大數據時代背景下高校畢業生檔案協同處理流程設計

張丹丹

［摘 要］本文分析了大數據時代背景下高校畢業生檔案管理的現狀，從學院的工作實際出發，以ASP.NET作為開發平臺，采用Access數據庫，開發了一套適應新形勢下學生及高校檔案管理部門協同處理的畢業生檔案管理系統，用2020級學生的數據測試了系統的穩定性、有效性和實用性。

［關鍵詞］大數據；畢業生檔案；協同處理

［中圖分類號］G27 文獻標志碼：A

在大數據時代背景下，人們所面對的各類數據均是海量的，在海量數據面前各類信息的管理、處理及存儲等操作顯得尤為重要。而隨著網絡技術的發展，以及人員流動和遠程訪問的需要，對信息數據的協同處理也是一個亟待解決的問題。高等學校作為最重要的人才輸送機構，其畢業生的去向比較分散，如果不能有效地實現對畢業生檔案的實時遠程協同處理，將會造成信息的不同步以及應用不及時等問題。高等學校畢業生的檔案信息無論對學生本人、學校還是用人單位都有著非常重要的作用，同時畢業生檔案管理水平是學校教書育人成效的生動體現，也反映了高校的檔案管理水平。因此，利用網絡技術、數據庫技術、信息化技術等技術設計一個智能的處理流程，可以為各高校高質量、高效率的畢業生檔案管理工作提供保障，實現畢業生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動化，并且適應學院發展需要，從而開創通過校園局域網實現畢業生檔案信息管理無紙辦公協同工作的時代。

1 高校畢業生檔案管理現狀

近年來，隨著各高校專業的擴充及學生的擴招，高校畢業人數不斷增加，畢業生檔案不斷膨脹，傳統的畢業生檔案管理方式已經遠遠不能適應日益增長的訪問需求和信息處理發展的需要［1］，如果不能有效解決此類現狀，必然直接影響高校畢業生檔案管理部門的辦事效率。綜合多所高校的情況，總結出高校畢業生檔案管理工作中普遍存在以下幾方面的問題。

第一，目前畢業生的檔案管理工作大部分由負責學生管理的工作人員完成，此類工作人員日常工作較為繁雜，如果沒有一套統一的流程，則勢必會影響檔案的處理和維護的效率。

第二，在大數據時代，人們對數據信息的需求量日益增長。畢業生對于自己檔案信息的使用不可避免地會出現跨區域、高頻度地訪問。目前的訪問方式通常是到檔案管理部門借出，查看后歸還，這一過程是非常煩瑣的，對時效有極大的影響。

第三，對于畢業生檔案的去向沒有系統的管理。畢業生檔案遷出后，缺乏有效的跟蹤機制，如果在調檔過程中某一環節出現紕漏，無法進行追蹤，則會對畢業生造成較大的影響。

第四，畢業生本人檔案意識淡薄，導致“死檔”“棄檔”“斷檔”等現象比較普遍，而若干年后當用到檔案的時候才發現無從查起，這無疑會對學生本人造成極大的不便和影響。

第五，隨著學生培養層次的多樣性發展，培養年限及就業方向有所區別，檔案管理沒有很好地梳理不同檔案的管理模式和處理流程。

2 系統總體設計

信息工程學院是沈陽職業技術學院的一個重要的二級學院，近年來學院的教學管理水平及學生的培養質量均得到了行業內企業的一致肯定，但對于畢業生離校時檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統一的管理系統，學生的各類檔案信息仍處于純人工操作階段，在大數據時代的今天，這顯然是不能適應實際需求的。因畢業人數逐年增多，在進行信息錄入、修改等操作時，不可避免地會出現不同程度的錯誤，從而造成對于畢業生檔案管理的實際困擾及困難［2］。因此，通過本項目的設計研發，可以為我院提供可隨時隨地處理、異地共享數據的高效率的畢業生檔案協同處理系統，從而實現對于畢業生檔案信息的各類自動化的操作，并且適應學院發展需要，為學院畢業生檔案管理提供一種協同處理的新方式。

本系統是基于Web的應用系統，包括了信息處理、數據存儲、邏輯設計等具體內容，采用三層B/S（Browser/Server）架構進行設計和開發，使不同區域、不同角色的用戶均可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案的處理、查詢等工作，能更好地實現對檔案的及時有效的訪問和處理。

2.1 技術分析

本系統是采用B/S體架實現的在線高校畢業生檔案協同處理。具體的工作原理如下：在客戶端運行瀏覽器，提供用戶接口，負責操作用戶產生的請求，并接受Web服務器傳遞的Web頁面數據；Web服務器接收請求，將其轉換為數據庫服務器能識別的SQL語句，傳遞給數據庫服務器，數據庫服務器執行后將結果返回給Web服務器，Web服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回客戶端的瀏覽器上。在互聯網技術高速發展的今天，采用B/S架構可以更好地適應不同用戶的需求，可以更好地實現系統的維護和擴展，并且具有較高的安全性［3］。

2.2 系統需求分析

通過與具體負責畢業生檔案管理的工作人員的溝通交流以及對數名已畢業學生的調查，確定了適應我院工作實際和學生訪問實際的需求。

第一，檔案管理工作人員可以以管理員的身份對應往屆畢業生的檔案信息進行基本的管理，具體包括信息的添加，對轉學、退學等學生檔案的刪除，對不實信息的修改，對檔案信息的查詢、打印，以及對不同用戶的身份管理等。

第二，檔案管理工作人員可以以管理員的身份對應屆畢業生的檔案信息進行有效的管理，具體包括檔案的信息錄入、存放地管理、檔案派發、檔案接收、檔案跟蹤等。

第三，檔案管理工作人員可以以管理員的身份對往屆畢業生的檔案進行及時有效的處理，具體包括對遺留的學生檔案進行合理的存放、管理、派發、跟蹤等操作。

第四，已離校的畢業生可以通過網絡訪問本系統，查詢自己檔案的狀態、去向等信息，不受地域的限制，并且通過手機、電腦均可查詢。

第五，系統運行穩定，具有較強的實用性、安全性，數據庫安全并可以實現備份。

2.3 系統功能設計

系統主要包括用戶登錄、系統管理及檔案管理三個功能模塊。對每個模塊的功能進行了如下設計。

2.3.1 用戶登錄模塊

用戶按照權限的不同分為管理員和學生兩類。

第一，學生用戶。學生用戶使用賬號和密碼登錄后可以實現個人基本信息、就業信息及檔案轉遞信息維護等功能。

第二，管理員用戶。管理員用戶使用賬號和密碼登錄后可以實現用戶的管理、應往屆畢業生檔案管理等功能。

2.3.2 系統管理模塊

第一，用戶管理。包括用戶的增加、刪除、修改、查詢以及密碼的重置等功能。

第二，信息維護。包括數據庫的維護、打印方式的維護等功能。

第三，日志管理。管理好系統日常使用記錄。

第四，系統備份。要能夠按照不同的要求進行系統的備份。

2.3.3 檔案管理模塊

第一，基本信息的管理。包括畢業生檔案信息的錄入、刪除、修改和查詢等功能。

第二，就業信息審核。能夠對學生實時錄入的就業信息進行審核及處理。

第三，檔案相關情況的打印。可以將檔案的轉遞情況以要求的形式進行打印和留存。

第四，轉出檔案的跟蹤。可以記錄已轉出檔案的進展情況，并使學生用戶能夠及時查詢。

3 系統詳細設計

3.1 系統管理功能設計

3.1.1 用戶管理

本部分的功能為系統中不同用戶相關操作。包括對用戶增加、刪除、修改權限等操作。系統中的用戶從總體上分為學生用戶及管理員用戶兩類。

以學生用戶身份登錄后，可以完成個人基本信息的維護、個人就業信息的錄入、檔案轉遞信息的更新、檔案信息的查詢、同學通信信息、最新情況匯報等幾個主要的功能。學生可以遠程及時維護自己的就業信息及個人信息，進而實現對畢業生畢業后情況的跟蹤、隨訪。以管理員用戶身份登錄后，可以完成用戶信息管理、就業信息審核、畢業生就業信息管理、畢業生基本信息管理、檔案轉遞信息管理、遺留學生檔案信息管理、企業信息管理等幾個主要的功能。當學生用戶完成就業信息錄入后，管理員用戶就會收到提示信息，應及時對就業真實性、企業真實性等情況進行審核，以方便就業及檔案相關工作的推進。

3.1.2 系統管理

系統管理功能主要是實現信息的維護、日志管理及系統的備份。信息維護主要包括對于學生信息的整體維護以及對于打印方式、內容的維護。隨著畢業生檔案管理工作的日趨完善，要求對學生的檔案信息以不同的方式進行查詢、統計、打印，因此需要對此類信息進行實時的維護更新。

穩定性對于一個系統來說有著十分重要的意義，所以要做好系統日志的管理，在本系統中需要對登錄地址、登錄時間、瀏覽記錄等信息做好統計和維護。

3.2 畢業生檔案管理功能設計

此部分的功能為本系統中最為重要的功能。對于畢業生檔案的管理主要包括以下幾方面的功能：檔案基本信息的錄入、修改、刪除、查詢、檔案轉遞信息管理、遺留學生檔案信息管理、打印、檢索等。

以年級為單位進行學生檔案信息的導入，檔案基本信息便于統計、查詢，如果逐條錄入勢必會增加工作人員的工作量，同時也會增加出錯的概率。導入基本數據后，對于有特殊情況（如休學、降級等）的檔案進行單獨處理。對于個別檔案信息也可以進行修改、刪除等操作。本系統能夠以多種不同的方式實現對檔案信息的檢索，如通過姓名、學號、就業單位等，從而便于管理和統計。其中，學生用戶僅可以管理和查詢自己的檔案信息。

檔案轉遞信息的管理是對于畢業生檔案進行追蹤和查詢的依據，因此仍需要逐步完善該部分的功能。現階段主要完成了檔案接收單位信息、郵遞信息、轉寄信息等內容，并可以將上述信息與學生的學號、姓名等基本信息導入到同一文檔中，進行瀏覽和打印輸出。學生用戶及管理員用戶均可以對檔案轉遞信息進行維護，學生用戶提交的信息，需由管理員用戶進行審核。

遺留學生檔案需要及時有效地進行管理。個別學生會因為個人原因或一些不可抗力造成檔案轉遞不及時，進而導致遺留檔案，這類檔案的管理要從學生信息統計、遺留原因、待處理方式等方面進行處理。管理員用戶要設置提醒間隔，對學生用戶進行定期提醒，并且要定期更新檔案信息的狀態，避免出現跟蹤不及時的問題。

3.3 數據庫設計

Access數據庫具有強大的數據處理、統計分析能力，利用Access的查詢功能，可以方便地進行各類匯總、平均等統計，并可靈活設置統計的條件。比如，在統計分析十幾萬條甚至更多記錄的數據時，速度快且操作方便，因此選用合適的數據庫系統能夠有效提高工作效率和工作能力［4］。

數據庫的設計是本系統設計中的重要環節，根據學院的具體數據實際，采用了Access數據庫，主要完成了用戶信息表、學生基本信息表、檔案轉遞信息表、遺留檔案信息表、畢業生就業信息表、企業信息表等主要表格的設計。

用戶信息表的主要字段包括用戶名、密碼、用戶姓名、用戶類型。

學生基本信息表的主要字段包括學號、姓名、性別、民族、政治面貌、出生日期、籍貫、院系、班級、專業、入學時間。

檔案轉遞信息表的主要字段包括學號、姓名、郵寄地址、接收單位、投遞時間、郵寄號碼、機要編號、檔案回執。

遺留檔案信息表的主要字段包括學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他說明。

畢業生就業信息表的主要字段包括學號、姓名、班級、單位所在地、就業單位、就業崗位、派遣證號、派遣時間、當前狀態。

企業信息表的主要字段包括公司編號、公司名稱、公司地址、公司類型、公司電話。

通過上述數據表的設計，可以完成畢業生信息及檔案的有效管理。通過關系型數據庫的設計原則，建立表間的連接，實現多表查詢、條件查詢及數據庫的備份［5］。

4 結語

本文全面分析了高校畢業生檔案管理的時代背景及現狀，從我院的畢業生工作實際出發，充分考慮了畢業生檔案管理的需求。本套系統以我院2020級學生作為樣本數據進行了測試，實現了學生用戶對于自己檔案信息隨時隨地的更新及查詢，不受地域、軟件及設備的限制，管理員用戶也可以及時管理、審核學生檔案信息及畢業相關工作的信息，實現了大數據時代下檔案信息的遠程協同處理。在后續的實際應用中，會繼續完善檔案的管理機制，靈活運用多種技術手段，繼續為高校畢業生檔案管理探索更為規范、高效、實用的協同處理方法。

參考文獻

［1］吳志鋒. 高校畢業生檔案管理現狀及對策探索［J］. 湖北經濟學院學報（人文社會科學版），2013，10（6）：134-135.

［2］路玲玲. 大數據視閾下高校教學檔案信息化建設探究［J］. 中國現代教育裝備，2022（5）：30-32.

［3］張新勤. 信息時代高校大學生檔案管理創新與發展研究［J］. 檔案管理，2022（2）：119-120.

［4］劉兵，史瑞芬. Web編程基礎：HTML CSS JavaScript［M］. 北京：水利電力出版社，2020.

［5］范巍山. 互聯網背景下行政事業單位檔案管理信息化建設研究［J］. 城建檔案，2021（5）：37-38.