完善內(nèi)部控制機制確保會計信息系統(tǒng)的有效應用

彭丹

會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的基礎理論簡述

會計信息系統(tǒng)一般是指由運行規(guī)程、人、信息處理設備三種元素所組成的人機交互系統(tǒng)，這個系統(tǒng)能夠通過收集、存儲、傳輸、加工、分析、反饋和利用會計信息來為單位的各項管理活動提供會計及時、有效的數(shù)據(jù)支撐。

會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制主要是指單位為確保會計信息系統(tǒng)真實準確地反映、記錄和存儲經(jīng)濟事項數(shù)據(jù)而制定和實施的一系列流程、制度的總稱。會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的內(nèi)容主要包含事前避免風險采取的功能性措施、阻止正在發(fā)生的事故造成更大損失而采取的處理和補償措施、對已發(fā)生的事故進行補救并挽回所造成的損失等。按照內(nèi)部控制的層級可將會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制劃分為戰(zhàn)略控制、管理控制和業(yè)務處理控制三大類。

會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制在建設和應用過程中的關鍵風險點主要有：網(wǎng)絡安全風險的控制，輸入數(shù)據(jù)準確性風險的控制，業(yè)務流程設計及執(zhí)行風險的控制。

會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制在應用實施過程中存在的主要問題及其成因分析

我國的會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的發(fā)展是隨著會計信息系統(tǒng)的發(fā)展而逐步完善和健全的。從實踐效果來看，在財務管理工作中應用實施了會計信息系統(tǒng)的單位，其會計信息的及時性、固定資產(chǎn)的安全性、部門之間溝通的效率以及經(jīng)營效率等都得到了不同程度的改善和提升。與此同時，受各種因素的影響和局限，也存在一定的問題。現(xiàn)就問題和成因具體分析如下：

主要問題 一是會計信息系統(tǒng)個別業(yè)務的控制無效。會計信息系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)的獲取很大程度上需要通過業(yè)財一體化來完成，因此會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的實現(xiàn)需要業(yè)務控制提供保證。業(yè)務流程作為業(yè)務控制的載體，其管控是否有效會間接對會計信息系統(tǒng)會產(chǎn)生影響。在實務中，單位的會計信息系統(tǒng)存在個別業(yè)務控制無效，具體主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是業(yè)務流程設計不嚴謹，對會計信息系統(tǒng)既定的信息數(shù)據(jù)傳輸規(guī)則產(chǎn)生了不利影響，造成部分會計信息系統(tǒng)的關鍵控制點缺失，弱化了整個會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的有效性；另一方面是業(yè)務流程的執(zhí)行需要單位員工的人為操作，而在操作過程中若不能嚴格遵循預先設計的流程，則可能會造成錄入會計信息系統(tǒng)的業(yè)務端數(shù)據(jù)與實際不符的問題而影響管控的有效性。

二是會計信息系統(tǒng)問題解決不夠及時。在實務中，因會計信息系統(tǒng)問題解決不夠及時而影響其內(nèi)部控制有效性，主要表現(xiàn)在兩個方面：一方面是多數(shù)單位在兼具財務知識和會計信息系統(tǒng)知識的復合型人力資源方面較為欠缺，使得單位的會計信息系統(tǒng)在出現(xiàn)問題時無法快速得到解決，因而弱化了與會計信息系統(tǒng)相關的內(nèi)部控制機制發(fā)揮作用的效率；另一方面則是業(yè)務端操作的錯誤行為經(jīng)常在已經(jīng)被轉(zhuǎn)換成為錯誤的會計信息之后才被發(fā)現(xiàn)，導致單位總體的糾錯成本較高，客觀上也對會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的管控有效性產(chǎn)生了不利影響。

三是缺乏會計信息系統(tǒng)內(nèi)部評價指標和審計監(jiān)督機制。會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系在具體執(zhí)行過程中存在的缺陷和薄弱環(huán)節(jié)可以被單位健全完善的評價指標體系和審計監(jiān)督機制所發(fā)現(xiàn)，進而得到及時修正，避免發(fā)生風險。在具體實施過程中，單位普遍缺乏針對會計信息系統(tǒng)的評價指標機制和內(nèi)部審計監(jiān)督機制：一方面是并未針對所應用實施的會計信息系統(tǒng)制定科學化、系統(tǒng)化的績效監(jiān)督和評價指標機制來定期對系統(tǒng)運行的實際情況進行比對分析，找出實施效果差異及其具體成因，在實踐中較多采用了由財務部門匯總系統(tǒng)所反映的各種問題，然后通過組織召開會議進行討論解決，主觀性較強且缺乏系統(tǒng)性，整個會計信息系統(tǒng)在后續(xù)運行中存在較高的風險隱患；另一方面則是內(nèi)部審計監(jiān)督機制缺失，大部分單位的內(nèi)部審計工作多以單位總體運營管理行為以及財務會計作為審計監(jiān)督對象，較少把會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制納入內(nèi)部審計監(jiān)督對象，這也是會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在問題時無法及時被發(fā)現(xiàn)的主要因素之一，客觀上也會對其管控的有效性產(chǎn)生一定的不利影響。

問題的成因分析 一是管理層的重視程度不夠。會計信息系統(tǒng)的應用實施是一個較為漫長、與單位總體運營管理體系進行不斷磨合的過程，而與之相關的內(nèi)部控制建設也應當是循序漸進、逐步完善的，但是在實際工作中部分單位的管理層較為注重會計信息系統(tǒng)的開發(fā)建設，而對于與其相配套的內(nèi)部控制體系建設重視度不足，從而導致會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系與會計信息系統(tǒng)之間的匹配度和適應性不足，這是造成大部分單位會計信息系統(tǒng)個別控制業(yè)務失效、會計信息系統(tǒng)問題解決不及時的原因之一。

二是會計信息系統(tǒng)功能導入不全。在會計信息系統(tǒng)應用實施實務中，大多數(shù)單位會根據(jù)管理需求導入部分會計信息系統(tǒng)功能，不完整的系統(tǒng)會中斷會計信息的及時傳遞。會計信息系統(tǒng)功能導入不全，不僅會增加單位的控制難度，同時還會弱化會計信息系統(tǒng)的業(yè)財一體化功能。部分業(yè)務數(shù)據(jù)在傳遞、流轉(zhuǎn)至會計信息系統(tǒng)時，仍然需要大量的手工處理，使得整個系統(tǒng)在應用過程中難以滿足對于效率以及準確性的需求，由此也導致了部分控制風險點的產(chǎn)生，這也是導致會計信息系統(tǒng)整個體系中個別業(yè)務管控無效的主要原因。

三是部門間職責劃分不明確以及人力資源配置不足。部門間的職責劃分不明確，直接表現(xiàn)就是同一問題在不同部門之間的相互推諉，大幅降低了部分業(yè)務和流程的運行效率。這與會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制目標中保證運營效率是相悖的。同時，這也會導致業(yè)務流程出現(xiàn)控制盲點或者業(yè)務流程管控效果偏弱，最終導致會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制失效。人力資源配置不足，具體體現(xiàn)在所配置的員工業(yè)務能力不足或者所配置的人員數(shù)量無法滿足會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制運行的需求，這是導致單位會計信息系統(tǒng)在運行過程中出現(xiàn)問題無法及時解決的關鍵因素之一。

四是內(nèi)部監(jiān)督機制覆蓋面不足。從上文分析可以看到，部分單位之所以缺乏會計信息系統(tǒng)內(nèi)部評價指標和審計監(jiān)督機制，究其原因，是由于內(nèi)部監(jiān)督機制覆蓋面不足所引起的。在實務中，內(nèi)部監(jiān)督責任主要由單位的內(nèi)部審計部門承擔，但是部分單位的內(nèi)部審計部門及人員將審計監(jiān)督重點落在了財務信息的真實準確性、經(jīng)濟責任等相關內(nèi)容上，沒有將內(nèi)部審計監(jiān)督全面覆蓋至整個信息系統(tǒng)的關鍵控制節(jié)點和風險點，同時受自身實質(zhì)獨立性不足以及對業(yè)務理解不夠深入因素的影響，在對會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制進行評價時，無法保持較高的公正性和客觀性，最終導致單位的會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的評價和審計監(jiān)督較為欠缺。

改進會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的建議

多角度優(yōu)化控制環(huán)境 在實務中，要優(yōu)化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的環(huán)境，可從以下途徑采取對策：一是單位管理層應當提高對會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的重視程度，從頂層設計入手，對單位會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度制定、組織結(jié)構(gòu)和控制活動等方面進行全面、科學的規(guī)劃和統(tǒng)籌，提升二者的匹配性和適用度，減少整個業(yè)務控制的盲點和風險點；二是在會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制機制中引入大數(shù)據(jù)、信息共享等新型的信息化技術。大數(shù)據(jù)技術具有強大的數(shù)據(jù)信息收集和分析能力，而信息共享則可以進一步優(yōu)化溝通渠道，從而有效減少人工輸入數(shù)據(jù)的場景，并暢通數(shù)據(jù)信息的流轉(zhuǎn)渠道，消除業(yè)務與財務之間的數(shù)據(jù)壁壘，為會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制管控的有效提升創(chuàng)造一個良好環(huán)境。

強化流程的執(zhí)行 單位在會計信息系統(tǒng)環(huán)境下，可結(jié)合自身的運營管理實際需求以及系統(tǒng)的具體操作需求對相關業(yè)務流程進行梳理，形成流程控制清單，厘清關鍵的流程控制點，進一步明確控制職責，以會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制流程的可控性為基礎和前提，針對系統(tǒng)的操作人員和復核人員制定嚴格的考核獎懲機制，以保障系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)和業(yè)務操作的準確性，確保流程能夠被嚴格執(zhí)行。

提升員工素質(zhì) 結(jié)合會計信息系統(tǒng)在運行過程中對于人員素質(zhì)的高要求，建議單位從以下途徑來提升員工素質(zhì)，控制運行出錯風險：一是通過招聘等途徑快速引入部分財務和信息化復合型人才，確保單位的會計信息系統(tǒng)在開發(fā)設計、運行、管理維護等環(huán)節(jié)均有專業(yè)化的人力資源支持，在及時化解會計信息系統(tǒng)問題的同時，有效保障信息系統(tǒng)的安全性；二是針對現(xiàn)有會計信息系統(tǒng)的操作人員進行系統(tǒng)化的業(yè)務培訓，從而有效控制因操作失誤而帶來的各種風險因素。

強化內(nèi)部審計監(jiān)督 健全的會計信息系統(tǒng)評價考核指標體系是整個系統(tǒng)實現(xiàn)有效內(nèi)部控制的必要保障。在實務中，建議單位可分別結(jié)合財務指標和非財務指標來設計評價考核指標體系。其中，財務指標屬于具體業(yè)務層面的指標，主要為了確保各種財務數(shù)據(jù)的真實準確性而設計；非財務指標屬于單位層面的指標，主要是為改善單位整體的管理水平而設計。在建立會計信息系統(tǒng)評價考核指標體系的基礎上，通過改變內(nèi)部審計部門在整個管理架構(gòu)的層級以提升其實施獨立性，同時要充分運用風險導向?qū)徲嫷刃滦蛢?nèi)部審計監(jiān)督模式，拓寬內(nèi)部審計監(jiān)督業(yè)務的覆蓋面，并形成客觀、公正、全面的內(nèi)部監(jiān)督環(huán)境，以此來有效改善會計信息系統(tǒng)管控的有效性。

作者單位：長春市住房公積金管理中心