煤炭企業實施財務共享服務的風險防控對策探討

李亞楠

(平頂山天安煤業股份有限公司 計財處，河南 平頂山 467000)

1 財務共享服務及風險簡述

結合國際財務共享服務管理協會(IFSS)對財務共享服務的相關論述，可將財務共享服務界定為：利用流程化、標準化的方式，對企業的組織結構進行優化，以實現降低財務管理成本，提升財務業務效率的一種財務管理信息化模式。財務共享服務普遍具有以下五個基本特點：一是專業性；二是規模性；三是服務性；四是技術性；五是效益性。

風險主要是指某種特定危害事件發生的可能性以及發生后可能產生不良后果的嚴重性。財務共享服務風險主要是指企業在構建和實施財務共享服務的過程中，受一些不確定性因素的影響而造成財務共享實施效果難達預期或者給企業帶來不同程度經濟損失的可能性。財務共享服務風險主要具有以下三方面的特點：一是風險可能會發生于財務共享的規劃設計、組建實施、運營管理等各個階段，具有較強的不確定性；二是與財務共享服務相關的風險因素可能會涉及組織、流程、人員和系統等各個方面，全面性特征明顯；三是財務共享服務風險具有一定的可控性，即財務共享服務風險可通過科學完善的風險評價體系以及防控措施加以控制，降低其發生概率及破壞程度。

2 研究煤炭企業實施財務共享服務風險防控對策適用的理論基礎

研究煤炭企業實施財務共享服務風險防控對策主要適用以下四個理論基礎。

2.1 流程再造理論

流程再造的核心思想就是以業務流程為中心，對其采取一系列與管理相關的變革以達到整體最優的目標，構建和實施財務共享服務實質上就是對業務流程進行重構優化以實現煤炭企業總體價值最大化目標的過程。

2.2 規模經濟理論

規模經濟的核心理念認為當企業的規模擴大到一定程度之后會出現平均成本下降，利潤上升的現象，該現象與亞當·斯密所提出的專業化分工之間存在著密切聯系，煤炭企業實施財務共享服務就是以規模經濟理念，將成員單位高度重復且易于標準化的業務進行集中處理，以此來達到降低財務管理成本和提升財務管理效率的目標。

2.3 組織結構扁平化

組織結構扁平化主要是指減少多層級結構的設置及人員，最大化地減少決策層到操作層之間管理層的一種組織結構控制理念，煤炭企業在實施財務共享服務的過程中，上收了成員單位的部分財務權限，因此其人員和組織結構也會因此而發生變化，減少了管理層級，實現了組織結構的扁平化處理。

2.4 風險管理理論

風險管理就是在潛存風險因素的環境里，通過采取一定的流程和措施將風險可能造成的不良影響壓縮至最低的一個管理過程，研究煤炭企業實施財務共享服務風險防控對策，實質上就是利用風險管理的相關理論，對財務共享服務實施過程中的潛在風險因素進行識別、預防和控制，降低其發生概率及破壞性。

3 A煤炭企業財務共享服務實施現狀及風險識別分析

3.1 A煤炭企業情況簡述

A煤炭企業是一家以能源化工為主的國有特大型企業集團，其下擁有煤炭、尼龍和新材料為主的三家主板上市公司，是國內少有的煉焦煤、動力煤生產基地和尼龍化工產品生產基地。A煤炭企業具有一般煤炭企業集團的管理組織體系和集團型特征，以其作為案例來探討企業集團的財務共享服務具有較強的實踐指導意義。

3.2 A煤炭企業財務共享服務實施現狀

3.2.1 A煤炭企業實施財務共享服務的必要性和可行性分析

A煤炭企業之所以有必要實施財務共享服務，主要是受兩方面因素的影響：一方面是企業總體規模的不斷擴大使得其財務管理體系的組織結構層級以及財務人員不斷增加，出現了組織行為僵化、財務管理成本增加以及財務管理效率偏低的問題，企業有必要通過構建財務共享服務來實現組織結構的扁平化處理，以達到提升財務管理效率和降低財務管理成本的目標；另一方面則是企業下屬成員單位多達100余家，并且多以獨立法人單位為主，眾多的會計核算主體使得財務數據的分散性特征明顯，母子公司之間信息不對稱問題較多，信息不對稱以引發企業內部的縱向和橫向利益博弈，從而大幅削弱了企業總體的財務控制力，因此企業有必要通過實施財務共享來消除信息壁壘，提升業務財務之間的信息共享度，以提升企業總體的財務控制力。

A煤炭企業之所以能夠建立財務共享服務模式，主要得益于三方面的可行性因素：一是技術可行性。A煤炭企業在構建實施財務共享服務之前，采用的用友財務系統已經涵蓋了財務核算模塊和報表模塊，并且利用門戶系統對相關信息資源進行了整合，資金管理方面也開發了獨立的信息化系統，這些財務管理信息化技術的應用為其實施財務共享服務提供了較為堅實的技術環境和技術可行性。二是經濟可行性。A煤炭企業目前可使用的自然資源、人力資源和資金條件基本具備，企業財務人員的總體業務素質較高，且企業的生產經營態勢良好，盈利能力較強，融資渠道廣，融資能力相對較強，能夠為實施財務共享服務提供良好的資金條件，具有較高的經濟可行性。三是具有管理可行性。在實施財務共享服務之前，A煤炭企業一方面在財務核算、報表編制等基礎財務管理活動中已經具備了標準化的特征，與財務共享服務的實施需求具有較高的管理一致性；另一方面則是企業所建立的財務組織架構較為完備，為財務共享服務實施提供了較好的組織管理環境。

3.2.2 A煤炭企業實施財務共享服務的現狀

在必要性和可行性條件均已具備的前提下，A煤炭企業構建和實施了財務共享服務。在實施過程中，企業基本形成了技術支持層面、功能層面和服務層面的總體共享服務框架，并且已經根據財務共享服務的需求，建立了人力資源管理模塊、財務核算模塊、稅務管控模塊、費用報銷模塊、法務管理模塊、招標采購模塊等，目前決策支持模塊、預算管理模塊以及成本管控等模塊的功能尚在開發過程中。

3.3 A煤炭企業在實施財務共享服務過程中的風險識別

結合A煤炭企業實施財務共享服務的具體情況，根據風險管理的相關理論，對其在實施過程中的潛在風險因素識別如下。

第一，共享服務中心人員的業務素質以及考核晉升不完善，易產生人力資源管理方面的風險。A煤炭企業財務共享服務實施初期的人員大部分存在工作經驗較為缺乏、業務橫向貫通能力不足的問題，因此在對業務審核處理時存在標準尺度把握不準確，這一點集中體現在共享服務中心的退單率居高不下，同時加上共享中心目前尚未明確和完善共享中心人員的晉升與考核機制，沒有針對不同崗位設定不同的評價標準，在一定程度上也弱化了人員工作的效率和積極性，這些問題的存在可能會造成共享服務中心人力資源管理方面的風險。

第二，對實施財務共享服務后的職能定位轉變不重視。雖然從目前國內實施財務共享服務的實踐來看，多數企業共享中心的職能定位是記錄核算，這在共享服務實施初期對于減少組織變革壓力、促進財務共享的更好發展是有利的，但是對于煤炭企業來說，若長期停留在這樣的職能定位，沒有及時根據財務共享服務中心的發展程度進行職能定位轉變，可能會對繼續轉型創新和提升核心競爭力價值的煤炭企業發展增加潛在戰略發展風險。

第三，存在集中處理業務效率和準確性降低的問題。雖然A煤炭企業規定了業務處理的具體周期，但是從業務實踐來看，其下屬成員單位更愿意選擇在規定周期的最后階段集中處理業務，從而造成報賬單會出現短期內的大量增加，這種現象對財務共享服務中心業務人員的專業性和工作效率提出了更高的要求，若應對不當，不僅會降低共享中心的服務效率，還會因工作量的短期激增而出現業務處理準確度下降的問題，進而引發資金方面的風險問題。

第四，業務與財務之間的融合度還有待提升。雖然實施財務共享服務的初衷是為了推動業務和財務的有效融合，減少信息不對稱問題，以及由此而引發的一系列利益博弈風險，但是從實踐來看，A煤炭企業的財務共享服務中心業務與財務之間的融合度還有待提升：一方面，由于成員單位業務由共享中心集中處理，不可避免地造成了共享中心業務人員與業務端人員之間的分離，倘若共享中心對業務端的業務實質不了解，則可能會導致其在共享端進行業務處理時的思路不夠清晰，審核標準不夠合理，這在無形中可能會降低共享中心工作效率和質量；另一方面，業務人員在從業務端向共享中心傳遞業務信息時，面對的不再是財務人員，使得業務與財務之間的溝通大部分需要通過網絡來實現，這在一定程度上增加了兩者之間的溝通障礙，會產生信息溝通方面的風險。

4 煤炭企業財務共享服務風險評價體系的構建思路

結合對A煤炭企業實施財務共享服務過程中存在風險因素的分析，更加凸顯了煤炭企業在構建和實施財務共享服務過程中風險防控的重要性，而在風險防控中，科學完善的風險評價體系是前提和基礎。只有對財務共享服務的風險評價科學、合理，才能為后續風險具體防控對策的制定和應用提供更為精準的參考。據此，對煤炭企業財務共享服務風險評價體系的構建思路建議如下。

第一步是確定風險評價指標選取的原則和分類依據。在煤炭企業財務共享服務風險評價體系中，確定科學合理的評價指標選取原則和分類依據是前提和基礎，在此結合財務共享服務風險的主要特點建議將綜合性、適用性、簡潔性、可操作性以及層次性確定為風險評價指標選擇的基本原則，同時結合國內外對影響財務共享服務的關鍵因素分析相關內容，建議將財務共享服務風險評價指標劃分為戰略規劃、組合和人員管理、流程管理、法律法規以及信息系統五大類別。

第二步是形成財務共享服務風險清單。根據企業實施財務共享服務風險的評價指標原則、相關分類、國內外部分企業財務共享服務的實踐研究以及相關學者的研究成果，可以將煤炭企業實施財務共享服務風險清單列舉如下：職能定位轉變風險、管理層重視度風險、組織權限合理性風險、流程設計合理性風險、成本與服務質量的平衡風險、人員對財務共享的認知度風險、組織管理制度健全清晰性風險、流程運轉實時性風險、系統穩定性風險、人員專業素質風險、流程優化及時性風險、操作規范性風險、業財融合度風險、納入共享業務范圍界定風險、人員的績效考評合理公平度風險、稅務稽核難度風險、法律法規了解程度風險等。

第三步是設計財務共享服務風險評價指標體系。在形成煤炭企業財務共享服務風險清單之后，結合風險指標分類，形成二級風險指標體系，具體參考見圖1。

圖1 煤炭企業財務共享服務風險評價指標體系

第四步是在完成了煤炭企業財務共享實施風險的評價指標體系設計之后，鑒于實施財務共享服務風險的復雜性以及風險客觀估計的難度，建議煤炭企業選擇模糊綜合評價法來對風險進行具體衡量和評價，主要是該評價方法在指標復雜眾多且缺乏足夠歷史數據和權威系統的評價體系時，能夠將定性的經驗判斷予以定量化，靈活性和適應性較強。在確定模糊綜合評價法對煤炭企業實施財務共享風險進行評價時，除了設計指標評價體系，還應當結合財務共享實施實際以及企業自身的風險偏好、實際管理需求等因素來具體確定每個指標的權重及其評分標準，然后根據計算得分情況來評估和衡量企業實施財務共享服務面臨的風險程度。

5 煤炭企業實施財務共享服務的風險防控措施

如上文所述，在能夠清晰識別煤炭企業實施財務共享服務面臨風險程度的前提下，結合相關風險評價指標，建議其從以下角度采取具體的風險防控措施。

5.1 針對戰略規劃風險的防控

針對企業在實施財務共享過程中可能會面臨的戰略規劃方面的風險，建議其從以下角度采取防控對策。

首先要對實施財務共享的階段具有清晰的認定，在共享服務中心的不同發展階段確定較為適宜的職能定位目標，以引導財務共享服務中心的不斷發展；其次管理層應當提升對風險防控的重視程度，通過加強風險意識理念、設計風險防控流程等途徑在企業內部形成全員參與的風險防控環境；最后要在實施財務共享服務的過程中，重點關注成本與服務質量之間的平衡性，根據短期內的發展目標合理規劃資源投入，控制實施風險。

5.2 針對組織和人員管理風險的防控

針對組織和人員管理風險，建議從以下角度采取防控措施：一方面在組織管理業務中，不僅要清晰界定財務共享服務中心與業務之間的權限范圍，著重對存在交叉內容的業務進行細化說明，防止推諉扯皮，以此來加強財務的監督作用以及改善其對業務真實性的判斷能力，同時還要建立業務財務和共享財務雙向稽核的管理制度以杜絕重大差錯的發生；另一方面在人員管理業務中，對內要不斷完善員工的培養和考核制度，對外則要依托煤炭企業的自身優勢，利用科學的人才政策體系吸引相關人才，為財務共享服務中心提供充足的人才資源。

5.3 針對流程管理風險的防控

針對流程管理風險，建議從以下兩方面采取防控對策：一方面是在財務共享的業務處理流程過程中建立專家審核崗位，將一些特殊業務和重大關鍵業務的審核鏈進一步延長，以此來實現對風險的事前控制和降低重大會計差錯，增強企業在流程風險中的防控能力；另一方面則是要建立流程管理小組，利用流程管理小組定期或不定期對流程實施過程進行檢查和分析，以及時發現流程在實施過程中存在的問題，并對其進行優化，以此來健全和完善共享中心的流程運行效率，防控各種風險因素。

5.4 針對法律法規風險的防控

對于煤炭企業在實施財務共享服務過程中存在的法律法規方面的風險，建議其從兩個角度采取防控對策：一方面要對共享中心的人員進行經常性的涉稅業務和法律法規培訓，確保其能夠及時掌握所在地區的最新稅收政策法規，并及時對系統功能和相關信息進行調整和完善；另一方面可以考慮在財務共享中心合同管理模塊流程中增加法務審核崗位，實現全部經濟合同100%經過法務審核的目標，減少經濟合同在法律法規方面的潛在風險因素。

5.5 針對信息系統風險的防控

針對信息系統風險的防控，可從以下兩方面采取對策：一方面要注重財務共享服務中心的開發應用，例如可考慮開發“任務池”系統，實現財務業務處理任務的隨機分配，可以建立共享中心的績效實時分析系統，實時監控財務共享服務中心的業務處理情況等；另一方面則需要從備份關鍵數據、設置系統操作權限以及對敏感數據進行加密等途徑來強化共享系統的安全性。

6 結語

文章以煤炭企業的財務共享服務為研究對象，圍繞相關理論基礎，結合A煤炭企業實施財務共享服務的案例，探討和闡述了煤炭企業評價和防控實施財務共享服務風險的相關對策，希望能夠對煤炭企業財務共享風險防控能力的提升有所幫助。