淺議新時期檔案工作的特點和對檔案工作人員的要求

摘 要：在新時期背景下，信息化與數字化技術已成為人們生活不可或缺的內容。這也使得與數字信息相關的管理工作得到充分優化，檔案管理便是如此，在科學技術的影響下，其工作煩瑣程度得到減輕，但仍然會面臨許多阻礙，需要管理人員具有一定的計算機水平，可以熟練操作計算機相關程序，以發揮其最大效用。此外，還需相關從業人員擁有較強的專業管理能力，通過相應的培訓，不斷提高自身綜合素質，進一步提高檔案管理工作效率。

關鍵詞：新時期；檔案；工作特點；工作人員要求

現代化社會高速發展帶動了科技進步，大數據技術逐漸在各方面得到廣泛應用，使人們的生活與工作更加方便快捷。分析新時期的博物館管理工作能夠發現，大數據技術在檔案管理工作領域帶來的便利與優化較為明顯，能夠將檔案管理工作從煩瑣復雜轉變為輕松簡便。相較于傳統檔案管理方式，在大數據技術的幫助下，工作人員能夠更快更準確地發現工作中存在的問題，進行及時處理，準確性與便捷性更強。此外，還能夠依據數據分類探討出有效的管理對策，從而使檔案管理工作更加有效、準確，為社會現代化建設奠定良好的基礎。

一、新時期檔案工作的特點

1.創新性不夠

檔案工作有別于其他工作，與外界接觸少，容易掌握，但難以精通，因此，必須要加強檔案管理人員的責任心和職業素質，走出自己的“舒適圈”，不僅要能夠完成日常重復性工作，同時還要能夠不斷解決工作中的困難。在基本工作完成的前提下，探索出新的檔案管理方法，促進我國檔案管理事業進一步發展。

2.社會層面涉及廣

當前，由于檔案工作統籌的資料與信息以及處理的資料來源比較多，因此，檔案工作必須依照一定的制度來進行，并且不斷進行改革。檔案工作在當今政治、經濟、軍事、文化、科技、教育等各方面都有著廣泛應用，而在社會的變遷中，也形成金融檔案、經濟檔案、信用檔案等不同類別，如今，檔案的利用者逐漸多元化，涉及的社會范圍較廣，所以需要提高檔案工作人員的綜合素養。

3.載體多元化

新時期下，隨著電子信息、材料學飛速發展，檔案工作也出現新特征，不再局限傳統文字，而是大量涌現音頻、視頻等多種形式的數據源。文件的載體也從過去的紙質到光盤、磁盤、膠片、電子等多種形式，隨著我國檔案工作環境的日益多元化，高校圖書館工作面臨著前所未有的新考驗。

二、新時期檔案工作的弱點

1.大數據意識薄弱

雖然時代的洪流沖散了很多過時的思想、方式、技術和機器，但是現在仍有許多人并不認同大數據的應用，甚至將其視為一種“入侵”。在這種環境下，大數據的發展首先就受到人為的阻力——人是所有事物的第一要素，沒有了人的主觀能動作用，具有再多的客觀條件也無濟于事，所以，要想讓大數據發展更加快速，那就要先從“人”這部分開始工作。許多單位還沿用傳統檔案管理方式，這種方式已經過時，且不說紙質檔案有多么容易被毀損，就連其放置的場所也是有嚴格的要求。紙質檔案在保存過程中再努力細心也沒有辦法阻止其發黃變脆，更別提遇到一些不可抗拒的自然因素，如水災、火災等，這無疑是檔案管理的一大問題。有紙質檔案就要有合適的存放場所，該場所一定要選取地處陰涼但是又不可太過潮濕的地方，必須要溫度適宜，而且隨著檔案增多，場所的局限性也漸漸體現出來，工作人員就必須要為其尋找新的放置場所。在檔案的搬移過程中，很容易造成資料的遺失、損壞，所以，大數據對檔案管理事業非常重要。

2.大數據理論支撐缺失

好的方案必須要有好的理論基礎支撐才得以實現，但是大數據理論知識薄弱，也是導致現在大數據意識薄弱的主要原因之一。要想讓大數據真正進入人們生活的方方面面，就要研究其具體效用，通過不同的測試來得到最好的結果，發揮其效用的臨界點，只有在科學的理論指導下，大數據才得以掀開其神秘的面紗，在人們的工作和生活中得到廣泛應用。現在的檔案管理工作雖然在一定程度上已進行了改善，引入了大數據技術，但是，有些人員的工作理念還是沒有從根本上得到改變，檔案管理人員的工作也僅是簡單而又枯燥的信息錄入和摘取，完全失去了大數據管理的優勢。這種膚淺的理解和淺顯的工作方式使得其對于博物館的工作發展沒有多大助力，所以必須要了解信息化的必要性和珍貴性，才能通過大數據贏得更多。

3.檔案管理涉及隱私安全

信息安全一直是被人們所討論的熱點話題，在大數據發展的今天，各種信息都沒有辦法瞞得過大數據，大數據的確為人們帶來了許多便捷，但同時也有許多不法分子將用戶的信息作為發財的途徑來進行非法交易，數萬條重要私人信息被出賣。比如，買了房子之后，手機上會被源源不斷的家居推薦短信和互聯網廣告所占據，這就是信息泄露所帶來的弊端，這種弊端使得人們長期生活在一種近似透明的環境之中，難以想象自己的私人信息會被別人知道多少。因此，做好檔案安全管理是檔案工作的基本保障，更需要技術開發者進行不斷研究，用更為高級的技術支持來確保檔案信息的安全。

4.檔案管理人員素質參差不齊

以現在人們對于檔案管理工作的態度來看，在單位中檔案管理工作的重要性一向是排在最后的位置，人們普遍都將目光投向技術革新、銷售模式以及人員的增減等，很少有單位將重心分給檔案管理，所以，我國現在的檔案管理人才有一定的空缺，這也直接導致檔案管理人員的專業性不高，難以使用專業的方式進行檔案管理，從而導致信息的遺漏錯誤。從事檔案管理工作的職員很少會進行自我提升，只是日復一日地進行著一樣的工作，憑著自己的主觀想法來定義資料有用與否，所以在檔案管理人員素質上沒有做到應有的培訓，難以使大數據與原本的檔案管理知識相結合，這也是大數據技術無法普遍應用的另一大阻力。

三、新時期檔案工作人員的必備素養

1.知識素養

檔案信息化是目前各層次檔案工作的迫切需要，實現檔案數字化是其發展的終極目的。首先，檔案管理員應具備一定的使用電腦辦公軟件、熟悉計算機操作以及互聯網等相關的知識素養，以便于進行電子文檔的使用，從而為各個部門的檔案工作打下良好基礎。比如，熟練使用辦公軟件word、excel、收發電子郵件等，都是檔案工作者必備的技能。檔案是現代社會發展的一項重大信息來源，其必須與現代科學技術相結合。檔案工作者應建立信息意識，尤其要學會利用電腦網絡技術進行信息收集、提煉、加工和整理。其次，檔案管理員還要能夠熟練使用檔案系統。當前，各部門檔案管理信息化、現代化、網上服務等工作均依靠檔案管理軟件，因此，獨立使用檔案系統是實現電子檔案工作的先決條件，這就需要對文件系統的各個方面進行充分了解。另外，還需要使用掃描儀、攝像機和其他影像處理軟件對某些紙質文檔進行數字化處理，將其壓縮成 jpg、 pdf文件等，然后將這些文檔上傳到網上，供使用者使用。同時，還要具備豐富的學科知識、熟練的業務和系統化的管理知識。檔案工作是一項專業性和技術性很高的工作，已經形成一套專門的理論、原則、技術和方法，同時還要掌握相關的理論知識和技術。檔案的收集、整理、歸類、組卷，應根據檔案的重要性、內容、形式和特點，對組卷進行正確分類。在編制檔案的主要資料方面，如大事記、年鑒、組織沿革等，必須具備一定的語文基礎才能勝任。信息社會，國際交往日益頻繁，檔案工作在檔案理論創新、檔案研究、檔案利用、檔案軟件開發等領域必將與國際接軌，要求檔案管理者應具備一定的語言能力。新時代的檔案管理工作人員要做好檔案工作，就得在“通才”的前提下做好“專才”。

2.道德素養

檔案工作具有高度的機密性，一旦泄露，將會對整個社會和國家造成一定損害。檔案工作人員要樹立保密觀念，培養良好的思想品德，是每個檔案工作人員的必備條件。檔案工作者必須具有崇高的品德修養，才能樹立起一個優秀的檔案工作者形象，從而提高其社會影響。檔案工作是一種服務性很強的工作，不管時代怎么變化，檔案工作始終堅持信息服務為己任的宗旨。在信息技術滲透整個檔案工作的今天，能否全面、及時、準確、有效地為使用單位提供有效服務，就成了一個重要的指標。檔案工作要做到“想利用者所想、急利用者所急”，方能獲得廣大檔案使用者的尊重與信任，才能對其給予更多的關注與支持。

3.政治素養

政治素養是檔案工作人員應具有的最基本的素質。檔案工作人員要有足夠的政治覺悟、政治方向、政治立場、政治觀點等，能夠經受住時間的檢驗，只有這樣，才能確保檔案工作的可靠性和安全性，才能承擔起檔案工作重于泰山的重任。

四、新時期檔案工作建議

1.進行檔案管理人員素質培訓

人為因素是非常重要的一環，改變現有的檔案工作管理人員的素質是迫在眉睫的工作，應該對檔案管理人員進行專業知識培訓，使其了解一定的檔案管理專業知識，并且舉辦測試來進行考核，而考核制度也是必不可缺的，可以使用輪班制度來進行小組考核。對于優秀的小組可以給予一定獎勵，除此之外也應該建立成員管理制度，有領頭人在前面指揮和監督，就可以使下面的工作人員找到主心骨，而且在工作過程中也支持小組互相監督的模式，整體上提高人員的工作效率。另外，也不應該只把目光投向內部職員的培訓，應該將目光放得更加長遠，去尋找更加優秀的管理人才和技術人才。技術人才會帶來更加新穎且更為高效的技術手段，在硬件設施上為檔案管理工作提供新的路徑，技術上給大數據檔案管理方式奠定基礎，成為檔案管理工作新的催化劑，提高整體人員的工作效率，降低不必要的錯誤，使風險率直線下降，從而得到更好更為優秀的檔案管理成果。

2.在工作過程中進行細致化梳理

檔案管理的工作量巨大，所以其出現錯誤的概率很高，其中工作人員的自身問題占一部分，另外一部分則是在于分工不均。在具體的檔案工作中，一般難以做到真正的分工明確，使檔案管理人員在工作時很難了解自己應該做到什么程度，應該在哪劃清自己的工作范圍，導致檔案信息重復或者缺失。因此，單位應該成立專門的檔案管理部門來對整體的檔案管理工作進行統籌安排，這樣才能夠使檔案管理工作更加井井有條。

3.加強軟件和硬件建設

在檔案管理工作中應用大數據技術，想要保證其應用的有效性，需要做好相關軟件和硬件的配套建設，這是應用大數據技術的基礎，需要投入人力、物力和財力。但是，根據檔案管理現階段的實際工作情況來看，由于個別領導不重視大數據的應用，導致檔案管理還在以人工模式開展，大數據管理的配套設備設施還不健全，沒有在檔案管理中發揮關鍵作用，影響管理效率和整體工作效率，阻礙檔案管理工作的整體發展。因此，需要在改變檔案管理理念的基礎上，加強軟件和硬件建設。首先，從實際情況和發展目標出發，確定大數據技術應用需要的設備及其資金，確定軟件、硬件類型和數量需求，以此為依據，采購相應的軟件和硬件設施，保證初期建設順利進行。其次，在使用大數據進行檔案管理的日常工作中，需要安排專業人員定期檢查、更新和維修，從而保證軟件和硬件能夠正常使用，保證檔案管理工作順利開展。在條件允許的情況下，可以組建專業團隊，結合實際需求，開發適合自身條件的軟件系統、建設管理平臺，以便保證檔案資料收集、分類、整理、存儲、檢索等工作順利進行，保證各個環節的工作質量。

五、結束語

在新時期背景下，社會對于檔案工作有著更高的要求，因此，檔案工作者需要不斷學習，不斷提高自身政治素養，堅守道德底線，嚴格執行保密條例，進一步提高檔案管理水平與職業技能，將檔案的作用充分發揮出來，為單位與社會發展貢獻自己的力量。

參考文獻：

[1]楊余婷.老地名檔案工作存在的問題及對策——以博物館、檔案館、地名協會為例[J].新西部，2022

[2]宋本玉.從檔案管理到檔案治理——新時期高校檔案工作模式探究[J].文化產業，2022

[3]杜 丹.新時期遼寧報刊傳媒集團人事檔案工作探究——以遼寧報刊傳媒集團（遼寧日報社）為例[J].蘭臺世界，2022

[4]李安萍，張立南.淺談博物館（紀念館）文物藏品檔案管理工作——以安源路礦工人運動紀念館為例[J].文物鑒定與鑒賞，2022

[5]潘亞男.新時期科技檔案工作的新變化與新問題——基于中國科學院科技檔案實踐的思考[J].圖書情報工作，2022

[6]張文芝.從職稱申報視角看新時期基層檔案工作隊伍結構的發展與變化——以2021年云南申報中高級檔案職稱人員情況為例[J].云南檔案，2021

[7]李佳佳.淺談基層博物館文物檔案工作存在的問題及改進策略——以彭州市博物館為例[J].文物鑒定與鑒賞，2021

[8]張 憲，張文萍，張 晗.發揮集中優勢提高質量效率? 推動新時期干部人事檔案工作全面過硬[J].石油組織人事，2020

[9]江 萍，丁艦豐.從檔案管理到檔案治理——新時期高校檔案工作模式探究[J].檔案與建設，2020

[10]熊菲菲.新時期機關黨建檔案工作探析——以太倉市市級機關為例[J].檔案與建設，2020

[11]李東艷.跟緊時代脈搏? 開創檔案法制新局面——淺談如何做好新時期檔案法制工作[J].黑龍江檔案，2019

[12]習 瀏.新時期農業科研單位檔案管理工作現狀、問題與對策——以湖北省農業科學院為例[J].湖北農業科學，2018

（作者單位：全州縣融媒體中心）

作者簡介：蔣凌華（1977—），女，漢族，廣西桂林人，本科，館員，研究方向：新時期檔案工作的開拓創新。