事業單位改革后，干部人事檔案管理存在的問題及對策探討

萬方

摘 要：近些年，干部人事檔案在巡查監察與考察任用中的作用明顯增加，自黨的十八大以來，落實全面從嚴治黨以及新時代黨的組織路線都對黨員干部專業化提出更高要求。因此，干部人事檔案管理也應該主動適應新時代工作要求，不斷創新與完善工作路徑，這也是本文研究的主要目的。在本次研究中，文章將針對干部人事檔案管理展開分析，圍繞工作經驗重點闡述了檔案管理中存在的問題，包括高精尖人才數量不足與管理模式長期未創新等；之后，對于如何實現人事檔案管理提出相關工作對策，包括改進檔案管理策略和完善檔案利用管理制度等，希望為提升干部人事檔案管理工作能力提供支持。

關鍵詞：事業單位；干部人事檔案；檔案管理；檔案利用；數字化檔案

國家高度重視檔案事業發展，為干部人事檔案管理工作創新發展帶來了新的契機。在事業單位改革的大背景下，人事檔案管理應積極落實《干部人事檔案工作條例》的相關內容，依照規定保質保量地開展干部人事檔案管理工作，不僅可以維護檔案的公信力，也可以強化檔案在事業單位干部選拔中的作用，具有深遠影響。但在實際工作中，現階段干部人事檔案管理工作面臨諸多挑戰。一方面，數量增多導致檔案管理難度提升；另一方面，檔案數字化建設明顯改變了檔案管理方法，帶來新的挑戰。因此，為適應未來事業單位檔案管理的工作需求，需要創新檔案管理路徑。

一、事業單位改革后干部人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理模式有待創新

在事業單位改革的大環境下，干部人事檔案管理模式未發生明顯變化，當地檔案管理中心在采集干部人事檔案信息后，面臨檔案庫存容量增加的問題，大部分紙質材料的接收、整理與保管會浪費大量的人力與時間。同時，檔案管理工作面臨任務量增多和高精尖專業人才不足等條件的限制，導致在檔案管理中出現缺失。有研究認為，部分事業單位在檔案管理中長期固守原有思維，其檔案管理模式與數字化發展趨勢相脫節，最終留下潛在的工作質量隱患，如在人工閱檔時難以完全規避檔案磨損等問題。由此可見，落后的檔案管理模式已經成為從業人員不容忽視的問題。

2.發生檔案信息風險明顯增多

數字化檔案已經成為時代發展的必然趨勢，對于工作人員而言，干部人事檔案在管理中不僅要考慮紙質檔案保存要求，還要兼顧數字化檔案信息安全。但是，從工作現狀來看，在數字化干部人事檔案管理服務外包中仍然存在員工操作不規范和人員流動性大的情況。由于工作人員的不規范，導致在檔案數字化掃描中出現信息遺漏和編碼錯誤等問題，甚至引發檔案信息儲存和備份失敗等風險。除此之外，當前高速發展的信息化技術也會增加數字化檔案面臨的風險，如黑客攻擊和網絡系統不穩定等都可能導致人事檔案無法正常使用。

3.檔案管理不規范

為了解決事業單位改革后造成的檔案工作壓力增加問題，相關地區通常采用聘請第三方服務的方式開展紙質檔案掃描與系統錄入工作，雖然在工作前會聘請專業人員開展培訓指導，但在操作中依然無法實現對檔案管理全過程質量監督，工作人員操作失誤而造成檔案損壞或者信息失真問題屢有發生。例如，部分人員因為操作失誤而導致檔案被過度裁剪，或者檔案材料保管中發生損壞、污染以及磨損等問題。部分工作人員對本職工作不熟悉，出現檔案材料錯誤擺放，或者在數字化檔案管理中出現未及時備份和檔案錯傳等問題。

4.高精尖人才數量不足

檔案管理看似工作內容簡單，但其中涉及大量專業性知識，對工作人員專業技能水平提出更高要求。在干部人事檔案管理中，高精尖人才數量不足問題一直存在，造成這一現象的原因主要包括：（1）檔案管理工作的晉升空間狹窄，再加之工作內容煩瑣和單一，無法激發員工工作興趣。有研究指出，檔案管理工作的特殊性難以為應屆畢業生提供“大展拳腳”的平臺，導致崗位對新生力量的吸引力偏低。（2）在檔案管理中缺乏科學的晉升與考核機制，導致工作崗位難以保證吸引力。（3）在當前數字化檔案發展背景下，檔案管理工作人員不僅要具有檔案管理專業知識，也應具有大數據應用和信息技術操作等能力，這對專業人員提出更高要求，具有一定檔案管理知識與信息化操作技能的復合型人才數量嚴重不足。

二、事業單位干部人事檔案管理工作對策研究

1.完善檔案利用管理制度

在干部人事檔案管理數字化背景下，為適應未來檔案資源應用與保存要求，事業單位可在原有檔案借閱與查閱制度背景下，不斷豐富檔案管理工作內容，具體包括：（1）做好檔案資源管理工作。如數字化檔案加工室的防高溫與防光等。（2）高度重視干部人事檔案管理信息安全問題。如數字化加工室的計算機和復印機等嚴禁與其他公共網絡連接；全體檔案管理人員在進入加工室內時嚴禁攜帶光盤和U盤等存儲設備。（3）嚴格限制檔案查閱規范。所有人員在查閱干部人事檔案管理前應認真填寫審批表，全體工作人員按照規定落實審批規范。（4）應做好檔案室的視頻監控。為了滿足檔案安全管理要求可增設遠程視頻監控系統，并定期上傳監控視頻內容。（5）所有新增的零散材料也應及時上傳管理系統，驗收合格后即可在系統上增設檔案標簽，方便隨時整理與查閱。

2.改進檔案管理策略

（1）創新檔案管理理念

為了應對事業單位改革后對干部人事檔案管理工作造成的沖擊，需要轉變相關人員的工作思路，激發員工主觀能動性，最終達到提升工作質量的目的。例如，為了應對干部人事檔案數量激增問題，應推動工作人員工作理念的變革，從傳統的管理型工作模式向服務型工作模式轉變，在思想上樹立大局意識，認識到干部人事檔案管理工作的重要性，并對可能發生的風險做到心中有數。同時，應科學劃分檔案管理崗位，按照檔案分類管理規范內容設置分區管理，按照不同部門設定干部檔案，如財務部門和行政部門等，并在上述部門劃分的基礎上實施定崗管理模式。

（2）面向公共服務完善檔案管理服務機制

新公共服務理念為干部人事檔案管理提供了新的方向，其優點就是可以提升檔案資源利用率，彰顯檔案價值。為了滿足上述要求，在未來檔案管理中應重點開展以下工作：一是在檔案利用管理上，可開展檔案網上查詢系統，通過線上與線下同步進行的方法創新檔案管理工作流程，通過干部人事檔案分段管理等模式實現資源整合，避免檔案封閉利用問題發生。二是建立檔案資源協調共享機制。通過與人事部門的溝通反饋，不斷優化人事檔案管理路徑，如從來源上保證干部人事檔案信息的真實性，從檔案信息來源入手，細化檔案材料生成、審批以及歸檔等工作流程，做好每一環節的質量控制，這對消除潛在的質量風險具有重要意義。并且，借助快速發展的網絡視頻以及微信技術，定期在線上召開檔案管理交流會議，通過網絡平臺彼此分享信息交流渠道，縮小事業單位間檔案管理能力差異，最終保障檔案信息資料的真實性。三是推動檔案服務方法的變革。部分事業單位在采集干部人事檔案后，因查檔業務量大或者工作人員數量不足等問題而影響檔案資源利用率。因此，未來可通過鋪設局域網的方法，強化檔案管理部門之間的信息溝通，借助局域網安全的優點，通過分配賬號和權限授予等技術手段開展專網遠程查檔。考慮部分地區經濟發展較弱，鋪設專網的方式需要耗費大量經費，可在確保檔案資源安全的情況下，借助政務內網平臺實現檔案部門之間對接，在對接成功后，工作人員就可以直接查閱檔案信息資源。未來在干部人事檔案管理中，可借助云平臺主機開展“1＋N”的檔案管理新模式，在檔案管理部門設置主機，在其他部門設置訪問終端，最終搭建覆蓋面廣且信息安全保密的檔案查閱網絡，為檔案管理與其他部門提供便利。

3.加快檔案數字化轉型

紙質原始檔案作為干部評審職稱和升職的重要依據，在長期查閱與管理中不可避免會出現破壞和丟失的問題。因此，實現干部人事檔案數字化具有必要性，相比之下，數字化檔案可以減少檔案翻閱次數，并減少人為破損發生，降低檔案資源丟失風險，相關措施可以達到保護檔案安全的效果。

工作人員應將數字化轉型作為未來工作的突破口，通過需求分析的方式組織相關人員深入學習，在明確技術障礙與系統應用要求的基礎上，開發新的數字化檔案管理系統，并在該系統的支持下加快檔案信息化建設，順利解決檔案管理工作中存在的資源整合效率低以及數字化轉型慢的問題。例如，通過對檔案信息資源進行整合，做好職務、身份以及層級等信息統計，及時了解干部信息變化情況，實行干部信息動態管理，當干部信息發生變化時，同步變更檔案管理有關信息，上述操作不僅可以確保檔案信息的時效性，也可以規避信息孤島等問題發生，為全面提升干部人事檔案資源利用率奠定基礎。除此之外，還需要充分挖掘人事檔案信息資源，依托現有的人事服務網絡體系完善其服務功能。例如，在信息系統中可以根據干部的類別和單位性質等分別歸檔，建立采集信息系統，為實現檔案信息資源的“一鍵調閱”奠定基礎。

4.加強檔案工作隊伍建設

為了適應事業單位改革后干部人事檔案管理面對的新挑戰，加強工作隊伍建設成為工作的新方向，需要檔案管理部門嚴格執行選人用人的質量管理程序，在落實質量管理觀念與人崗適用原則后，最大限度地保證人員質量滿足工作需求。在具體操作中，應選擇一批具有極高專業素養與政治素養的高端人才開展工作，并將信息技術應用水平作為人才考核的重點內容。

第一，需要重視檔案管理人員的業務培訓。大部分檔案管理人員具有良好的檔案管理工作知識儲備，但是，信息技術技能方面略有不足。后期可圍繞信息技術教育工作，有計劃提升工作人員信息技術操作能力，詳細介紹大數據和云計算技術對干部人事檔案管理的影響，并選擇真實案例闡述數字化檔案管理工作面臨的新挑戰，確認工作薄弱環節。

第二，在人才培養中，應注意激發工作人員的主觀能動性，營造順心的工作氛圍與良好的工作環境，打造奮勇拼搏和不畏艱險的檔案管理團隊，不斷激發檔案管理部門的凝聚力，提升工作認同感，這是減少人才流失的重要手段。

第三，應激發員工主動學習的積極性，如將干部人事檔案管理相關知識點匯總成冊發放，或者借助抖音等新媒體平臺系統化介紹數字化檔案管理知識，有計劃地提升工作人員專業技能水平。還可以在條件允許的情況下，邀請組織部、人社局、教育局、衛健局以及保密局等業務指導部門的專家召開講座，圍繞檔案管理現狀和信息化檔案建設等內容開展宣教，不斷拓展工作人員的知識儲備渠道，強化信息運用與管理能力。

5.明確檔案信息管理的相關細節

（1）嚴格控制檔案轉接的工作程序

在檔案管理規范中，應以法律法規為依托，在強化法律法規約束作用的基礎上，堅持以工作質量和風險控制為導向模式，落實嚴格的技術標準。例如，在檔案轉接中，應按照落實《保密法》《檔案法》中的規章制度，對于各類干部人事檔案的接收、登記以及傳遞等提出嚴格的質量規范標準。同時，檔案的復印和使用應做到“對象明確、事由合理”，檔案的借閱和使用都需要備案，保障檔案科學進出。

（2）完善檔案審核監管工作流程

為保證檔案安全，應細化檔案審核監管的相關工作制度，如接受上級部門的監督指導等，并引入社會力量開展檔案資源監督審查，上述監督監管流程有助于預防潛在風險發生。因此，需要對檔案管理工作人員的日常行為進行監督與質量控制，通過定期開展隨機抽查等方法分析有無潛在的質量風險。同時，需要拓展處理各類檔案信息資料的審核與監督，要求工作人員認真鑒別各類干部人事檔案信息的真偽，消除潛在的質量風險。

（3）堅持檔案管理追責

干部人事檔案失信現象屢見不鮮，該問題會影響事業單位的人才選用。在最新發出的《干部人事檔案工作條例》中對檔案資料造假提出了嚴格的規范，事業單位在干部人事檔案管理中應明確紀律規范與規章制度，在內部管理中構建自上而下的檔案信息失信追責機制，為工作人員建立檔案管理失信等級，對于日常工作中不符合規范的情況，應依照規定責令改正。

6.落實風險管控

在數字化檔案時代，干部人事檔案管理面臨新的挑戰，面對信息渠道造成的潛在安全風險，可以通過設置管理員訪問授權和檔案資源存儲加密等方式規避網絡風險問題。除此之外，也可以針對不同干部設置對應級別的閱檔以及保密權限等，對網絡渠道查閱干部人事檔案展開全過程監控，最大限度地實現信息安全。在條件允許的情況下，數字化檔案安全管理中可以采用區域網或者人臉識別等安全檢測技術。

除此之外，保證檔案資源實體完整也是日常工作不容忽視的內容，如在檔案管理中落實“六室分離”的工作要求，即明確檔案室、查檔室、掃描室、辦公室、整理室和檔案備品室的界限，不同科室的工作內容獨立且不相互影響，這對于保障檔案安全具有重要意義。同時，也可以根據檔案質量建設檔案管理庫房，庫房使用阻燃材料，增設防火防盜門窗，控制室內溫度，設置滅火裝置與空調等，最大限度地避免檔案受損。

三、結束語

在事業單位改革后，干部人事檔案管理工作面臨新的挑戰，為了能夠顯著提升檔案管理水平，需要工作人員從事業單位實際情況出發，認真分析潛在風險對檔案管理工作質量的影響，并通過人才隊伍建設和明確檔案信息管理的相關細節等方法，創新檔案管理工作規范，最終消除質量風險的影響，加快人事檔案管理向數字化和現代化方向轉變升級。

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（作者單位：鶴壁市林業工作站）