基于內控風險視角下的合同全生命周期管理研究
——以醫療機構為例

王 琳

(陜西省腫瘤醫院，陜西 西安 710061)

1 引言

隨著國家全面依法治國的深入推進，醫療機構在完成以患者為中心，治病救人提供社會公共衛生服務使命的過程中需要簽訂經濟合同，合同內容涵蓋醫療機構經濟運營的方方面面。為進一步加強和規范合同管理工作，衛生部頒發了《關于進一步加強經濟合同管理工作的通知》，從經濟合同的制度建設、事前控制、事中監督、事后追責等方面做出了明確的規定，為醫療機構的合同管理提供了政策依據。文章基于內控的視角，通過深入剖析醫療機構合同管理的現狀，努力發掘合同管理在全流程各環節存在的內控風險，有針對性地提出合同管理的規范化流程，制定出符合醫療機構實際的合同管理全生命周期解決方案，為提高醫療機構合同管理水平提供參考。

2 合同管理的意義

合同是自然人、法人等民事主體之間進行設立、變更、終止民事法律關系的協議，它是以產生、變更或終止債務債權關系為目的簽訂的，是兩個以上法律地位平等的當事人意思表達一致的體現。醫療機構作為市場經濟活動的重要主體，擁有獨立的經營自主權，可以與外部發生經濟業務往來并平等簽訂合同。近年來由于醫藥衛生事業的蓬勃發展，醫療機構在醫療藥品物資采購、專業設備購置、房屋建筑物購建、信息化平臺搭建等方面的服務需求不斷增加，相關的經濟合同簽訂數量逐年攀升，建立規范化的合同管理體系迫在眉睫。合同的全生命周期管理貫穿合同管理的全流程，涵蓋合同的擬定、簽訂、履行、結算、終止等各個環節。提高醫療機構合同全生命周期的管理水平，有助于規避各類糾紛風險，保障醫療機構的合法權益，提升醫療機構高質量發展水平。

3 醫療機構合同管理存在的問題

近年來我國醫藥衛生事業發展迅猛，醫療機構的各類經濟往來激增，對外簽訂的經濟合同也不斷增多，明顯存在著體量大、種類多、金額高、專業性強、管理欠佳的特點，這就給醫療機構的合同管理增加了難度。經過深入分析，許多醫療機構在合同管理方面暴露出了諸多問題，其中包括：合同管理的制度建設不夠完善，沒有形成規范化的制度體系；合同管理的機構設置不健全，各部門的職責劃分不清楚；醫療機構對合同相對人的主體審查不夠嚴格；在合同的選商環節沒有經過嚴格的程序，存在不符合政府采購規定的選擇供應商程序；合同擬定環節的條款不夠完整，表述不嚴謹不準確；合同的簽訂也存在著權限區分不明確，未經授權私自簽訂合同，合同單方面被篡改的情況；合同檔案登記信息不完整，存在合同檔案的丟失和泄密現象，合同印章管理未建立制度，存在著蓋章程序不規范、蓋章審批不嚴格的現象。總結以上問題歸根結底都是內部控制失效造成的結果，需要從內部控制的角度出發，規范醫療機構合同全生命周期的各個環節的行為，確保合同管理合法有效。

4 醫療機構合同全生命周期管理方案

醫療機構合同管理包括合同的申請、審批、簽訂、執行、控制、結算、監督、終止的全流程，需按照國家衛生健康委會同國家中醫藥管理局聯合下發的《醫療機構內部控制管理辦法》(國衛財務法〔2020〕31號)文件的要求，基于內部控制風險管理的角度，挖掘合同運行各個環節的內部控制風險點，堵塞一切合同管理漏洞，建立起貫徹合同的事前、事中、事后全生命周期管理體系，保障醫療機構經濟合同合法規范的實施，圖1為合同管理的不相容職責。

圖1 合同管理的不相容職責

4.1 合同管理事前階段控制

醫療機構合同管理在事前階段應涵蓋合同管理的制度建設、機構設置及職責劃分、合同的主體審查、選商、擬定、審批以及簽署環節，現針對以上各個環節進行內部控制風險分析，并提出相應的解決方案。

4.1.1 合同管理制度建設

由于醫療機構經濟合同的種類繁雜，涉及的領域比較廣泛，在合同管理的制度建設環節存在的內控風險包括：未建立合同管理制度，合同管理制度不規范不完整，可能導致合同管理失控。針對以上內控風險醫療機構需要根據自身合同管理的實際情況，建立起適宜自身發展狀況的合法、科學合理、責權分明、職責明確合同管理制度，規定合同管理機構及職責、授權簽約、合同立項、訂立、合同簽訂、審批與管理、履行與結算、印章的管理和使用、監督與責任等方面的內容，規范了醫療機構經濟合同管理業務，明確規范合同簽訂程序，禁止不具備法人主體資格的部門直接或假借法人名義對外簽訂經濟合同，以維護單位合法權益，確保對外簽訂的經濟合同真實、規范、合法，保證經濟合同管理有章可循。

4.1.2 合同管理機構及職責

由于醫療機構合同管理的歸口管理部門較多，在合同管理的機構及職責方面存在的內控風險包括：未合理設置合同管理機構，未明確合同管理機構的職責，可能造成合同管理混亂。針對以上內控風險醫療機構應建立起分工明確、職責清晰、權限確定的合同管理機構，加強合同起草、簽訂、執行、監督等全流程的歸口管理工作，保證合同管理活動有序開展。醫療機構的合同管理機構應由合同管理部門、歸口審查部門、合同申報部門組成，根據各自合同管理職責，相互協作、分工管理。

4.1.3 合同的訂立

醫療機構合同的訂立環節存在的內控風險包括：未經合同選擇供應商的程序，可能造成違反國家相關法律法規；合同內容和條款不完整、表述不嚴謹、不準確，或存在重大疏漏或選擇合同形式不恰當，合同內容違反國家法律法規，可能導致權責不清、訴訟風險或醫療機構利益受損；合同審核人員不具備專業能力，未發現合同漏洞。針對以上內控風險醫療機構在訂立書面合同時要經過申報、擬定、主體審查、審批、授權、蓋章等程序進行。合同選擇供應商對合同相對人主體資格、履約能力、資信情況等進行調查，確定對方資質的真實性和合法性；合同審查資質主要包括《營業執照》(或《事業單位法人證書》)、《開戶行許可證》是否齊全、有效；建設工程類項目合同上報部門還須對《企業資質證》 《安全生產許可證》《安監局備案函》進行審查；按照國家相關法律以及醫療機構政府采購管理辦法，確定合同相對方；未經合同項目立項程序、合同選擇供應商的程序，單位和個人不得申報合同，不能違反程序訂立合同，也不能將合同項目化整為零、拆分合同，規避招標。合同內容和條款不完整，表述不嚴謹、不準確，或存在重大疏漏或選擇合同形式不恰當，合同內容違反國家法律法規，可能導致權責不清、訴訟風險或醫療機構利益受損，應確保醫療機構的合同內容完整表述準確。

4.2 合同管理事中階段控制

醫療機構合同管理的事中階段應涵蓋合同的履行、變更、結算、終止環節，現針對以上各個環節進行內部控制風險分析，并提出相應的解決方案。

設目標數列（母序列）為X0=｛X0|i=1,2,···,n｝；比較數列（子序列）Xi=｛Xi(k)|k=1,2,···,n｝。

4.2.1 合同履行

醫療機構在合同的履行環節存在的內控風險包括：合同相對人未按照合同約定條款履行合同，不能恰當的履行其應盡義務，給醫療機構帶來經濟損失甚至面臨訴訟風險，缺乏定期有效的審查監督，導致合同相對人違約行為未被及時發現。需要加強對合同履行情況的監控，確保合同雙方履行合同義務，督促對方積極執行合同，確保合同全面有效地執行。合同申報部門是合同履行的責任主體，也就是合同的履行部門。合同訂立后，合同的履行部門應當全面負責履行合同約定，落實質量、數量、進度、變更、工程變更、工期(交貨期限)、驗收、工程交接、結算付款等內容。 合同履行涉及的有關部門應當按照職責分工，協同做好合同履行工作，并對合同履行情況實施監督，醫療機構合同履行監督流程應為合同申報部門每月填寫合同履約情況表，并由部門負責人審核簽字上報歸口管理部門，歸口管理部門對合同的履行情況予以監督，規避可能違約的風險，如有涉及法律事項應交由醫療機構法律部門審查監督。

4.2.2 合同結算

合同結算是合同事中階段十分重要的環節，該環節較易出現的內控風險有以下三點：一是合同付款的簽字審批不規范，對合同的付款要求審核不嚴。二是合同履行部門未按照合同中約定的完工執行進度進行付款，存在人為的提前和推后付款情況。三是由于同一時間內合同履行部門運行多項合同，或是某一合同持續時間較長等原因，合同履行部門對合同付款的各個節點不清楚，存在未及時向合同相對人付款而導致的合同糾紛問題。針對以上合同結算環節的內控風險需要建立起規范化的合同結算流程，即由合同履行部門提出合同付款的申請，由合同履行部門負責人在合同付款申請單審核簽字，上呈分管院長在合同付款申請單上審批簽字，如若付款申請未被批準應修改申請后重新提交審批。付款申請通過后，合同履行部門需填制費用報銷單據并附發票、合同、付款申請、相關黨委會議紀要等憑據，交由財務部門審核簽字，最后由院長審批簽字。合同的結算、簽字審批的流程通過后將報銷單據交由財務部，由出納確認信息并辦理相關轉賬匯款業務。

4.2.3 合同變更與解除

醫療機構在合同變更與解除環節存在的內控風險包括：未建立明確的合同變更程序；合同生效后發現，合同條款不明確，未與合同相對人及時協商溝通簽訂變更協議。針對以上內控風險醫療機構應在合同履行中出現需要變更或解除的事項時，若出現金額較小的變更事項，合同履行部門應與合同相對人及時溝通，能溝通解決的事項簽訂變更協議繼續履行合同；如若金額較大且未能溝通解決的事項，合同履行部門需要提交變更或解除合同的內容及相關原因，并向歸口管理部門提交進行審核審批，審批通過后由審計部、財務部等相關部門就變更內容等進行專家論證，金額較大、專業性較強的合同變更必要時可以外請專家進行可行性論證，論證通過后將結果交由合同管理委員會審批，審批通過后上報醫療機構黨委會商議，商議通過后簽訂變更補充協議或者簽訂新合同。

4.3 合同管理事后階段控制

醫療機構合同管理在事前階段應涵蓋合同管理的糾紛管理、檔案管理以及印章管理環節，現針對以上各個環節進行內部控制風險分析，并提出相應的解決方案。

4.3.1 合同糾紛管理

4.3.2 合同檔案管理

醫療機構在合同檔案管理環節的內部控制風險主要包括歸檔保管不全、資料丟失，可能造成合同泄密；缺乏對合同管理情況的檢查評估，可能造成合同管理問題積少成多；未及時登記合同臺賬、合同信息登記不準確、不及時、不完整。針對以上內控風險醫療機構應明確規定合同管理部門對所有簽訂的合同統一編號，統一加蓋印章，并進行歸檔管理。合同臺賬未及時登記合同臺賬，合同信息登記不準確、不及時、不完整。及時登記合同臺賬，合同信息登記時要準確完整地反映合同履行情況，建立合同登記保管制度，明確規定合同管理歸口部門，保證合同安全完整；定期對合同管理進行檢查評估。在合同日常管理中，應建立合同的借閱管理流程，編制合同檔案借閱登記表，合同借閱部門應填報合同借閱申請表，由合同借閱部門和合同檔案管理部門負責人簽字后，上交合同檔案專管人員，并填報合同檔案借閱登記表，詳細記錄借閱檔案的名稱、借閱時間、借閱部門、借閱經手人等信息并簽字確認，在借閱結束后歸還時應由經辦人簽字確認。如存在長期未歸還合同檔案的情況，應由合同檔案管理人員催促歸還。

4.3.3 合同印章管理

醫療機構在合同印章管理環節主要存在的內控風險包括：未建立合同印章管理制度，合同印章管理制度條款不明確，蓋章程序不規范，未經審批蓋章，可能給醫療機構帶來經濟或法律糾紛。針對以上內控問題，醫療機構建立合同印章管理制度，規范合同印章管理制度條款內容，保證合同印章安全合理使用。另外，還應明確合同印章管理的流程，刻制專門用于醫療機構合同簽訂時的用章即 “合同專用章”，由合同歸口管理部門負責印章的保管和使用。合同簽訂過程中經審查審批通過后，由申報部門打印紙質的合同文本，對方單位法定代表人或者授權代表簽字(簽章)，對方單位蓋章；最后申報部門持會簽完畢的《經濟合同會簽審批單》前往合同歸口部門履行登記用印手續后，方可加蓋合同專用章。

5 結語

合同管理是醫療機構經濟運營中的重要管理內容，也是內部控制的重要環節。合同管理的內容涉及醫療機構經濟業務的眾多方面，需要醫療、藥事、基建、后勤、財務、法律等各個部門通力合作，以醫療機構內部控制為抓手，規范合同全生命周期的各環節經濟行為，維護市場經濟的秩序，保障醫療機構的正當權益，為醫療機構節約成本提高運營效益，助力醫療機構高質量發展。