探究保障性住房檔案的信息化管理建設

摘 要：保障性住房是保障民生，解決困難民眾住房問題，提高民眾安全感、幸福感的關鍵舉措。同時，保障性住房的分配公正、公平、公開性也是社會民眾普遍關注的問題。保障性住房檔案記錄了住房保障工作開展的全過程信息，是住房保障工作順利高效開展的重要基礎。2020年修訂頒布的《檔案法》將檔案信息化建設納入其中，為保障性住房檔案的信息化管理建設提供了制度基礎。本文闡述了保障性住房檔案管理的特征，分析了保障性住房檔案信息化管理建設的必要性，并對其當前檔案信息化管理建設現狀進行探究，提出針對性的優化措施建議。

關鍵詞：保障性住房；信息化；檔案管理；建設

住房保障歷來是國家和政府極為關注的工作內容，實踐工作開展中，保障性住房檔案具有重要的行政、業務和法律依據作用，是相關政府單位、房產機構開展住房保障工作、制定相關政策文件的重要依據，是開展保障住房產權變更、年度復核、數據統計、租住核查等工作的基本依據，以確保后續工作流程順利進行。同時，還是處理住房產權糾紛等問題的重要參考資料。推進保障性住房檔案信息化管理建設，是互聯網時代背景下提出的核心要求，也是保障性住房檔案管理工作的發展趨勢。

一、保障性住房檔案管理

1.保障性住房檔案管理內容

保障性住房檔案是依托保障性住房收集存儲的各類信息，包括與保障性住房需求人員相關的文字、圖片、影像等。根據住房種類、時間及載體不同，可對保障性住房檔案資料進行相應的分類，如根據住戶性質可分為以部門、戶為基本單位的兩種方式。以戶為基本單位，保障性住房檔案數據則可分為經濟房、廉租房與限價房三種類型，通過申請、審核與復核、實施四項流程進行住房申購，申購流程中產生的各類材料也是構成保障性住房檔案管理內容的重要部分。

2.保障性住房檔案管理特征

第一，專業性特征。保障性住房檔案本身具有一定的特殊性，開展檔案管理工作時，必須基于對保障性住房具體內容全面分析，才能確定科學合理的處理流程、內容與形式。相關管理工作者必須具備高水平專業素養，才能高水平開地展相關工作。第二，動態性特征。保障性住房檔案管理的動態性特征源自低收入家庭在個人收入、人口數量和物價波動等方面的數據變化，保障性住房不是長久為某一家庭提供。保障性住房檔案管理制度及政策也在隨著社會經濟發展而不斷健全，保障性住房的申請標準和方式也在不斷變化，檔案管理工作人員必須及時掌握數據動態，了解申請者收入信息，進而系統、完整地開展相關工作，確保工作方法和內容表現出相應的動態性。第三，雙軌制特征。保障性住房檔案管理的雙軌制特征主要體現在檔案資料的紙質版、電子版并存方面，系統全面的檔案資料也是保障房屋管理工作順暢、高效開展的基礎。當前，保障性住房檔案管理正逐步實現從紙質文件到電子文件管理的轉變，結合信息網絡技術的應用，有助于快速掌握申請工作各環節信息和進度，大大提高了檔案分類管理和調用工作的效率及質量。

二、保障性住房檔案信息化管理建設

1.保障性住房檔案信息化管理

保障性住房檔案信息化管理主要包括電子化、數字化和信息化等流程。電子化是指利用歸檔系統、計算機等設備形成檔案信息；數字化是指對現有紙質檔案利用掃描等技術手段進行處理加工，形成數字化檔案副本；信息化管理則是基于保障性住房檔案的電子化和數字化，依托網絡系統，連接不同檔案管理系統的信息資源，實現信息收集、整合分類、歸檔、鑒定、利用和銷毀的全過程信息化，大大提高檔案信息利用管理的快捷性。保障性住房檔案信息化管理應形成全流程信息歸檔系統，實現“一戶一檔”“一套一檔”，要在一定區域內實現房源與對象信息資源的共享，并實現保障性住房檔案資源的共享。

2.保障性住房檔案信息化管理建設的必要性

第一，有助于提升保障性住房檔案管理效能。一方面，深化保障性住房檔案信息化管理建設，推動整合資源共享，能夠有效提高管理辦事效率與質量。信息化也有利于降低人工記錄存在的錯誤，同時，能夠快速完成分類、查詢、統計和各類管理操作，工作人員僅需操作檔案信息管理系統即可，大大減少了人員工作量，使工作人員可以集中精力制定和落實相關政策要求。另一方面，辦理保障性住房業務的網點和相關職能部門數量眾多，業務辦理過程中的各個審核環節耗時較大，導致整體業務時長大大延長，紙質資料審批效率極低，同時也造成了巨大的審批資料保管壓力?；谛畔⒐芾硐到y進行業務資料審批工作，能夠有效減少保障性住房申請、受理、審核等環節的耗時。

第二，有助于提升保障性住房資源分配的科學性與公開公正性。保障性住房是國家政策性住房，用于解決貧困群體的住房問題，事關民生，住房資源極為緊缺，因此，加強住房資源科學規范管理，提高住房保障資源分配的科學、公開公正至關重要。依托檔案信息管理系統，能夠實現對保障性住房數量、面積、位置、房型和保障對象工作、家庭成員、收入等信息的全面信息化管理，有利于從全局角度切入，對保障性住房資源和需求對象進行統籌管理，提供保障性住房政策制定的有效數據支撐，提升相關工作開展的嚴謹性和科學性，令保障性住房資源真正為困難群體提供基礎保障。同時，信息化管理建設能夠實現全管理流程的透明公開性，盡可能減少人工操作，降低違規操作風險，實現對保障性住房相關工作流程的剛性約束，促進保障性住房相關工作的開展公平、公正、公開。

三、保障性住房檔案信息化管理建設現狀

1.信息化水平有限

由于檔案信息化管理建設經費有限，軟件系統開發滯后，硬件設備設施配置不完善等問題，導致當前保障性住房檔案信息化管理建設仍無法有效滿足社會發展的需求，檔案資源信息的共享流轉質量、速度有限，很多信息搜集、整合與保管工作仍主要由人工完成。很多工作人員的保障性住房檔案管理理念仍未轉變，缺乏與信息化管理建設相匹配的專業技術能力和管理知識儲備。保障性住房的檔案數據庫建設進度緩慢，紙質檔案電子化工作仍存在缺陷，數字化管理程度有限，還未實現對實物檔案、數碼檔案和電子檔案的三檔并存管理。

2.檔案收集處理規范性有限

首先，在進行檔案資源的收集過程中，過于重視檔案數量，對檔案質量的重視不足。檔案收集范圍過于粗放，存在一定的盲目性，導致檔案資源的價值無法充分發揮。其次，檔案資源的收集方式過于單一，紙質檔案仍然是當前保障性住房檔案資源的主要收集方式，特種載體檔案資源占比依然偏低，且普遍存在處理不規范問題。最后，在對檔案資料進行整理分類時，由于操作不規范，未嚴格按照相關要求落實，也導致后期檔案管理和信息化建設需要耗費更多的物力、人力資源。

3.檔案資源利用效率有限

一方面，“重保管、輕利用”是當前保障性住房檔案管理工作的普遍問題，雖然相關收集整理和保管工作開展已遵照檔案管理法規和政策的要求，但是，缺乏對檔案資源的有效利用，除非必要，很少有人會對相關檔案資料進行查閱，不利于檔案資源應用價值的發揮。另一方面，暴露出檔案存儲混亂和分類不合理等問題，管理應用流程不健全，規范性不足，不利于檔案資源的后期利用。再加上信息保護、信息公開之間的矛盾，導致住房保障部門在檔案信息的查詢權限方面很難進行合理合法的設定，進一步影響了保障性住房檔案資源的利用效率。

四、保障性住房檔案信息化管理建設優化措施

1.加大技術資金支持

首先，相關部門要進一步增強對保障性住房檔案信息化管理建設的重視，設立專項資金，并基于具體建設情況靈活調整資金分配。同時，可以采取服務外包形式深化保障性住房檔案信息化體系改革，加強提升檔案管理部門的檔案管理水平，不斷提高檔案管理質量。其次，要加強對檔案管理軟硬件設備設施的配置優化。檔案管理部門要全面細致檢查檔案信息化管理軟硬件設備設施，制定科學的優化方案，打造良好的辦公條件。最后，要及時升級更新管理軟件，確保能夠動態化追蹤房產市場信息，助力檔案資源管理效率提升。

2.完善保障性住房檔案信息管理系統

保障性住房檔案信息量龐大，完善檔案信息庫是一項持續性的工作，必須采取動態化的管理方式，不斷健全檔案信息管理系統，做好檔案信息數字化轉換，提高管理工作質量與效率。針對音視頻、紙質文本等不同原始檔案類型，采取科學的信息化處理手段與設備，如普通紙質檔案利用高速掃描儀即可完成數字化轉換，難以拆分的檔案則需使用無邊距掃描儀，零散數字信息則需利用模數轉變軟件進行數字化轉化，進而加快保障性住房檔案的信息化進程。在信息管理系統中，要設立動態化信息更新模塊，實時更新房產權屬信息，確保保障性住房檔案中的產權變更、查封、轉讓等信息和實際一致。第一，要加強檔案信息匯總、更改、分析等流程的標準性、規范性，增強信息的準確性、有效性；第二，要充分發揮互聯網的應用優勢，實現保障性住房檔案信息的資源共享，便于進行線上申請、審核等；第三，要切實發揮信息管理系統的分析統計和查詢價值，實現快辦快處，提高保障性住房檔案管理的高效化、動態化與標準化；第四，要重視對信息管理系統防火墻的管理加固，及時更新系統補丁，排除病毒與安全隱患，加強保障性住房檔案信息化管理建設過程中的安全性。此外，面向檔案管理、房產管理等部門，要針對信息錄入管理制定相應的規范制度，確保檔案管理部門獲取到的檔案信息準確、規范，便于后期工作開展。

3.構建新型檔案信息查詢模式

依托保障性住房檔案信息管理系統，構建新型的檔案信息查詢模式，能夠大大降低檔案信息查詢過程中的人力和物力等資源消耗，快速精準滿足各類群體用戶的檔案需求。一是，分級查詢。保障性住房房屋登記信息需要公示的同時，也要保護民眾的信息隱私安全，為最大化發揮登記信息公示作用，可遵照檔案保密法中相關級別規定，針對檔案信息查詢人員的具體目的和個人身份，科學設定查詢條件和可查詢內容。此外，通過在信息管理系統中設置分級自助查詢模塊及不同級別查詢窗口，即可實現全新的分級授權檔案信息查詢模式。二是，專門查詢。即面向執法部門、房屋權利人等設立專門查詢窗口，相關人員可在提供相應證明后，查詢相關保障性住房的檔案信息內容。三是，內部核查。這一核查模式是對檔案管理部門工作人員的信息核查權利限制，只有進行相關業務辦理時，工作人員方可核查業務相關的住房檔案信息，從而保證業務辦理的準確性，同時避免出現隨意查詢住房檔案信息的現象。

4.提高檔案信息資源利用率

相關管理部門要加強先進信息技術手段的深化應用，構建完善的檔案資源信息應用平臺，切實發揮檔案資源利用價值。首先，要積極轉變檔案服務理念，不斷開發保障性住房資源的利用渠道。檔案管理工作人員要形成新的服務和利用理念，轉變傳統被動式檔案服務為主動式服務。在實踐工作中，要基于民眾的實際需求進行檔案資源開發，根據用戶使用數據提前預測潛在需求，通過個性化推送檔案信息、出版影音作品、組織主題性檔案展覽等方式為社會民眾提供全方位的檔案服務。其次，要加強聯系社會民眾、企事業單位等，依托信息技術手段提高保障性住房檔案資源的數據開發、專題編研及文件匯編等工作質量，簡化檔案資源的調閱、申辦和查詢流程，提高服務效率，更加高效地滿足現代社會發展對保障性住房檔案信息資源的需求，適應時代發展特征。最后，要加大檔案資源應用管理力度，進一步規范系統流程、標準和審批步驟等，明確信息管理系統使用過程中的操作權限，做好檔案資源利用過程中的控制監督工作，保障資源信息的安全性。對保障性住房檔案資源進行利用時，要加強對重要和敏感信息的保護，嚴格控制保障性住房檔案資源的數字化轉換、檢索和服務應用等環節，做好安全防范，避免信息數據遭到泄露和破壞。

5.提升檔案管理人員職業素養

住房保障單位要重視對內部管理人員職業素養的培養提升，優化現有人才培養方案，靈活采取經驗宣講、拓展訓練等方式，有效融合理論培訓和實踐培訓。一方面，要通過理論培訓進一步轉變保障性住房檔案管理人員的工作理念，增強主動服務意識，深入了解信息化管理建設的價值與優勢；另一方面，要創建專業化技能學習平臺，保障管理人員能夠及時掌握先進的信息技術手段，進而在保障性住房檔案管理工作中加以靈活運用，提高管理、服務工作的質量與效率。同時，要重視開展培訓考核，督促內部管理人員有效實現個人職業素養的不斷提升。

此外，要加大對專業化檔案管理人才的引進力度，提高人員招聘中的能力、專業標準，確保保障性住房檔案管理信息化建設和日常管理質量水平。

五、結束語

深入推進檔案信息化管理建設，是提高保障性住房檔案管理質量和效率的關鍵保障與路徑，有利于顯著增強檔案資源信息的多元化與豐富性，提高保障性住房檔案信息的準確性與全面性。相關單位和部門必須加強對保障性住房檔案信息化管理建設的科學規劃，深化應用先進信息技術手段，完善信息化管理系統和工作流程，提高內部人員職業素養，推動保障性住房檔案管理工作實現健康持久發展。

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（作者單位： 安康市保障性住房管理中心）

基金項目：保障性住房檔案信息服務能力建設研究，編號：ZGYGC15411。

作者簡介：胡家芳（1975—），女，漢族，陜西漢濱人，本科，館員，研究方向：檔案管理。