研究生業務費預算與支出管理系統設計與實現

張建宇，徐怡彤，張盈盈，呂震宇

（華北理工大學管理學院，唐山 063210）

0 引言

研究生業務費是指學校為研究生培養工作提供的經費支持，直接用于研究生開展科學研究與實踐、學術交流、學位論文開題報告、中期檢查及評審答辯等工作。《教育部財政部關于普通高等學校“研究生業務費”開支問題的試行規定》（教計財字〔1982〕029號）對研究生業務費開支范圍、開支標準等問題做了明確規定。《教育部國家發展改革委財政部關于加快新時代研究生教育改革發展的意見》（教研〔2020〕9 號）指出，要切實做好研究生經費保障，完善研究生教育投入體系，研究建立差異化生均撥款機制。

各高校分別結合各自研究生培養實際，制定了相應的研究生業務費管理辦法。不同高校對研究生業務費的管理方式各不相同，通常都是按照一定計算原則將研究生業務費劃撥至研究生，但具體使用由導師統籌安排。隨著研究生人數的增加，研究生業務費在實際使用中面臨的最大問題就是如何對資金額度進行有效監管，避免學生超額度報銷或無法足額按期報銷。

1 研究生業務費管理現狀

傳統研究生業務費管理多采用手工記賬方式，學校為每一位研究生發放一經費賬本，每次下撥經費或經費報銷均需在賬本上登記并由導師和主管領導簽字。這種手工記賬的管理模式難以對研究生業務費公共支出（例如查重、論文打印裝訂等由相關專業統一辦理的業務）部分進行有效管理；此外，可能出現在賬本上登記了支出，但實際報銷金額與賬本登記不一致的情況；再有，手工記賬方式難以監管資金支出進度，不利于研究生業務費的統籌使用。

很早就有高校采用信息化手段對研究生業務費進行管理，但管理模式主要圍繞財務報銷流程展開，對預算的管理相對較弱。馬靜等［1］通過設計基于Web 三層架構的科研經費精細化管理系統解決了管理部門對課題預算無法有效管理、審查和科研人員對預算實時動態難以查看的問題。劉海峰等［2］設計的科研業務費項目管理信息系統解決了手工錄入信息出錯、信息孤島和工作效率低的問題。劉沐等［3］通過對現有研究生業務費管理系統的分析解決了科研管理與財務管理脫節、項目立項后實施過程缺乏監管、項目經費入賬手續繁雜、預算編制與實際經費使用不符、統計決策無數據支持的問題。

上述系統設計均以研究生業務費報銷管理為核心，在預算分配和利用方面考慮相對較少。特別是在多人聯合預算報銷、公共預算分配與支出、預計報銷金額與實際報銷金額不一致等問題上沒有給出有效解決方案。此外，目前高校早已實施了信息化財務報銷管理，如何在不侵入現有財務系統的同時，有效實現對研究生業務費使用的監管是擺在面前的重要問題。

2 系統設計

2.1 研究生業務費預算與支出管理方案設計

針對上述情況，所設計的研究生業務費預算與支出管理系統必須能與現有財務報銷系統無縫對接，必須不影響現有財務報銷系統的運行，另外還要能夠有效解決公共支出分配、多人聯合報銷、實際報銷金額與預算登記支出不一致等問題。為此設計如下管理方案：

2.1.1 與現有財務報銷系統對接方案設計

為了不影響現有財務報銷流程，本《研究生業務費預算與支出管理系統》只負責研究生業務費的預算分配與支出管理。在報銷研究生業務費時，報銷人除向財務處提供相關發票及佐證材料外，還需要提供一張由本系統出具的《研究生業務費預算來源單》，該單據上有一個由系統生成的，可用于校驗預算來源真偽的二維碼，財務處在報銷時（或主管領導簽字時）通過掃碼確認該筆報銷是否有足夠的研究生業務費預算來源做支撐，以此判斷是否予以報銷。同時，該二維碼一旦被掃描確認，《研究生業務費預算與支出管理系統》將把這筆經費記為已支出，以此實現與現有財務系統的無侵入式對接。

2.1.2 公共研究生業務費分配方案設計

財務部門在將總研究生業務費下達至學校或二級學院后，該筆經費將首先登記至系統。研究生秘書可先將當年需要支出的公共經費（含查重費、外審費、打印裝訂費、答辯費等）單獨劃撥出來納入公共支出預算，剩余部分再按照指定比例分配至導師或具體研究生，作為個人預算用于論文發表、實驗材料采購等支出。

2.1.3 多人聯合報銷方案設計

報銷研究生業務費時，若發票金額大于研究生本人剩余預算額度時，可采取以下三種方式予以處理：①到財務處按照本人剩余預算額度進行報銷，超出預算額度的發票金額將不予報銷；②剩余預算額度內的費用從本人研究生業務費中報銷，其余部分從本人或導師的科研費中報銷；③從系統中聯合多人的預算生成與發票金額等額的《研究生業務費預算來源單》，并依此到財務處按發票金額足額報銷。報銷出來的費用按照聯合預算的構成分給其他研究生或導師。

2.1.4 實際報銷與預算登記支出不一致問題的解決

若實際報銷金額與預算登記支出不一致（通常是報銷金額小于預算登記金額），研究生或導師可憑有效證明材料找主管領導，從系統中將未能報銷的部分從“已支出預算”部分轉移至“未支出預算”，以確保用戶下次還能使用該預算額度。系統將記錄所有操作過程，以備隨時調閱查看。

2.2 用例與核心業務活動圖分析

2.2.1 用例圖

《研究生業務費預算與支出管理系統》以二級學院研究生業務費管理為原型，用例圖如圖1所示。系統的主要參與者包括管理員、院長、科研副院長、研究生秘書與研究生導師。管理員主要負責基礎信息維護與系統管理工作；院長負責年度研究生業務經費來源登記、報銷前預算審核以及未報銷金額登記等；科研副院長可負責查詢統計所有報銷預算單和未報銷登記記錄等；研究生秘書主要負責研究生業務費分配（包括公共經費和研究生經費分配）、導師分組等；導師主要通過系統生成報銷預算來源單。

圖1 研究生業務費管理系統用例

2.2.2 核心業務活動圖

《研究生業務費預算與支出管理系統》核心業務分為研究生業務分配和研究生業務費預算與來源單的創建及報銷兩部分，如圖2所示。

圖2 研究生業務費管理系統核心業務活動

研究生業務費預算分配前，首先由院長在系統登記經費來源，隨后研究生秘書在此基礎上進行查重費、外審費、打印裝訂費、答辯費等公共經費的分配，剩余部分根據預先設定的規則，有系統自動根據導師指導的學生人數以及所在年級自動分配至導師個人賬戶。經費分配完成后由院長審核確認。

研究生報銷業務費時，首先委托導師通過系統創建預算來源單。預算來源單創建支持以下場景：①導師結組報銷。結組后，同組導師間研究生業務費預算可打通使用。②預算額度內報銷。若某研究生報銷時，導師名下預算額度小于票面金額，可只報銷預算額度內金額。③聯合預算報銷。聯合報銷就是在經其他導師同意的情況下借用其他導師預算額度，確保票面金額與聯合預算額度一致，全額按票面金額報銷。

報銷前，研究生將發票、相關附件、系統生成的研究生業務費預算來源單一同提交給主管院長審核。預算來源單中除了記錄報銷人、預算來源以及金額外還會生成一個唯一的二維碼。用戶對預算來源單的任何修改動作都會導致該二維碼發生變化。院長在審核簽字前首先通過手機掃描預算來源單上的二維碼，系統自動比對紙質預算單二維碼與系統現有登記的數據是否一致，如果一致且預算來源單的金額小于等于發票金額時，院長在手機上輸入預算來源單審核密碼并確認，該預算來源單即從后臺鎖定并標記為已支出，報銷單院長簽字后即可到財務處報銷（線上報銷流程類似，不再贅述）。

2.3 功能模塊設計

研究生業務費預算與支出管理系統主要功能模塊包括：登錄賬戶管理、基礎數據管理、綜合查詢管理、業務費報銷管理等功能模塊如圖3所示。

圖3 研究生業務費管理系統功能模塊

2.4 數據庫設計

系統數據庫概念模型設計如圖4所示。

圖4 研究生業務費管理系統數據庫概念模型設計

研究生和導師信息均存儲在用戶表中，用戶表中包括用戶編號、導師用戶編號等字段，用戶編號是主鍵，與導師用戶編號形成單表內的主外鍵關聯關系，即導師與研究生之間的一對多關系。同一年份允許有多筆研究生業務費經費來源，報銷時不同來源的經費不可混用。一個報銷人可以創建多個預算來源單，一個預算來源單可包括多個導師經費分配，一個導師分配的經費也可以出現在多個預算來源單中，構成了預算來源單與經費分配間的多對多關系，對應預算來源明細表。若出現實際報銷金額小于當時出具的報銷預算單金額時，可以在未報銷登記表中記錄所有未報銷金額，該表與預算來源明細相對應。

3 系統實現

3.1 系統架構

系統采用B/S架構，使用C#語言基于ASP.NET WebForm 技術開發，后臺數據庫使用SQL Server。

3.2 系統實現中的關鍵技術

3.2.1 校內外導師結組管理

研究生導師可分為校內導師和校外導師。校外導師無法在校內財務系統中執行報銷操作，因此可通過與校內導師結組的方式打通導師間研究生業務費預算，委托校內導師代為報銷。報銷的費用按照預算單登記額度分配給相關導師和學生。圖5 展示了導師間結組后，經費來源可打通使用的情況。

圖5 添加組內經費來源

對于未分組情況下的聯合預算報銷，其他導師可在系統中生成預算使用授權碼，報銷人在輸入授權碼后可借用相關導師的預算執行聯合預算報銷。

3.2.2 基于二維碼的研究生業務費預算來源單生成

為了確保線下報銷時紙面預算來源單與系統數據相一致，避免用戶打印預算來源單后又修改了系統數據的問題發生，系統基于二維碼技術設計了防偽的研究生業務費預算來源單。

首先，系統針對每張預算來源單都會生成一個隨機編碼，每次用戶對該預算來源單執行修改操作時，該編碼都會重新生成。當用戶打印預算來源單時，該隨機編碼經加密后被一同編入二維碼中。如圖6所示。

圖6 報銷票據自動生成特定二維碼

其次，院長在審核報銷單據時，需要用手機掃描該二維碼。手機掃碼后會自動打開對應網站對二維碼進行驗證，如果附加的信息可以成功解密，且解密出來的隨機編碼與系統中登記的該預算來源單隨機編碼一致，系統將顯示對鉤，否則系統會顯示紅叉。每張預算來源均有未審核、審核通過、審核失敗三種審核狀態。如果該預算來源單狀態為未審核，對鉤顏色為橙色，且下方出現審核確認按鈕。在正確輸入了審核確認密碼后可對該預算單予以報銷確認。審核后的預算單再次掃碼時將呈現綠色對鉤，且不再出現審核確認按鈕。如圖7所示。

圖7 預算來源單掃碼后的三種審核狀態

3.2.3 研究生業務費自動分配

系統會根據待分配研究生業務費總額度、導師所帶的研究生人數與年級信息實現業務費的自動分配。系統允許設置研一至研三各年級金額分配系數，然后系統會自動計算各導師分配的研究生業務費預算額度。如圖8所示。

圖8 系統自動按照指導的研究生人數分配研究生業務費

4 結語

以研究生業務費預算管理為核心的《研究生業務費預算與支出管理系統》設計有效解決了研究生業務費公共預算分配與支出、導師（研究生）業務費自動分配、多人聯合預算報銷、預計報銷金額與實際報銷金額不一致等研究生業務費管理問題；基于二維碼的預算來源單設計，一方面確保了預算來源單的防偽和不可篡改，另外一方面實現了和現有財務系統無侵入的無縫對接，保證了該信息系統的順利實施，有效提高了研究生業務費管理工作效率和預算管理水平。未來系統將在導師動態結組、小額預算余款管理、研究生業務費支出進度管理等方面做進一步優化改進。