淺談高職院校檔案管理工作中的保密原則

文/韓蕾

檔案工作屬于高職院校日常管理工作的重要環節，高職院校的檔案記錄了高職院校在管理、科研、教學、基建等方面形成的具有價值的文字、圖表等內容，對于高職院校的未來發展有著重要意義，如果檔案泄露將會對高職院校帶來聲譽和經濟方面的損失。在高職院校檔案管理工作中，需要嚴格遵循保密原則，從實際出發，將保密原則貫穿到檔案管理的各個層級中。

一、高職院校檔案管理保密的必要性

遵循保密原則是為了避免檔案信息泄露，做好保密工作既能夠提高高職院校檔案管理工作的效率，也可提升檔案利用率。具體來看：一是能夠提升檔案管理效率。檔案保密工作是檔案管理工作的一項組成部分，在信息技術的發展下，越來越多的紙質檔案被轉化為電子檔案，在開展檔案管理工作時，也要轉變思路，遵循保密原則，避免檔案泄露，這不僅可以降低檔案管理工作成本，還可提升管理效率，幫助利用者快速的檢索和分析；二是保障檔案信息安全。高職院校檔案管理工作是一項系統、長期的內容，很多檔案都有密級要求，如果帶有保密性質的檔案遭到泄露，會影響高職院校師生的利益，也會影響高職院校的發展，甚至對社會帶來不穩定性因素，遵循保密原則，可及時發現檔案管理工作中存在的各種風險，利用信息技術來進行彌補，降低檔案泄露風險；三是提升檔案資源利用率。在信息化建設的推進下，檔案管理工作中也有了各類新型技術手段，各個高職院校也建立了數據庫，實現了對檔案的分類存儲和管理，遵循保密原則，可以大大提高檔案的安全屬性，更好地發揮出檔案資源的作用和價值。

二、當前高職院校檔案保密工作的問題

（一）人員缺乏保密意識

近些年來，國家在保密普法宣傳教育上不斷推進，人民群眾的保密意識得到顯著提升，但長期以來在高職院校檔案管理工作中，更加側重于檔案的收集、整理和利用，忽視了保密工作的重要性，管理者對于檔案保密原則的認識不夠深入。還有的檔案工作人員認為高職院校是一片凈土，泄密的可能性很低，即便泄密也不會帶來什么負面影響。究其原因，與人員思想方面具有密切關系，多數檔案工作人員并非科班出身，并且在長期的工作實踐中也未接受過系統的保密培訓，因此，執行起來會存在種種問題。

（二）檔案存在混合管理

步入新的歷史時期后，在國家政策的扶持下高職院校得到了迅速發展，其規章制度和管理體系也開始日益完善，但是檔案保密工作還是沒有得到應有的重視，未針對檔案管理工作提出具體的管理方案與指導原則，導致檔案工作無章可循，檔案的收集、分類、審核不夠細致，常常存在各類檔案混合管理的問題。有的高職院校保密柜數量不夠，將一些涉密檔案置于普通檔案柜中來管理，有時會由于使用者的無意識操作導致檔案泄露出去，給高職院校帶來了負面影響。

（三）技術手段有待更新

進入大數據時代之后，各類信息技術在檔案管理工作中發揮著越來越重要的作用，很多信息是以電子化的方式來存在，并且以往存儲的一些紙質檔案已經通過技術手段轉化為電子形式，其中，有大量涉密文件。與紙質檔案相比，電子檔案更易泄露，除了由于人員操作不當或者主觀因素引起的檔案泄密之外，黑客攻擊、病毒、漏洞等也容易導致高職院校的檔案出現泄密，如果高職院校缺乏對應的保密手段，一旦遭遇外部攻擊，將會給自身的發展帶來無法估量的損失。

（四）涉密管理機制不夠完善

在高職院校的發展中一直是將教學、管理和科研放在中心地位，部分管理者認為檔案工作可有可無，而檔案工作人員對于檔案工作的認識不夠全面，在工作中常常消極應對，嚴重影響了檔案管理工作的質量。另外，相關的檔案涉密管理機制也不夠健全，久而久之，也會逐步降低檔案工作人員的保密意識，容易出現由于人員疏忽帶來的檔案泄密事件。

三、高職院校檔案管理工作保密原則的踐行

（一）優化檔案管理體制

要將保密原則踐行到實踐中，必須要將各項基礎工作做實、做細，高職院校檔案保密工作會受到諸多因素的影響，長期以來，由于在檔案保密標準、保障體系上缺乏統一健全的規章制度，致使檔案工作人員無章可循，加之檔案工作人員的總體能力參差不齊，也會影響檔案保密工作的開展質量。對于高職院校而言，檔案管理保密工作的踐行并非一蹴而就，需要一步一個腳印的落實好各個工作步驟，做好每項內容，這一過程無疑是艱難而又漫長的。具體來看，需要及早建立適合的管理體制，完善的規章制度。當前，我國已經頒布《歸檔文件整理規則》等細則，高職院校檔案管理部門需要根據國家標準來明確檔案工作發展規劃，考慮到檔案保密工作的實際特點，科學制定規章制度，嚴格要求檔案工作人員遵循保密原則。同時，還要建立檔案管理工作具體流程，結合學校實際情況，包括辦學規模、辦學層次等來細化規章制度，比如，若高職院校規模較小，為了確保檔案保密規章制度可以順利實施，可以將部分工作移交至黨委辦、人事處來負責；對于規模較大的高職院校，他們有獨立的檔案管理部門，檔案保密難度會更高，在具體工作中必須要明確檔案管理的流程和方法?？傊?，規章制度的建設必須要與高職院校實際情況相結合，優化制度內容，這樣才能保障保密工作落實到實處，并讓高職院校的檔案管理可朝著科學、規范的方向來發展。

除此之外，還要提高各方人員的檔案意識，檔案意識的強弱是影響檔案保密工作開展質量的一個重要因素，高職院校不管是管理者還是檔案工作人員，往往對這項工作缺乏客觀、真實的了解，高校師生對于檔案保密工作的認識也非常少。對此，需要從上到下改變管理思想，高職院校領導需要真正重視檔案工作，認識到檔案在促進學校發展方面的職能和作用，將檔案管理和保密工作納入到高職院校整體規劃中，投入必備的人力、物力和財力。同時，做好宣傳工作，利用微信公眾號、廣播平臺、校園宣傳欄等，讓廣大師生、教職工能夠認識到檔案保密工作的必要性，從上到下轉變思維理念，讓檔案保密工作可以更好的開展。

（二）完善檔案庫房建設

為了保障檔案在管理、利用過程的安全性，做好硬件建設十分重要，這是保障檔案實體安全的前提條件。在檔案庫房中，需要添加必備的硬件設備，包括計算機、掃描儀、打印機等基礎辦公設備，并配備檔案應用系統、溫濕度監控系統、自動消防與滅火系統、智能密集架、控制系統等，這是開展檔案保密工作的基本設施。高職院校要予以更高的重視，確保檔案實體的安全性。同時，在檔案庫房的建設上，需要嚴格遵循《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規范》《建筑設計防火規范》等相關法律法規，在這類法規中，對于檔案館建設有具體、明確的規定，高職院校需要以此為標準，建立單獨的檔案庫房，與閱覽室、辦公室區分開來，由專人進行負責，嚴格執行保密制度，將檔案安全和保密工作作為檔案管理的重中之重。

（三）做好技術防護工作

為了避免高職院校電子檔案泄密，還需從技術手段進行更新與升級，保障檔案在網絡環境下的安全性，用好防火墻技術、身份認證技術、入侵檢測技術、防病毒技術等，避免黑客或者病毒破壞數據、更改網絡設備。具體來看，有幾個要點需要予以重點關注：一是按要求設計防火墻，利用防火墻，能夠阻擋外部攻擊，將不安全請求過濾在外，這是隔離外網和校園內網之間的首道屏障，高職院校要定期對防火墻進行升級，發揮防護作用；二是重視信息加密，信息加密的方式非常多樣，這是保障檔案安全的重要手段，其中最常用的就是雙密鑰加密技術，可以有效防止黑客入侵；三是重視入侵檢測，利用技術手段來實時監控外部非法入侵，一旦出現非法入侵，系統會發出警報，提醒技術人員及時應對；四是病毒防范，及時下載漏洞補丁，升級防毒軟件，避免病毒入侵導致檔案泄露；五是做好數據備份，檔案工作人員要養成備份習慣，定期對數據庫進行備份和升級。

（四）加強檔案工作隊伍建設

檔案工作人員是開展檔案保密工作的一線人員，為了避免由于人員因素導致的泄密問題，必須要建設一支綜合素質過硬的檔案工作隊伍。如今，高職院校需要的是復合型檔案人才，對此，需要從以往的人力資源管理控制轉化為人才差異性開發，完善現有檔案人員的管理結構，除了要加強對檔案工作人員的培訓和教育，提升其保密意識之外，還要引入計算機等專業畢業的優秀技術人才，全盤負責檔案安全保密工作。為了激發出檔案工作人員的積極性，可以實施聘任制，推行按需設崗的方式，做到擇優錄取，將檔案工作人員的素質與綜合指標相掛鉤，輔以優勝劣汰等管理手段，不斷優化整個檔案工作人員的隊伍結構。在人員配置上，需要根據個人興趣、能力特長、崗位需求等，實現人員配備的優化組合，最大限度發揮出檔案工作人員的潛力。針對現有檔案工作人員的培訓，要著眼于現實，具有針對性，高職院校需要做好摸底調查工作，摸清楚檔案工作人員的實際情況，比如，針對專業技能過硬、具備較高理論知識的年輕檔案工作人員，需側重于實踐方面的內容，加強崗位鍛煉，利用培訓拓寬其專業視野，提升保密意識；針對非科班出身但文化水平較高的檔案人員，可采用研究式、互動式的培養，使之掌握檔案管理工作的精髓，提高業務能力，激發崗位創新力，提升保密意識，使之能夠將保密工作嚴格落實到檔案管理的各個環節中；針對年齡偏大的檔案工作人員，需強化信息技術培訓，以提高其工作效率，并且在培訓過程中要著重強化保密工作培訓，因為在利用信息技術操作的過程中，如果一時不慎，就很有可能導致檔案泄露。總之，培訓應該是層次性、針對性的，以幫助檔案工作人員適應當前檔案保密工作的要求，提高其管理技能和業務能力。

（五）加強信息化建設保密管理

在“互聯網+”時代的發展下，信息化技術在高職院校管理工作的各個領域得到了廣泛使用，也成為了創新檔案管理工作的必備手段，利用信息化技術手段，能夠對檔案做到一體化管理，提高檢索、存儲速度，但是也增加了泄密風險。高職院校有必要制定完善的電子檔案信息管理制度，明確保密管理規定，各類用途不同的檔案其審批流程也各有差異，需強化保密管理，避免電子檔案丟失或者泄露。不容忽視的是，當前高職院校信息化建設起步發展相對較晚，盡管各個高職院校在近年來投入了大量資金，數字校園建設也取得了初步成果，但是在電子檔案制作和管理上還有一系列問題，因此，在實踐過程中，必須要高度重視信息化建設的保密管理，不斷發現問題、解決問題。針對一些特殊且秘密性較高的檔案，嚴禁采用存檔方式來存放，需要妥善保管，制定完善的電子檔案存檔方法，在查詢時先要由上級部門批準，根據利用者的情況來提供查檔方式，明確查檔權限，并且要做好全程記錄。在查閱檔案時，要切斷庫房與外網的聯系，避免黑客入侵竊取檔案，最大限度保障電子檔案的安全性。

在高職院校的發展過程中，做好檔案保密工作意義重大，但長期以來受制于各類主觀和客觀因素的影響，檔案工作一直遭到邊緣化，未能得到應有的重視，檔案泄密問題也屢見不鮮。對此需要從管理體制上進行完善，明確高職院校檔案保密工作的具體要求和操作流程，并且做好硬件基礎設施的建設，強化技術保障，加強檔案工作人員隊伍的建設。這就要求高職院校從上到下都要認識到檔案保密工作的重要性，并要求檔案工作人員將保密原則融入日常工作中來，從制度、人員等各個方面消滅泄密風險點。同時繼續推進檔案電子化的建設進程，在提高工作效率的同時借助技術手段提升保密等級，將保密工作做細、做實，只有這樣才能充分發揮出檔案在高職院校發展中的作用和價值。