淺談醫院醫療設備檔案動態化管理的體會

摘 要：醫療設備檔案管理是醫院規范醫療設備管理的主要途徑，結合其動態化管理特點，切實從職責細化、分類管理、管理手段等方面入手，加強在醫院醫療設備檔案管理工作方面的標準化流程。

關鍵詞：醫療設備檔案；動態化管理；分類管理

醫療設備檔案管理涵蓋醫療設備的計劃、申請、購置論證、審批、談判、審計、采購、驗收、領用、固定資產管理、計量管理、維護、維修、效益分析、報廢全流程的終身管理。根據其靜態化、動態化管理的特點，筆者以醫療設備檔案檔號分類為切入點，細化設備管理人員職責，在整理、分類、歸檔資料環節中對醫院醫療設備檔案管理工作流程進行優化，以此推進醫療設備檔案全流程管理和醫療設備管理規范化建設。

一、醫療設備與醫療設備檔案

醫療設備的性質較為特殊，是指能夠單獨使用或者通過組合使用的方式，用于人體的各種設備、儀器、相關材料等。既有實際的物品，也有技術類的一些工具。醫療設備是醫療工作者和醫療項目必須要用的東西，既有專業的醫療設備，同時，也包含一些可以在家庭中使用的簡單醫療設備。

醫療設備檔案是指相關醫療機構在物品采購過程中，從產品采購的計劃、申請、批準、采購、使用以及后期維護等方面的記錄，是醫療產品在使用、維護以及報廢流程中的重要資料。

在對醫療設備檔案進行管理過程中，包含三項工作內容。（1）在提出購買申請以及申報階段：依照投標書、招標公告、《大型醫療設備配置申請表》、專家評估以及《科室醫療設備購置申請表》、配置許可證等相關資料，確定申報事宜。（2）設備調試與運行：報關單、相關主責證明、委托代理協議、免稅證明、配置清單、驗收報告、入庫說明、發票信息、調試報告、設備使用說明書、后期維護說明、保修卡等。（3）設備后期處理：升級報備申請、調撥申請、報廢申請單等。

二、醫療設備檔案的特點

1.靜態化

醫療設備在申請、論證、采購、驗收、安裝調試環節中形成的文件資料，在設備檔案分類中呈現整體流程一次性完成、檔號序號固定、同類資料不遞增的特點，因而在設備檔案管理中呈現靜態化的屬性。

2.動態化

醫療設備在使用、維護、維修、質量控制、報廢處置環節中形成的使用記錄、運維記錄、質控管理文件、報廢資料，在設備檔案管理中呈現同類資料不斷累加、檔案序號不斷增加、同類資料不斷細化分類的特點，因而在設備檔案管理中呈現動態化的屬性。

三、醫療設備檔案對現代醫院管理的意義

目前，各大醫院都在努力構建“高效、科學、全面”的管理制度，幫助醫院管理體系得到加強，幫助其實際管理能力獲得提升。就醫療設備檔案的屬性來說，其是科技檔案的一種，不但具有非常重要的情報儲存價值以及檔案憑證價值，還具有實質性科技檔案特征。對于現代醫院來說，科學管理醫療設備檔案對其形成高效、科學的管理模式具有顯著意義。

1.為醫院相關決策提供依據

檔案使用的意義在于對單位、個人在社會生活與工作中的原始信息進行記錄，對組織、機構以及個人查閱情況、提高工作效率、輔助與決策以及科學管理發揮著獨一無二的證據作用。從這一點可以看出，檔案在當前的社會自治以及行政管理方面具有十分重要的作用。醫療設備檔案的服務對象主要是各種醫療器材，其中包含與該器材有關的論證、相關申請和采購資料，以及驗收、安裝和后續的使用、報廢等各個環節。結合上述分析研究后，能夠為醫院醫療設備設施購置工作與后期產品的報廢問題提供借鑒，且基于合理的管理決策，不但可以使醫院管理水平得到提升，還有利于節能減耗，防止資源浪費。

2.為提升醫療服務質量提供保障

檔案由于自身性質較為突出，在實際使用過程中能夠發揮出憑證的價值，為企業正常經營活動提供有效的保證。由于醫療設備檔案具有極為明顯的現實性特征，因此，在設備的實際使用與維護時，能夠發揮出證據的作用。醫療設備檔案對整個醫療設備的購買、申報、使用、流轉以及報廢等所有過程進行記錄，對設備質量實施全過程跟蹤和管理，提升設備使用以及維修的質量，能夠讓醫療設備獲得更長的使用時間。同時，也可以作為設備排除故障和檢修的指導，便于及時追索，降低設備故障率，對保障醫療整體水平與質量，保證使用者安全有著極為重要的作用。

3.保證醫院合法權益的關鍵證據

檔案的作用是在開展業務活動過程中、發生時、當事主體以及當地直接產生的一種原始記錄，并非杜撰形成，其具有的真實性以及可靠性都是不可否認的。在制作醫療設備檔案的時候，其主要組成分為產品的運維信息和采購信息兩方面。在采購合同中，明確規定交易雙方所應當承擔的義務和權利，而運維資料對設備的故障情況以及具體處理做全程記錄，若在購置以及使用醫療設備過程中存在糾紛，醫院能夠基于醫療設備檔案來作為憑證，保證消費者自身的權益不受侵害。

4.幫助醫院實現精細化管理

在對醫院進行管理過程中，采用現代化的方式能夠使其管理更為精細，資產管理精細化屬于很關鍵的環節，在醫院固定資產管理當中醫療設備必不可少。建立屬于醫療設備的專項檔案，管理整個醫療設備采購過程中的申購、使用等，并對整個流程中的信息、資料進行保管，以保證醫療設備的管理向著科學化、精細化的方向發展。對這些檔案資料進行合理管理以及使用，能夠及時掌握醫院不同科室的醫療設備需求以及具體的使用情況，使醫院的管理實現精細化。

四、醫療設備檔案管理的現狀

1.靜態管理，歸檔資料呈現被動管理狀態

醫療設備檔案的形成受采購部門與設備管理部門論證與采購流程分離的因素影響，導致檔案文件管理全流程呈現不連貫、資料易缺失等問題。針對靜態管理的需要，要求采購部門和設備管理部門強化聯動機制，結合《醫療器械分類目錄》（2017年8月編制）的22個類別，完善從申請、論證到采購、驗收環節檔案資料形成的閉環管理，扭轉歸檔資料零星、移交不完整的被動管理狀態。

2.滯后的管理手段與現行醫療器械分類標準脫節

醫療設備管理涵蓋預防性維護和設備維修管理，運用全面的醫院設備設施、固定資產管理軟件對醫療設備進行全流程的終身管理，同時，利用管理軟件的優勢強化醫療設備檔案管理手段，既可解決設備管理部門日常管理過程中的難題，避免與現行醫療器械分類標準脫節的被動局面，也有效解決醫院對醫療設備固定資產管理的難題。

3.檔案利用受限，無法最大限度地滿足設備運維及臨床工作所需

醫院醫療設備檔案受動態化管理水平因素的制約，存在歸檔資料不全和數據零星化、片段化的情況，導致檔案資料無法體現醫療設備連貫性、全面性閉環管理的特點。因而，在設備運維、臨床工作中存在檔案查閱率低、利用率不高的被動局面。如何提升醫療設備檔案動態化管理水平，主動扭轉檔案利用率不高的被動局面是亟待解決的問題。

4.醫療設備檔案管理部門及其設立機構存在的問題

在管理醫療設備檔案時，相關部門的管理范圍不夠清晰，職責劃分不夠明確，交叉管理的問題在實際管理中經常出現。例如，醫院的臨床科室是設備使用部門，采購是招標、采購設備的負責部門，財務是設備效益及成本核算的負責部門，設備科是醫療設備維修的負責部門，雖然各項工作看上去有所分工，但是，往往存在各掃門前雪的現象，第一管理職責部門并未明確，因此，無法對設備進行全生命周期的協調管理以及控制，醫療設備檔案資料也不可能完整。

5.檔案管理人員配置不夠科學、合理

醫療設備檔案管理要求有很強的專業性，因此，管理人員要有相應的檔案管理以及設備管理知識，然而，由于各種因素，醫院一般會讓工作人員兼職相應管理工作，并沒有安排檔案專業人員來負責。因此，造成醫療設備檔案管理工作流程在管理過程中缺乏制度依據。

6.醫院醫療設備采購存在盲目性

隨著醫院不斷發展，由于部分臨床科室過度注重經濟利益，在設備配置方面傾向于小而全的模式，造成重復購置的亂象，加之供應商利益的誘惑，造成少部分科室過度追求“高精尖”設備，提前淘汰在用設備。此外，部分科室利用固定資產管理的漏洞，擅自將設備轉讓或捐贈，還有的利用資產管理人員的變更，不辦理移交手續，甚至在設備移轉時都沒有調撥手續。正因為這些問題的存在，導致醫院在設備管理過程中很難實現全流程管理，檔案資料無法反映其真實狀況。醫院決策層無法快速有效掌握與醫療設備相關的各種信息，使得醫療設備的管理與購置工作存在重復性和盲目性，不但影響固定資產的科學配置，還造成資源浪費。

五、醫療設備檔案動態化管理的途徑

1.以動促靜，細化檔案，形成路徑參與人員的工作職責

根據醫療設備檔案管理靜態化和動態化的特點，從檔案形成路徑的環節分析入手，細化各環節資料形成參與人員的工作職責，如申購部門申請人環節、設備參數論證部門資料匯總環節、設備采購部門采購資料匯總環節，以及設備使用、運維管理部門資料分類、整理、匯總環節。健全檔案資料形成與崗位職責掛鉤的獎懲制度，形成多部門、多崗位聯動管理機制，在不斷補充、完善醫療設備檔案動態資料的同時，強化靜態檔案資料的完整性。

2.以靜促動，細化醫療設備檔號分類管理

根據衛計委2021年3月24日頒布的《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》文件精神，結合醫學裝備的發展方向，可以將醫療設備檔案屬類依次分為六大類：（1）醫學裝備申購資料，涵蓋購置申請、論證、報批、招標、采購、驗收；（2）醫學裝備技術資料，涵蓋安裝調試、使用前培訓、隨機文件（說明書、合格證、光盤等）；（3）醫學裝備運維資料，涵蓋年度使用記錄、維修記錄、保養記錄、調配記錄；（4）醫學裝備維保資料，涵蓋維保申請、論證、報批、招標、采購；（5）醫學裝備質控資料，涵蓋質控原始數據、質控設備校驗表、效益分析報告；（6）醫學裝備報廢資料，涵蓋報廢報批文件、報廢憑證等。

以設備檔案類別號C為例，一級屬類代號（1.1）為科室分類號，二級屬類代號（-056）為目錄順序號，三級屬類代號（-1）為醫學裝備檔案屬類六大類，四級屬類代號為醫學裝備金額分級類別號（-1為進貨單價金額5萬元以上、-2為進貨單價金額5萬元以上至1萬元以下、-3為特殊管理設備），五級屬類代號（-001）為案卷順序號。

編號結構模式如圖：

在實際運用中，此檔號分類法既有利于靜態資料分類，又便于運維管理資料的動態新增、插入，保證醫學裝備檔案資料完整性的同時，在數據中呈現其動態管理的特性，實現以靜促動的管理目標。

3.以優促改，優化管理手段

醫療設備檔案管理與醫院醫療設備精細化管理水平密切相關，運用高標準的醫院設備管理手段進行精細化、規范化全流程終身管理，是有效提升醫療設備檔案管理水平的有效途徑，也是醫院醫療設備規范化管理的必然要求。只有通過細化管理、優化檔號分類方法、提高檔案錄入資料的完整性，不斷優化醫療設備從論證、采購、入庫、使用到報廢全流程的效益分析評價體系，才能最終實現對醫院醫療設備的規范化管理。

4.明確醫療設備檔案收集原則

為保證醫療設備檔案資料具有較高的真實性與完整性。要針對性建立與醫療設備檔案管理相匹配的管理機制。其所包含的范圍為：（1）將該醫療設備的詳細資料、采購立項以及招標同步；（2）將資料的收集、設備入場調試以及后期的驗收工作同時進行；（3）保證設備使用與資料更新同步進行；（4）保證維修工作與檔案資料之間的同步；（5）收集資料以及調撥、捐贈和轉讓設備的信息同時更新；（6）將檔案資料的建立與報銷工作保持同步更新狀態。從設備采購直至該設備的報廢，整個過程都應當有與之對應的檔案資料。

5.借助OA系統，建立醫療設備檔案信息化管理平臺，完成對檔案的智能化管理

以OA系統為基礎，建立適合醫院醫療設備管理的方案，借助網絡設備實現信息之間的共享。同時，還可通過系統隨時隨地查詢設備當前的使用狀態和使用記錄，對設備進行全方面管理。在進行靜態化管理過程中，如管理各種招投標信息、相關投標記錄、隨行技術參數以及實際采購價格等，也要進一步發展動態化的管理模式。比如，對整個設備生命周期的具體運行、故障頻率、耗材情況以及維修等進行收集與分析。通過計算機來進行檢索、報表以及統計，準確、快捷地對醫療設備的狀態形成檔案，促進檔案管理的動態利用率，給決策者提供更為豐富、真實的設備檔案資料。

綜上所述，醫療設備檔案管理的水平與醫院設備規范化管理密切相關。首先，必須要管理好醫療設備檔案，在對醫療設備檔號分類細化管理的前提下，對歸檔資料進一步完善，使檔案資料能夠真正實現動態化管理。其次，要積極通過計算機以及各種新技術對檔案信息管理平臺進行完善，實現管理過程的智能化，在檔案信息管理方面構建自動化系統，對相關設備檔案資料進行更新與完善，使利用者能夠掌握更加準確且可靠的醫療設備信息，并為后續維修、維護以及購置醫療設備奠定基礎。最后，結合醫療設備檔案靜態化和動態化的特點，以動促靜、以靜促動、以優促改，切實從職責細化、分類管理、強化手段等方面入手，在加強醫院檔案工作的現代化管理過程中，實現管理工作的科學化與精細化發展。

參考文獻：

[1]宋張樂，馮 定，譚一菱，周 岐，楊羅寬.醫療設備檔案資產信息化管理的應用與研究[J].設備管理與維修，2022（04）：7-9.

[2]劉 柳.PDCA循環在醫療設備檔案管理中的應用[J].蘭臺內外，2022（15）：73-75.

[3]郭燕麗，陳青華.檢驗科設備檔案管理中存在的問題與整改措施[J].中醫藥管理雜志，2021（2901）：213-214.

[4]孔 穩.加強醫療設備檔案規范化管理措施的探討[J].中國醫院建筑與裝備，2021（2206）：69-71.

作者簡介：陳雪漫（1972—），女，漢族，廣東湛江人，本科，檔案館員，圖書館館長（副科級），研究方向：醫院檔案收集及利用。