基于構建社會救助體系下如何做好檔案工作探析

摘 要：近幾年，各部門都在為完成職能轉型而努力，民生問題也越來越受到政府部門的重視。其中，社會救濟是我國保障體系中的最后一道防線，也是政府維護公民權益最根本的方式，是建立社會安全體系的重要組成部分。民政部門作為政府的核心力量，承擔著大部分的社會責任。在整個城市的社區救援工作中，涉及許多經濟和其他社會資源，需要進行詳細的記錄，因此，檔案管理成為一個新的課題，在今后的工作中，需要建立相應的管理體系，更好地為社會提供相應的信息管理。

關鍵詞：社會救助體系；檔案工作；有效策略

社會救助檔案是我國社會福利制度運行的客觀依據，也是我國實行“救濟金”制度的重要依據。加強社會救助檔案的工作，是維護公民的合法權利、促進社會救濟工作依法行政、促進社會救濟工作可持續發展的內在要求，是構建社會主義和諧社會的重要內容。社會救助管理機構要以社會救助檔案規范化、信息化、專業化為指導，在實施制度、政策、軟硬件裝備、專業人才等基礎上，進一步加強對社會救助檔案的管理與使用，從而確保社會保障檔案得到完善管理、規范保存、正確使用，以發揮其在社會救助管理與構建社會就業、社會保障于一體的強大社會保障制度中的功能。

一、加強民政部門社會救助檔案管理的重要性

民間救濟是指對生活條件不能保障生活質量，或有特殊困難的個體和家庭，實行社會救濟，保障其基本生活權。社會救助主要包括大中城市最低生存保障、特殊家庭困難供養、大中城市中貧困者的臨時救濟以及鄉村緊急救援等，是保障民生的最后一道保障。近幾年，在扶貧工作中，城市扶貧工作發揮了實實在在的“保”功能，幫助群眾逐步增加，民政部門的社會救助資料也在逐步增加。中共中央辦公室、國務院辦公廳印發《有關增強和改善新趨勢下歸檔管理工作的若干意見》（中辦發〔2014〕15號），指出要加強檔案工作。各單位檔案部門要把涉及老百姓切身利益的各類文件資料集中歸檔，并根據相關法律法規管理、使用和轉移。加強行政職能，為維護人民利益，提供更加有力的保證。《吉林省社會救助家庭經濟狀況審核檔案管理措施（試用）》（吉民發〔2017〕71號）是吉林省民政廳和吉林省檔案館聯合制定的文件，對存檔范圍、存檔條件和清理方式、檔案管理和使用、檔案信息化建設等各個方面都有清晰的規定。建立健全民政社會救助制度，不僅是滿足人民生活需求的客觀需求，也是推進我國新型社會救助制度重要舉措。

二、民政部門社會救助檔案管理存在的問題

1.對檔案管理工作不夠重視

當前我國的社福檔案保存工作存在著“重服務、輕歸檔”的誤區，對檔案工作的重視不夠，也沒有注意把握歸檔知識和檔案保管的原則。另外，一些地方的領導認為檔案歸檔是很普通的日常工作，對其不夠重視，導致檔案管理不規范問題。

2.檔案管理制度不夠完善

民政部門的社會救濟計劃覆蓋范圍很廣，而且有大量的文件材料。這些年，雖然各級民政部門已經逐步建立了相應的文件管理制度，但在民政機關的檔案管理中卻存在著一些問題。例如，各項規章制度的具體作用尚未充分體現，缺乏操作性強的檔案管理規章制度、服務指導書等，缺少檔案數字化管理系統、檔案管理的應急措施和服務規范，無法滿足當前民政部門社會救助檔案的實際需要。在檔案接收處理中，由于檔案信息不精確而導致檔案信息遺漏、不完整乃至出錯，嚴重影響檔案的使用。

3.檔案管理人員管理意識和業務素質有待提高

檔案工作人員缺乏認識，缺乏對檔案管理和建設方面的專業技能，一些檔案工作人員認為，檔案工作就是對相關的信息資源進行收集、整理，不理解怎樣才算是一套科學嚴謹的管理體系。檔案保管者的個人素質直接關系到檔案的利用和管理質量，必須提高檔案管理人員的綜合素質，提高其使用的規范性、科學性和效率，提高其使用的質量和效率，從而最大限度地發揮社會救助檔案的作用。

4.檔案利用率不高，服務功能不強

民政部門的社會救濟工作具有高度的特殊性，涉及機構眾多，資料種類繁多。在實際的存檔和使用中，在各部門管理上都存在很大的問題，無法將需要經常使用的資料集中在一起，服務功能不強，造成極大的不便。例如，想要查詢檔案，需要花費大量的時間和精力。此外，由于某些特殊情況導致檔案缺失、遺漏，使其資源的利用效率下降，從而產生一定的負面影響。

三、基于構建社會救助體系下如何做好檔案工作

1.為社會保障工作提供優質、高效的檔案利用服務

搞好社會救助檔案工作，最重要的是要利用好檔案資料，發揮其應有的作用。社會救助工作要堅持管理中心、業務中心的工作思路，在使用好社會救助檔案上下功夫，積極推進對社會救助檔案等信息資源的有效利用，讓社會救助檔案服務工作更好地為社會救助管理工作、為社區穩定發展提供信息服務。一是，為人民群眾服務。參保人憑有效證件到辦理窗口或在柜臺查詢本人的社保資料，或是通過觸摸屏幕，完成對數據的查詢。二是，為單位員工提供優質的產品。主動掌握各單位對社保資料的需求，為其提供高效的社會救助信息。同時，負責相關業務的調整，確定離退休職工基本信息，企業年金移交工作，為保障參保人員的權益，開展法律咨詢等方面的工作。

2.加強組織培訓，提升檔案管理人員素質

在我國開展的民事部門社會救濟工作中，檔案種類越來越多，內容也越來越豐富。新時期的社會救助工作要求檔案管理人員必須具有較高的專業知識和技能，能夠運用先進的技術手段進行管理。首先，通過培訓各種不同的知識，提高其管理水平和職業素養，指導其學習與社會救助相關的法律法規、政策文件，以及與之對應的民政歷史、民政實務、民政管理等知識，以便更好地體現其實用性和超前意識。其次，要合理舉辦檔案管理知識培訓，促進檔案管理人員相互學習，為今后進一步強化社會救助檔案管理工作打下堅實的基礎。最后，確保在冊工作人員具有較高的綜合素質，加強其社會責任感，還要加強縣級市和各鄉鎮（街道）由專職檔案員組成的檔案管理網絡建設，保證社會救助檔案管理工作穩定開展。此外，必須加強檔案工作人員的保密意識，對機密檔案和不能外泄的信息進行保護。

3.完善管理制度，保障檔案管理制度落到實處

堅持規范化工作是開展民政部門救助檔案工作的重要依據，建立健全檔案管理制度是對其工作的主要保障，在深入、認真地貫徹落實《檔案法》的同時，健全民政社區救助檔案的相關法律法規，同時對相關的行政制度進行了探討研究。一是，為滿足新時代的需求，結合民政工作的實際需求，及時對檔案工作中的相關規章制度進行修改和更新，并對各項工作進行規范化管理，并建立嚴密的保密體系，確保救助檔案的完整性和保密性。依據《民政社會救助文件》，嚴格實施管理工作，不僅要保證其各項工作符合法律規定，還要努力朝國家標準、規范性、科學化、信息化方向邁進。同時，對日常的文件進行查閱、存檔、借閱、管理、保密、轉移、銷毀等工作時，要根據我國社保工作要求規范化操作，使我國的社會救濟工作更加完善、全面、真實。

4.提高檔案利用效率，注重檔案管理信息化建設

要充分利用好民政社區救助檔案，就需要加強檔案管理信息化建設。一是，建立現行的民政救助對象（城市最低生活保障對象）、特困供養對象、臨時救助對象；緊急救援等資料庫及網上可查詢的機制。二是，在機關建立社會救濟金檔案管理組，及時了解政府和社會救濟對象的增減情況，確保年度更新，實行動態的監督。三是，完善社區民政系統的數據資料輸入和處理功能，集中各部門的檔案資料，不僅可以減少收集整理的時間，還可以提高檔案的利用率。四是，精簡檔案歸檔利用中一些不必要的程序。例如，在逐級審批中鎮（街區）檔案管理工作人員重復記錄的個人救助信息等，從根本上精簡檔案管理、歸檔利用的過程，提升民政社區救助檔案資源的準確度和完整度，提高救助檔案資源的使用率，以適應經濟社會的需要變化，提高檔案利用質量，更好地利用檔案職能，為全面建成小康社會目標提供必要的保障。

5.建立社會救助保障對象數據庫，加強信息化管理

信息時代，應加強對民政工作的重視，建立社會救助保障對象數據庫，建立專業的社會救援保障工作隊伍，確保對社會救助對象的增減情況及時了解，實現每日的動態監測。對轄區內的救濟者進行現場評估，完善登記和管理制度。社會救助檔案管理人員要提高自身素質，積極應對突發事件，提高服務質量和服務水平。

６.加強檔案管理人員的保密意識

對被救助人提供的資料要嚴格保密，不得以職務之便，將社會救助人員的個人資料隨意公開，嚴格按照救助要求公示內容。檔案工作人員要自覺遵守有關法律法規，要有較強的責任感和保密意識。同時，要經常更新社會救助對象的相關信息，確保數據的準確性。

7.社會救助單位要堅持依法管理救助檔案

我國的社會救濟工作存在著較大的獨立性，其行政自治權應當是在法律的框架下實現。檔案管理人員要了解法律，遵守法律，嚴格履行《檔案法》規定的法定職責，為救助檔案管理提供法律依據。一是，要搞好社會救濟金的管理工作，要按照法律規定進行管理。各級各部門要重視和扶持救助檔案工作，把檔案工作納入機關的年度發展計劃，在經費、人員和組織上給予充分重視。二是，要把檔案工作列為救助工作的重中之重，要早安排，要有方法，要抓落實。三是，要制定一套科學、合理的評價體系，確保各項工作落實到位，推進社會保障工作順利進行。在全國救援計劃的年度檢查與驗收中，要對其進行定期監管，并將其納入全國范圍內的評價體系之中，明確評價的標準和方式。

8.建立多元化、復合型社會救助專業人才開發體系

建立多元化、復合型社會救助專業人才開發體系，就需要一支具有高素質的人才隊伍。社區救助工作是具有一定專業理論和專業技能的綜合性工作。首先，加強救助檔案管理人員的思想意識、知識儲備、技術能力的培訓，提高他們的專業能力和綜合素質。其次，要建立健全的、多樣化的、復合型的社會救濟學專業人員培養機制。不僅要將社會救助工作作為整個民政部門發展計劃的重要內容，還要將社會救助工作檔案資源與社會資源結合起來，形成覆蓋企事業單位、社區、高校團體等多元化的社區救助工作培訓體系。最后，要構建適合社會救助檔案管理人員發展的激勵和評價體系。從社會化的視角出發，對其進行職業能力分類和報酬分配，構建一套完善的工作激勵和崗位評估體系，為社會救助工作者提供更廣闊的發展空間。

9.保證檔案信息化管理的安全及規范性

在社會救助領域工作中，為提升檔案管理的全面質量，需要不斷構建智能化和信息化的檔案管理工作，同時通過檔案與信息化技術融合，以實現救助檔案管理的安全和標準化建設，從而全面提高社會救助檔案信息資料的質量。

第一，針對社會救助信息系統來說，在系統構建時需要建立保障制度，并通過檔案數字化構建質量和安全管理體系規范，以保障各項任務都有章可循，從而提升社會救助信息系統檔案的全面性和安全性。

因此，在社會救助管理系統建設中，因為操作權限有限，在信息技術應用上極易發生相互混淆的情況，從而嚴重損害了社會救助管理系統資料的安全性，但通過對其安全規范的有效管理，能夠減少這些情況的發生。同時，在檔案權限明確的條件下，還能夠有效提升檔案信息的質量。

第二，在檔案信息化建設工作中，針對電子文件建立多樣化的存儲介質，以減少電子文檔的長期存放而發生損毀的可能性。

第三，根據檔案數字化管理安全要求的具體分析，制定文檔安全控制方法，切實提高社會救助系統檔案管理的質量，并推動了工作的穩步開展。

第四，為確保所有服務安全、平穩進行，應當提高民政部門的信息化水平，不斷吸納高級技術人員和高水平的管理人才，以便更加充分發揮社會救助檔案信息化管理的優越性，并以此為救助工作的可持續開展提供保證。

四、結語

隨著社會的發展，社會救助的方式必然更加多樣化，因此有關部門要持續進行改革，轉變原有的觀念和習慣，在今后的社會救濟工作中，堅持探索創新，尋找更加新穎、更加適合社會救濟事業發展的方式，充分利用救助檔案，保證其真實性和完整性，為今后的社會救濟工作開展提供參考。

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（作者單位：菏澤市救助管理站）

作者簡介：邵敏（1980—），女，漢族，山東菏澤人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。