基于U型曲線重新審視檔案信息化工作

摘 要： U型曲線展示了檔案信息化進程中的主要資源形態的變化，包括模擬態、數字態、數據態、知識態、價值態在內的五態對象空間。文章基于U型曲線對檔案信息化進行大圖景的宏觀指導與趨勢分析，將檔案信息化劃分為實體管理、數據管理、知識管理與敘事管理四大領域，并提出了應用U型曲線指導工作應具備的連續觀、內容觀、平衡觀、生態觀等關鍵理念。

關鍵詞：檔案信息化；U型曲線；指導理念

分類號：G270.7

檔案信息化工作要素繁多、內容龐大，其研究層面和觸角也越來越豐富。學界對檔案信息化的整體性研究日益升溫，在標準體系[1-2]、生態研究[3]等方面都展開了較為深入的研究。但總體而言，這些大都屬于“實然”層面，缺乏從“應然”視角進行全圖景式的研究。檔案信息化工作是需要統籌兼顧、上下銜接的漫長過程，從長期視角看，開展全圖景研究可以幫助厘清工作的脈絡和主線，避免階段性的工作決策失誤。

筆者曾聚焦技術變遷環境下檔案資源形態的變化，在2017年的電子文件管理論壇上首次提出“三態兩化”觀點，其中的概念與提法也獲得諸多同仁認可。但三態并沒有涵蓋檔案信息化涉及的所有資源形態，尤其近年來數據科學、檔案語義與智能化研究迅猛發展，在數據態的基礎上有了更多的實踐與理論探索。為此筆者進一步提出了“U型曲線”理論，希冀在更大的圖景中更為全面地展示檔案資源形態及其衍生變化。依托U型曲線整體圖景視角，可以輔助進行技術的選型決策，推動技術發展與檔案信息化工作同頻共振，增強信息技術賦能與深度管理。

1 利用U型曲線對信息化進行大圖景分析

1.1 檔案信息化需要通過圖景研究明確動力機制

檔案信息化需要明確發展的動力機制，為此需要開展圖景研究，而非單純跟隨技術趨勢起舞。究其原因，其一是信息化已經成為業務工作的底座，為業務的開展提供了系統、平臺、資源等基礎，以至于將信息化與業務工作進行剝離基本是一件不可能的事情。由是信息化的整體發展方向茲事體大，對信息化走向的判斷在很大程度上影響檔案工作的整體發展。其二，快速迭代變化升級是信息技術領域的顯著特征，導致檔案信息化的工作內涵本身處于較為旺盛的新陳代謝之中，如何在變化中尋求“不變”就成了檔案信息化宏觀管理的內核問題，把握變化發展的方向就成為必需。

早期檔案信息化研究中的階段劃分方法總體比較粗糙，相對陳舊，多以工作內容導向羅列為主，缺乏方向性指導。官方文本對信息化階段的劃分總體是缺失的、模糊的，近年來的檔案規劃對信息化階段劃分亦著墨不多，缺乏理論上的指導意義。學界對于信息化的階段劃分研究亦未能深度展開，多數穿插在資源場景與系統開發方法中。陳濤等[4]以圖像資源為對象提出了“數字化—文本化—數據化—語義化—智慧化”的開發路徑。牛力[5]和張衛東[6]聚焦數字人文環境，分別提出“發現—重構—故事化”的檔案研究路徑與“數據化—情境化—故事化”的紅色資源開發理念和技術應用原則。曾蕾[7]通過圖檔博機構案例推演出“數字化—數據化—語境化”為主的文化遺產資源數據開發階段。楊智勇[8]結合國家治理體系背景梳理了數字檔案館建設中“數字—數智—數治”三個階段，王可欣[9]則進一步提出數字檔案館“數據化、知識化、智慧化”的差異化分層能力發展方向。總體而言，類似的階段劃分研究多數停留在概念層面，未對其內涵尤其是變化機制展開系統論證，大多是結合具體資源類型與場景，或者出于系統建設需要進行的工作劃分，且均未能覆蓋檔案信息化結合的全場景，指導意義受限。

1.2 U型曲線從資源形態變化角度揭示了檔案信息化工作的演化機制

筆者不揣冒昧提出了U型曲線（如圖1），力圖對檔案信息化進行全景式定位與研究。該曲線闡釋了檔案資源形態從人可理解，到機器可處理，再到人機可共讀的語義回歸特征，展現了數字化、數據化、語義化、故事化的遞進式處理，以及從物理實體控制、概念實體表達與記憶實體再現的發展脈絡。U型曲線呈現了檔案信息化進程中的主要資源形態，包括模擬態、數字態、數據態、知識態、價值態在內的五態對象空間，也集中體現了相關技術與研究的迭代，包括從模數轉換、對象描述、本體建設、關聯數據到檔案敘事。U型曲線可視為三態觀點的延伸與增強，跳出了純粹從檔案資源信號和語義的連續與離散屬性來觀察的角度，著眼資源形態與語義之間的關系，通過“人—機—人”機共讀的U型曲線實現語義回歸。U型曲線所涵蓋的五大資源態別與四大階段之間具有較強的內在連續性，能夠用于對檔案信息化工作進行大圖景的解讀與指導。

2 基于U型曲線用于指導檔案信息化工作內容

常言道，信息化是個筐，什么都可以往里裝，因而檔案信息化內容的劃分角度顯得尤為重要。檔案信息化慣常采用要素法將工作劃分為基礎設施、信息資源、應用系統、標準規范、安全保障以及人才隊伍等六大要素。這種劃分法邊界較為穩定清晰，事實上也行之有年，但隨著對象復雜度增加，核心要素自身均存在較大幅度的變化，要素之間的關聯變得不容忽視，這種靜態的要素劃分方法需要重新進行適用性審視。U型曲線兼顧了發展的動態性和信息化要素的穩定性，筆者嘗試依托其進行信息化工作的劃分，擬結合U型曲線設計的四大階段與各自附著的態別對象對檔案信息化工作內容進行指導劃分。

2.1 實體管理：模擬態+數字化

本階段工作內容主要解決實體對象及其空間管理與轉換問題。在信息化工作視角下的實體管理內容基本等同于模擬態管理與數字化工作，屬于最基礎性的工作，是從物理空間轉向數字空間的“數字轉型”工作的第一階段任務。此處所謂“實體管理”并不是指傳統的手工管理（如上架、整理、裝訂），而是通過信息技術賦能后圍繞檔案實體及實體空間所進行的一系列技術服務。

本階段工作內容著重解決檔案實體有序化、實體空間管理、實體對象數字化等領域問題。具體包括：（1）實體序化管理。即圍繞檔案實體開展的各項標識和信息化處理工作，實現對大規模實體對象的有序化管理，并為后續的各項信息技術服務進行前期基礎準備，包括標識、整序、保護、目錄數據庫建設等。（2）實體轉化管理。即通常所謂的存量數字化工作，根據數字化處理結果可以大致分為初階與高階數字化。初階數字化是檔案信息化的“入門級”工作，其工作內容是獲得文件級的檔案數字化副本，以及在此基礎上進行的功能拓展和系統開發。高階數字化是在初階數字化基礎上進行必要的字符和/或語音識別，形成便于計算機處理的文本形態。初階數字化得到的文件級圖像副本在語義上是粗糙的，以文件為單位的功能處理集合是有限的，故而需要高階數字化進行面向機器的文字解析，便于進一步分析處理。（3）實體空間管理。即對檔案實體空間（包括整體建筑、庫房、裝具等對象）進行技術賦能。從檔案信息化歷史來看，借由物聯網、感知技術的逐漸成熟與普及，實體空間管理的信息化水平得到空前提升，近年來庫房管理智能化相關研究開始逐步興起。

必須要提及的是，由于本階段幾乎是所有機構檔案信息化的入門階段，需要開展較大規模的技術準備與資源投入，對傳統手工檔案管理模式帶來巨大沖擊。對既有知識結構的解構、學習曲線的陡升以及信息化初期不可避免的市場震蕩，在形式上構成了大多數人對檔案信息化的基本印象。同時，由于技術自身的迭代，要素變化就像海水沖擊著沙灘，反復覆寫，這個過程所展現的技術變遷、理念沖擊、范式調整等對檔案工作的影響是極為深刻的。

2.2 數據管理：數字態+數據化

數據管理涵蓋數字態管理與數據化相關工作，承擔打造數字空間和數據空間的任務。數字態管理可視為構建可信數字空間的長期建設過程，數據化是基于數字態對象進行的面向機器處理的不同層級的解析。該階段力圖實現從“生文件”到“熟數據”的嬗變，與數據科學產出的各類技術與工具進行銜接，為檔案開啟語義與知識層級的應用奠定基礎，是實現電子檔案從可讀到可信、從可信到可用的關鍵。

該階段涉及的核心問題包括：（1）數字態對象可信管理。可信管理是數字空間“檔案化”工作必須具備的基礎能力，是構建數字信任機制和數字社會生態發展的關鍵，[11]涉及基礎設施、應用系統、標準規范和安全管控等檔案信息化核心要素，是電子檔案單套制管理需要具備的核心能力。由此，ERMS與TDR系統的建設、數字資源長期保存、電子安全管理體系、信任基礎設施建設等都是本部分工作尚待建設與完善的主要任務。（2）存量檔案數據化。筆者將本部分工作歸納為表層數據化和深層數據化，表層數據化是指依據相應著錄規則和元數據方案對數字檔案資源進行描述后獲得的規范化數據，如依托DA/T 46-2009、DA/T54-2014、DA/T63-2017分別對文書類、照片類和錄音錄像類檔案進行描述的工作。表層數據化工作奠定了檔案數據的基本面，該工作的規范化程度、質量與規模對檔案信息化的高質量發展舉足輕重。深層數據化則是通過元數據增強、自由標注等方式獲得對檔案內容對象的畫像級描述工作。數據化工作通過規范置標、自由置標，甚至借由NLP技術支持的文本解析獲得大量的解析數據，為后續語義的生長提供基礎。（3）增量數據檔案化。本部分工作是研究領域開始日漸升溫的業務數據檔案化問題，如電子政務數據、三維數據、數據庫對象的歸檔與管理問題。陳永生2019年對互聯網政務服務環境下文件管理進行過系統闡述，發現該環境下原生性電子檔案的記錄方式已經從文件材料細化為電子數據條目，需要對業務檔案的背景和結構關聯加以固化，否則這些數據形式記錄的電子檔案內容解析將“失去情境”。筆者也認為高態別（如數據態）實現憑證功能需要在系統中進行“長鏈”處理[12]，其實現路徑之一就包括按照約定證明模板將離散數據整合成語義連續且受認可的原件形式。

2.3 知識管理：數據態+語義化

本階段實現從數據到知識的語義管理，具有明顯的語義增強特征，所構建的語義空間是檔案對象經充分語義化構建和重組之后形成的資源空間，立足解決離散數據語義問題。該階段建設內容可從語義能力與語義基礎設施建設層面進行體現。

（1）語義能力建設。本部分需要具備建設語義臺階的語義編織能力與深度應用數據科學的數據處理能力。語義編織能力基于深層數據化的工作，通過本體建設、關聯數據組織、知識融合等語義臺階的逐步建設，推動語義封裝程度遞增，使檔案內容對象朝富語義方向發展，尤其通過推動基于檔案對象領域構建的本體工程建設，逐漸獲得理解檔案背景的“知識面”。

（2）語義基礎設施建設。語義增強工作需要進行大量的實體對齊、語義對齊、知識對齊，這些都需要基于檔案與其他資源類別之間進行語義基礎設施的建設和復用。當前聯合美術館、圖書館、檔案館、博物館（GLAM）等機構統籌建設語義基礎設施的觀點已成共識，在諸多數字人文項目中有所體現。[13]檔案界也開始認識到這類語義基礎設施建設的重要性，開始了初步探索。山東省檔案館“基于智能詞表的電子檔案和政務數據深度挖掘技術及應用工具研究”項目通過《中國檔案主題詞表》進行了《文書檔案專業詞表》的建設工作，將其用作政務數據知識組織的基礎工具。江蘇省檔案館在“基于語義分析的檔案館劃控開放智能鑒定研究”項目研究中初步建設了鑒定規則庫。中國人民大學“基于多維語義理解的檔案智能開放審核平臺”項目也構建了鑒定敏感詞句語料庫。

2.4 敘事管理：知識態+故事化

敘事管理是建立在整體語義理解的知識態空間基礎上進行的構建相關文化與價值空間的過程。敘事管理服務于作為主體的人與檔案內在價值的實現和互動，將對檔案資源的感知轉化為人的認知。敘事管理要求具有一定的智能數據編研能力，不是相對簡單的文件匯編和內容編排。檔案領域需要探索如何就資源中的“記憶實體”與用戶進行有效溝通，目前數據科學將其視作“最后一公里”的議題開展研究。得益于開放獲取等便利條件，目前敘事管理的研究場景多數集中在數字人文領域。

敘事管理涉及認知科學、信息圖形學、可視分析學和數據科學等多學科交叉研究領域。開展敘事管理需要密切關注受眾的認知結構和知識水平，構建以人的認知為中心的敘事模式。目前已有數據驅動型、可視化、分析型、交互式等多種故事化模式[14]，通過情景仿真、數據可視化、語音合成、虛擬現實、增強現實、全息投影等手段進行敘事。考慮到近期以ChatGPT為代表的AIGC迅猛發展的態勢，敘事管理的未來拓展空間值得期待。

3 應用U型曲線指導檔案信息化應具備的基本理念

U型曲線以檔案資源形態變化為主軸，用于對檔案信息化進行全景式觀察，它不單純是發展階段的趨勢描述，也可以從多個角度綜合把握信息化發展的節奏與脈動。在應用其指導檔案信息化工作時，同樣應避免僅從工作階段角度看待，應秉持連續觀、內容觀、平衡觀、生態觀等多種理念。

3.1 連續觀

連續性是信息化自身演進的核心特征，不單體現在時空層面前后相續的線性關系，更是其內在一致性的體現，因而需要用連續觀來指導檔案信息化。形式上可將U型模型視為瀑布模型，即相鄰階段發展應當是連續的，離散跨越的可能性很低，從而要求夯實基礎、穩打穩扎，認識到經由量變方能帶來質變，那種畢其功于一役的階段性思維是需要高度警惕的。

連續觀的內涵可以從多角度進行觀察。其一是資源態別變化的連續性，作為U型曲線描述的主變量，檔案資源的連續性要經歷漫長的積累，既有存量的處理壓力，又有增量帶來的新型挑戰，這個連續性在數字態與數據態資源中尤其突出。其二是從語義含量的變化角度看，U型曲線實現了面向人的語義回歸，從物理實體到數字實體再到記憶實體，這個破析與融合階段是分別通過計算增強和語義增強實現的，這個語義變化曲線是連續的。其三是要重視技術發展的連續性，尤其要注意到技術自身迭代升級帶來的能動性改變，可導致其中每個獨立內容都有可能發展。在把握連續性時也要注意，連續性不是用新棄舊的簡單線性，而是一種持續的揚棄。

3.2 內容觀

U型曲線本身體現的就是檔案信息化進程中的資源形態的變化，通過數字化、數據化、語義化、故事化在內的長鏈處理，實現從物理實體的控制，到概念實體的表達與記憶實體的再現。其中最為重大的意義是要看到檔案信息化進程中語義與內容的回歸的必然性，這與業界普遍感受的檔案信息化越深入就越需要回歸內容的認知不謀而合，與U型曲線體現的語義增強的內在邏輯一致。

內容觀強調要把握資源形態變化這個中心，正視對象態別的演化推動了檔案信息化的深化與發展。同時由于信息化本身具有很強的工具性，在相當長一段時間內對信息化平臺與工具本身的關注超過了檔案資源本身，內容觀就是對技術導向主義的糾偏。內容觀強調資源為王，對于任何態別的檔案資源都要建立其相應的數據治理路徑和數據質量保障措施；在檔案資源體系建設中，要以檔案資源為基底，依托DIKW信息鏈，兼顧存證和知識服務打造立體豐富的檔案資源產品體系；同時，檔案資源建設中要有存量和增量意識，針對存量和增量進行有區別有聯系的協同管控。

3.3 平衡觀

平衡觀是指各資源態別空間內檔案對象、業務、標準與技術能力等要素一致性的觀念。態別是管理對象空間的概念，不同態別對信息化各要素的要求和影響是有區別的。U型曲線展現了五態對象空間及相關技術的迭代，包括從模數轉換、對象描述、本體建設、關聯數據到檔案敘事。態別空間平衡觀的確立，能夠避免在多態并存的現實中不加區分一刀切的現象，做到有的放矢。

平衡觀可用于指導適用技術、業務標準與相應態別空間的對應關系，尤其是在將新技術引入檔案領域時，平衡觀強調該技術與特定態別空間的適用性和場景分析，如對物聯網、大數據、云計算、區塊鏈等技術就需要在平衡觀理念指導下進行適用態別的分析研究。不同的態別對象適用的技術平臺和工具是有巨大差異的，即使同一業務環節，在針對不同態別對象時也衍生出不同的做法，典型體現在檔案描述與保管環節。筆者曾研究發現模擬態、數字態和數據態各自的描述標準、功能定位與工具是與態別空間平衡的，其保管工作目標大致對應可見、可讀與可理解，防范載體老化、技術老化與文化老化[15]，也都與各自態別空間存在平衡關系。此外，平衡觀對檔案機構與人員的能力匹配方面也提出較高要求，推動檔案部門開展不同態別對象的能力建設。

3.4 生態觀

生態觀本質上是更大范圍的平衡，可從行業、政策、社會、市場等視角來觀察。如果說初期的實體管理和數據管理相當部分工作是局限在檔案機構內部，在知識管理與敘事管理階段則要求檔案部門破圈而出，到更大的空間尋找資源盟友和技術支持，甚至包括市場這只看不見的手也要調動起來。這就需要樹立協同導向的積極的生態觀，綜合應對檔案資源多態并存管理的現狀，具備對檔案資源全U型管理的能力。

檔案作為資源部門，應當與外圍的生態伙伴協同，維系檔案信息化專業能力供應鏈，保障從數字化到故事化在內的一系列專業能力供給。前述信息化各階段任務中的難點和重點都要在更大的“生態圈”中尋求答案，為此需要進行檔案信息化生態管理。比較典型的像檔案機構的調整與職能定位、數據部門與檔案部門之間的協同等。隨著信息化能力的社會化服務逐步推行，類似信任基礎設施、備份中心、存儲資源、算力、核心技術等都需要由不同行業背景的生態伙伴來提供支持，為此，應在資質準入、政策引導、標準建設等方面建設檔案信息化生態環境。

4 結 語

信息化一貫以要素繁多復雜著稱，U型曲線涵蓋了文件驅動、數據驅動、模型驅動、本體驅動、圖譜驅動乃至敘事引導等驅動機制，能夠對檔案信息化工作進行大圖景的宏觀指導和趨勢觀察，推動檔案信息化從實體管理、數據管理向知識管理和敘事管理發展，便于對技術、工具、標準等大家關心的信息化要素進行有效配置，對于相關系統研發、專業教育、技術場景建設等都具有指導意義。

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