北京大興機場工程建設項目檔案管理實踐探索

魏士妮

北京大興機場作為國家發展的新“動力源”，既是聯動京津冀一體化發展的重要基礎設施，又是落實民航強國戰略、助力“人民更美好航空出行”的核心載體依托，肩負著打造“新標桿、新國門、新引擎”的重擔。在北京大興機場工程建設項目開展過程中，加強工程建設項目檔案管理、充分激發其憑證價值、信息價值與數據價值，是推動該項目高質量發展的內在要求。為此，北京建設項目管理總指揮部（以下簡稱“總指揮部”）謹遵“為黨管檔、為國守史、為民服務”的使命職責，著力打造工程建設項目檔案領域的示范標桿。

一、全局謀劃，就高就嚴管控工程建設項目檔案

大興機場工程從開工到建成投運歷時5年有余，工程體量大、建設周期長、專業難度強、投資數額高，涉及800余個合同項目和來自全國各地200多家總包參建單位，項目產生的文件數量巨大，歸檔范圍復雜。工程建設項目檔案管理是一項系統性工作，需統籌全局，科學管理。

首先，統籌規劃、提前部署檔案管理組織架構。總指揮部在項目檔案管理中嚴格落實“應歸盡歸、應收盡收”要求，堅持“就高就嚴就全”原則。在工程建設初期，成立檔案業務模塊，隸屬于行政辦公室，由辦公室副主任分管，各部門設置1名兼職檔案員。同時，對五大工程部門（航站區工程部、飛行區工程部、配套工程部、弱電信息部、機電設備部）的檔案人員提出更高標準、更嚴要求。要求參建單位配置1～2名專、兼職有經驗的檔案工作人員，確保總指揮部檔案管理部門實現全流程管控，前期有備案、中期有監管、竣工有驗收。

其次，合約管控、推動工程建設項目檔案管理融入合同管理模塊。大興機場工程在開工建設前就將相關文件歸檔要求納入工程建設全流程，且定期宣貫工程建設項目檔案的重要性與必要性。在公開招標階段，尤其是與參建單位簽訂項目勘察、設計、采購、施工、監理、檢測、調試等合同時，設立專門章節或條款，明確規定檔案管理責任，特別強調檔案管理方面涉及的人力、物力、財力等因素，主要包括歸檔標準、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數、歸檔質量、歸檔裝具、人員資質、數字化交付要求及違約責任等內容。總指揮部在合同進度款控制環節、質量驗收及竣工驗收時，及時審查檔案資料的歸檔情況，并將“檔案資料是否滿足要求”作為合同款支付的前提條件。

最后，向外延伸、汲取其他先進經驗提升自身發展。為切實做好大興機場工程建設項目檔案管理工作，總指揮部在總結首都機場T3工程建設項目檔案管理經驗教訓基礎上，吸收學習廣州白云機場、西部機場集團、成都天府機場等先進管理經驗，及時建立“大興機場工程建設項目檔案綜合管控”計劃。一方面，實行專人專項負責，對各參建單位進行每周動態跟蹤、指導、監督，全面掌握工程建設項目檔案管理進度，以結果為導向，倒逼文件歸檔過程；另一方面，邀請行業外城建檔案館、行業內集團公司專業人員等進行滾動輪回教育培訓，提升檔案管理團隊的專業技能水平，與各參建單位達成“打造精品工程、創建標桿檔案”共識，樹立“管工程必須同時管檔案”的意識，將檔案工作融入工程項目的全流程管理中。

二、明晰責任，建立健全工程建設項目檔案管理制度規范

大興機場工程建設項目的檔案管理工作，是一項具有專業技術性和科學管理性的工作，為確保項目檔案齊全完整、歸檔準確高效，建立覆蓋全員的檔案工作責任制至關重要。

一是高度重視，明確各方檔案管理職責。首先，總指揮部領導高度重視，對工程項目檔案工作負總責，實行目標管理，實現檔案管理制度化、規范化，并納入重要議事日程和重要督辦事項。其次，工程開工之初，確定歸口管理部門，實行統一管理、統一制度、統一標準。明確各類工程項目的歸檔范圍和收集標準。各參建單位是項目文件形成的主體，遵循“誰產生、誰負責、誰整理”原則，做好所承擔工程的文件收集、整理和歸檔工作，確保其真實性、完整性、可用性和安全性。最后，定期督導檢查。檔案歸檔是一項精細活，在歸檔過程中，參建單位的檔案人員會遇到各種各樣的技術問題，需要總指揮部人員定期督導檢查，階段性解決問題，將問題關口前移，避免最后竣工時問題集中爆發。

二是嚴格管理，健全檔案管理制度規范。根據《建設項目檔案管理規范》《民用機場建設項目民航專業工程文件及檔案管理規范》《民航專業工程文件歸檔范圍及保管期限表》《首都機場集團有限公司建設項目檔案管理規定》等要求，結合總指揮部工程檔案管理實際情況，以及勘察、設計、監理、施工、招投標、合同等內容，制定《總指揮部建設項目工程檔案管理規定》《總指揮部文書檔案管理規定》等制度，明確各參建單位檔案歸檔的范圍和標準。此外，總指揮部結合以往歸檔過程中遇到的問題，自發編制了《工程檔案操作手冊》，確保各參建單位檔案人員有章可循，操作方便。

三是精細管理，強化檔案管理模式。工程建設期間，工程建設周期、工程建設質量是重中之重，相較之下，總指揮部檔案人員編制有限，檔案管理在人員配置方面相對較少。因此，需要利用外部第三方服務團隊進行規范化的檔案管理。總指揮部在2018年就開始籌劃外聘第三方檔案服務團隊，為大興機場工程檔案順利通過竣工驗收、行業驗收、總驗終審，以及2019年開航投運奠定堅實的基礎。外聘第三方咨詢服務團隊有三方面作用：一是降低總指揮部的檔案管理成本，提高檔案利用效率。因服務內容的轉移性和服務的規模化，檔案專業服務機構的運營成本遠遠低于企業單獨進行檔案管理業務的成本，且由于應用了專業化、高水平的管理技術與管理手段，外包后的企業檔案利用效率也會大幅提高；二是減少企業在檔案管理工作中的重復投入現象，降低企業管理風險。隨著辦公自動化程度和信息化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產生，對基礎設施、管理技術和人員素質的要求相對較高。為確保電子文件信息的持續可讀性，必須不斷地對文件進行實時遷移，以適應新的計算機網絡通信技術，這些都需要大量的投入；三是有利于促進企業檔案信息化建設。實行企業檔案管理業務外包，可借助檔案外包服務機構在設備、技術、專業人才方面的優勢，加快企業檔案信息化建設，促進企業檔案信息化進程。

三、創新引領，推進工程建設項目檔案工作數字化轉型

隨著信息時代的蓬勃發展，“互聯網+”、大數據、AI技術、BIM技術等在大興機場工程建設中廣泛應用。大興機場工程建設項目檔案作為信息時代的重要資源，勢必也要把信息化、數字化作為檔案管理的重要手段。傳統的服務模式和管理流程帶來的局限性已無法滿足日益突增的服務需求。因此，總指揮部率先提出檔案信息化與數字化建設要求，并落實行動，增強檔案服務效能。

一方面，建立檔案信息化管理系統。總指揮部在2014年開工建設前，就開始籌備部署檔案信息化管理系統，于2015年底建成并正式應用。該系統建立了組織架構的目錄樹，主要以文書檔案為主，實現了從OA辦公系統到檔案系統的一鍵歸檔，從而極大降低了檔案實體歸檔的人工成本，有效提高了檔案安全系數，更好保障了檔案實體安全。通過項目管理信息系統實現數據采集、審核、歸檔的一體化管理，不僅大幅提高了文件資料流轉和歸檔整理效率，也確保了項目檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

另一方面，推動全流程信息化管理。依托BIM全流程線上管理模式，提出檔案管理需求，充分利用信息化手段，建立工程建設項目檔案信息化管控平臺，實現工程建設項目檔案管理工作的全程管控。如總指揮部開展BIM全流程線上管理模式試點活動，通過信息化平臺動態跟蹤建設項目進展情況，及時掌握建設項目不同階段與節點資料產生與流轉狀態，指導各參建單位及時分類組卷，最大程度實現了對項目電子文件形成、流轉、歸檔的全程跟蹤與管理，提高了項目檔案管理的質量和效率。

未來，總指揮部將始終以習近平總書記對檔案工作的重要指示批示精神為根本遵循，乘勢而上求突破，奮發圖強開新局。一方面，立足實際夯基礎、突出特色抓亮點，持續深化提升，鞏固樣板工作成效，深入總結試點工作經驗做法，形成有特色、可復制、可推廣的工作經驗；另一方面，以云計算、BIM技術為抓手，以高度的政治責任感、緊迫感，明確下一步工程建設項目檔案管理的“時間表”和“路線圖”，努力構建門類清晰、內容豐富、特色突出、服務便捷的檔案工作模式，為工程建設項目檔案的科學管理、方便利用提供強大支撐。

作者單位：北京建設項目管理總指揮部