公路部門檔案管理與業務工作相融互促探索實踐

呂素娟

摘 要：公路部門檔案管理與業務工作之間具有密切不可分割的關聯，公路部門檔案來自于業務工作，服務于業務工作，尤其是檔案管理能夠為業務工作的開展提供數據、信息和決策等的支持，因而二者是相互融合、相互促進的關系。本研究梳理公路部門檔案的發展歷史，明確公路部門檔案的分類，以及當前檔案管理工作的難點，有助于提高公路部門檔案管理質量，更好地為公路部門各項業務的開展提供助力。

關鍵詞：公路部門；業務工作；檔案管理；檔案質量

網絡信息技術不斷發展，要求公路部門檔案管理工作加速信息化建設。從公路部門檔案管理與業務工作關系看，業務工作開展為公路部門檔案信息收集提供了豐富資源。通過對公路部門檔案信息資源開發和利用，能夠為業務工作開展提供全方位的檔案信息支持。因此，公路部門檔案管理與業務工作屬于相互促進，相互融合關系。新時期，在公路部門檔案管理與業務工作融合過程中要主動引進現代信息技術，進一步提升公路部門檔案管理水平，更好地發揮公路部門檔案信息資源價值和作用。

1 公路部門檔案的發展歷史

公路部門檔案作為公路項目建設、日常管理以及其他業務工作開展的真實記錄，屬于非常珍惜的不可再生資源。公路部門檔案是公路部門發展的真實寫照，也是公路部門開展相關工作重要依據[1]。公路部門檔案與公路部門發展息息相關，是公路部門業務工作開展和項目建設的真實記錄。相應公路部門檔案發展歷史可以追溯到公路部門成立，公路部門在業務開展過程中會形成大量的檔案信息，這些檔案信息需要專門的檔案管理部門對其進行收集、保存和管理[2]。

信息時代之前，公路部門檔案以紙質檔案為主，這些檔案需要相關人員簽字蓋章，確保檔案的真實性和完整性，在檔案交接過程中一般以季度和年度為時間點，需要為公路部門檔案提供必要的辦公空間和存儲空間。檔案管理人員根據公路部門檔案的不同性質進行分類立卷保管；查閱公路部門檔案需持單位介紹信到公路檔案部門前臺辦理借閱或查詢業務。

信息時代背景下，借助現代技術實現了公路部門檔案管理流程重塑，借助公路部門檔案管理系統，可以實現網上公路部門檔案下載、公路部門檔案查詢、公路部門檔案借閱等功能，不僅節省了需求者時間，同時也提升了公路部門檔案服務效能。大數據、云計算、人工智能等技術與公路部門檔案管理工作的深度融合，進一步提升了公路部門檔案的智能化、信息化水平，相應地也對公路部門檔案管理人員的工作能力和素質提出了新的要求。未來在人工智能技術支持下，能夠進一步拓展公路部門檔案的服務范圍，豐富公路部門檔案服務手段和方式，提升公路部門檔案服務質量。

但從整體看，無論是追溯公路部門檔案歷史，還是展望公路部門檔案未來發展，我們都需要堅持“依法治檔”，認真貫徹國家關于檔案管理的相關法律法規，按照公路部門相關制度要求，借鑒其他部門在檔案管理過程中的成功經驗，強化責任意識，對公路部門檔案管理工作方式方法進行總結和完善，積極推進公路部門檔案制度化、規范化、科學化、智能化、信息化建設[3]，更好地發揮公路部門檔案在服務公路部門決策以及業務工作方面的特殊作用，更好地促進公路事業健康可持續發展。

2 公路檔案內容分類及其與業務工作之間的關聯

公路部門檔案是公路建設、管理工作中形成的第一手資料，是公路未來管理維護的重要依據。新時期，在公路檔案管理過程中，一方面，要充分認識到公路檔案內容豐富特征，對其進行準確分類，確保公路檔案管理科學規范。另一方面，要認識到公路檔案管理與業務工作之間關聯的重要性，主動地圍繞業務工作需要對公路檔案信息進行開發利用，更好地發揮公路部門檔案的價值。

2.1 公路部門檔案的內容

從公路部門檔案的內容看，涉及公路項目建設檔案、公路工程檔案、公路養護檔案、文書檔案、財務檔案、基建檔案等不同類型檔案。從歸檔主體看，包含建設主體、管理主體、政府部門、工程指揮主體、監理單位等主體。公路部門檔案種類繁多，主體多元，加之涉及的檔案周期較長，對公路部門檔案信息收集、整理、歸檔提出了更高新要求。加之公路部門檔案在管理過程中還存在著人員兼職和管理人員流動問題，進一步增加了公路部門檔案的收集歸檔難度。

2.2 公路部門檔案與業務工作之間的關聯

2.2.1業務工作開展是公路部門檔案信息的主要來源。當前隨著我國經濟社會發展，國家非常注重公路基礎設施建設，不僅將其上升到戰略高度，也將其作為經濟建設的重要組成部分，各省、市、縣也在積極推進不同層次的公路項目建設，在建設過程中會形成大量與公路項目相關的業務檔案信息，這些業務檔案信息是公路部門檔案收集的主要對象，通過對這些檔案信息進行收集和整理，能夠見證記錄國家和本地區公路項目建設的巨大投入、公路技術等級的提升、管理水平的提高等方方面面取得的豐碩成果。

2.2.2公路部門檔案信息資源開發能夠為業務工作開展提供更為精準的檔案服務。當前我國公路項目建設遍地開花，在公路項目建設、改造、維護和保養過程中需要原有的歷史檔案資料作為支持，無論是公路項目的改造、升級維護，還是日常管理都需要公路部門檔案支持。新時期，隨著公路部門檔案利用主體越來越多樣化，需求越來越個性化，對公路部門檔案管理效率提出了更高要求。從這一層面看，公路部門檔案與業務工作開展屬于相輔相成關系。

3 目前公路部門檔案管理過程中存在的主要問題

3.1 檔案管理與業務工作規劃不完善

公路部門檔案作為整個檔案事業發展的重要組成部分，對公路事業發展起著重要的服務、促進作用，但目前在公路部門檔案管理過程中還存在著檔案管理與業務工作開展“兩張皮”問題[4]。一方面，檔案管理部門對于公路部門檔案管理沒有形成長遠規劃，在具體工作開展過程中沒有圍繞業務工作開展形成有針對性的研究課題，檔案管理工作與業務工作開展缺少溝通互動，沒有將公路部門檔案管理納入到公路事業的整體發展規劃之中。另一方面，在業務工作開展過程中，相關部門特別是基層公路管理部門對檔案信息支持重視程度不足，認為業務工作開展主要依據工作實際，而公路部門檔案形成的更多是歷史資料，對業務工作開展能夠發揮的作用十分有限。由于對公路部門檔案信息重視程度不足，相應地也就缺少檔案管理與業務工作的整體規劃，在公路部門檔案管理過程中還沒有找到服務業務工作的契合點。

3.2 公路部門檔案管理質量不高

3.2.1對公路部門信息收集不夠全面。在公路部門檔案收集過程中沒有與檔案生成主體進行溝通和互動，只是對現有材料的檢查，沒有查看檔案與檔案之間的關聯性，很容易造成檔案收集疏漏。同時在收集過程中部分檔案生成主體對檔案質量重視程度不足，一些檔案材料和文件還存在著內容不全、缺少相關責任人簽字蓋章等問題，無法保證檔案信息的真實性和價值。

3.2.2對公路部門檔案管理不到位。目前部分公路部門檔案管理人員屬于“半路出家”，很多都是從其他部門轉調到檔案管理部門，對公路部門檔案的具體特點以及檔案管理工作的相關要求、相關知識等了解的不夠全面。在檔案管理過程中容易出現馬虎大意，一些檔案沒有做到妥善保管和儲存，很容易造成檔案丟失、缺失問題。在一定程度上影響了公路部門檔案管理質量，不利于后續公路部門檔案信息資源的開發利用和共享。

3.3公路部門檔案安全管理不到位

公路作為我國經濟社會發展的“大動脈”，在國民經濟發展中扮演著重要角色，相應地所形成的公路部門檔案與國家經濟發展緊密相連。這些檔案信息資源具有重要價值，一旦泄密會造成重大后果，因此在公路部門檔案管理過程中應將安全管理放在重要位置，但當前部分公路部門在檔案管理過程中還存在著安全隱患。一是公路部門檔案本身跨度時間大，涉及種類多，在公路部門檔案整理、轉移過程中容易出現檔案丟失，客觀上造成不必要的檔案風險。二是公路部門檔案管理系統容易受到外部病毒和黑客的攻擊，一旦網絡防護措施不到位，可能會造成公路部門檔案信息泄密。三是部門檔案在移交過程中除了紙質檔案之外，還需要通過網絡途徑對數字檔案進行傳輸，也容易出現網絡安全問題。四是當前公路部門對檔案安全工作重視程度不足，認為公路部門檔案管理工作屬于常規性工作，沒有必要為其配備相應的安全措施，相應公路部門檔案在安全管理方面就缺少了技術層面保護，很容易造成公路檔案信息丟失或泄密。

4 公路部門檔案管理問題解決辦法與實踐應用

網絡信息技術不斷發展，要求公路部門檔案要建設與之相對應的檔案管理系統，適應時代發展趨勢。并圍繞業務工作形成專門的檔案研究課題，服務公路業務工作。在具體實施過程中，要積極推進檔案收集歸檔與管理利用一體化，充分利用公路部門檔案管理系統，實現對公路部門信息資源的全面收集、科學整理、系統分類、合理利用。同時要加強公路部門檔案管理系統投入，為其提供必要的人力、物力、財力支持，確保公路部門檔案管理系統正常運轉、不斷提高管理水平。此外，還要加強制度機制建設和人才隊伍建設，為公路部門檔案管理提供扎實的制度保障和人才保障，更好地發揮公路部門檔案信息資源特殊價值，推動業務工作開展。

4.1 檔案收集歸檔與管理利用一體化

公路部門檔案管理是一項復雜的系統工程，既要注重前期的檔案信息收集歸檔，同時也要注重后期管理和信息資源開發利用，為業務工作開展提供全方位的檔案信息支持。因此，有必要積極推進檔案收集歸檔與管理利用一體化建設。一是要將檔案收集歸檔作為重要工作加以落實。當前我國公路事業發展迅猛，無論是國家宏觀層面的政策支持和資金支持，還是各地在公路項目建設方面的配套措施，都為我國公路事業發展注入了強勁動力，因此在公路事業發展過程中形成的檔案規模也越來越大，對公路部門特別是檔案管理部門業務能力提出了更高要求。公路檔案管理部門應加強與政府部門、施工部門、監理部門、設計部門和后期運營維護部門聯系互動，要求要按照檔案收集相關標準，做好檔案信息收集工作，積極支持檔案事業發展[5]。二是要將管理與利用工作放在突出位置。公路部門檔案管理既需要落實相關制度機制，也需要結合公路部門檔案的具體特點，對檔案管理模式、檔案管理手段進行創新，進一步提升公路部門檔案管理質量，切實保障公路部門檔案信息安全。在開發利用過程中既要主動引進現代信息技術，不斷地豐富公路部門檔案信息開發手段，也要圍繞業務工作開展形成專門的公路部門檔案研究課題，使業務工作順利進行。

4.2 強化公路部門檔案管理系統

在公路部門檔案管理系統強化過程中要以支持業務工作作為主要導向，實現現代信息技術與公路部門檔案管理系統的深度融合。公路檔案管理部門要與具備資質的互聯網企業進行合作，為公路部門檔案管理系統強化提供全方位的技術支持。在功能優化方面，要結合不同業務主體的具體訴求，合理開發公路部門檔案管理系統功能，確保相關功能既實用，又方便，進一步提升公路部門檔案管理實效。一是要為公路檔案管理系統提供全方位的人力、物力、財力支持，公路部門檔案管理系統是公路部門檔案事業發展的重大工程，公路部門應給予足夠的重視，并安排專項資金用于公路部門檔案管理系統建設，購買先進的計算機設備、網絡存儲設備、交換機、打印機、復印機等設備。同時要為公路部門檔案管理提供必要的空間場所，加強安全防護，安裝相應監控設施，地面鋪設靜電地板，門窗做好防盜，為公路部檔案管理系統運行提供扎實的安全防護。二是要重視公路部門檔案管理系統更新和維護。公路部門檔案管理系統運營和維護是一項長期性工作，既需要持續資金投入和人力投入，也需要對公路部門檔案管理人員進行業務培訓，進一步提升公路部門檔案管理人員的信息素養和專業技能，能夠靈活地操作公路部門檔案管理系統。同時，互聯網企業也要為公路部門檔案管理系統的正常運營和后期維護提供技術支持和人力支持，不斷地對公路部門檔案管理系統進行硬件升級和軟件更新，切實保障公路檔案管理系統的正常運轉。

4.3 持續更新并完善檔案管理制度

新時期，在推進公路部門檔案管理與業務工作融合過程中要將制度機制建設作為重要保障。一方面，要結合公路部門檔案管理與業務工作融合的具體需要，對原有的檔案管理制度機制進行重新梳理，對于影響支持業務工作的相關制度要予以廢止，對于公路部門檔案管理服務業務工作過程中出現的新問題、新情況要加以總結，對于形成的經驗和辦法要上升到制度層面，為公路部門檔案管理提供更為精準的制度機制支撐，更好地開展相關服務工作。另一方面，檔案管理制度屬于宏觀層面工作，要求公路檔案管理部門要將檔案管理制度更新和完善作為重點工作加以落實，要定期召開專門會議研究公路部門檔案管理制度機制建設相關問題，廣泛征求一線公路部門檔案管理人員意見建議，了解當前業務工作部門對于公路部門檔案管理的現實訴求，對相應制度機制進行調整，進一步提升制度的契合性。同時要加大公路部門檔案管理制度落實力度，只有制度真正落實到位，才能夠更好地約束公路部門檔案管理工作人員的行為，才能夠切實發揮制度機制的指導性和引導性作用。

參考文獻

[1]付琰.“互聯網+”時代公路部門檔案管理創新研究[J].蘭臺內外，2022（15）：59-61.

[2]肖婷.淺談公路部門實物檔案管理的問題及對策[J].蘭臺內外，2021（09）：42-43.

[3]王軒.高速公路檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2019（06）：74.

[4]王明霞.淺談公路檔案管理的信息化建設[J].蘭臺世界，2018（S2）：182-183.

[5]顧玉華.常熟公路檔案信息化管理探索與實踐[J].檔案與建設，2015（08）：71-73.

作者簡介：呂素娟，遼寧省臺安縣交通運輸事務中心行政辦公室主任、館員，研究方向：檔案管理。