信息技術在疾控中心檔案管理中的應用

摘 要：檔案管理工作是疾控中心管理工作的核心內容之一。隨著信息技術的發展，其在各行各業中被廣泛應用。疾控中心也建立了電子檔案系統，并按照檔案屬性和功能進行類別劃分，實現精細化存儲與共享。在新時代，信息技術的應用為疾控中心檔案管理工作提供很多便利，但在縮小存儲空間和提升管理規范性的同時，也存在一些弊端，需要加以完善。因此，立足于當前疾控中心檔案管理信息化建設的優勢以及管理中存在的問題展開分析，匯總大數據技術和網絡技術的應用，探究解決問題的策略，以供參考。

關鍵詞：信息技術；疾控中心；檔案管理

檔案對于疾控中心來說是十分重要的輔助性資源，可作為多項醫療事業的依據。因此，規范化、標準化以及系統化的檔案管理技術與制度的落實很關鍵。在信息時代背景下，檔案管理逐漸趨于技術化和數據化，能夠更好地滿足實際需求，提升管理質量和效率，但也存在一定問題，需要更新傳統管理手段，加強檔案信息化建設，并不斷加以優化。

一、疾控中心檔案管理引入信息技術的作用

1.快速查詢資料，提升效率

信息技術在檔案管理中的應用愈發成熟，能滿足基本的查詢、檢索以及檔案分類等功能，從最初的紙質檔案開始面向電子數據檔案過渡，實現數字化的管理模式。疾控中心檔案的內容除了基本的人事、設備設施以及監測等類型外，還包括大量的預防、評價及病例監測等，對我國醫療甚至社會均帶來嚴重影響。檔案管理信息化建設能夠進一步提升疾控中心檔案收集效率，實現快速查詢，及時調整資源，提供便利，并確保檔案信息的安全。

2.完善檔案管理，保證安全

紙質檔案管理存在存儲空間不足且容易破損的問題，加之部分檔案是圖像、錄音以及錄影等形式，不利于規范化存儲。在轉換為數字檔案后，相關資料能夠借助專用設備進行自動識別與存儲，從而提升信息管理的科學性，管理人員只需根據需求進行聯網收集即可，并能維護檔案的安全。

3.縮小存儲空間實現共享

數據傳輸是檔案管理系統中一項重要的功能，能夠實現數據共享。疾控中心從工作屬性上來看主要從事流行病分析統計，這就需要匯總大量的數據資料，傳統人工分析和信息傳遞十分困難，需要經過多道工序流程，而在信息化背景下能夠直接應用區域數據庫資源，在提升檢索效果的同時實現資源共享，可直接由軟件系統得出詳細的數據統計，能夠快速分析病情及蔓延范圍，從而制定發展戰略，即便是不同部門的人員也能利用計算機獲取資源。在落實管理時僅僅需要一臺計算機便能完成對檔案信息的收集，極大程度上縮小存儲空間，讓檔案管理工作更加方便。

二、基于信息技術進行檔案管理的問題

1.制度不完善

大部分疾控中心的規章制度仍處于架構階段，具體內容并不完善，導致檔案管理人員在執行工作過程中缺乏詳細的操作標準，造成管理情況不佳的問題，無法實現及時整理與收集，不利于歸檔工作。此外，疾控中心檔案管理并未明確針對性的法律法規，只是在沿用較為普遍的《檔案法》，在執行實際工作時僅僅制定了普適性條例，并未結合單位的情況完善規定，一些制度浮于表面，管理人員存在法律意識薄弱，缺乏詳細指導的情況。同時，由于制度健全性問題，對崗位也疏于管理，未能實現定崗定責，造成工作滯后。部分疾控中心檔案管理過于強調和相信信息技術，對一些紙質文檔的保護不佳，加之保密制度不完善，導致管理理念和管理過程存在一定問題。例如，一些重要的紙質資料任意堆放，經常出現遺失檔案的情況，需要重新查找補充，不利于疾控中心相關工作的落實。除了保密制度外，借閱制度也有不足，如檔案隨意借閱，相關手續不健全或存在借閱門檻過高，需要耗費大量時間，手續辦理難的問題，給檔案管理工作帶來阻礙。目前，我國針對疾控檔案分類并未建立統一和規范的標準，加之各省份檔案分類情況不一致，經常存在歸檔缺失問題，加之管理觀念問題，分類標準豐富性和創新性不足。

2.技術與管理不適配

盡管現階段信息技術已經在檔案管理中得到推廣，但就疾控中心的檔案管理工作來看，大數據和計算機技術所發揮的作用仍具有一定的上升空間。在實際管理過程中，存在管理與技術接軌不融洽的問題。首先，疾控中心檔案管理技術普遍集中在單線部分，只是滿足了基本的單機操作需求，但并未深度考慮數據互動和在線傳遞，應用廣度尚佳，但應用深度存在滯后性。其次，疾控中心檔案管理信息技術的應用并未全面落實數據傳遞與共享功能，現有的數據傳遞及共享僅限于部門內部，而非關聯各個服務對象，大部分信息技術應用都體現在日常信息發布與基礎性檔案管理，并未發揮關聯部門成為服務對象紐帶的作用，直接影響管理質量。最后，信息技術在檔案管理中的開發與應用是未來必將實現的內容，但現階段存在管理人員與技術需求不符的問題，不能充分掌握技術，相關培訓考核較少，影響管理效率。

3.檔案層次分類標準問題

疾控中心大部分電子文書檔案應用一級劃分模式，盡管宏觀上滿足了需求，但細致性不足，弊端十分明顯。大部分疾控中心的一級劃分以病種和職業為主，在原有體系層次上進行拓展延伸，但從整體來看，仍存在劃分不細致的問題，需要投入更多精力進行檔案分類，使檔案管理更加系統。此外，還存在分類交叉問題，在疾控中心文書檔案管理信息化建設過程中經常出現重復性。例如，在疾病專業范圍內的規范性文件和計劃書等，均被劃分為專業檔案類，相同分類則又被列入行政管理類和疾病類；科研計劃與專業論文被列入科研檔案類，但從另一角度來看也應當放置在個人業務檔案類；一些受到表彰的技術人員，其檔案信息應當放在專業技術或業務類檔案中，但實際上被放置在了文書檔案中。綜合來看，在信息技術背景下，仍存在檔案交叉重復的問題，需要加以改進。

三、信息技術的具體應用

1.大數據技術

在新時期，大數據的作用十分明顯，在疾控中心檔案管理工作中，維護與應用數據資源成為共識，能夠有效掌握大數據資源，提升其存儲價值。針對疾控中心檔案管理來說，大數據的介入能夠更好地把握管理尺度，提升信息的應用價值。該技術在管理過程中的作用主要包括數據收集存儲、信息處理、數據分析、挖掘和預測以及模型建立等，在不同的管理需求下，能夠提取重要元素，從而制定符合服務對象要求的策略，最大限度糾正管理行為，實現數據挖掘。

2.網絡技術

網絡技術是疾控中心檔案管理實現信息化的關鍵技術，應用網絡設備實現對文書檔案的管理，有多種功能的硬件構成具體的信息存儲與傳輸體系，能夠實現部門相互通信，加強聯系性。比較常見的硬件設施為服務器、路由器、二三層交換機以及防火墻等，并根據需求建立安全措施，避免數據傳輸過程中被篡改。在網絡技術下構建起嚴密的防護措施，在局域網下完成工作。在應用過程中IP地址屬于內網，只需管理好路由設備并應用專用防火墻，便能保護交換機和主機安全。但部分主機直接訪問網頁時會造成病毒感染，通過一些介質進入主機造成局域環境安全性減弱，因此，在落實文書檔案管理信息化建設時需要定期檢查路由器，確保工作環境安全可靠。此外，在疾控中心檔案管理網絡技術應用中，底層主機依靠核心交換機光纖接口與外網通信，在內網通信中限制應用，包括打印機、集線器、服務器、掃描儀以及繪圖儀等。在內網環境下，服務器系統與客戶端對檔案管理工作的落實十分關鍵，網絡技術應用制定詳細的安全策略，有效提升系統安全。核心交換機與核心路由器是銜接內網的主要設備設施，需要保證其功能和安全等級，滿足維護檔案管理安全性的需求。

四、基于信息技術改善檔案管理問題策略

1.完善管理制度

在疾控中心檔案管理中落實信息技術的基本前提在于完善的法律制度。

首先，需要從管理意識角度進行思考，部分人員思想相對片面，認為信息化技術的引入會讓檔案管理工作更加安全，保密意識減弱。針對這一問題，需要加強對檔案管理人員思想的管理，以制度的形式約束，使其時刻保持高度的保密意識和責任意識，并體現在日常工作中，避免出現信息泄露、文檔隨意堆放以及用主機進入其他網址等情況。

其次，為確保管理工作的安全性，需要完善檔案收集、移交以及資料查詢下載等方面的制度，既要降低煩瑣流程又要保證可行性，避免影響相關工作的進度。疾控中心檔案管理工作對于其內部穩定發展具有重要價值，在信息化過程中務必制定詳細制度控制管理質量。可建立追責制度，做到崗位與個人相銜接，無論是檔案基礎性管理還是查閱調閱，一旦出現資料丟失、審閱不規范或流程有誤等問題，能夠及時追責，在這種環境下能夠進一步提升管理質量，遵循檔案管理信息化的基本規范。

最后，在落實疾控中心檔案管理的過程中需要嚴格執行現有制度，并在此基礎上配合疾控中心需求進行適當調整。在管理時需要利用信息技術做好排序與分類，尤其針對現有的紙質文檔，更需要做好裝訂工作。在人員調動方面需要做好目錄制定，并保證檔案管理工作具有一定延展性和創新性，尤其在內容范圍劃分領域，務必展現疾控中心的醫療水平和發展歷程，優化管理制度，確保工作落實順暢。

2.加大新設備投資，提升信息化水平

第一，技術方面。需要進一步加強基礎設施資金投入，對軟件和硬件系統進行更新優化，提升其使用的安全性，做好防火墻工作。技術應用中需要提升軟件系統的數據處理能力和信息共享能力，可與軟件開發工作室合作，找專業人員幫助系統升級維護，做到一部門一IP，公開可共享的資源，簡化手續流程。針對一些不適合公開的資源需要進一步維護其傳播安全，可引入數字簽名技術，并將原有數據信息綜合匯總，實現平臺銜接。對目前疾控中心的數據信息綜合分析與統籌規劃，建立規范性信息化平臺與外部交流，推動資源共享模式的建立，改變當前部門數據共享不到位和溝通不成熟的問題。可嵌入獨立的交流程序，并將資料分類傳輸，對一些具有檔案需求的對象提供直接的線上服務。

第二，管理方面。在技術優化的基礎上需要進一步加強自動化管理，如將檔案管理信息化流程匯總成詳細體系并宣傳到各個部門，使其能夠進一步了解檔案管理中信息技術的應用內容及方向，降低操作過程中的失誤。同時，需要加強對檔案管理人員的晉升與考核，實現對信息化管理模式的自主學習，了解信息化自動授權、數據分析以及數據統計等多樣化功能，實現高效管理。盡管信息技術為檔案管理工作提供很多便利，但還需加強對實物檔案的管理，包括紙質書架、紙質檔案以及倉庫等，避免酸性環境和光化學反應，做好檔案室的清潔與濕度控制，降低檔案變質及火災風險發生的概率。

3.應用信息技術做好層次規劃

針對檔案信息數據收集與整理交叉性問題，需要在原有劃分等級上進行二次劃分和三次劃分等，做好層級擴充和延伸，滿足更多群體的需求，解決檔案管理中分類混亂的問題。例如，將寄生蟲疾病分類為地方疾病，再將其分為傳染性和非傳染性等，做好層級劃分。對于交叉重復問題，需要對軟件系統更新，根據劃分情況制定指南手冊，詳細規劃各分支分類，并在關聯部分做好連接，使查詢人員能夠及時查到信息對應的位置。在查詢過程中可借助統計學軟件和辦公軟件等實現數據庫快速檢索與數據統計，完成對大量數據的分析。

五、其他策略

1.制定新型人才引入與培養計劃

為提升疾控中心檔案管理信息化建設，還需培養一支高素質和專業性強的團隊，該隊伍需要充分了解當前檔案管理信息化建設內容的優勢和漏洞，并明確未來的發展方向，滿足信息化建設需求。除了操作管理類的人才外，還應致力于培養專業的技術人員，實現檔案編研與挖掘，突破以往局限性，在原有基礎上進一步豐富疾控中心檔案管理的內容和工作形式，包括數據文件、影像資料以及實物等多種內容。此外，還可以通過走訪退休干部、讀文件以及研究老數據的方式提取信息，豐富檔案管理工作。疾控中心單位需要加強對在崗人員的培訓，采用多樣化的培訓方式，如引導自學、專業化教育指導以及現場指導等，實現全覆蓋針對性訓練。還可以將崗位薪資與學歷和證明等相掛鉤，鼓勵管理人員自覺學習新知識，考取相關證書等。此外，還應積極引進專業人才，根據崗位需求設置準入門檻，給予政策傾斜，推動疾控中心檔案管理信息化建設。

2.樹立科學觀念，提升檔案工作參與度

在信息技術不斷更新的背景下，疾控中心檔案管理工作也應當與時俱進，樹立正確的管理觀念。目前來看，部分檔案管理人員的思想存在一定滯后性，一部分過于依賴信息技術，另一部分人對信息技術的應用并不全面，這兩種思想均無法實現全面落實信息技術管理的目標。因此，需要進一步明確疾控中心檔案管理的職責、思想與目標。在實際工作中，疾控中心單位需要建立嚴格的執行制度，并將工作效果與獎罰制度相結合，從而調動人員積極性，實現規范化管理。此外，還需根據實際情況建立管理系統，如局域網絡平臺、人員管理平臺等，既能保證部門關聯度，又能實現資源共享，便于數據更新。為提升疾控中心相關工作與檔案管理工作之間的關聯性，可以從職業觀和價值觀的角度，在平臺宣傳檔案管理工作對于疾控中心各部門的重要性，增強認知，從而以更加嚴謹認真的態度面對工作，自覺遵守檔案傳輸規范，降低管理人員審核難度，確保其能夠及時收錄信息并審核，為后續工作提供便利。

六、結束語

綜合來看，疾控中心檔案管理中信息技術的應用仍有待提升，需要從技術、管理制度以及人員等多個角度進行優化。在技術方面對軟件和硬件系統進行升級換代，并建立數據共享平臺展現信息技術的共享性優勢。從管理制度方面需要制定更加精細化的管理模式，從人員角度來看需要重塑管理人員思想，加強對管理工作的重視，主動學習新技術，為信息化建設奠定基礎。

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作者簡介：關瑩瑩（1991—），女，漢族，河南上蔡人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。