信息時代，辦公室檔案管理工作效率提升研究

馬小惠

摘 要：在信息時代，辦公室檔案管理工作迎來新的變化，很多傳統管理方式與當前檔案管理發展越發不適應，難以滿足檔案管理質量與效率的需求。而在信息時代辦公室檔案管理中，更新檔案管理工作觀念、創新管理工作方式、建設信息化管理系統以及提高管理人員專業素養，可以將檔案管理與信息技術相結合，運用信息時代的優質技術條件提高檔案管理效率。本文對信息時代辦公室檔案管理特點、管理問題以及提升工作效率對策等內容進行探討，以期為同類型研究提供參考。

關鍵詞：信息時代；辦公室檔案管理；工作效率提升

辦公室檔案管理工作效率提升與信息時代各種技術的應用密切相關，信息時代的辦公室檔案管理具有數字化、信息化特征，可以借助信息技術和網絡技術對檔案管理進行優化。辦公室檔案管理信息化水平的提升有利于提高其工作效率，需要格外關注當前檔案管理工作的信息化建設要求，及時轉換管理觀念，具備信息化管理的意識，并積極投入信息化建設的硬件設備設施與軟件系統，打造專業的管理平臺，注意檔案管理人員能力素養與信息化管理的適應性，全面推進檔案管理信息化建設，利用先進的技術條件提升檔案管理的效率，更好地發揮檔案價值。

一、信息時代辦公室檔案管理特點

1.管理對象數字化

信息時代，信息技術不斷發展讓文字擺脫了傳統的紙質媒介載體，可以通過數字化形式進行傳播和共享，檔案管理具有管理對象數字化的特點。隨著計算機系統、網絡系統的應用，數字化檔案的數量逐漸增加，檔案資料可以用數字化信息的方式進行儲存和傳遞，能夠實現更高效的檔案管理。辦公室檔案的管理對象數字化能夠提高對檔案信息的管控效率，而為實現檔案的數字化，一般需要借助掃描儀、識別器和人工錄入等方式進行轉換，相關單位在信息時代辦公室檔案管理中，需要重視管理對象數字化特點，增加更多的資金與技術投入，擴大檔案數字化規模，通過先進的檔案管理發揮數字化檔案的價值。

2.管理過程信息化

隨著信息化辦公水平的不斷提升，檔案管理中各種檔案資料的錄入、處理、儲存和調用等工作都在計算機系統上進行，實現了管理過程的信息化。信息時代的技術發展將傳統的檔案管理轉移到計算機系統當中，管理人員可以全程借助信息技術、網絡技術實現檔案資料的高效分類。管理人員能夠通過信息儲存、云計算和網絡共享等方式，快速識別和提取各類檔案資料，建立檔案管理總系統與分類子系統，將不同的檔案分門別類進行儲存，便于檔案的后續查閱和調取。另外，管理過程信息化特點也極大提高了管理效率，有利于更快完成檔案管理工作。

3.服務模式多樣化

在信息時代，各行業通過信息技術的進步實現了結構升級與轉型，而服務能力也得到了顯著提升，檔案管理工作在信息時代的服務模式也日趨多樣化。相較傳統檔案管理，信息技術讓檔案服務更加豐富，檔案管理人員可以根據不同檔案的特點，對其進行分類儲存，結合檔案名錄設置相應的關鍵詞，便于后續進行資料調取和查找。信息時代的檔案管理能夠更加高效、快速地完成檔案的檢索、共享，計算機系統可以自動生成檔案管理記錄，幫助檔案管理人員更快速整理日志，實現管理效率的優化。多樣化服務模式的出現，使得檔案管理的質量進一步提升，能更加有效地發揮檔案的價值與作用，也為其他工作應用檔案資料提供了便利的條件。

4.檔案管理快速發展

信息時代技術的飛速發展帶動了檔案管理的發展速度，檔案管理內容與效率也在不斷提升，檔案管理工作與時代的發展相適應。信息時代的檔案管理改變了紙質化檔案儲存和調取條件，用數字化的信息系統反映檔案內容，可以儲存更加豐富的檔案資料，計算機系統的應用讓管理工作效率不斷提升，工作內容得到優化，也提高了檔案資料的利用率。另外，相關單位可以在信息時代不斷進行管理理念、管理方式和管理技術的更新，更好地適應管理需求，避免檔案管理的滯后性影響其他工作的質量。

二、信息時代辦公室檔案管理問題

1.工作理念相對落后

信息時代的到來為檔案管理帶來了新的發展機遇，但管理理念落后影響了檔案管理效率。很多單位在進行檔案管理時，對信息時代發展特點的認知不足，認為信息時代檔案管理只是單純地將紙質資料轉化為數字資料，不注重檔案管理效率的提升，忽視服務功能的拓展。由于檔案管理工作理念落后，在實際進行檔案管理時缺乏有效的統籌規劃，忽視了管理體制的建立健全，不利于檔案管理規范化建設，導致很多管理工作流于表面，難以發揮管理工作的實際效能。檔案管理理念沒有順應信息時代發展而及時更新，很難為后續的檔案管理工作提供有效引導，容易造成工作效率低下問題。

2.工作方式不夠先進

檔案管理的工作方式的先進與否影響著其工作效率的發揮，信息時代辦公室檔案管理工作方式的滯后性，容易增加檔案管理的難度。很多單位的辦公室檔案管理方式不科學、不規范，欠缺良好的管理制度與組織系統，工作人員的職責劃分不明確，管理權限交疊，在實際管理時沒有結合檔案的內容等細節進行分析，沒能夠結合檔案的實際情況選擇有效的管理方式。檔案管理的規章制度漏洞較多，很多規章制度的內容不夠明確，無法約束管理人員的行為，導致檔案管理彈性較大，難以及時高效地完成檔案管理。工作方式的不先進不僅造成了檔案管理效率低下，也會影響檔案管理的服務功能，很多檔案資料調取困難，檔案價值難以得到有效發揮，不利于后續工作的開展。

3.信息管理技術水平較低

檔案管理信息化水平較低同樣是管理中比較常見的問題，受限于管理資金、設備設施等條件，很多單位的檔案管理信息化建設水平落后，影響了其管理效率。信息管理技術水平低，一方面，表現在硬件設備設施不完善，部分單位的信息化管理中沒有引入足夠的計算機、儲存器及掃描儀等設備，在檔案管理中缺乏有效的硬件支持，無法高效率完成檔案資料錄入與儲存。另一方面，表現在軟件系統投入不足，軟件系統功能不全面，智能化水平較低，需要依靠人工對資料內容、數據信息等進行搜集、分類、整合、歸檔，影響了工作效率。由于信息管理技術水平較低，很多單位的檔案管理活動依然采用傳統檔案管理方式，檔案管理效率低下且勞動力成本較高。此外，在信息化技術水平較低的情況下，檔案管理工作難以實現精確、快速查詢，檔案資料內容容易被篡改、損毀，檔案鑒定困難，縮短了檔案的生命周期，應該引起充分的重視。

4.管理人員專業性有待提升

檔案管理人員對信息技術了解不足，專業性有待提升，影響管理工作的效率。部分單位的考核與測評系統不完善，管理人員的專業素質不高，沒有接受過專業的訓練，不具備足夠的信息技術知識，在實際工作中無法熟練操作各類辦公軟件和信息化管理系統。信息技術發展日新月異，很多單位不注重檔案管理人員的培訓與進修，不注重日常培訓與管理，管理人員素養與工作內容不相適應，影響檔案管理效率。此外，在檔案管理工作中忽視管理人員的思想教育工作，不重視職業道德與信息化意識的培養，也影響了檔案管理人員的責任心和進取心，造成工作效率低下的問題。

三、信息時代辦公室檔案管理工作效率提升策略

1.創新檔案管理工作觀念

相關單位在進行檔案管理時，必須客觀分析信息時代的信息傳輸與工作效率的要求，做好檔案管理的科學規劃，積極汲取最新的管理理念，提升檔案管理效率。重視先進的思想觀念的優勢作用，關注信息時代下檔案管理規范化、信息化、專業化建設的具體要求，用先進理念引導檔案管理工作。信息時代，辦公室檔案管理需要結合時代背景進行觀念的更新，分析檔案信息化管理的各項要求，增強檔案管理服務意識，發揮檔案的綜合價值，讓檔案管理更加高效。在創新管理工作觀念時，一方面，要積極了解各種先進的管理理念，對信息化系統、多樣化服務模式以及檔案利用率等內容進行研究；另一方面，要結合檔案管理的實際情況選定與之適應的管理觀念，確保工作觀念能夠正確引導檔案管理，避免出現管理觀念過分超前或者滯后的問題。信息時代的技術發展較快，檔案管理工作觀念也應該隨著時代的發展而不斷更新，需要具備創新意識，汲取最新思想與新理念的先進內容，將其運用到檔案管理當中。

2.創新管理工作方式

從信息時代管理制度、組織結構的變化進行研究，科學創新管理方式，有效提升管理效率。優化工作方式，對現有的檔案管理工作進行調研與分析，基于當前管理工作中不合理、不科學的方面進行探討，對檔案排列雜亂、檔案丟失及管理不規范等具體情況，從管理制度、組織結構角度分析，了解制度的約束力、組織的科學性，系統規劃其中的細節內容。檔案管理人員在工作中要善于總結檔案管理問題，運用檔案管理的知識研究解決問題的方法。可以通過信息技術手段，構建檔案管理的信息化分類，通過自動檢索與集中調度等方式，建立檔案總系統與各檔案子系統，根據關鍵詞、時間等順序進行排列，將紛亂復雜的檔案資料分門別類進行儲存。完善檔案管理規章制度，對檔案信息登記、檔案內容歸類、檔案調取與使用等各項內容進行明確規定，根據信息化管理的要求，對檔案管理人員的行為進行約束，要求其能夠按照信息化操作要求完成檔案的管理，增強信息安全意識，發揮信息技術在檔案管理效率提升中的良好作用。

3.建設信息化管理系統

信息化系統的建設是提升辦公室檔案管理效率的重要條件，相關單位應該重視信息系統建設的資金投入，提升技術水平和管理效率。積極推動管理工作從紙質化走向數字化，借助信息技術與網絡技術提高管理的效率，為了更好地完成系統的建設，相關單位應該增加資金與人才投入，購入充足的硬件設備設施與軟件系統，開發并應用檔案信息化管理平臺。信息化管理系統的建設需要與單位的發展相適應，應該結合當前檔案管理的工作量以及預測的未來檔案管理規模，引入與工作要求相匹配的設備設施，包括計算機、儲存器、云服務器等，確保信息化管理系統的可靠性。另外，需要根據檔案管理的具體工作要求，進行軟件系統的開發和優化，關注檔案管理效率提升和服務質量提升的相關要求，開發功能全面的軟件系統，可以幫助管理人員完成檔案的整理、歸類、調取等工作，利用信息共享技術，最大限度地發揮檔案的價值。關注檔案信息安全維護，關注信息時代的信息安全問題，為檔案的信息化管理提供更多有效的安全保障，保證檔案資料信息安全，避免檔案資料被不法分子竊取。此外，信息化管理系統也應該結合檔案管理工作需求，不斷進行升級和改進，及時進行漏洞修復。

4.提高管理人員專業素養

信息時代下高素質的管理人員具備較強的工作能力與服務意識，能為管理提供更加專業的技術指導，有利于提升檔案管理的效率。信息時代，辦公室檔案管理工作對信息專業人才的需求量不斷增加，各單位在選擇檔案管理人員時應該重視信息化人才的招聘與培養，通過先進的人才引進系統，選拔具有更高技術水平的信息技術人才，加強管理人員的培訓與學習，使其可以更加高效地參與管理工作。檔案管理人員的信息技術水平是否滿足檔案管理的需求，積極引進專業化、高素質人才，在招聘檔案管理人員時，對其信息技術水平進行考察，應該從本單位辦公室檔案管理的具體要求出發，切實考慮信息時代檔案管理所需的編程開發人員、日常運維人員以及檔案整理人員的技術水平，在人才招聘中對相關專業的技術人才進行專業知識考核，確保其具備與崗位相適應的技術能力，能夠提高檔案管理的效率。同時，也應該重視現有工作人員的能力提高，在單位內部積極開展教育培訓活動，通過內部培訓班、進修課等方式對檔案管理人員進行培訓，豐富專業知識，增強其職業素養，使檔案管理人員可以更好地適應信息化檔案管理需求。在提高管理人員專業素養過程中，需要格外重視員工思想觀念的轉變，通過宣傳教育講述國家與行業最新的檔案管理規范，并對信息化條件下檔案管理的要求進行研究，讓管理人員利用座談會、討論會等方式進行經驗交流和技術分享，延伸管理的眼界與思路，使其能夠將更多的專業知識、優質的服務應用到檔案管理當中，提高檔案管理效率。

四、結束語

信息時代的到來為辦公室檔案管理帶來很多先進條件，辦公室檔案管理由紙質化人工管理轉向數字化信息管理。信息時代下，辦公室檔案管理工作的技術水平得到提升，管理觀念、管理方式也隨著技術的進步而取得了良好的發展，而想要不斷提升管理工作效率，保證檔案管理的質量，還需要深入挖掘信息時代背景下檔案管理的特點，對數字化、信息化的具體內容進行分析，探討檔案管理服務多樣化模式的應用，關注信息時代下工作理念、方式以及管理平臺的創新與改革，發揮人才優勢作用，全面提升檔案管理的效率。

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（作者單位：凌源市退役軍人事務服務中心 ）