醫院文書檔案管理數字化發展問題及對策研究

摘 要：文書檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，能夠為醫院開展各項工作提供信息參考。文書檔案是否能夠規范化、科學化管理也會影響醫院的運行效率。現階段，醫院文書檔案管理工作仍然有較大的進步空間，傳統的管理模式已經無法滿足醫院的發展需求。網絡信息、大數據等數字技術的發展給醫院文書檔案管理提供了創新發展的路徑。一些醫院開始轉變思路探索數字化文書檔案管理方式，提升了文書檔案管理效率，但在這一過程中仍存在一些問題無法提升文書檔案的管理質量。基于此，本文將針對醫院文書檔案管理數字化發展的現實情況進行分析，提出一些可行性解決策略，希望能夠提升醫院的文書檔案數字化管理水平。

關鍵詞：醫院；文書檔案管理；數字化發展

醫院的文書檔案詳細記錄了醫院的醫、護、管理、教、研等多方面的信息，有極高的利用價值。將數字化技術應用在文書檔案管理中，能夠合理整合醫院的文書檔案信息，提高醫院信息數據的準確性以及保護文書檔案信息的安全性等，還能夠提高醫院文書檔案管理效率。但現階段，部分醫院在技術、制度、人才等方面存在突出問題，影響了文書檔案數字化管理工作的高效開展。因此，解決現階段醫院文書檔案管理數字化發展過程中存在的問題，提出解決策略是非常有必要的。

一、醫院文書檔案管理數字化發展的意義

1.提高管理效率

醫院的臨床、后勤以及行政等科室在發展的過程中會產生大量的文書檔案信息。尤其是臨床科室，每天都需要接待大量的患者，患者的文書檔案信息是動態變化的，信息量非常大。如果采取傳統的文書檔案管理模式，不僅無法動態化更新文書檔案信息，還需要耗費大量的“人財物”。尤其是近些年醫院的發展規模在不斷擴大，文書檔案種類呈現多樣化發展趨勢，傳統的人工管理模式出現了更多問題，如因人員不足導致文書檔案工作不到位、儲存利用效率低等問題。將數字化技術引入醫院文書檔案管理工作中，能夠實現在同一時間跨科室收集文書檔案信息、快速分類儲存各科室的文書檔案信息、高效歸檔備份。同時，各科室成員只需要通過網絡登錄相關平臺就能快速檢索、查看自己所需的文書檔案信息，有效利用這些文書檔案信息。這不僅提高了醫院文書檔案管理效率，還推動了醫院內部管理工作的高效開展。

2.提高管理質量

在傳統文書檔案管理模式下，醫院保存的大多是紙質文書檔案，需要占用大量的空間。隨著時間的流逝，部分紙質文件會有破損丟失的情況。首先，在醫院文書檔案管理數字化發展的過程中，能夠利用數字化技術將紙質文書檔案轉化為電子文書檔案，并進行電子備份，這樣就不需要花費過多的人力收集整理紙質文書，也能夠避免部分紙質文件出現丟失、破損的情況；其次，在調取、查看文書檔案環節，不會出現人為操作失誤破壞文書檔案的情況。因為，在數字化管理的過程中，這些文書檔案已經被提前歸類整理，各科室成員只需要通過網絡檢索，就能夠精準定位所需的文書檔案，此過程減少了人力查找的環節，不會損害紙質文書檔案，能夠提高文書檔案的管理質量。

3.提高利用效益

數字化技術改變了以往的文書檔案檢索、查看模式，各科室成員可在任意時間、地點通過網絡檢索平臺快速查找自己所需的文書檔案，各科室之間還能夠高效傳遞文書檔案。由于文書檔案涉及各科室的信息，最重要的價值就在于它的應用，因此，應用數字化技術后，各科室能夠高效共享這些信息，也就能夠發揮其最大化價值。

二、醫院文書檔案管理數字化發展問題

1.管理制度落后

現階段，部分醫院雖然在資金、技術等方面投入力度大，但并未認識到管理制度的重要性，依然采取傳統的文書檔案管理制度，難以發揮數字化文書檔案資源的最大化價值。

一是，沒有明確劃分文書檔案管理人員的管理職責。

二是，沒有規范的操作程序、未劃定各科室的文書檔案調取權限范圍。

三是，在提交電子文書檔案時缺少統一的文本格式，沒有明確的文書檔案整理期限等。導致文書檔案管理工作人員懶散，管理工作流于形式，不能按照要求做好文書檔案、整理、備份等工作，影響了文書檔案管理數字化工作的順利開展。

2.信息安全風險高

雖然，現階段部分醫院認識到了文書檔案管理數字化發展的重要性，但信息安全意識較低，導致管理工作開展過程中存在較大的安全風險。一是，醫院沒有聘請專業的安全技術人員做好信息維護工作，計算機系統極有可能遭受黑客和病毒入侵，導致重要的文書檔案丟失或者被隨意篡改；二是，各科室成員缺少信息安全意識，不能根據醫院規定流程調取文書檔案，可能因誤操作篡改文書檔案中的信息內容，或是下載一些帶病毒的軟件。與紙質文書檔案相比，數字化文書檔案中的信息內容更容易被篡改，因為數字化文書檔案沒有特殊筆跡也不受紙質影響，即使出現較大的改動也很難被識別，這就會威脅到文書檔案信息的真實性、安全性。

3.缺少數字化文書檔案工作人員

醫院在進行文書檔案管理數字化轉型的過程中，需要大量掌握專業知識、專業技能水平較高的數字化檔案管理人員。但就現實情況來看，很多醫院并不重視數字化文書檔案人才的引進和培養工作，已有的一些文書檔案工作人員雖然有豐富的管理經驗，但數字化水平低，只了解基本的醫療常識以及具備簡單的計算機操作能力，沒有掌握最新的數字化技術，難以做好數字化文書檔案管理工作。

4.數字化進程緩慢

醫院在進行文書檔案管理數字化發展的過程中，需要大量先進軟件和硬件的支持。但很多醫院的資金有限，無法按照具體工作需求購買先進的數字化軟件和硬件，也沒有在醫院內部建立完善的數字化文書檔案管理平臺，難以高效收集各科室的文書檔案信息，這給文書檔案管理數字化工作帶來了很大的難度。

三、醫院文書檔案管理數字化發展對策

1.創新工作理念，加強人才培養

醫院管理層干部的思想觀念，直接決定了文書檔案管理工作是否能夠享受到更多的資源支持。因此，管理層要認識到，想讓醫院向前發展就必須要規范文書檔案數字化管理工作，要主動學習先進的文書檔案管理思想，給予這項工作更多的資源傾斜，分配更多的資金，為其配備先進的軟硬件設備設施。

同時，也要做好人才培養工作，要鼓勵檔案管理人員主動學習新時期的管理理念，打破傳統管理模式，積極嘗試各種管理方式，及時向管理層提出建議，分享自己的想法，只有人員創新才能夠實現文書檔案管理工作上的創新。

由于醫院的文書檔案管理工作正在進行數字化轉型，所以，檔案管理人員也要學會電子信息管理系統的操作方法，熟練使用計算機。醫院要對所有的檔案管理人員開展周期性培訓等多樣化的培訓方式。尤其是在引入新技術、新設備后，要組織他們學習開展實踐操作，如組織檔案管理人員參加市檔案局舉辦的為期半個月的培訓會、參與各種形式的電子檔案制作大賽等，也可以與周邊醫院建立合作關系，組織醫院的檔案管理人員開展業務交流、業務學習等，讓他們學習更多先進的管理理念和檔案管理數字化知識，并將這些理念和知識應用在實際工作中。培訓工作需要與考核工作結合在一起，淘汰考核成績較低的檔案管理人員，這樣既能夠檢驗培訓效果，又能夠督促檔案管理人員認真學習，積極參與接受技能培訓。

在招聘人才時，醫院要明確人才對于計算機等設備的操作要求，盡可能地面向高校，引進更多的高素質檔案管理人才，為醫院注入更多的新鮮血液。

2.完善文書檔案數字化管理制度

第一，醫院在進行文書檔案管理數字化發展的過程中，要將已有的一些紙質文書檔案轉化為數字檔案。為了確保這些檔案信息的安全性和真實性，需要建立全過程管理機制。醫院需要采取專人專錄的方式，一部分人錄入檔案資料，一部分人檢查審核，確保檔案內容真實有效。后期這些文書檔案一旦出現問題，就要追究錄入人員、檢查審核人員的責任。

第二，醫院要嚴格落實歸檔雙軌制，這樣即使部分文書檔案資料丟失，也能快速調取備份找回。簡單來講，就是檔案管理人員既要保存電子檔案，也要做好紙質檔案的備份工作，這就要求管理人員要掌握數字化管理技術。在此基礎上，根據檔案的不同類型有選擇地采取雙套制度。一部分應用價值高的檔案可以采取這種制度，一部分應用價值低的檔案不需要采取該制度，這樣能夠減少資源的浪費，還能夠著重保存一些重要的信息。

第三，醫院的檔案資料雖然有較高的價值，但只有在應用后才能夠充分發揮出來。為了提高文書檔案資料的查詢率、共享率、可利用價值，檔案管理人員需要利用自己的專業能力，將所有文書檔案的關鍵詞提取出來組成關鍵詞組，利用大數據、人工智能等技術將有關聯的文書檔案內容整理在一起，制作打包文件。這樣，醫院內部的工作人員在調取檔案資料時，只需要搜索關鍵詞，就能夠得到所有相關聯的檔案資料，這些檔案資料能夠為醫療活動、管理決策提供重要的依據。

第四，醫院還要引入保密制度，按照文書檔案的重要性，設置公開信息和機密信息，劃定各科室成員的調取權限，級別較低的成員只擁有查閱權而沒有更改權，甚至只能查閱一定范圍內的文書檔案。同時，在此基礎上引入在線身份驗證的方法，確保這些文書檔案信息的安全性。

第五，醫院要建立審批制度，由于醫院的文書檔案重要程度各不相同，有一部分是屬于保密級別的檔案。如果某成員想要查閱或是使用這部分文書檔案，就需要先向上級部門提交申請，審批通過后檔案管理人員會開放權限供其調取查閱。

3.積極推進文書檔案數字化建設

第一，在文書檔案管理的過程中，醫院要積極引入完善的硬件和軟件設備。例如，掃描儀、計算機系統等，這是文書檔案數字化管理的基礎，只有這樣才能夠減少信息轉化的誤差，確保錄入信息的準確性。

第二，醫院要建立屬于自己的文書檔案管理庫和局域網，可以在醫院內部的局域網建立一個供各科室共享信息的網絡服務平臺。這需要醫院管理層給予更多的資金支持，營造良好的自動化辦公環境，積極引入智能化網絡的辦公方式。此外，還要考慮到管理工作的具體需求，建立專門的文書檔案資料庫。由于文書檔案信息數量比較大，整理收集比較麻煩，所以，科室之間可以通過局域網聯絡，快速分享本科室的信息數據，在第一時間更新各類數據，只要其中一個科室更新了數據，信息數據庫中的數據就能夠自動更新。

第三，在此基礎上醫院要建立文書檔案檢索系統，在系統中能夠查詢重要或普通的文書檔案。為了防止重要的文書檔案信息泄露，只有極少部分的責任人擁有查詢重要文書檔案信息的權限，登錄時需要驗證個人信息，系統能夠自動記錄查詢人、查詢時間、地點等。

第四，醫院還可以建立能夠連接并實時收集各科室產生的各項信息資料，整理后自動生成文書檔案的文書檔案管理平臺。同時，根據醫療服務優先級別為部分科室設置綠色通道，必要時可以直接開啟應急通道專門為這些科室服務，在某個科室急需調取文書檔案資料時，可以直接放寬權限范圍，在無須申請批準的情況下就可以將一手資料提供給該科室。在建立文書檔案管理平臺后，醫院還要做好醫療服務端管理對接工作。針對藥房、門診、住院等多個科室設立專用端口，實時采集錄入醫務人員和病患的文書檔案信息，提高文書檔案信息的更新速度，這樣，就不會出現文書檔案信息管理延遲的情況。為了方便醫務人員隨時調取文書檔案資源，還要將文書檔案管理端口和醫務人員的端口區分開來，即使通道互通，也不會相互影響。

此外，在實際工作開展過程中，醫院可嘗試將云儲存等先進的技術整合應用，集中高效管理文書檔案，為管理工作帶來更多便利。

4.加強安全防護，保護信息安全

在文書檔案進行數字化管理的過程中，做好安全防護工作也是非常重要的。一是由于數字化文書檔案帶有易修改的特征，即使是源文件也有可能被篡改。在這種情況下，醫院要將所有的源文件設置為只讀狀態，避免文書檔案被隨意篡改；二是醫院所有的蓋章文件都有法律效力，起到了憑證作用。在傳輸這些文件時可以應用加密技術，包括數字水印、數字簽名等多種技術。同時，醫院還要引入認證技術、安全審計技術等，避免信息系統遭受非法入侵。

為了防止文書檔案信息在儲存、利用等環節，被一些不法分子攻擊、侵犯，還需要邀請專業的人員建立防火墻、做好病毒查殺。同時，也應當制定相關的應急預案，從容面對、預防各種信息泄露的風險，提高文書檔案儲存的安全性。

四、結語

醫院進行文書檔案管理數字化建設是非常有必要的，能夠發揮文書檔案的最大化價值，提高醫院的運行效率。各醫院都應當轉變思維，明確現階段文書檔案管理數字化發展過程中存在的問題，認識到培養數字化人才的重要性，加強數字化平臺建設，完善數字化管理機制，做好文書檔案安全防護工作等。只有這樣才能夠減輕檔案管理人員的工作負擔，才能讓檔案管理工作更加便捷、高效，才能為醫院的醫療科研等多項工作提供更多資源支持，從而提升醫院的醫療水平。

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作者簡介：李燕麗（1975—），女，漢族，山東廣饒人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。