辦公室文書檔案管理工作的改革和創新研究

宋雅琪 中華人民共和國福州海關

文書檔案管理工作是一項比較煩瑣的工作，需要消耗工作人員大量的時間和精力。信息社會背景下，通過創新文書檔案管理方法，靈活運用多種信息技術工具開展文書檔案管理工作，不但可以提高文秘文件管理工作的效率，還可以有效地保護文秘文件的真實性、完整性、可靠性、安全性，為未來的各種決定和行動提供強大的保障。

一、辦公室文書檔案管理工作內容

文書檔案是辦公室文件資料的重要組成部分，包括命令、指示、決定、布告、請示、批復等。文書檔案管理工作的主要內容可分為四類，分別是分類、立卷、排列和編目。其中分類是指工作人員按照文書檔案的時間、來源、內容、形式等進行分類；立卷是指工作人員將辦理完畢并具有參考保存價值的公文依據其在形成過程中的聯系和一定規律組合成為保管單位案卷；排列是指工作人員將公文按照一定順序排列起來；編目是指工作人員按照一定的標準和規則對公文實體的外部特征和內容特征開展分析、選擇和描述，將其記錄成款目，再將款目按照一定順序組織成目錄或書目。

二、辦公室文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書檔案管理工作制度不完善

目前，在辦公室文書檔案管理工作中存在著一些不健全的問題，這些問題主要體現為：沒有標準的工作流程，也沒有對工作完成時間的規定，導致辦公室文書檔案管理工作整體比較粗放散漫，時常發生辦公室管理者因為工作繁忙或其他原因沒有及時將文書檔案分類、歸檔和存放的問題，導致其他部門在查找文書檔案時面臨在檔案室找不到相關文書檔案或不能快準狠定位所需文書檔案位置的問題，這不僅會加大其他部門的工作壓力，還有可能影響到單位的工作進度。

（二）電子文書檔案儲存安全被忽視

目前，辦公室文書檔案管理工作存在電子文書檔案儲存安全被忽視的問題。信息時代為辦公室文書檔案管理帶來了數據化管理的機遇，不少單位抓住時代機遇，積極推進自動化、數字化、智能化辦公，電子文書檔案管理已經基本普及。電子文書檔案相比于紙質文書檔案具有占地面積小、不怕水淹火燒蟲咬等優勢，部分辦公室管理人員因此放松了對電子文書檔案安全的管理。但是電子文書檔案雖然對防火、防潮、防蟲工作有比較低的要求，卻面臨可追溯性不強、易被篡改或復制、可能會因為電腦病毒入侵或系統防護不到位而導致信息泄露等問題，所以辦公室管理人員要重視電子文書檔案的安全問題。

（三）文書檔案管理專業人才缺乏

目前，辦公室文書檔案管理工作存在文書檔案管理專業人才缺乏的問題。很多單位對文書檔案管理工作具有不正確看法，認為文書檔案管理工作的技術含量較低，對工作人員綜合素質的要求比較低，這就導致單位對文書檔案管理工作不重視，一方面在招聘工作人員時降低招聘需求，另一方面將文書檔案管理工作與普通行政工作畫等號，直接要求負責普通行政工作的人員轉崗負責文書檔案管理工作。單位對文書檔案管理工作的不重視導致辦公室管理人員缺乏工作熱情，在工作中按部就班，不思創新，造成了文秘工作人員在工作觀念和工作方式上的落后，給文秘工作的信息化工作帶來了困難。文書檔案管理專業人才缺乏還極大影響了文書檔案管理工作的效率和質量，可能導致文書檔案丟失、損壞。

三、信息時代為辦公室文書檔案管理工作帶來的機遇

（一）有效壓縮文書檔案儲存空間

在傳統的辦公室文書檔案管理工作中，文書檔案需要集中儲存在檔案室，隨著時間的推移，本單位的文書檔案越來越多，單位不得不開辟新的檔案室或選擇更大的空間作為檔案室來儲存本單位的重要文書檔案。信息時代為辦公室文書檔案管理工作帶來了文書檔案電子化的機遇，即通過掃描原件的方式將紙質文書檔案轉化為電子文書檔案，并將其儲存在電腦中。

相比于紙質文書檔案，電子文書檔案沒有實體，以數據信息的方式儲存在電腦硬盤中，有效壓縮了文書檔案儲存空間。

（二）提升文書檔案檢索提取效率

在辦公文件的傳統工作中，若其他部門或工作人員需要查看文書檔案，辦公室管理人員需要找到文書檔案，要求其他部門或工作人員在檔案室查看文書檔案，不得復制，若有特殊情況，則需要借出者辦理借閱手續并在規定時間歸還文書檔案，以此保證辦公室文書檔案的安全性。

信息時代為辦公室文書檔案管理帶來了文書檔案數字化的機遇，工作人員通過為電子文書檔案命名、編目，利用大數據檢索功能，輸入關鍵詞查找相關電子文書檔案，大大提高了辦公文件的查詢和抽取的效率。

（三）降低文書檔案管理人力成本

在傳統的辦公室文書檔案管理工作中，辦公室檔案管理人員不僅要負責辦公室文書檔案的分類、歸檔和存放，還要負責檔案室的清潔、防火防潮防蟲等工作，一般來說，單位文書檔案數目越大，辦公室管理人員的工作強度越大，所要付出的人力成本也就越大。

信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作通過將紙質文書檔案轉化為電子文書檔案儲存在硬盤或軟盤中，減少了辦公室管理人員的檔案室清潔、防火防潮等工作，提升了辦公室管理人員歸檔、存檔和提檔的工作效率，能有效降低文書檔案管理的人力成本。隨著越來越多的紙質文書檔案轉化為電子檔案，文書檔案管理的人力成本還會進一步壓縮。

（四）規范文書檔案管理工作流程

如果文書檔案的工作過程不符合標準，就會造成文書檔案的分類、歸檔和保存不能按時完成等問題，從而影響單位工作效率。

開展辦公室文書檔案管理信息化建設，可以利用計算機程序規范文書檔案管理工作流程。一方面嚴格規定了文書檔案管理工作的具體流程，使得辦公室管理人員只有完成前一項工作并勾選工作完成選項后才能開始下一步驟工作。另一方面也為文書檔案管理工作規定了時間限制。辦公室管理人員在點擊開始某項工作后，該工作便進入倒計時，辦公室管理人員必須在規定時間內完成工作。這樣就能推動辦公室文書檔案管理信息化建設，建設辦公室文書檔案信息共享平臺和辦公室文書檔案工作管理系統，從而對文秘文件的工作過程進行有效的標準化，提高文秘文件管理的質量與效率。

有次全族搬家，過河時，河神派了三個波浪神來搶文字，保管文字的貝瑪(巫師)情急之中把字書吞到肚子里，波浪神灌了他一肚子水，想強迫他把字吐出來，不想把字書泡化了，哈尼族就沒有文字。世世代代受人欺壓，只怪你(貝瑪)打失了先祖的文字，哈尼成了只會說不會寫的可憐人。[注]云南省少數民族古籍整理出版規劃辦公室編：《哈尼阿培聰坡坡》，云南民族出版社，1986年，第44-45頁。

四、信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革創新

（一）建立健全辦公室文書檔案信息化管理制度

首先，完善辦公文件的人事管理系統，一方面，鑒于工作人員工作積極性與工作質量之間存在正相關關系，為了提升工作質量，單位應當構建并完善辦公室文書檔案管理工作人員激勵機制，比如，與辦公室管理工作人員的崗位職責和實際情況相結合，在技術職稱、職務比例和工資總額不變的情況下，用聘任證書和績效考核激勵工作人員。另一方面，各單位要構建并完善定崗定責系統，也就是將辦公室文書文件管理工作的內容和職責明確到每一個人，從而加強辦公室管理人員的責任意識，有效約束辦公室管理人員的工作行為，減少違規行為的產生，防止文件被盜用或遺失，提高文件的安全及可靠度[1]。

其次，建立健全辦公室文書檔案管理工作流程制度，即嚴格規定辦公室文書檔案管理工作的具體流程以及每項工作的完成時間。一方面通過公示文書檔案管理工作流程制度要求工作人員嚴格遵守，另一方面通過建設辦公室文書檔案信息化管理平臺，運用本系統的工作狀況跟蹤系統，可使員工依循辦公文件的工作程序，完成工作[2]。

此外，各部門還要強化對辦公室文秘文件的管理，綜合利用部門內部監督和群眾監督兩種方法，非定期抽查和不定期抽查的制度，確保辦公室文書檔案管理工作合規合理，減少辦公室文書檔案管理安全隱患。

（二）加快紙質文書檔案電子化進程

信息社會背景下，辦公室文書檔案管理工作要加快紙質文書檔案電子化進程。一方面，單位要積極推動“無紙化辦公”，將電子簽名技術應用到日常辦公中；另一方面，單位要開展紙質文書檔案電子化工作。

首先，單位要給辦公室的管理人員裝備一臺高性能的數字化文件掃描器以及一臺計算機，這樣就可以使他們更容易地把紙張文件轉換成數字化的文件，并且對文件進行重新命名，將文件保存到電腦硬盤或者光盤中。

其次，單位要購買多種格式軟件，確保不同系統生成的數字文書檔案可以通用，減少辦公室管理人員轉化電子文件格式的工作量。

最后，部分文書檔案只在短期內有效，一旦過期，便變成了沒有用處的廢紙。這類檔案應該及時清理。為了提升紙質文書檔案電子化工作效率，辦公室管理人員在開展紙質文書檔案掃描、命名、儲存工作時，要對過期文書檔案進行清理并在對數字文書檔案命名的過程中標注無限期和有限期，從而方便后期對過期電子文書檔案進行清理[3]。

（三）重視電子文書檔案儲存安全問題

首先，由于電子介質具有可讀寫性，所以電子文書檔案存在被篡改的安全風險，針對這一問題，可以利用區塊鏈技術的可追溯功能，利用時間戳、共識機制等技術手段，對電子文書檔案的采集、修改、保存等進行全過程記錄，實現電子文書檔案的不可篡改性和追本溯源。

其次，電子文書檔案被儲存在電腦硬盤、光碟等介質中，容易受到網絡黑客或電腦病毒的攻擊，從而產生信息泄露風險。針對這一問題，一方面可以通過下載殺毒軟件和安裝防火墻對電腦和信息共享平臺進行安全防護，另一方面可以通過重要數據加密、設置訪問權限、設置登錄權限、要求辦公室管理工作人員關閉系統時退出賬號等措施，保護公司的電子文件。

最后，盡管電子文件對存儲環境沒有特別高的需求，但會面臨因為儲存環境而導致電子文書檔案儲存載體失效的問題，例如外界強磁干擾或儲存庫房的不正常溫度濕度變化導致儲存在硬盤、光盤中的文書檔案的信息丟失。所以，辦公室管理人員要重視電子文書檔案不穩定性這一安全隱患，通過配備加濕機、去濕機和設置專用盤柜、防磁柜等避免這一問題[4-6]。

（四）打造專業化文書檔案管理人才隊伍

首先，單位要重視文書檔案管理工作，對辦公室管理人員給予一定的重視，從而提升工作人員的工作榮譽感，激勵工作人員通過自主學習和參與職業培訓不斷提升自身業務能力。

其次，單位在招聘文書檔案管理工作人員時，要關注應聘人員的學歷背景、工作能力和對文書檔案管理信息化建設工作的態度，通過提高招聘門檻，招聘兼具檔案管理和信息技術素養的高層次人才，填充文書檔案管理工作人員隊伍，提升文書檔案管理人才隊伍質量。

最后，單位應該定期組織學習培訓活動，幫助本單位文書檔案管理人員及時接受最新文書檔案管理理念、學習最新文書檔案管理方式、增強文書檔案信息化管理能力。為了提升職業培訓效率，單位可以將職業培訓與績效考核工作有機結合，即將參與職業培訓的次數、職業培訓考核結果等與工作人員的績效考核結果掛鉤，以此激勵工作人員積極參與職業培訓并在職業培訓過程中認真學習，提升能力。

（五）建設文書檔案數據管理平臺

首先，單位要對電子文書檔案進行分類處理，對于重要的電子文書檔案進行加密處理并設置比較嚴格的訪問權限，對可公開的電子文書檔案在數據管理平臺定向公開，即要求被允許查看文書檔案的工作人員通過登錄單位分配的賬號查看，以此提升文書檔案數據的安全性和其他部門、工作人員查找文書檔案的效率。

其次，文書檔案數據管理平臺應該具備檢索系統，即辦公室管理人員在上傳電子文書檔案時進行命名處理，明確文書檔案的名稱、時間、負責人姓名、關鍵人姓名和文檔存放位置等，當用戶借用辦公文件時，只需搜索關鍵字，即可迅速獲得所需的辦公文件資料。

五、結語

在辦公室文書檔案管理工作中，還存在著文書檔案管理工作制度不健全、電子文書檔案的存儲安全被忽略以及文書檔案管理專業人員不足等問題。信息社會背景下，辦公室文書檔案管理工作面臨有效壓縮文書檔案儲存空間、提升文書檔案檢索提取效率、降低文書檔案管理人力成本和規范文書檔案管理工作流程的發展機遇，相關從業人員要以問題為導向，結合當前形勢，對我國辦公室文書檔案管理進行一些變革和創新，提高辦公室文書檔案管理工作的效能。