大數(shù)據(jù)背景下高校訪客預(yù)約管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研發(fā)
——以柳州鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

尹 軍

（柳州鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西 柳州 545616)

0 引言

高校作為教書(shū)育人專業(yè)機(jī)構(gòu)，除了為國(guó)家和社會(huì)培養(yǎng)高水平、高技術(shù)專業(yè)人才外，還承載著一定的社會(huì)服務(wù)功能。高校可以作為育人場(chǎng)所，供校外人士參觀、研學(xué)和訪問(wèn)。高校的教學(xué)場(chǎng)館，特別是體育場(chǎng)館可以面向全社會(huì)開(kāi)放使用。高校作為管理者，有責(zé)任和能力做好外來(lái)人員管理和服務(wù)工作。

1 來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)研發(fā)的現(xiàn)狀

1.1 手工填報(bào)階段

高校來(lái)訪人員的管理通常由學(xué)校保衛(wèi)部門(mén)負(fù)責(zé)。高校校園面積大，校內(nèi)師生人數(shù)多，校外人員出入校園頻繁。保衛(wèi)部門(mén)對(duì)外來(lái)人員管理最簡(jiǎn)單、最直接的方式是手工登記入校人員信息。手工填報(bào)信息階段在前期信息登記時(shí)方便快捷，但在后期針對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)做統(tǒng)計(jì)分析時(shí)難度大，數(shù)據(jù)整合分析只能人工進(jìn)行。

1.2 預(yù)約管理系統(tǒng)的單系統(tǒng)單領(lǐng)域研發(fā)階段

經(jīng)歷手工填報(bào)困境后，面對(duì)管理壓力不斷增加，高校招生人數(shù)的不斷擴(kuò)大，部分高校因發(fā)展需要建有多個(gè)校區(qū)，單純依靠人工管理難度更大。基于此，訪客預(yù)約管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)逐漸被提上日程。根據(jù)管理部門(mén)的需求，利用信息技術(shù)設(shè)備替代人工數(shù)據(jù)填報(bào)，來(lái)訪人員可以通過(guò)系統(tǒng)完成入校手續(xù)，系統(tǒng)生成詳細(xì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。但受限于學(xué)校信息化建設(shè)基礎(chǔ)條件原因，此時(shí)的預(yù)約管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)仍處在單部門(mén)使用、單業(yè)務(wù)領(lǐng)域開(kāi)發(fā)階段，系統(tǒng)數(shù)據(jù)未能與學(xué)校數(shù)據(jù)平臺(tái)互通共享，信息孤島現(xiàn)象普遍存在，業(yè)務(wù)功能拓展迫在眉睫。

1.3 智慧校園、數(shù)字化校園背景下的預(yù)約系統(tǒng)研發(fā)階段

隨著學(xué)校智慧校園、數(shù)字化校園建設(shè)的深入推進(jìn)，學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的不斷上線使用，各部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)融合、共享、互通交互使用的作用不斷強(qiáng)化。在此背景下，學(xué)校來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)不再是面向管理部門(mén)的信息登記平臺(tái)，而是各部門(mén)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要，學(xué)校根據(jù)數(shù)字化校園建設(shè)總體需求，徹底打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息孤島，整合校內(nèi)各方資源，統(tǒng)籌建設(shè)學(xué)校預(yù)約管理系統(tǒng)，以學(xué)校數(shù)據(jù)平臺(tái)為支撐，以學(xué)校現(xiàn)有數(shù)字化建設(shè)條件為基礎(chǔ)，以學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)為依托，來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)進(jìn)入多功能、立體式開(kāi)發(fā)階段[1-3]。

2 來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的信息化基礎(chǔ)

大數(shù)據(jù)背景下，來(lái)訪人員預(yù)約系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)需要學(xué)校有堅(jiān)實(shí)的信息化基礎(chǔ)，需要學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，需要學(xué)校數(shù)據(jù)平臺(tái)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和整合能力。

以柳州鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，學(xué)校在開(kāi)發(fā)來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)時(shí)，主要基于學(xué)校的人臉識(shí)別系統(tǒng)、車(chē)輛道閘系統(tǒng)、學(xué)工管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)以及學(xué)校統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)等信息化應(yīng)用平臺(tái)，以人臉識(shí)別系統(tǒng)認(rèn)證識(shí)別人員出入，以車(chē)輛道閘系統(tǒng)匹配預(yù)約車(chē)輛信息，以學(xué)工管理系統(tǒng)同步學(xué)生請(qǐng)假外出信息，以人事管理系統(tǒng)核實(shí)學(xué)校教職工信息，以來(lái)訪人員預(yù)約系統(tǒng)來(lái)核驗(yàn)預(yù)約人員身份信息，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)由學(xué)校數(shù)據(jù)平臺(tái)統(tǒng)一“上傳”和“下達(dá)”，讓數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流在校內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間充分流轉(zhuǎn)，打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息孤島，實(shí)現(xiàn)學(xué)校大數(shù)據(jù)的共享互通和跨部門(mén)業(yè)務(wù)流程的無(wú)縫對(duì)接。

3 大數(shù)據(jù)背景下的來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)需求分析

3.1 數(shù)據(jù)集成需求

統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，要堅(jiān)持信息化建設(shè)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)范和統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。在大數(shù)據(jù)的背景下，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系能給各信息系統(tǒng)之間的互聯(lián)、共享、交換提供技術(shù)實(shí)現(xiàn)可能。預(yù)約管理系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)前期應(yīng)明確統(tǒng)一數(shù)據(jù)源、統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口和統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以減少或消除預(yù)約管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后與學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的“信息孤島”，真正實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)兼容與業(yè)務(wù)融通[4]。

統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)。來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)的使用，既要面向校內(nèi)師生，也要面向需要入校的外來(lái)人員。在智慧校園、平安校園數(shù)據(jù)治理的大背景下，需要學(xué)校建議一個(gè)統(tǒng)一的、高標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)平臺(tái)。為學(xué)校信息化建設(shè)部門(mén)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及新的軟件開(kāi)發(fā)者提供數(shù)據(jù)資源整合、融通、監(jiān)控、管理的智慧數(shù)據(jù)大腦。

3.2 業(yè)務(wù)流程需求

業(yè)務(wù)流程要精簡(jiǎn)。來(lái)訪人員預(yù)約系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)要堅(jiān)持業(yè)務(wù)流程精簡(jiǎn)原則，業(yè)務(wù)審批流程層級(jí)堅(jiān)持“非必要不審批”，要實(shí)現(xiàn)預(yù)約系統(tǒng)數(shù)據(jù)在學(xué)校的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)中快速流轉(zhuǎn)，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓流程少走路，讓申請(qǐng)者不走路，凸顯預(yù)約管理系統(tǒng)的審批高效率。

業(yè)務(wù)功能要完善。業(yè)務(wù)功能是開(kāi)發(fā)公司以用戶需求為基礎(chǔ)，利用特定的產(chǎn)品整合用戶碎片式的業(yè)務(wù)需求，最終滿足用戶的實(shí)際業(yè)務(wù)需要[5]。在大數(shù)據(jù)背景下，業(yè)務(wù)功能通常會(huì)突破各部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的層級(jí)，產(chǎn)生新的業(yè)務(wù)功能需求。通常情況下，業(yè)務(wù)功能根據(jù)實(shí)際需要，主要包括核心業(yè)務(wù)功能、業(yè)務(wù)的管理功能和業(yè)務(wù)的服務(wù)功能三方面內(nèi)容。

技術(shù)目標(biāo)要明確。來(lái)訪人員預(yù)約系統(tǒng)的使用關(guān)鍵在于申請(qǐng)人員以何種方式核驗(yàn)身份信息，以達(dá)到預(yù)約者申請(qǐng)手續(xù)便利、核驗(yàn)方式快速、出入通行方便的成效。當(dāng)前，柳州鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院的預(yù)約管理系統(tǒng)主要以現(xiàn)有的人臉識(shí)別系統(tǒng)為技術(shù)實(shí)現(xiàn)核心，通過(guò)預(yù)約系統(tǒng)數(shù)據(jù)與學(xué)校人臉識(shí)別系統(tǒng)做對(duì)接，以人臉信息、身份證信息或車(chē)輛識(shí)別信息作為識(shí)別的關(guān)鍵信息，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的技術(shù)目標(biāo)。

4 來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)研發(fā)優(yōu)化策略

在學(xué)校現(xiàn)有信息化建設(shè)條件下，結(jié)合來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)的實(shí)際開(kāi)發(fā)需求，在滿足業(yè)務(wù)流程和功能需要的前提條件下，系統(tǒng)的主要功能模塊包括：預(yù)約入校條件的設(shè)置、預(yù)約入校流程辦理、業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)設(shè)置、系統(tǒng)管理以及統(tǒng)計(jì)分析模塊等。

4.1 來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計(jì)

4.1.1 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊通俗講就是為項(xiàng)目系統(tǒng)搭建總體框架。主要包括人員權(quán)限配置、流程節(jié)點(diǎn)配置菜單選擇配置、密碼設(shè)置、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表以及用戶使用日志等，根據(jù)學(xué)校管理服務(wù)要求，還可以定制開(kāi)發(fā)其他功能模塊，以滿足學(xué)校校本化服務(wù)應(yīng)用需求。

圖1 訪客預(yù)約系統(tǒng)總體框架設(shè)計(jì)

4.1.2 業(yè)務(wù)流程模塊

業(yè)務(wù)流是系統(tǒng)賴以生存的生命線，信息化系統(tǒng)建設(shè)必須依靠業(yè)務(wù)流程支撐。首先，要確定線上業(yè)務(wù)流程表單。表單內(nèi)容包括：來(lái)訪人員的基本信息、入校原因、入校時(shí)間及時(shí)長(zhǎng)、入校條件、用工部門(mén)審批人員信息以及學(xué)校管理人員審批信息等。線上業(yè)務(wù)流程不是線下業(yè)務(wù)流程的簡(jiǎn)單復(fù)制，而是需要以信息化、系統(tǒng)建設(shè)思維對(duì)線下流程進(jìn)行轉(zhuǎn)化再造。其次，要確定業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流的共享機(jī)制。根據(jù)學(xué)校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，確定好各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合方案，明確數(shù)據(jù)共享機(jī)制，讓數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)“多跑路”，讓人員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)少跑腿。當(dāng)前，柳州鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院的來(lái)訪預(yù)約系統(tǒng)主要基于外來(lái)人員入校來(lái)訪使用，預(yù)約系統(tǒng)的數(shù)據(jù)端口全部免費(fèi)向?qū)W校數(shù)據(jù)平臺(tái)開(kāi)放，與學(xué)校現(xiàn)有的學(xué)工管理系統(tǒng)、人臉識(shí)別系統(tǒng)、返校系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)同步共享[6]。最終實(shí)現(xiàn)學(xué)生在學(xué)工系統(tǒng)請(qǐng)假后，可以直接通過(guò)校門(mén)人臉識(shí)別道閘出入，校外來(lái)訪人員通過(guò)身份證信息識(shí)別出入校園。最后，要盡量減少業(yè)務(wù)流程的審批層級(jí)。業(yè)務(wù)流程審批層級(jí)越多，業(yè)務(wù)流程耗時(shí)越長(zhǎng)，可以批量申請(qǐng)的入校流程可批量辦理。

4.1.3 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析模塊

系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析模塊功能可以為學(xué)校管理人員提供高效的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，為學(xué)校管理者提供有效的分析依據(jù)。學(xué)校管理者通過(guò)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，可以方便快捷得出數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析模塊功能完善與否將直接影響項(xiàng)目系統(tǒng)數(shù)據(jù)的整合分析能力。

4.2 來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)優(yōu)化策略

4.2.1 預(yù)約管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)支持入校申請(qǐng)條件的靈活配置

根據(jù)學(xué)校管理實(shí)際的需要，一是預(yù)約系統(tǒng)外來(lái)人員申請(qǐng)入校的設(shè)置條件要靈活。對(duì)申請(qǐng)的條件可設(shè)置單項(xiàng)選擇、多項(xiàng)選擇或是復(fù)合條件選擇，并預(yù)留自定義項(xiàng)；二是人員的分類管理?xiàng)l件要設(shè)置靈活。學(xué)校目前在校師生人數(shù)超過(guò)1.7 萬(wàn)余人，再加上各類后勤服務(wù)保障人員和外來(lái)來(lái)訪人員，學(xué)校日均在校人數(shù)達(dá)2萬(wàn)，人員管理一定要分類，分類條件要靈活設(shè)置。三是校內(nèi)審批人員設(shè)置條件要靈活。校內(nèi)審批人員設(shè)置可結(jié)合“誰(shuí)接待，誰(shuí)用工，誰(shuí)審批”原則，各用工部門(mén)、學(xué)校職能部門(mén)分別設(shè)置不同權(quán)限的管理員，且審批管理員權(quán)限可靈活設(shè)置。

4.2.2 預(yù)約管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)準(zhǔn)確分析其項(xiàng)目需求定位

學(xué)校信息化建設(shè)項(xiàng)目最大的難點(diǎn)不在技術(shù)開(kāi)發(fā)，而在于對(duì)項(xiàng)目需求分析的準(zhǔn)確定位。項(xiàng)目需求分析是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，應(yīng)包括項(xiàng)目平臺(tái)的接口需求、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)需求、系統(tǒng)功能的開(kāi)發(fā)需求等，需要科學(xué)的、專業(yè)的、系統(tǒng)的論證，并在項(xiàng)目建設(shè)中根據(jù)需求定位不斷去調(diào)整和完善系統(tǒng)開(kāi)發(fā)功能[7]。

4.2.3 預(yù)約管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)關(guān)注業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控與提醒

來(lái)訪人員預(yù)約管理系統(tǒng)根據(jù)入校申請(qǐng)條件，會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的申請(qǐng)業(yè)務(wù)流程，由于申請(qǐng)條件的不同，其相應(yīng)的審批部門(mén)、審批人員亦不同。根據(jù)信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的“用戶思維”主導(dǎo)原則，申請(qǐng)人對(duì)申請(qǐng)業(yè)務(wù)流程的完成與否十分關(guān)注，這就需要系統(tǒng)有對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)監(jiān)控和提醒功能。一是對(duì)校外申請(qǐng)人員進(jìn)行消息提醒。來(lái)訪人員預(yù)約申請(qǐng)流程可以由校內(nèi)關(guān)聯(lián)部門(mén)人員提出，也可以直接由校外來(lái)訪人員提出申請(qǐng)流程，流程業(yè)務(wù)狀態(tài)應(yīng)第一時(shí)間以消息提醒告知；二是對(duì)校內(nèi)管理審批人員進(jìn)行消息提醒。當(dāng)申請(qǐng)者發(fā)起業(yè)務(wù)流程后，審批人員可以第一時(shí)間收到流程審批提醒消息，及時(shí)完成流程審批。對(duì)未能及時(shí)完成的業(yè)務(wù)審批流程在24 小時(shí)或48 小時(shí)后可再次發(fā)送消息提醒，以確保業(yè)務(wù)審批流程的順暢和高效；三是對(duì)申請(qǐng)流程未完成業(yè)務(wù)閉環(huán)的進(jìn)行消息提醒。如校外預(yù)約人員申請(qǐng)流程有入校記錄，但遲遲未產(chǎn)生出校記錄，未能完成業(yè)務(wù)閉環(huán)的流程應(yīng)及時(shí)發(fā)送消息提醒給管理者，便于管理者及時(shí)跟進(jìn)處理。

圖2 優(yōu)化后的預(yù)約流程及消息提醒功能

4.2.4 預(yù)約管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)支持移動(dòng)應(yīng)用端的使用

大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著移動(dòng)通信技術(shù)的快速發(fā)展，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)正邁向萬(wàn)物移動(dòng)、萬(wàn)物互聯(lián)時(shí)代。高校預(yù)約管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，除了開(kāi)發(fā)Web端應(yīng)用外，還應(yīng)支持開(kāi)發(fā)移動(dòng)端應(yīng)用。根據(jù)學(xué)校預(yù)約管理系統(tǒng)的使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，通過(guò)移動(dòng)應(yīng)用端審批流程占比總審批業(yè)務(wù)數(shù)的72%，移動(dòng)應(yīng)用端的使用遠(yuǎn)超Web端應(yīng)用。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著高校辦學(xué)規(guī)模日漸擴(kuò)大，高校管理的成本和壓力也逐步增加，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)提升高校服務(wù)管理工作水平是大勢(shì)所趨。新形勢(shì)下，高校訪客預(yù)約管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，根據(jù)學(xué)校實(shí)際管理需求，不斷優(yōu)化“校本化”的服務(wù)應(yīng)用，助推學(xué)校智慧化數(shù)字化管理水平提高。