新時期基建項目文件歸檔率提升研究

摘 要：歸檔工作是基建檔案管理流程中煩瑣而又關鍵的環節。本文以醫院基建項目為例，首先分析了基建項目文件歸檔工作對基建項目管理、項目檔案質量、基建項目審計和工程質量評定等方面的現實意義，探討了基建項目文件數量多、歸檔參與主體多、跨度形成時間長和涉及門類多等主要特點，并從基建項目資料員檔案意識、業務素能、體制機制以及歸檔保障條件等方面，進一步討論了影響基建項目文件歸檔的因素。針對影響基建項目文件歸檔因素，提出了提升基建項目文件歸檔率的對策措施，為進一步做好新時代基建項目文件歸檔工作提供參考。

關鍵詞：歸檔率；基建檔案；醫院

概述

天津市第三中心醫院始建于1957年，是一所集醫、教、研、預、管于一體的綜合性三級甲等醫院，是天津市五大市級醫學中心之一。隨著醫療衛生事業發展，已有建筑面積不能滿足事業發展及市民健康診療需要，歷經數次改擴建。隨著醫院基建項目的推進，相關基建項目檔案資料眾多、時間跨度長，出現在日常管理中極易造成資料收集不全、內容質量低、歸檔不及時等問題。因此，歸檔工作成為基建檔案管理流程中煩瑣又關鍵的環節[1]。為進一步做好項目檔案管理工作，國家檔案局陸續出臺《建設項目檔案管理規范》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等行業標準，為醫院基建項目檔案管理，尤其是歸檔工作提供精準指導。

1 基建項目文件歸檔的意義

建設單位工程管理部門及勘察、設計、施工、總承包、監理、設備制造、第三方檢測等參建單位將辦理完畢且具有保存價值的項目文件，經系統整理交建設單位檔案管理機構，即為項目文件歸檔。從項目文件歸檔的定義來看，歸檔的主體有建設單位、參建單位，歸檔的實質要求是辦理完畢且具有保存價值的文件，歸檔的形式要求是經系統整理并移交給建設單位相關檔案管理機構。醫院檔案歸檔率=實際歸檔的檔案項目數/應當歸檔的檔案項目數×100%[2]。

做好醫院基建項目文件歸檔工作具有重要的現實意義。一是基建項目管理的重要依據。醫院基建項目文件經歸檔，是基建工程項目建設從投資完成，成果轉入后期項目實際使用，在此過程中基建項目活動的真實歷史記錄。可作為基建工程質量鑒定的重要憑證，也是醫院基建項目后期改建、擴建、維修、管理的重要依據。二是項目檔案質量的重要保障。醫院項目建設周期長，產生的項目文件數量多，涉及工程勘察、設計、施工、監理、設備及安裝等多個環節，項目文件收集工作貫穿項目建設始終，嚴格按照項目檔案管理的相關標準和規范做好項目文件資料的收集，并按照項目文件形成規律及要求進行系統整理、歸檔，也是基建檔案管理質量的重要保障。三是基建項目審計的重要支撐。醫院基建項目是上級主管部門對醫院財務工作進行審計的重要內容。如東麗院區新址擴建項目，總投資約314055萬元，項目建設完成后，需要對整個工程項目進行審計，歸檔的立項文件、招標文件、施工合同、財會憑證等歸檔資料的查詢，為審計工作順利進行提供了重要的資料支撐。四是工程質量評定的重要保證。醫院基建工程項目質量直接關系到項目的運行，以及患者安全和財產保障，做好基建項目文件及時、完整歸檔，使其能夠成套、系統地歸檔，反映了工程質量的好與壞。在工程建設中形成、積累的基建檔案資料的質量控制著工程項目質量[3]。通過基建項目文件的歸檔，按照項目檔案管理規范進行整理，作為工程質量評定的重要保證。

2 基建項目文件主要特點

醫院基建項目文件是一條重要的信息鏈，貫穿于基建項目申報、立項、評估、勘測、設計、施工、竣工及運行等各個環節，是全部工程項目的真實反映。基建項目本身具有建設項目規模大、建設工期長、參建單位多等特點，這也使得基建項目文件呈現出一系列顯著特點。

2.1 文件數量多

醫院建設項目規模大，建設環節多，在勘察、設計、施工、監理等過程中都會形成大量的項目文件資料。這些文件資料價值高，涵蓋了項目立項批復、可研報告、建設工藝技術應用，還有各種交樁記錄、隱蔽工程檢查驗收記錄、質量檢查臺賬、設備及管線安裝施工文件，具有很強的整理歸檔現實應用價值。

2.2 參與主體多

醫院基建項目文件從其形成、積累、整理、審核以及移交和歸檔，不僅由建設單位負總責，還需要參建單位，如勘察單位、設計單位、施工單位、總承包方、監理單位、設備制造方、第三方檢測單位的積極參與。因此，醫院基建項目文件歸檔需要建設方、監理方、施工方等所有參建單位共同完成，才能確?；椖课募w檔及時、完整、系統和準確。

2.3 形成周期長[4]

由中交建筑集團有限公司承建的天津市中心醫院（東麗院區）新址擴建項目作為天津市2023年重點項目，規劃于2022年初建設，并于2025年12月完成建設并投入使用，建設周期長達4年。這還不包括前期的項目立項、項目可研報告、批復等用的時間。大型醫院基建項目建設工期長，在此過程中產生的大量文件材料，從形成、整理到歸檔，時間跨度較長。

2.4 涉及門類多

醫院基建項目文件涉及學科多、專業技術面廣。根據《建設項目檔案管理規范》的相關規定，基建項目文件主要涉及勘察、設計、氣象、水文、消防、測繪、地震、環保、安裝等不同行業、不同領域的不同專業資料，這就要求從事基建項目文件收集、整理和歸檔的人員要掌握過硬的專業技術，熟悉各個領域的歸檔資料范圍。

3 影響基建項目文件歸檔率因素

3.1 歸檔意識

根據《建設項目檔案管理規范》的相關規定，醫院建設項目文件歸檔應及時。并且對歸檔的時間有明確規定，如醫院建設項目前期的勘察、設計、可研報告、立項等文件應在“相關工作結束時歸檔”；醫院建設項目的管理類文件，如建設項目管理規章制度、會議紀要等應按年度進行歸檔；醫院建設項目的施工文件則是在項目竣工驗收完成后及時歸檔；項目建設中的科研項目文件則在“結題驗收后歸檔”；醫院建設項目竣工驗收環節產生的文件資料則應在驗收通過后及時歸檔。

但是，從項目建設與項目文件歸檔情況來看，重項目建設、重項目建設進度輕檔案管理的思想認識還較為普遍，具體從事建設項目資料收集整理歸檔人員歸檔意識不強，建設單位、承包及分包單位職責不清，檔案人員流動性大，新進人員缺少系統檔案業務培訓，歸檔范圍不清。

3.2 業務素能

從事基建項目文件收集的資料員的業務素能會直接影響項目文件的歸檔質量和效率。但從現實來看，重點項目建設在建設期，作為建設方的政府職能部門從相關部門抽調人員組成臨時性的“×××工程項目建設指揮部”，通常是工程項目完成便會就地解散，移交管理權限?？梢姡话阒攸c基建項目建設中配備的專職檔案員少之又少，而且建設期間大多忙于項目建設，也沒有對具體從事項目文件收集、整理歸檔等進行專門的業務培訓。從事基建項目資料收集人員的工程項目專業知識和檔案專業知識缺乏，導致項目建設資料收集、歸檔與工程項目建設進度不一致，沒有嚴格按照《建設項目檔案管理規范》的相關要求及時收集、歸檔文件資料，導致歸檔資料缺項、漏項，隱蔽工程驗收記錄不完整、不規范。

3.3 體制機制

重大基建項目檔案管理通常與項目建設同步推進，檔案管理體制機制不健全、不科學也是影響基建項目檔案歸檔率的重要因素，諸如檔案領導機構不健全，相關參與方未納入領導機構之中；工程技術資料及施工圖表簽報程序規定不規范，施工日志、施工圖紙等缺少科學的管理辦法；建設單位及參加單位的歸檔責任不明確，歸檔文件質量要求不符合《建設項目檔案管理規范》的相關規定；重大建設項目檔案驗收規定不科學，導致施工文件、信息系統文件、監理文件和第三方檢測文件審查環節未形成記錄和整改閉環。

3.4 保障條件

基建項目建設周期長、產生的檔案資料多，做好歸檔工作離不開必要的軟硬件條件做保障。如存放檔案的檔案室、檔案柜，建設單位的檔案庫房如沒有按照“八防”標準，勢必會影響項目檔案的保管質量，埋下安全隱患。項目電子文件離不開計算機軟硬件系統作為歸檔的重要手段，軟硬件系統是否與新環境兼容、重要項目電子文件歸檔是否滿足異地異質備份、必要的項目歸檔設備是否保障到位，這些均成為影響基建項目文件歸檔質量的重要因素。

4 基建項目文件歸檔率提升對策

4.1 增強意識，明確歸檔責任

將建設項目歸檔工作與項目建設同步推進，組織基建項目檔案管理工作領導小組，專門負責項目資料的歸檔工作。切實提升基建項目檔案管理工作的重要性認識，尤其是歸檔意識，自覺遵守和貫徹落實《建設項目檔案管理規范》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等相關的標準和規范，將歸檔工作納入標準化歸檔管理范圍，讓重視基建項目文件歸檔成為一種行為自覺。要切實明確相關方的歸檔主體責任，如建設單位、建設單位檔案管理機構歸檔責任，以及勘察部門、設計部門、監理部門、施工部門、總承包、檢測部門、供貨等單位的文件歸檔責任和要求，尤其是歸檔資料的“完整性、準確性、有效性和規范性”“四性”審查責任。要暢通各責任主體之間的溝通渠道，以合同形式將各方需要移交歸檔的文件數量、文件類型、文件質量標準和歸檔時間加以明確，確保基建項目文件在完整、準確、有效、規范基礎上及時歸檔。

4.2 提升素能，強化歸檔培訓

根據基建項目建設進度，實時組織專兼職資料員、檔案員，以及參建方人員業務培訓。具體來說，可從項目前期、中期和后期分階段開展有針對性的業務培訓。例如，在基建項目正式開工建設前，就要同步推進檔案員的業務知識培訓，重點培訓基建項目歸檔的范圍、標準和要求；在基建項目建設過程中，要定期不定期組織檔案員進行業務培訓，此時的培訓重點是要根據基建項目的具體建設進度，培訓各個環節重點歸檔的范圍和要求，以及需要注意的事項。在基建項目建設后期，要重點圍繞項目竣工驗收的相關標準和要求，有針對性地組織業務培訓，確保歸檔質量。

4.3 健全制度，規范歸檔流程

按照醫院基建檔案的性質劃分，大體可以分為設計資料、施工資料、依據性資料、竣工資料以及基礎性資料等[5]；按照醫院基建檔案的時間階段劃分，又可以將其分為項目前期檔案資料、施工階段資料和竣工階段資料?？梢姡椖课募w檔量大、類型豐富，要求建立一套行之有效的體制機制，規范歸檔流程。首先建立健全規范的規章制度，尤其是歸檔方面的制度，明確基建項目文件歸檔的范圍、歸檔的條件、歸檔的質量和歸檔的時間要求。其次是簽訂合同等約束機制。與施工方、監理方等簽訂基建歸檔合同，建立激勵約束機制，在簽訂合同時就明確需要移交的基建檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項[6]。最后是規范檔案工作流程。通過相應的規章制度，使基建項目歸檔工作流程更加標準化、規范化。

4.4 投入，改善歸檔條件

隨著計算機信息技術的發展，以及基建項目文件歸檔的現實需要，項目建設參與方要加大投入，改善歸檔所需的人、財、物等條件。首先是加強人的投入。根據項目規模大小，以及歸檔文件的多少和任務情況，選派一定數量的專兼職檔案員。其次是加大財的投入。根據基建項目歸檔工作的實際需要，編制專門的檔案管理經費預算，并根據實際情況，實時增加預算，確保檔案管理所需經費充裕。再次是加大物的投入。根據基建項目歸檔需要，建立專門的檔案場所，并按照“八防”的標準和要求添置必要的物件設備。為做好建設項目電子文件歸檔工作，還需采購一定數量的計算機、掃描儀、照相機等，購買專門的檔案管理軟件，切實改善基建項目歸檔條件，夯實歸檔工作條件基礎。

結語

醫院基建項目歸檔工作是整個基建檔案管理流程中煩瑣又關鍵的環節，是做好基建項目檔案的基礎性工作。為切實做好項目檔案管理工作，尤其是項目檔案歸檔工作，要始終堅持集中統一管理的原則，實行統一領導、統一標準和制度[7]，要重視臨時設施檔案歸檔利用[8]，要嚴格執行《建設項目檔案管理規范》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等標準規范，在思想上要重視，在業務素能上要提升，在制度機制上要健全，在歸檔條件上要改善，切實做好醫院基建項目歸檔工作，不斷提升歸檔率，夯實基建項目檔案管理根基。

參考文獻

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作者簡介：楊琳琳（1977— ），天津市第三中心醫院館員，主要從事檔案管理研究。