干部人事檔案數字化外包風險及解決措施

文/中共麗水市委組織部 梅景慧

近年來，隨著從嚴管理監督干部與選人用人標準的不斷提高，干部人事檔案的管理難度越來越大。而基于科學技術創新發展、數字變革的背景，干部人事檔案朝著數字化、智能化方向發展已成為一種既定趨勢，是創新干部人事檔案管理模式、提高管檔工作效率和防范檔案涂改造假的重要舉措。2006年，中共中央組織部發布了《全國組織系統信息化工作規劃》，對干部人事檔案數字化工作進行了安排；2010年，提出“干部檔案數字化”的要求，按照嚴格管理，安全保密，方便利用的原則，開始在全國統一實施干部人事檔案信息化項目建設；2017年7月，頒布GB/T 33870—2017《干部人事檔案數字化技術規范》。目前，我國大多檔案機構開始通過專門企業購買外包服務完成干部人事檔案數字化管理工作。

一、干部人事檔案數字化外包是大勢所趨

（一）有利于提高工作效率。大批量干部人事檔案采取數字化外包之后，能夠有效分散本單位內部人員的工作壓力，促使人員集中精力于日常管理與服務工作中。通過與外包企業合作，能夠更好節省檔案部門的人力和物力，助力部門高效有序運轉。

（二）有利于人員的學習培養。在檔案管理中，檔案員信息化水平參差不齊，數字化外包不僅為檔案管理人員學習和掌握檔案數字化管理的理論知識與實踐技能提供了現場教學平臺，還有效節約了人員外出學習及培訓所產生的費用成本，進而為本單位內部進行數字化檔案建設奠定良好基礎。

（三）有利于解決檔案部門的數字化問題。數字化外包全過程中所使用的技術和管理由外包公司承擔，例如，圖像制作、數據掛接、系統運行與維護、數據管理與儲存等技術。檔案部門不需要另行開發系統和相關設備，僅需負責檔案的出庫、入庫、核查等工作，可以較好地解決檔案管理部門數字化技術匱乏的問題。

二、干部人事檔案數字化外包風險類型及成因

（一）項目主觀風險。干部人事檔案數字化外包是一項較為復雜的系統工程，對于外包企業的工作資歷、技術條件、涉密資質、技術人員專業素養和工作能力具有較高要求。由于上述因素直接關系著干部人事檔案的數字化進程、工作質量與檔案信息安全，如果不能夠進行深入調查，僅僅落實預算經費外包這一項工作，放任外包企業工作人員自行安排，將會導致執行監管制度無法落實，驗收查收不夠細致，進而為干部人事檔案管理埋下安全隱患。

（二）實體檔案風險。干部人事檔案數字化外包的加工流程較為復雜，需要經手多個工作人員，并且工作處理任務量較大，加工工期較長，其中任何一個環節出現紕漏都會影響干部人事檔案的整體信息安全。例如，干部人事檔案在出庫與入庫過程中手續不全、交接不清晰，就容易導致檔案丟失的安全隱患。在檔案整理環節中，如果存在隨意翻折、任意抽換、錯誤裝訂等行為，會造成干部人事檔案的損害。另外，干部人事檔案管理有回避制度，如果對外包人員身份審查不清，一旦被某些別有用心人員利用，就可能會出現檔案內容泄露等風險。因此，在干部人事檔案數字化外包進程中，不僅需要關注數字化加工處理過程，還應該充分重視實體檔案的安全性，嚴禁隨意翻折、損害丟棄等行為，減少實體檔案的風險。

（三）數據質量風險。干部人事檔案數字化外包，就是將實體檔案內容不斷轉化為數據信息的過程。在這項工作中，如果對干部人事檔案整理規范細則掌握不到位，將會導致部分檔案分類、排序出現錯誤，數字化目錄與實體檔案不對應的問題。此外，外包公司多以紙質檔案整理、掃描錄入、數字化驗收等多個專項小組流水作業的形式開展工作，一旦銜接不暢，將出現掃描不當、材料排序錯誤、數字化檔案與實體檔案不對應等問題。而在對干部人事檔案進行數字化加工處理過程中，對掃描后的檔案進行裁剪、糾偏、去污提亮、色調處理等不當，將會導致檔案圖像不完整、色差偏差、位置不居中，進而影響干部人事數字化檔案的整體質量與后續使用效果。

（四）信息技術安全風險。在干部人事檔案數字化外包進程中，存儲介質的安全性、穩定性、耐用性直接關乎著數字檔案的信息安全。一旦儲存服務器、計算機硬盤、移動硬盤等出現媒介受損，將會容易造成數據檔案丟失。此外，干部人事檔案數字化信息具有可存儲性和可復制性的特點，這也為不法分子隨意更改、復制、遷移檔案數據信息提供了渠道。當前，隨著我國信息技術的創新發展與高度普及，網絡黑客、系統病毒等風險較高，這也在一定程度上增加了干部人事檔案的風險，容易造成數據信息泄露、丟失等安全事故。

三、干部人事檔案數字化外包風險的解決措施

（一）深化落實管理責任，加強溝通。具體如下：

第一，在干部人事檔案數字化外包進程中，檔案管理部門應加強組織領導，成立專門的檔案外包管理領導小組，管理人員可由檔案管理部門、技術部門、財務部門等組成，其中檔案管理部門責任人為小組組長。完善領導小組相關工作內容與職責劃分，促使小組人員各司其職，做好本職工作。在數字化外包項目實施前要同外包企業進行深入交流溝通，確定檔案交接工作及相關工作流程和人員進駐情況，明確外包服務范圍和安全管理規定等。此外，檔案主管部門要認真落實檔案安全管理主體責任，堅決防止“一包了之”、放任不管。要嚴格落實檔案工作重大事項報告制度，檔案服務外包過程中可能導致檔案損毀、丟失或信息泄露等重大違法事件的，要及時報告上級部門。

第二，檔案管理部門還應該嚴格秉持“貨比三家”的原則，擇優選擇外包企業，并細化外包方案。檔案部門應該盡可能選擇涉密資質較深、無外資背景、經過工商注冊的外包企業進行合作。根據本單位的實際資金情況與外包需求擬定完備的干部人事檔案數字化外包細則，并與外包企業簽訂數字化加工合同與保密協議。其中應該將工作任務、質量標準、工期要求、驗收方式進行細化，并明確雙方主體責任與義務。這樣才能利用法律法規規范外包企業的工作行為，提高工作質量，保障干部人事檔案信息安全。

第三，檔案部門還應該建立明確的項目參與人員檔案，詳細記錄項目人員的基本信息、所負責的工作內容、到崗及離崗時間等。項目人員在參與干部人事檔案數字化外包工作中，應該向檔案部門提供身份證明、個人簡歷、社會關系證明的資料，在檔案部門進行信息核查之后，到崗參與工作。

第四，檔案部門還應該對外包項目進行全程追蹤監管，定期到工作現場進行巡查。其中包括排查網絡系統安全問題、做好安保記錄檢查、規范項目參與人員工作行為等，以確保各項操作流程符合規定。要定期按比例抽查數字檔案質量，對不符合要求的提出整改措施，通過嚴格監管和定期抽查有效提高干部人事檔案數字化外包質量與安全性，促使外包企業與檔案部門共同努力將項目做好做精。

（二）完善管理機制，規范操作流程。具體如下：

第一，在干部人事檔案數字化外包工作開展中，檔案部門應盡可能給外包企業提供獨立場所開展辦公，加工場地最好與庫房毗鄰，且盡可能封閉，滿足干部人事檔案管理的安全防護要求，對出入場所的所有人員進行登記管理。嚴格按照《檔案數字化外包安全管理準則》的相關要求，在檔案出庫時必須要做好清點工作，并辦理好簽字手續，禁止出現項目參與人員自行調取檔案或者將檔案帶離現場的行為。

第二，檔案部門與外包企業應該通力合作，增強項目參與人員的檔案管理意識和主體責任意識，促使其充分認識到干部人事檔案的價值與重要性，進而在數字化外包加工中自覺愛護檔案。此外，針對實體檔案中易損壞的檔案盡量采用平板掃描儀進行掃描，并對破損的檔案進行及時修復，避免管理部門與外包企業出現糾紛。此外，在實體檔案訂裝環節中，還需要確保分類準確、檔案編碼無誤、圖像清晰等。項目參與人員還應該對原有檔案目錄與數字化檔案進行核對，避免漏掃、誤掃等問題，在確保實體檔案數量完成后，將其擺放在正確位置。

第三，在干部人事檔案數字化外包工作中，項目參與人員在進入檔案庫和工作場地時，應該進行安全檢查，個人手機、背包、水杯、打火機等都必須上交。并且嚴令禁止在工位上喝水、吃飯。這樣就能夠最大限度地避免實體檔案受到污染。此外，還應建立數字化流程單，明確好項目參與人員的工作內容、處理時間、經手人員等，并將其與數字化檔案成果一同交給檔案部門。這樣既能夠保障操作流程的規范性，又能在后續出現安全問題時進行責任追溯。

（三）提升技術標準，嚴格驗收查收。具體如下：

第一，檔案部門開展干部人事檔案數字化外包工作之前，應該對檔案的涉密性、完整性、有序性等進行逐一核查。其中針對受損無法修補、資料缺失的檔案，應該盡可能進行補充，對目錄不符合的檔案進行調整。明確分類，并保障各檔案之間存在內在關聯性，確保編碼無誤之后，轉交給外包企業進行數字化加工。同時，還應該加強日常監管與隨機抽查，及時發現錯誤，避免出現大批量數字檔案返工。

第二，數字化外包企業應該嚴格按照《干部人事檔案數字化技術規范》的相關要求，開展圖像掃描作業，針對圖像應該進行去污、提亮、去白邊等處理，防止圖像不清晰影響后續使用。此外，在驗收過程中，外包企業必須將公司自帶的移動硬盤、儲存的數據信息進行清除或者交由檔案部門銷毀。檔案部門則應該由干部人事檔案管理、信息技術管理等專業人員對數字化項目進行核查，確保干部人事檔案的信息安全。

四、干部人事檔案數字化外包經驗體會

（一）經費預算。一是經費預算是否合理在一定程度上影響著干部人事檔案數字化外包工作能否順利開展。筆者認為，人工費用預算應該要高于當前市場價格。近年來，伴隨著我國市場經濟的飛速發展，人們的收入水平不斷提高，人工費用也不斷上漲。因此，預算的外包加工費用應該高于檔期的市場價格一定比例。這樣才能夠更好地應對勞動成本上漲所帶來的資金需求。二是對于軟件及硬件的預算可以具體參考官方網站價格。投標公司參與項目投標的重要影響因素就是經濟利潤。因此，預算應在官方網站價格基礎上適當上調預算比例，以最大限度地保障投標公司參與度。

（二）軟件及硬件建設。干部人事檔案數字化外包還需要依托相應的軟件及硬件設備。而對于設備的要求不僅需要其具備較高的保密性，符合干部人事檔案管理規范要求標準，同時還應該合理拓寬數據信息采集的范圍。系統設計應該嚴格秉持“以人為本”“最大限度滿足人力資源管理部門的日常工作需求”的原則。此外，系統還應該具備用戶操作簡單性、實用性以及檢索功能，進而搭建起一個安全保密、簡單便利的管理平臺。

（三）制度建設。在干部人事檔案數字化外包過程中，從檔案外界、整理、錄入、操作再到重新入庫整個過程中都存在泄密風險。對此，應該明確好外包人員的工作職責、任務、質量、保密要求等，并使用合同、規章制度等對其進行約束。

五、結語

干部人事檔案數字化外包已是大勢所趨，能夠有效提高干部人事檔案管理水平與工作質量，也能夠為本單位內部人員充實工作精力，更好地提高檔案部門服務質量。同時，干部人事檔案數字化外包中存在諸多風險問題，檔案部門應該給予高度重視，并積極采取有效措施進行風險防范與解決，進而提高干部人事檔案數字化管理質量。