案信息解決實際問題，有效促進(jìn)了事業(yè)單位的長久發(fā)展，彰顯新型服務(wù)體系在事業(yè)單位檔案管理工作實施階段的優(yōu)勢和效用。

5. 創(chuàng)新檔案管理工作體系

對事業(yè)單位檔案管理工作體系加以創(chuàng)新，不僅能夠逐漸改善傳統(tǒng)的工作狀態(tài)，并且，還可以朝著高效化的轉(zhuǎn)型目標(biāo)逐步邁進(jìn)，為事業(yè)單位的長久發(fā)展提供根本支持。為此，需要在新型的檔案管理工作體系指導(dǎo)下，結(jié)合事業(yè)單位的實際發(fā)展需求，打造規(guī)范化和實效性的管理工作流程，基于相應(yīng)的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮事業(yè)單位檔案信息的實用價值。首先，可以在開展檔案管理工作的過程中，明確單位實際的發(fā)展目標(biāo)，在創(chuàng)新思路的情況下，確保檔案管理工作得到有效落實。為此，檔案管理工作人員需要對制度建設(shè)予以高度重視，保障檔案管理制度建設(shè)的完善性，針對現(xiàn)有的制度內(nèi)容進(jìn)行完善和優(yōu)化。其次，事業(yè)單位還需要對傳統(tǒng)形式的檔案管理工作模式加以探究，在打破傳統(tǒng)理念局限性的情況下，基于傳統(tǒng)檔案管理工作的實際特點，遵循創(chuàng)新建設(shè)的發(fā)展原則，及時彌補傳統(tǒng)管理工作模式當(dāng)中的弊端和不足，確保新的管理工作制度具備科學(xué)化和合理化的特征。最后，在開展檔案管理工作的過程中，還需要基于平等性的工作原則，不僅需要對檔案管理工作人員進(jìn)行管理，還需要加大對單位領(lǐng)導(dǎo)者的管理力度，以此來保障檔案管理工作的高效性和規(guī)范性。

四、總結(jié)

新時代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案資源管理必然要向信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，意味著事業(yè)單位檔案管理在外部的沖擊之下必須要有所回應(yīng)，必須順應(yīng)時代的要求，不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新。在檔案管理信息化、數(shù)字化的開發(fā)和利用中，其雖然會帶來價值利用的最大化，但是，同時也要考慮到信息化、數(shù)字化給事業(yè)單位檔案資源管理帶來的風(fēng)險性。只有綜合考量，才能夠促使事業(yè)單位檔案管理走上一個新的臺階。

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（作者單位：山西省文水縣衛(wèi)生健康和體育局）

作者簡介：李慧（1988—），女，漢族，山西呂梁人，本科，館員，研究方向：檔案管理。