醫院檔案管理信息化建設的合理途徑分析

劉一村

（南陽市中心醫院，河南南陽 473000）

0.引言

檔案管理工作對于醫院而言十分重要，在民生主義的發展下，我國醫療事業逐漸成熟，醫院所存儲的檔案資料數量呈現明顯的上升趨勢。傳統紙質管理模式表現出“心有余而力不足”的無力感，一方面，紙質文檔保存和查閱相對困難，且受環境因素影響較大，另一方面，無法滿足基本的供求，杠桿管理水平不佳。針對此類問題，務必科學借助信息技術緩解管理壓力，保證管理有效性。

1.醫院檔案管理信息化建設優勢

1.1 實現檔案信息共享

就目前來看，大部分醫院已經建立起完善的辦公自動化系統，從數據和醫療資料方面來看，檔案信息化建設已經初見成效，其規模也在不斷完善，同時摒棄以往的局限性，從資源獲取、醫療服務水平等方面實現快速發展，促進臨床服務質量，為社會民生提供基本保障。建設目標主要為跨科室、跨時間實現檔案信息共享。在醫院實施救死扶傷計劃時，需要具備一定的數據信息技術，確保數據嚴謹性避免影響決策的科學性，檔案管理信息化建設的共享模式剛好能夠滿足這一條件，從臨床、后勤以及病人信息等多方面進行統一收納并存儲于云系統中，實現科學轉換與應用。除此之外，針對醫院檔案管理的信息共享不僅僅在于某一醫院內部的病患信息共享外，還能實現同類型醫院、跨區域醫院的共享，主要包括醫療設備共享、病人病歷信息共享等，從而提升救治效率，拓寬應用范圍。

1.2 強化醫院經營效率

在數字化時代，信息技術已經無處不在，將其應用到檔案管理工作中，不僅能夠提升管理效率，也是順應時代發展的必要條件。由于傳統檔案管理載體主要為紙質文檔，無論翻閱查找還是信息變更與歸檔，都存在一定復雜性缺陷。同時還要采取防火、防水以及防蟲蟻啃噬等方面的措施，不利于實現不同部門之間的實時共享，只能耗費大量的時間進行翻閱和調檔，信息利用率不足。而信息技術的應用能夠突破以往限制條件，降低人力成本和時間成本，將信息進行收集共享，同時可利用計算機技術對一些存在問題的內容或數據進行糾正和預警，從而避免信息失誤，為相關決策的科學性提供有力保障。各科室之間能夠實現共享數據，盡管病人所在的醫院存在跨區域性，也能及時調出存檔，根據其就診經歷資料進行病癥的預判，有效提升辦公效率。

1.3 提升杠桿管理水平

醫院的杠桿管理水平主要針對供求關系需求，需要其經營性質方面為出發點展開討論，可將其視為一種特殊性的服務場所，其本職任務從微觀上來看屬于救治患者，從宏觀上來看則為讓患者感到就醫方便，肩負著營造和諧社會、踐行民生目標以及維護群體生命安全的責任。因此，想要提升醫院檔案的杠桿管理水平，可以利用信息技術實現供需平衡。相比于以往就醫模式，患者需要在醫院未開門時開始排隊，并經過漫長的繳費、掛號流程，才能正式面診看病，所浪費的時間更長，甚至存在一整天都排不上的情況，其本質問題在于供給與需求之間的不平衡，不僅導致醫生看病效率低，還讓患者的就診體驗感下降[1]。而信息技術的應用能夠實現線上掛號和繳費，合理安排時間，利用線上醫院和自助服務機實現快速、精準的訪問，其系統十分完善且內容齊全，患者能夠在系統的指導下實現自助。而且，在信息技術的支持下，患者在問診、就醫過程中不用再攜帶大量病例和以往就診資料，醫生能夠直接應用云計算技術了解患者以往的病情經歷，從而縮短患者就診時間，提升其體驗感。因此，醫院檔案管理信息化建設能夠提升醫院杠桿管理水平，更好地歸納資源，實現供需平衡。

2.醫院檔案管理信息化建設過程中存在的問題

2.1 制度規范不健全

醫院檔案信息化建設雖然能夠有效提升運作效率，但也會有不法分子利用其漏洞趁機引發一些事端，影響醫院運作效率和利益。針對這些問題，可以從檔案制度的層次出發，由于醫院在檔案管理系統信息化建設方面并未及時修補漏洞，導致體系存在問題。例如：病患醫護數據缺失、存在黃牛倒賣情況、數據失真等，將錯誤的信息錄入到系統中，必然會影響檔案管理信息化建設的規范性，甚至對社會造成較大影響。一方面，檔案管理信息化建設漏洞會進一步增加管理負擔，甚至造成一定的經濟損失；另一方面，還存在一些違法分子引發爭端。近年來，一些醫院由于檔案管理信息化建設漏洞導致“騙保”情況加劇，社會風險增加。現階段，檔案信息化管理中信息共享目標的實現與當前現狀仍存在一定距離，例如，不同業務檔案之間共享性弱、不同醫療機構或不同科室內業務管理人員各自為政，尚未建立綜合檔案室等。

2.2 信息應用意識弱

檔案管理工作信息化建設的根本目的在于，為醫院的發展提供有力支持，提升臨床服務質量。但從當前情況來看，檔案管理工作隊伍結構普遍以兼職為主，缺乏一定專業性，其工作僅限于核對數據，而非辦公自動化或信息技術等，人員良莠不齊。造成這種情況的主要原因在于，信息應用意識薄弱，無法提供高效率、高專業服務。由于意識問題，使得檔案管理部門在整個醫院結構中處于被動地位，僅僅以其他科室的需求為主要內驅力，導致檔案資料的應用價值被遺漏，業務檔案管理缺乏系統性，協作溝通不及時造成檔案提交的滯后。此外，部分新時期背景下的檔案管理者更加注重信息化建設而忽視以往紙質檔案的存儲，相關技術應用不到位，極易出現受潮、蟲蟻啃噬情況。

2.3 系統兼容性較差

系統兼容性在醫院檔案管理信息化建設方面至關重要，主要在于軟硬件系統之間工作的協調性，其中硬件部分主要包括顯卡、主板以及CPU，軟件則為辦公自動化系統。近年來，醫院檔案的錄入主要以信息化為主，在信息化資源配置方面，醫院管理者更加傾向于軟件方面的升級換代，而忽視硬件在其中所發揮的存儲和安全維護作用，大部分軟件在編程版本程序較低的硬件中運行，導致難以實現兼容。傳統檔案的局限性，使得新時期檔案管理工作更加傾向于信息化系統管理模式，其中占比較大的除了病患信息外當屬醫療器械類信息，是檔案資料較多的項目之一。在進行資料性質分類時，這類信息所占用的內存很大，存在容量不夠的情況。一般來說醫院的住院病歷需要保存30 年之久，就診病歷需要保存15 年之久，加之數據的更新浮動計算，每年大約會產生100TB 的檔案，內存嚴重不足[2]。

2.4 配套技術不完善

除了以上所展示的系統軟硬件問題外，相關安全配套技術也是當前醫院檔案管理信息化建設的關鍵問題之一。由于大部分管理人員更加注重直觀的檔案管理工作，而非系統安全，在進行不同醫院之間的信息交流過程中，會存在信息泄露的問題，不法分子或黑客從中獲取信息權限，篡改數據或刪除數據等，檔案安全存在隱患。

3.醫院檔案管理信息化建設途徑探討

3.1 更新檔案管理標準規范

為保證醫院檔案管理信息化建設的規范性和安全性，需要構建完善的管理體系和管理標準，從制度的角度解決醫院檔案管理工作的邊緣化問題，形成“大檔案”管理體系。從機構形成角度來看，需要明確不同科室的所屬范圍，如綜合科室歸口需要歸納到黨政綜合辦公室，并設置專職管理人員。從醫院檔案管理看，其內部資源相對較多，并分屬在不同的科室，而管理人員需要明確不同科室所屬部分，例如：人事檔案歸類到人事部門；病案檔案歸類到病案科室；臨床、物流管理以及檢驗系統均歸類到信息工程部門，避免政策多出、信息交叉等情況。此外，還需及時彌補信息化漏洞，完成具體任務。

3.2 強化提升信息管理意識

醫院檔案管理信息化建設工作中，信息化系統只是一種行動載體，相關管理者才是計劃的執行人，保證系統運行的安全性和規范性。因此，在進行醫院檔案管理信息化建設方面，需要從人員管理意識的角度出發，提升個人素養水平和操作能力，進行定期培訓[3]。例如：針對檔案管理信息化專業，需要定期進行技術交流與內部學習，如辦公軟件深操作、瀏覽記錄查詢等，保證每位管理者對檔案方面信息具備一定靈敏度。由于檔案管理工作重復性和復雜性較強，因此，大部分人會覺得此項工作過于枯燥，操作相對不認真，需要進一步加強高新技術的投入，為其打造舒適環境，更好地服務于檔案管理崗位。現階段，在信息系統中錄入紙質檔案也是當前檔案管理工作的重要部分之一，需要保證其真實性，一旦出現問題必然會引起相關檔案失效或可信度降低。因此，醫院在對工作人員培訓或建立崗位規范時，可以采用“一看、二查、三對照”的方式，具體為：第一次仔細查看目標錄入信息，做好基礎性了解工作；第二次主要檢查錄入信息類型、格式以及歸檔范圍等是否正確，第三，則是將目標錄入信息與實際錄入的信息進行對照，保證不存在失誤即可。另外，需要積極探索新的檔案管理模式，制訂符合長期發展的人才培養計劃。

3.3 優化升級檔案管理系統

針對系統的升級主要解決軟硬件不兼容和內存問題，因此需要醫院相關人員選擇專業的乙方機構，詢問如何提升系統兼容性，實現內存擴充與升級轉型，保證其工作效率，同時能夠自主應對一些故障問題所導致的信息丟失、病毒入侵等，做好醫院檔案管理系統的升級與維護[4]。醫院檔案管理所涉及的內容相對較多，其中不乏一些隱私性較強的內容，一旦出現問題必然造成嚴重損失。因此，需要購置更加專業的軟件，有效解決檔案管理信息化建設問題。針對醫院檔案系統的升級，需要建立持續性的云交流，遵循較高的保密原則。在構建過程中可以實現數據資源庫與檔案之間的互通，需要具備共享性和關聯性，實現OA 辦公與電子檔案系統、技術文件、虛擬化自動技術、云計算、監控與備份科學對接。具體可以采用分布式云計算技術方面實現平臺搭建，以IT、大數據、云計算配合相關軟件和硬件，實現軟件資源與硬件技術的統一構建三層Web技術框架，分別為瀏覽器（Web）、Web 和業務服務器、數據庫系統。在進行軟件持續性更新的同時還應當注重硬件系統與軟件和醫院數據量之間的適配，做到有的放矢。

3.4 加強技術配套設施投入

檔案管理信息化建設是提升醫院服務質量的渠道之一，所涉及的內容很多，且部分信息關乎病人自身和醫院的隱私，盡管信息化建設帶來一定便利，但作為一把“雙刃劍”，一些安全問題也逐漸暴露出來。針對這類問題需要進一步加強技術配套投入，例如，在進行檔案管理工作時，相關管理人員需要做好日常病毒掃描工作，一旦發現異常，如遭遇黑客入侵，則要立刻關閉信息數據庫網絡訪問權限，并查詢數據庫內信息是否存在異常[5]。完成以上操作后需要立即報警，并在后續工作中進一步加強數據庫管理，及時修復漏洞升級系統，加固防盜系統以免信息丟失。此外，工作人員還需做好二次加密，保證維護信息安全，嚴格按照《信息安全技術信息系統安全等級保護基本要求》二級要求實施密保工作，完善安全制度，從主機、數據、網絡和物理環境等方面提升檔案服務的多元化，助力醫院檔案管理工作轉型。

在醫院檔案管理信息化建設過程中，相關技術應當不斷與時俱進，進行實時更新，從患者管理方面來看，需要加強對病患檔案的管理，進一步加強醫院與醫院之間的信息共享和交流平臺的建設，有效降低管理壓力。除了病患檔案外，還需對醫院的醫療體系進行系統化規劃，為后續人才選拔和醫患問診提供補充性資料。針對醫患方面，可以進一步落實人臉識別技術，一些不會應用自助式設備的群體可以直接通過面部識別進入到病患數據庫中，并找到對應病患的信息，降低前期準備和中間過程的煩瑣性，提升醫療事業運行效率。

4.結語

醫院檔案管理信息化建設從實際落實角度來看仍存在一定技術性管理問題，需要做到與時俱進，順應當前社會對醫院的發展需求，優先更新管理標準，從人員意識和能力兩個角度進行強化，升級信息化系統，改善內存不足、系統兼容性等問題，同時加強技術配套設施，以上為提升醫院服務質量的詳細策略，為相關業務提供有利的判斷依據。