精細化管理在醫院檔案管理中的運用研究

商棗河

摘 要：精細化管理作為一種現代化、科學化管理理念，在醫院檔案管理中有著良好的應用價值，精細化管理不僅可以提升醫院檔案的利用率，對促進醫院規范化管理也有重要意義。醫院在應用精細化管理的過程中需要了解精細化管理理念及其特點，在實際應用中融入精細化管理思想意識，構建完善的檔案管理制度，對設備設施進行精細化管理，提升管理人員素養，通過精細化管理提升檔案管理的效率，推動醫院的發展。

關鍵詞：精細化管理；醫院；檔案管理

醫院檔案管理涉及人事檔案、財務檔案、科研檔案等方面，既可以有效儲存檔案資料，也能發揮醫院檔案的價值，幫助醫院實現更好的發展。醫院檔案管理在收集、整理、分類、歸檔、保存和利用方面，需要運用有效的管理策略進行規劃，精細化管理作為一種優質的現代化管理理念，在醫院檔案管理中有著良好的作用，精細化管理通過對管理任務進行分工，根據醫院檔案的特點構建更加完善的管理機構，應用更加科學的管理模式，進行目標分解與細化分析，從細節入手提高檔案管理質量，充分發揮其價值，提升醫院的服務水平，促進醫院穩定發展。

一、精細化管理

1.精細化管理概念分析

精細化管理是一種科學的管理理念，也是現代管理中比較重要的內容，可以結合分工與服務質量的相關內容進行精細化管控，是建立在常規管理基礎上將管理引入更深層次、更細節化的管理。精細化管理是一種有利于減少管理所占資源，降低管理成本的方式，在管理過程中將責任精細化、明確化，讓管理過程中的人員能夠盡職地盡責完成工作，并對分工內容進行詳細檢查，及時發現問題并糾正，保證工作質量。精細化管理主張在管理中進行細節化管控，但并不是單純增加工作內容，而是一種注重精簡優化的科學管理方式，在精細化管理中需要運用有效的管理技術來提升管理質量，精細化管理關注對現有問題的分析，通過對服務質量、生產過程等特性進行深入分析，把握好質量與效率之間的關系，以提供高質量產品和優質服務等為目的，對戰略目標進行分解、落實和細化，協調各方工作，找準最薄弱環節，分階段完成任務，提升管理的精細度和可靠性。

2.精細化管理特點

精細化管理是一種精益求精的管理方式，在管理過程中追求高效性、合理性、靈活性和創新性，從而提供更優質的管理。精細化管理是一種追求高效的管理方式，在管理過程中關注管理環節數據化、精確化，通過精準可靠的數據為后續的管理工作提供支持，在精細化管理中每一個管理環節都需要提供精準的數據資料，能夠通過數據資料詳細規劃執行細節，保證決策的科學性與可操作性，幫助管理者高效率完成決策。精細化管理也關注管理的科學與合理性，在管理過程中需要基于現有的工作流程、工作人員進行分析，強調實事求是，堅持以人為核心，結合管理中具體問題對管理細節進行優化，最大限度地發揮人力資源的效能作用。通過精細化管控，讓工作人員的知識與能力得到提升，讓工作人員的積極性和責任感不斷優化，提升工作質量。精細化管理是一種靈活性較強的管理方式，其并非一成不變，而是關注持續改進與不斷完善，為了能夠對工作流程進行科學、有效的改進，在進行精細化管理時需要對每一項流程進行科學、系統的分析，根據市場環境、企業自身發展條件等進行靈活調整，追隨時代發展腳步對精細化管理進行優化與細化，使其能夠更加靈活有效地為企業發展提供幫助，創造更多的價值。精細化管理追求創新與進步，主張對現有的管理問題進行分析，運用合理的方式對目前不科學、不合理的管理內容進行優化。精細化管理不僅關注管理內容細化，對工作中的小事進行精細化控制，也強調創新與發展，在現有基礎上分析企業發展形勢，制定長期戰略發展目標，并通過精細化管理內容的應用，對目標進行分化與細化，提升工作水平，謀求更高的效益。

3.精細化管理在醫院檔案管理中的作用

醫院的檔案涵蓋內容較多，不僅包含醫院內部的人事、財務等檔案資料，也包括科研、病歷等檔案，檔案規模比較大，在進行管理時難度也較高。精細化管理的應用可以為醫院檔案管理提供更加優質的技術支持，精細化管理作為一種能夠協調內部體系，對管理流程進行拆分、細化以及規范的管理方式，使檔案管理工作更加有序展開，提升管理的規范化水平。醫院內運用精細化管理模式對檔案進行管控，可以聯系實際制定檔案管理目標，并通過精細化管理的目標分解細化與落實，讓檔案管理人員具備良好的精細化管理意識與能力，讓檔案的分類、歸檔和調用更加高效，提高檔案資料的利用率。此外，醫院檔案管理中應用精細化管理理念，還能夠讓檔案管理與各部門之間形成良好的分工協作，有利于醫院的協調、可持續發展，能夠幫助醫院構建更加科學的管理系統，提升醫院管理水平。

二、醫院檔案管理現狀分析

1.檔案管理意識

醫院檔案管理中管理意識落后是比較常見的情況，醫院作為醫療機構在業務發展中對醫療服務的關注較高，對檔案管理的重視度不足，很容易影響管理質量。醫院缺乏良好的檔案管理意識不僅容易造成檔案管理效率低下，降低了檔案利用率，對醫院的長遠發展也會造成一定影響。在醫院內部檔案管理中，對檔案管理的組織劃分、職責明確等內容缺乏良好的重視，檔案管理觀念落后、意識淡薄，難以對醫院檔案進行有效管理。傳統的醫院檔案管理工作內容簡單，在檔案歸檔、調取方面缺乏系統的規劃與統籌，在具體管理過程中檔案的系統整理工作處于被動狀態，管理人員對檔案價值缺乏應有的重視，缺乏檔案管理的主動性，不利于檔案管理創新與發展。此外，醫院落后的檔案管理意識在很大程度上與現代化醫療發展不相適應，不利于醫院高效利用各類資源，影響了醫院的發展。

2.檔案管理制度

醫院的檔案管理制度不完善同樣是比較常見的問題，醫院的業務十分繁忙，能夠分配到檔案管理的精力有限，因此，在檔案管理制度規劃和更新方面有所欠缺，檔案管理工作較為落后。醫院在檔案管理中缺乏明確的管理制度會影響檔案管理效率，不利于醫院高效利用檔案資料，醫院內的病歷文書檔案、科技檔案、會計檔案等都需要根據其所處類別進行專業化管理，而醫院內檔案管理專職人員責任劃分、操作規范等制度內容不完善，在很大程度上影響后續管理工作的進行。由于缺乏良好的檔案管理制度，參與檔案管理的人員無法科學行使其職能，檔案管理的歸檔、查詢等工作效率低下，開展檔案管理工作時缺乏足夠的經驗與能力，不注重聯系實際，導致管理工作質量下降。另外，檔案管理的制度落后，沒有結合醫院現狀以及國家最新法律法規進行細節完善，也是其管理中比較關鍵的問題，需要采取有效措施進行處理。

3.檔案管理設備設施

醫院檔案管理工作需要有良好的設備設施條件作為支撐，部分醫院檔案管理條件較為落后，沒有建立規范化的檔案庫房，信息化管理系統水平較低，也不利于檔案的高效管理。醫院內各類檔案不僅內容繁雜、數量較多，對檔案管理人員的綜合素質要求比較高，對檔案管理設備設施條件也有一定的要求，而醫院內部由于管理意識淡薄、資金投入不足等因素，設備設施條件不充分，影響了管理質量。醫院在引入檔案管理設備設施與管理系統時，沒有按照檔案管理的相關要求建立專業化檔案庫房，醫院的檔案管理的信息系統也比較落后，在檔案信息處理中難以實現高效錄入、收集、分類與檢索，影響了檔案管理。檔案管理設備設施不足，不僅容易造成檔案歸檔緩慢，調取效率低下，還可能因為欠缺足夠的安全防護條件，導致檔案資料損壞、丟失或信息泄露，影響醫院檔案信息的安全。

4.檔案管理人員

醫院參與檔案管理的工作人員素質不高、能力低下是影響管理質量的重要因素，而很多醫院的檔案管理組織不合理，從事檔案管理的領導人員、專職人員與兼職人員能力良莠不齊。醫院對檔案管理工作的重視度影響了其人員選擇，很多醫院在管理人員規劃過程中，并不注重專職人員的培養，多數檔案管理人員為兼職，實際從事管理工作時，管理責任意識與工作能力有所欠缺，不利于進行高質量的檔案管理。專業化管理人才的缺失為檔案管理帶來了難度，而醫院在檔案管理時在人才培養與教育方面的匱乏也影響了人才素質，很多檔案管理人員并不具備相應的工作能力，缺乏先進的信息技術水平與管理理念，檔案管理工作進展困難。另外，醫院對檔案管理人員的激勵措施不到位，很多檔案管理人員長期無法晉升，缺乏工作積極性，不利于檔案管理的發展。

三、精細化管理在醫院檔案管理中的運用

1.管理理念精細化

醫院檔案管理工作中優質的管理理念可以讓管理工作事半功倍，應當重視培養檔案管理的精細化意識，讓檔案管理人員能夠用更先進的管理理念完成工作，提高效率。醫院應該重視檔案管理相關理念的更新，積極引入精細化管理理念，通過專題講座與主題活動等方式，號召檔案管理人員積極學習精細化管理的理論內容，提高對精細化管理的重視程度。讓管理層與普通人員都能充分掌握精細化管理在目標分解分解工作細化等方面的技術，幫助其更好地完成檔案管理工作。將精細化管理理念充分與檔案管理相結合，從思想上加以重視，號召管理層積極開展專題活動，通過定期的專題會議和學習活動，讓醫院各部門對檔案的精細化管理產生明確認知，提升各部門對精細化管理的重視度，使其能夠積極主動地參與檔案管理工作當中。

2.管理制度精細化

管理制度的精細化需要融入精細化管理理念，根據精細化管理的特點和要求，圍繞醫院檔案的實際情況，細化管理的各項規章制度。制定精細化管理制度必須要結合現有情況以及長遠規劃進行科學分析，考慮到檔案管理在醫院發展中的作用，確定合理的檔案管理目標，以此為基礎進行精細化管理制度的設計，根據檔案管理在收集、錄入、分類和統計等方面的要求，對管理制度進行細化設計，保證管理有序進行。醫院應該重視管理制度的不斷完善與優化，根據檔案管理的要求制定和完善《檔案保管制度》《檔案歸檔制度》《檔案工作保密制度》《檔案利用制度》等內容，讓檔案管理人員在工作中有據可循，能夠更好地完成管理工作。此外，檔案管理制度精細化還應該建立完善的獎懲制度，對檔案管理中違規行為進行懲處，對嚴格遵循規章制度維護檔案和利用檔案的人員予以表彰，鼓勵檔案管理的創新與發展，合理運用制度的約束與激勵作用幫助工作人員順利開展管理工作。

3.設備設施管理精細化

檔案管理設備設施的精細化是有效管理各類檔案文件的基礎條件，醫院需要對現有的設備設施條件進行研究，不斷更新硬件設備，提高檔案管理水平。醫院在進行檔案管理的庫房和辦公室結構建設時，要結合國家對檔案管理工作的要求，對庫房內的防盜、防光、防火、防潮和防高溫等進行設計，并且在選定庫房時考慮到10～20年的檔案管理要求，合理規劃庫房規模。關注保存檔案的密集架設計是否科學，結合醫院現有的檔案狀況，保證密集架高度、層數以及防護等級滿足需求，并且注意在庫房內配備遠程監控系統與消防安全系統等。引入信息化管理系統，推動醫院檔案管理信息化建設，詳細分析信息化技術的特點，結合信息化管理中常見問題對檔案管理進行優化，確保信息化管理體系的科學性。

4.人員管理精細化

醫院的檔案管理人員精細化也是其發展中極為重要的內容，醫院方面應該關注檔案管理人員能力的提升，并通過精細化管理進一步挖掘管理人員潛能，提高工作效率。醫院檔案管理人員的檔案細化分類、快速檢索以及信息歸檔能力對檔案管理工作至關重要，在精細化管理理念下應該重視人員培養，結合檔案管理對人員素質的要求，對人員進行專業化培訓，提升檔案管理人員在檔案收集、整理、保管、鑒定和統計等方面的能力。關注檔案管理人員管理精細化，還應該重視人員組織結構的精細化，結合檔案管理的要求對工作人員職責進行明確，確保各級員工能夠按照精細化管理要求完成分內的工作。除此以外，人員精細化管理中需要注重激勵措施的合理應用，為檔案管理人員提供完整的激勵系統，調動其參與檔案管理的效率，挖掘檔案管理人員工作潛力，營造良好的檔案管理環境與氛圍。

四、結束語

精細化管理為醫院檔案管理創造了良好的條件，在精細化管理理念下，醫院檔案管理的流程與內容得到了優化創新，實現了檔案的高效管理，有利于提升檔案利用效率。而醫院想要更好地在檔案管理中運用精細化管理，不僅要考慮到精細化管理的應用條件，也需要結合檔案管理的現有問題，對醫院檔案管理中管理意識、制度和人員進行深入研究，科學分析當前檔案管理的局限與問題，結合實際對精細化管理內容進行規劃，保證精細化管理順利進行，提升醫院的檔案管理水平。

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（作者單位：棗莊市婦幼保健院）