PDCA理論在醫院基建檔案管理中的應用研究

文/首都醫科大學附屬北京婦產醫院 王亞琦

醫院基建檔案是醫院建設的重要資料，醫院在基本建設和改造過程中應重視基建檔案的管理工作，收集整理項目提出、施工、竣工、交付全過程中具有保存價值的文件材料。醫院基建檔案屬于科技檔案，是醫院后期管理、維護、擴建、產權辦理和解決糾紛的重要歷史依據，需要科學、高效的收集、管理方法。為了提高醫院基建檔案管理工作質量，針對目前醫院基建檔案管理中存在的問題，將PDCA理論應用到醫院基建檔案管理工作實踐中，融入基建檔案管理制度的制定、工作內容的發展更新、管理手段的不斷優化等，可以推進醫院基建檔案管理工作的信息化發展和改革。

一、PDCA理論

（一）PDCA理論內容。PDCA理論最初是由美國質量管理專家沃特·阿曼德·休哈特博士提出的，由戴明宣傳普及。PDCA理論是一種全面質量管理的思想基礎和方法依據，內容包括Plan（計劃）、Do（執行）、Check（核查）、Act（處理）四個步驟的循環。此外，PDCA的現代觀點發展為Planning（目標、實施計劃、收支預算）、Design（設計方案和布局）、4C（檢查、溝通、清理、控制）、2A（執行，對總結檢查結果進行處理；按照目標要求行事，改善、提高等）。PDCA理論的四個階段具有循環性和發展性，在工作實踐中要求明確管理目標和思路并制訂相應的管理計劃，做好周密的工作部署。PDCA理論的核心就是永無境止的改善，在管理工作的每個細節上應用轉動PDCA理論，能夠不斷提高工作質量和工作效率，為實現更好的管理目標不斷循環和完善。

（二）PDCA理論應用優勢。PDCA理論指導全面質量管理活動的過程，即質量管理計劃的制訂、組織、實現過程，該理論不僅在生產企業質量管理中運行效果顯著，還適用于其他行業的各種循序漸進的管理工作。PDCA理論的四個階段是周而復始的循環運行，管理模式和工作程序對提高管理工作效率具有積極作用。PDCA質量環中周密的計劃、可行的管理措施、明確的管理目標、專業的工作人員、清晰的完成時間以及高效的管理程序，可以促進工作目標的有效落實，為提升工作質量奠定扎實的基礎。

PDCA理論應用具有整體性、階梯式、重總結的特點。可將醫院基建檔案管理視為PDCA大質量環，基建部門、檔案管理部門和工作人員為一個個小質量環，共同組成一個管理整體，不斷優化基建檔案管理工作。充分的事前準備、周密的計劃是提升工作質量的關鍵，在每個質量環中計劃到位，在管理工作中根據管理目標和計劃統籌管理解決問題，階梯式提升管理質量，實現工作目標。重視醫院基建檔案管理工作結果的總結，保留成功的工作經驗，不斷完善管理程序，優化管理方法。落實檢查、評估機制，在新的循環里應用成功的工作經驗，通過行動及時處理、解決遺留問題，不斷改進工作質量。

二、醫院基建檔案管理中存在的問題

（一）對醫院基建檔案管理的重要性認識不足。在科學技術不斷革新的新時代，醫院基建檔案管理的傳統工作模式已跟不上時代發展的要求。雖然我國醫療機構大都注重醫療事業的發展，但是醫院各種資源多數傾向于臨床方面，對醫院的基建檔案管理工作不夠重視，管理理念相對滯后。個別醫院認為基建檔案沒有經濟價值，對其管理工作投入不足，造成醫院基建檔案管理工作缺少資金支持、信息化建設水平較低、管理制度雜亂無序。醫院管理層和工作人員對醫院基建檔案管理工作的重要性缺乏認識，一些管理層和工作人員將醫院基建檔案管理工作當作輔助管理內容，不了解PDCA理論在基建檔案信息化管理中的優勢，關于醫院基建檔案管理的工作理念傳統守舊，信息化管理所需的硬件配置不足，造成檔案利用率較低，無法發揮和體現基建檔案的價值和作用。

（二）提高醫院基建檔案管理工作人員專業素養。醫院基建檔案管理工作長期被忽視，造成基建檔案管理工作人員培訓資金不足，影響了工作人員專業水平的提升。自身專業素養不夠的工作人員在工作中缺少質量環管理意識和信息化理念，難以保質保量地落實醫院基建檔案管理工作，例如在基建檔案收集后，沒有及時進行信息化管理，造成醫院基建檔案管理工作出現遺漏、損毀等問題；由于醫院投入資金過少，基建檔案管理所需的掃描儀、打印機等設備配置不全，工作人員數量不足，但是基建檔案管理內容多而冗雜，難以落實工作計劃，也無法保證工作質量。此外，部分工作人員還缺乏責任心和工作熱情，造成管理工作效率低下，無法發揮醫院基建檔案的價值。

（三）醫院基建檔案管理機制不完善。醫院基建檔案管理工作的相關機制不健全，缺少完善的管理機制、考核機制、培訓機制等，在管理工作中普遍存在工作目標不清、責任不明的問題。管理制度的不完善，不利于醫院基建檔案管理部門和其他部門的溝通，容易導致工作中出現檔案流失問題，影響基建檔案信息的完整性，更降低了醫院基建檔案管理工作效率，影響到醫院其他管理工作。因此，完善醫院基建檔案管理機制十分必要。

三、PDCA理論在醫院基建檔案管理中的應用

（一）計劃（P階段）。將PDCA理論引入醫院基建檔案管理中的計劃階段，成立醫院基建檔案管理小組，安排專人負責基建檔案文件資料的收集管理，結合醫院具體發展要求，制訂年度、季度的基建檔案工作計劃。組織基建檔案管理相關的部門和工作人員學習、了解工作計劃，指導相關管理層和工作人員改變工作觀念，重視基建檔案管理的重要性，認識PDCA理論在醫院管理工作上的應用優勢。在計劃中明確需要落實的管理目標、管理措施、管理過程、完成時間等。編制計劃應包含時間、地點、原因、目的、負責人、管理方法等，重點關注計劃指定的可行性。此外，還應確定相關工作人員數量、分工和崗位責任，規范醫院基建檔案管理工作的檔案收集方法、范圍和歸檔要求等。

醫院基建檔案在收集、管理過程中，容易發生文件材料不完整、歸檔不及時等問題。對此，醫院可集體討論完善基建檔案管理方法，分析人員管理混亂的原因，制定有效措施予以解決。針對醫院基建檔案的工作人員管理混亂、專業素養不夠的問題，明確問題存在的主因和次因，主因是醫院沒有認識到基建檔案管理工作的重要性，次要因素包括管理層、工作人員、資金投入、設備配置等。解決問題的有效方法總結如下：成立專門的醫院基建檔案管理小組，由院領導監督醫院基建檔案管理工作，可提高醫院對基建檔案重視程度，確保責任落實到位；加強基建檔案管理工作重要性的宣傳力度，加強員工專業技能培訓，提高管理層和工作人員的專業素養；加大資金投入，加強配套設施信息化建設，有利于基建檔案管理質量的提升。

（二）執行（D階段）。根據上一階段制訂的計劃和醫院基建檔案信息，將計劃付諸行動，由醫院基建辦和檔案管理部門制定醫院基建檔案管理流程，組織專業人員落實工作，確保醫院基建檔案管理工作高效有序地開展。科學的管理機制是醫院管理層核心能力和組織執行能力的體現，可以有效提升工作效率。在執行的階段通過規范的制度統籌管理醫院基建檔案工作全過程，不斷完善工作方法，拓寬基建檔案的收集范圍。將醫院基建檔案的收集范圍由過去建設綜合類項目改為單項基建工程項目，醫院基建檔案歸檔不僅包含原來的基建總體規劃、設計總平面圖、隱蔽工程等，還可以增加建筑許可證、建筑執照等文件資料的收集，更有利于全面保存醫院建設項目的歷史記錄。

為提高醫院基建檔案工作質量，在工作中采用電子掃描、圖片處理等手段完善管理方法，可顯著提高基建檔案信息的正確性。基建檔案材料收集后應及時制成電子檔，不僅方便審核、檢查、驗證工作，還可以避免資料缺失、信息填寫不規范等問題。在醫院基建檔案管理中安排一人在掃描檔案信息的同時檢驗目錄編輯，有利于及時發現目錄編輯問題，對錯誤信息及時做出反饋、修改，可明顯提高工作效率，保證基建檔案信息的準確性。在基建檔案圖像處理的同時，可以及時解決圖片遺漏、偏斜、失真等問題，保證圖片清晰度，建立高效的圖片處理機制。針對遺留問題，安排專門工作人員負責，并在問題解決后對管理措施做出相應的改進，通過循環總結、保留成功的工作經驗，在新的循環中不斷優化、改進工作經驗最終解決問題。

（三）核查（C階段）。在C階段確認醫院基建檔案管理工作是否達到目標，檢查計劃的執行效果和工作落實情況，開展定期、不定期的抽查工作，保證工作目標的實現。檢查、評估工作效果，驗證計劃、工作對策的可行性，總結醫院基建檔案管理工作經驗，對比已完成工作和預期計劃目標，及時優化、調整管理方法。保留可行性工作經驗，以便下一個循環借鑒、應用。

在檢查階段發現基建檔案管理容易發生文件收集不規范、信息缺失等情況時，應做好詳細記錄，結合成功的工作經驗分析問題原因，找到解決措施，及時改進、優化管理方法。當基建檔案材料不全、沒有及時入檔且信息錯誤時，分析是否因工作人員態度或專業能力不足造成，督促工作人員及時改正或者組織專業技能培訓。檢查、審核醫院基建檔案管理工作的硬件、培訓、制度等方面，確認計劃實施情況。匯總檢查階段發現的問題，總結工作經驗，保留有效對策，不斷提高和改善工作質量，為績效考核工作提供依據，監督工作人員實施、落實工作計劃，加強基建檔案管理效果評價。對比計劃和考核結果，確認工作完成情況，為優化管理方法提供參考。對比傳統工作模式，可以發現PDCA理論的應用使得工作效率比過去提升了10%以上，實現了預期計劃和工作目標，醫院基建檔案信息容易缺失的問題也得到了改善。

（四）處理（A階段）。在醫院基建檔案管理工作的A階段，重點總結檢查階段的成功工作經驗，并組織各部門聯合會議，在下一循環中保留和推廣。在如期完成計劃、目標的前提下，總結醫院基建檔案管理工作中的成功經驗；針對不能實現的目標和遺留問題，分析目標可行性和執行過程中存在疑問、隱患的環節，確定落實、整改時間，力求在新的循環周期內解決（見表1）。根據《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》合理調整計劃和目標。根據總結的工作經驗，聯系相關部門，整體把控基建檔案管理工作，優化工作程序，合理配置醫院資源，保證人力資源配置、工作量、工作進度保持一致。

表1 PDCA 理論目標分析表

PDCA理論的具體實踐有利于不斷提升工作質量，優化基建檔案管理方法，完善管理制度，解決醫院基建檔案管理工作現階段存在的問題，實現醫院基建檔案管理工作的高效執行。

四、結語

PDCA理論應用在醫院基建檔案管理中，可以有效解決工作中存在的問題，并根據問題成因制訂有針對性的管理計劃。周密的管理計劃需要完善相應的管理制度，才能更好地促進醫院基建檔案管理工作的規范化和信息化。檢查管理計劃的落實，可以對基建檔案管理工作效果進行科學評價，進而完善管理經驗，優化管理制度并不斷改進管理流程，從而推動醫院基建檔案管理工作水平的提高。