農墾系統企業改制檔案管理問題及對策分析

摘 要：2019年，國家檔案局《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》就國有企業改制過程中資產與產權變動中的檔案管理做出明確規定，這為企業改制檔案管理提供有力指導。本文以農墾系統企業改制為例，分析了企業改制檔案的價值意義、主要特點和現實問題，并提出了做好農墾系統企業改制檔案管理的具體措施，為做好企業改制“后半篇”文章提供有力保障。

關鍵詞：企業改制檔案；農墾系統；問題；對策

引言

廣西農墾集團（以下簡稱“廣西農墾”）創建于1951年，是廣西壯族自治區人民政府直屬國有大型現代企業集團，下轄27家二級單位，其中包括1家事業單位、13家專業集團公司、13家農場公司，集團擁有202萬畝土地，在職職工2萬余人，離退休職工4.4萬余人，分布廣西14個市、45個縣（區），是中國制造業500強、廣西50強企業。廣西墾區擁有糧油、糖酒、畜禽、水產、果蔬、茶葉等多個行業，截至2020年底，總產總額851.81億元，2022年營收270.05億元。2018年以來，廣西農墾接力推進國企改革行動，圍繞“墾區集團化、農場企業化”主線，通過掛圖作戰、對標對表、督查問效等，實現管理模式向現代企業制度轉型、產業體系向現代產業鏈運營轉型、發展模式向開放合作式轉型、資源利用向土地資產化資本化轉型、發展動能向品牌科技創新驅動轉型，全面完成國企改革三年行動126項任務，完成率100%。

三年來的持續深入改制形成了大量有查考和利用價值的檔案資料。認真做好企業改制檔案收集、整理、歸檔、利用，是對企業負責、職工負責和歷史負責的具體體現[1]。2019年1月，國家檔案局發布《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》，就國有企業資產與產權變動中的檔案管理做出了明確規定，這也為企業改制檔案管理提供有力指導。

1 農墾系統企業改制檔案的價值和意義

1.1 有利于企業改制順利進行

農墾系統企業改制涉及面廣、周期長，通過改制檔案資料的收集、整理和利用，推動企業改制向縱深開展，鞏固改制工作順利推進。在社會主義市場經濟條件下，供給側結構性改革中積極構建現代企業制度，企業不良資產處置、機構撤并或重組，企業供水、供電、供氣和物業權屬移交均涉及檔案利用。因此，做好農墾系統企業改制前、中、后的檔案管理工作，事關國有資產安全維護和職工權益保障，如處置不當勢必會影響國有資產保值增值，以及農墾系統企業職工權益的維護。

1.2 有利于改制企業發展壯大

企業改制檔案既包括改制過程中產生的檔案資料[2]，有企業改制立項申請、報批資料；企業債權債務清理處置、職工安置資料等，也包括企業館藏檔案資料的權屬移交管理；還包括企業在研發、生產、經營、管理等活動的原始記錄，是改制企業資產載體和證據，是改制企業推動研發創新、知識產權保護、經營管理不可缺少的重要依據。這些農墾系統企業改制檔案在確權及后期提高企業管理效率、降低生產經營成本等方面，發揮著無可替代的作用[3]。因此，農墾系統企業改制檔案工作應與企業其他管理共同發展、協調推進，為改制后的企業發展提供全方位信息服務。

1.3 有利于促進經濟社會發展

農墾系統改制涉及國家、集體、企業、職工多方利益，改制檔案見證整個改制工作的全過程，也是企業各項改制活動的歷史記錄，是國家檔案資源體系的重要組成部分，包含大量重要且敏感信息，不僅具有重要的信息價值，而且具有極高證據價值。農墾系統企業改制檔案事關黨和國家核心利益，涉及企業的核心競爭力、職工群眾的切身利益和社會穩定。

2 農墾系統企業改制檔案主要特點

2.1 內容涉及廣

廣西農墾體制改革最徹底：將原農墾局16個處室優化為農墾集團11部室，將97家直屬企業優化重組為28家二級公司、1家事業單位。廣西農墾系統改制是一項復雜系統工程，涉及廣西農墾6萬余名職工切身利益，產生改制檔案的單位和部門眾多，改制涵蓋一、二、三產企業。與財政、稅收、自然資源、市場、人社、房管等諸多政府相關職能部門有聯系，改制檔案內容涉及人事、會計、文書、黨建、工資等眾多領域。

2.2 數量種類多

廣西農墾企業改制，清理整合了74家四級及以下企業，將二級公司優化重組為13家專業集團、13家農場公司，改制檔案有集團總部檔案、專業集團檔案和農場公司檔案，檔案數量規模龐大。農墾企業改制包括改制申報類：改制立項申請、報批，改制方案設計、報批；資產審核類：資產評估立項申請、評估；產權出讓類：資產確認、產業界定，資產處置、移交，工商變更注冊登記，債權債務清理處置、職工安置，批文證照移交等；身份轉換類：改制企業與職工簽訂的合同書、花名冊、補償協議等；設立變更類：企業章程、證件；金融債權保全證明認定書等。企業改制檔案數量龐大、種類眾多。

2.3 檔案分散性

廣西農墾企業改制中的檔案資料相對分散，既包括改制前的檔案集中移交，也包括改制過程中新產生檔案資料的管理。由于涉及二級企業眾多，各企業改制檔案資料是在改制過程中各個環節產生，不同部門按照企業改制操作規程逐步推動完成，并最終形成改制檔案材料。檔案材料涉及改制企業多、環節多，經辦人員多，形成周期長，在歸檔周期內形成的改制檔案材料分散于各企業及其職能處室、相關經辦人員手中，因此，農墾系統企業改制檔案材料具有較強的分散特性，要求做到改制到哪里，檔案指導服務到哪里，防止檔案散失。

2.4 時間較集中

農墾系統企業改制檔案的形成有著明確的階段性時間特征，即改制檔案主要產生于企業改制期間。2018年廣西農墾正式改制，將60多家全民所有制企業改制為公司企業；經過三年過渡，2021年廣西農墾列入自治區國資委監管；2022年集團總部優化為11個部室、4個二層機構、2個產業籌備組、4個事業部，26家二級公司優化為13家集團和13家農場公司。改制完成后，廣西農墾按照全新機制運行。可見，廣西農墾檔案資料的形成主要集中于2018年至2022年，這五年時間是檔案形成的集中階段。

2.5 保存價值大

廣西農墾企業改制檔案是改制工作的真實記錄，是新舊機制轉換過程中不同經濟、法律事項的原始憑證，因此改制檔案重要且彌足珍貴。一方面，廣西農墾企業改制檔案反映了所有改制企業資產、負債及其權益調整變化，是產權明晰的重要依據。另一方面，廣西農墾企業改制檔案記載了國家、集體、法人及職工在企業改制中出資及分配情況，股東名冊、產權界定書、工商登記等，是責權利分配的重要依據。此外，廣西農墾企業改制檔案是加強資產管理，如依據檔案資料進行不良資產清理回收等，防止資產流失，實現資產保值增值的重要基礎。

3 農墾系統企業改制檔案現實問題

3.1 檔案體制面臨重構

隨著農墾企業重組改制的推動，企業內部的檔案工作體制面臨著系統性、結構性重構的局面。由于農墾企業改制，企業的管理范圍、經營理念、職責分工等出現了巨大變革，企業內部組織結構重新設置。原本屬于某一公司或某一集團的檔案管理規章制度已經無法適應改制后新組建公司或集團的檔案管理需要，客觀上需要進行頂層設計、兼顧重組后的機構設置[4]。自主調整檔案管理機構設置、檔案實體管理、檔案人員優化配置等，使檔案工作適應改制后農墾企業結構變化。

3.2 檔案權屬發生變化

無論是農墾企業改制前，還是農墾企業改制后，農墾企業改制檔案權屬均屬于公司所有或國家所有。由于部分公司被注銷、部分職能被合并、部分人員被轉崗，農墾企業由全民所有逐漸邁向國有控股、集團所有和集體共有，探索建立現代企業制度。改制前的檔案權屬整體轉至新組建的企業或相關職能部門，有97家直屬企業優化重組為28家二級公司，69家直屬企業的檔案資料根據重組后的公司職能設置，均進行了整體移交。檔案權屬的重大變化，以及改制過程中新產生的檔案資料，都要求改制后的檔案管理機構及人員盡快熟悉并管理好相關檔案資料，防止檔案損毀、流失，滿足現實需要。

3.3 檔案結構內容改變

農墾系統企業改制重組，使得原來的產權結構、組織形式、經營機制均發生了巨大變化。原先的企業檔案管理內容結構已經不能滿足新形勢下改制后的企業檔案管理需要，改制后企業生產經營活動中產生新的檔案內容持續增長。如2021年廣西壯族自治區相繼撤銷廣西農墾局、農墾工委，廣西墾區全面開啟農墾集團企業化管理，農墾國有土地資產化資本化管理、農村土地承包費資產證券化等過程中產生的重要檔案內容，都屬于改制后農墾企業新的歸檔范圍。因此，檔案管理部門要適應改制后檔案結構內容的變化，建立健全歸檔范圍，確保應歸盡歸。

3.4 檔案管理要求更高

廣西農墾企業改制后，市場規模和競爭力顯著增強，直接參與國際市場競爭。從某一方面而言，農墾企業競爭也是一種信息競爭。這就要求企業檔案管理部門能夠在日趨激烈的市場競爭中為企業決策者及時提供全面、完整、準確的檔案信息資源，提高決策的科學性。改制企業后針對市場競爭的新形勢新要求，對檔案工作者在企業改制檔案查詢、檢索和利用的質量、效率等方面提出新的更高要求，需要不斷提升檔案工作的信息化、數字化水平[5]。

4 農墾系統企業改制檔案管理措施

4.1 明確立檔單位

廣西農墾企業改制過程中，分散管理成為改制過程中檔案管理面臨的主要問題。改制過程中，涉及的企業多、部門多、環節多，檔案資料歸集團總部管理、改制公司保管，甚至個人短暫保管。對此，應在《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》相關規定的基礎上，立足農墾企業改制實際，將檔案管理與企業改制同部署、同落實、同推進、同檢查，并確立由一個部門具體專門負責收集企業改制期間集團及所屬企業檔案管理，解決企業改制過程中檔案管理過于分散的不足。這種負責可以是負責檔案業務領導或指導，制定由集團總部檔案管理部門為主、改制企業協辦、其他相關部門移交補充的檔案的管理體制機制，明確農墾企業改制過程中檔案立卷、歸檔責任單位，實行集中統一管理。

4.2 確定歸檔范圍

在改制前要認真做好調研論證，切實把改制過程中的檔案資料收集齊、收集全，這就需要結合農墾系統企業改制特點確定歸檔范圍[6]。既包括改制前的檔案移交范圍、歸屬與流向，也包括改制中形成的檔案歸檔范圍、歸屬與整理方法，還包括改制后的檔案歸檔整理工作。以農墾系統企業改制中的歸檔范圍為例，主要包括：（1）改制申報類。如改制會議紀要；改制申請及批復；企業改制實施方案；職工代表大會審議文件、職工安置方案。（2）資產審核類。如企業改制核銷財產損失請示及審批意見；資產評估報告書；土地評估報告書；資產評估結果核準報告；債權債務明細表。（3）產權出讓類。如產權出讓招標書及招標公告，產權出讓批復；產權轉讓合同書；公有資產轉移通知書。（4）身份轉換類。如職工與原企業中止合同協議書；改制企業與職工簽訂的勞動合同書及花名冊；改制企業與職工簽訂的經濟補償協議書。（5）設立變更類。如改制企業股東會決議；改制企業章程；新舊企業營業執照。

4.3 統一檔案類目

做好農墾系統企業改制檔案整理保管，其中統一檔案類目至關重要。根據《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》《科學技術檔案工作條例》《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》等規范標準，為了便于農墾系統企業改制檔案檢索、查找和利用，將改制過程中產生的檔案資料統一設置單獨組卷存檔，即設置一級專用類目——“農墾企業改制類”，以便于檔案分類，實行一企一卷，一企數卷方式組卷，改制檔案保管期限為“永久”[7]。

4.4 注重監督指導

農墾系統企業改制時間長、任務重、責任大，在此過程中產生了大量改制檔案。為此，集團公司檔案管理部門加強檔案企業改制檔案業務指導和監督。要把改制檔案管理工作納入公司改制工作大局，服從服務于企業改革發展[8]。改制前，加強《檔案法》《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》等法律法規的宣貫工作，凝聚思想共識。同時，要深入改制下屬企業檔案管理一線，將集團確定的歸檔范圍、保管期限、立檔單位等情況進行普及教育，讓企業改制的參與者熟悉改制檔案的歸檔、立卷等標準和要求。要做好改制檔案同步檢查驗收工作，把檔案工作作為評價改制是否完成的重要指標，確保應歸盡歸[9]。要加大企業檔案管理的人財物投入力度，理順檔案管理關系，加大檔案管理軟硬件投入，強化檔案人員業務培訓，不斷提升檔案工作信息化、數字化水平，滿足農墾企業改制發展信息需要，為企業發展提供檔案信息支撐。

參考文獻

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[7]胡曉霞.企業改制中如何加強檔案工作[J].機電兵船檔案，2007（6）：13-14.

[8]卜鑒民.改制企業檔案資源整合問題研究[J].檔案管理，2008（2）：55-56.

[9]侯寶媛，安鋼.改制企業檔案保管工作存在的問題與對策[J].蘭臺內外，2013（6）：55.

作者簡介：唐黎黎，大學學歷，廣西農墾集團有限責任公司辦公室高級主管、館員，主要從事檔案管理研究。