基于檔案工作“八大環(huán)節(jié)”視角下的機關(guān)檔案管理探析

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)社會科學(xué)院 張俊；烏蘭察布市氣象局 朱寒晶；呼和浩特市勝勢軟件技術(shù)有限公司 潘瑞春

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出“立足新發(fā)展階段，貫徹新發(fā)展理念，構(gòu)建新發(fā)展格局，堅持系統(tǒng)觀念，以高質(zhì)量發(fā)展為主題，全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)”的總體要求。機關(guān)檔案是促進我國各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。加強機關(guān)檔案管理，規(guī)范機關(guān)檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案尤為重要。

一、機關(guān)檔案管理工作存在的突出問題

（一）檔案收集整理缺乏系統(tǒng)完整性。收集是檔案工作的基礎(chǔ)，目前大部分機關(guān)單位收集歸檔材料不完整、不系統(tǒng)，無法反映機關(guān)的歷史全貌。一是檔案收集門類不全。只注重紙質(zhì)材料收集，忽略聲像檔案、實物檔案、電子檔案的收集，重大活動、重點項目材料不全；只注重“紅頭”文件收集，會議記錄、統(tǒng)計普查、調(diào)研情況反映等非紅頭文件被忽略；只注重收集本機關(guān)產(chǎn)生的文件，忽視上下級、平行機關(guān)單位文件的收集，有些機關(guān)單位外來文件一律不歸檔；只注重單位形成的文件材料，忽視個人相關(guān)的榮譽、信用、科研設(shè)計、社會活動等檔案的收集。二是已收集歸檔的材料不符合公文規(guī)范要求。如有的缺印章、缺時間、發(fā)文底稿等，有的聲像材料缺乏必要的要素說明，時間長久不知記錄何事。究其根源，是機關(guān)對檔案工作重視不夠，管理體制機制不適應(yīng)現(xiàn)實需求，管理人員職責不清、分工不明，造成檔案資源缺失。

（二）檔案鑒定缺乏標準，隨意性現(xiàn)象普遍。鑒定工作是政策性、技術(shù)性很強的工作，鑒定制度完善與否關(guān)系到檔案信息資源質(zhì)量與完整性。很多機關(guān)沒有依據(jù)國家有關(guān)部門頒布的檔案鑒定辦法制定本單位文件材料的歸檔范圍與保管期限，有的雖有規(guī)定但是照抄上級文件，沒有反映本機關(guān)單位的實際。鑒定工作人員無章可循或標尺不準，造成有文必檔或歸檔不全的現(xiàn)象，隨意性鑒定普遍。

（三）檔案保管缺乏制度保障。檔案設(shè)施設(shè)備的優(yōu)劣直接決定了檔案的保存壽命與安全，現(xiàn)在許多機關(guān)單位檔案保管不達標、不規(guī)范，存在安全隱患。如沒有健全的檔案保管制度，或制度執(zhí)行不力；設(shè)施設(shè)備配置達不到要求，專業(yè)存放新型載體檔案的裝具缺乏；檔案安全檢查欠缺；檔案柜架排列混亂，無存放地點索引圖，遇有突發(fā)事件不能及時搶救重點檔案。原因在于重視不夠、投入不足、措施不到位等。

（四）檔案提供利用缺乏主動性。“管理本位”觀念影響，一般機關(guān)檔案部門未能提供面向公眾的利用渠道，僅被動滿足單位工作查考、業(yè)務(wù)輔助等需求，主動服務(wù)意識不強，遠程服務(wù)處于盲區(qū)。機關(guān)檔案編研多注重本單位簡史、歷史沿革、文件匯編、宣傳紀錄片等傳統(tǒng)形式，欠缺主動對檔案信息資源的挖掘、重構(gòu)檔案信息內(nèi)容、釋放檔案價值的多重開發(fā)，編研成果僅僅面向內(nèi)部用戶服務(wù)，傳播力、影響力不大。

二、機關(guān)檔案高質(zhì)量發(fā)展的對策建議

（一）善于運用“前端控制”理念收集檔案。檔案專家馮惠玲認為，文件從形成、積累、歸檔或銷毀的各個階段是一個完整的過程，應(yīng)當把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在前端階段完成。檔案收集工作是一項預(yù)見性很強的工作，合理應(yīng)用“前端控制”思想在檔案收集工作中至關(guān)重要。一是要捕捉到機關(guān)工作的重點任務(wù)、重大活動積極參與介入，厘清檔案收集的思路方法并制訂計劃，將收集到的檔案登記造冊，梳理核對，避免遺漏。二是檔案管理部門要及時宣傳，講明每次檔案收集的重點，及時檢查指導(dǎo)，得到相關(guān)人員的配合。三是做到主動到科室索取資料，發(fā)掘最初的與某項業(yè)務(wù)聯(lián)系密切的檔案，注重非紅頭文件等的收集，專兼職檔案員分工協(xié)作親臨現(xiàn)場才能確保檔案收集的原始性和完整性。

（二）將鑒定意識貫穿于檔案工作全過程。檔案鑒定不是一蹴而就的工作，應(yīng)始終貫穿檔案工作全過程。第一次鑒定在首歸檔過程中，由文件形成者鑒定文件是否具有留存價值，并判斷保管期限長短，避免檔案工作者因逐件審查文件的任務(wù)量等因素被延期鑒定，導(dǎo)致鑒定不準確。第二次鑒定是歸檔后的鑒定，進一步剔除內(nèi)容重復(fù)、普發(fā)性文件和沒有保存價值的文件，準確界定歸檔范圍和保管期限。再次審查鑒定是在文件保管過程中，重視檔案內(nèi)容的獨特性，反映總體問題的檔案價值高于反映部分問題的檔案，越早形成的檔案保存越少，其價值越高，為進一步提供利用創(chuàng)造條件。最終的檔案銷毀鑒定則是經(jīng)過10年、30年后，確定檔案是否失去現(xiàn)行價值，不再保存對機關(guān)沒有更長遠價值和歷史價值的文件。

（三）細化制度規(guī)范檔案整理。制度建設(shè)是提升檔案治理效能的關(guān)鍵，專兼職檔案工作人員必須基于同一標準，才能共同對機關(guān)檔案進行科學(xué)、規(guī)范整理。制度細化應(yīng)結(jié)合本機關(guān)實際情況，在遵循《歸檔文件整理規(guī)則》的前提下，編制科學(xué)的、切實可行的機關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表為一體的“三合一”制度。筆者認為整理時應(yīng)將同一事由、機構(gòu)或問題的文件排列在一起，以保持文件之間的有機聯(lián)系，編目時也一目了然，無論是通過傳統(tǒng)借閱形式還是利用數(shù)字化檔案，都能提升檢索效率，彌補分類主觀性強的缺陷。

（四）檔案保管要“嚴”“細”相結(jié)合。機關(guān)檔案保管不能丟棄傳統(tǒng)的防治觀，應(yīng)從“嚴”上下功夫，嚴格庫房管理，嚴控溫濕度，嚴控進出庫人員，嚴格執(zhí)行“八防”要求。檔案保管除了“嚴”更要“細”。如設(shè)立專業(yè)的裝具存放新型載體檔案，細致清理落灰、轉(zhuǎn)動磁帶、保障溫濕度平衡，避免粘連、磁粉脫落、脆化等現(xiàn)象。由于新型載體檔案對保管環(huán)境要求特殊，還要做一些數(shù)字音頻和視頻的轉(zhuǎn)化備份，既方便重復(fù)利用，又能延長檔案壽命。

（五）建立既全且精的檔案檢索體系。建立和完善檔案檢索體系直接關(guān)系著檔案利用工作的效率。從“全”的角度講，就是要求著錄的檔案條目齊全完整，文字描述準確全面，在對檔案分類后，要派專人進行檢查，對檔案進行條目描述的時候，相關(guān)人員應(yīng)與專業(yè)人員進行溝通。在日常工作中，利用者大多只能提供關(guān)鍵詞、時間、責任者等，在浩繁的檔案中利用傳統(tǒng)檢索工具的檢索準確率不高。而數(shù)字化檔案增加了檢索的便利，在數(shù)字化過程中可以依據(jù)特定的使用對象、目的進行編排、描述、建制系統(tǒng)，除了檔案的編號、形制、層級關(guān)聯(lián)、產(chǎn)生客觀信息外，能更深入檔案的內(nèi)容與細節(jié)。每一件檔案的元數(shù)據(jù)描述除了相關(guān)要素外，還能“精”確描述到對某一事件的主題予以分類，避免關(guān)鍵詞、特征詞的狹隘性，多重主題的做法突破了單一線性編排的局限，每一件檔案可以涉及不同主題，同一事件也可以有不同關(guān)聯(lián)。構(gòu)建多重脈絡(luò)的關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)，結(jié)合文本挖掘與分析、知識聚類和重合、語義分析等方法，深入挖掘到檔案內(nèi)容上的知識關(guān)聯(lián)。利用精確的元數(shù)據(jù)設(shè)計、文本標記方式，實現(xiàn)了利用者與計算機的互動式交流，檔案檢索利用效率將發(fā)生質(zhì)的飛躍。

（六）善于運用“人文理念”編研檔案。一是選題要面向大眾需求，結(jié)合特殊時期、特殊事件。例如，機關(guān)檔案大多反映本機關(guān)的工作、生產(chǎn)、科研等活動，編研選題應(yīng)著力展現(xiàn)社會主義精神文化成果，宣揚中華民族偉大精神，結(jié)合所藏檔案特點來確定，才能契合社會需求，為開展研究、宣傳教育、審計、巡視等工作整合資源，讓檔案編研成果帶來更多文化效應(yīng)和現(xiàn)實意義。二是利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，讓檔案“活”起來，被大眾所接受。很多領(lǐng)域都在發(fā)展諸如歷史知識呈現(xiàn)、網(wǎng)絡(luò)3D游戲設(shè)計、虛擬遺址場景構(gòu)建、語料庫編制等應(yīng)用成果，讓檔案生動的與人互動，檔案編研成果才有價值。例如，科研檔案編研就能再現(xiàn)老一輩科研工作者揮灑青春，奮斗不息的事跡，讓后輩引以為傲的同時也能砥礪前行。三是以人文分析視角認識檔案，探究其精神內(nèi)涵、承載的歷史現(xiàn)象、文化價值，不是簡單地將零散信息進行整合，利用人文學(xué)科思維方式及“定量、時序分析、空間分析、文本分析、社會網(wǎng)絡(luò)分析、詢證實踐、人、地、時、事、物”等多種方法類型來構(gòu)建“記憶宮殿”，為檔案編研成果創(chuàng)造契機。

（七）利用技術(shù)升級便捷檔案服務(wù)。實現(xiàn)檔案信息化的轉(zhuǎn)型升級，才能根據(jù)利用者的需求，提供及時、準確、系統(tǒng)、多渠道的檔案信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)，要不斷對檔案信息系統(tǒng)進行開發(fā)、管理、分類等研發(fā)，避免收集歸檔工作的盲目性、隨意性。機關(guān)檔案部門要主動挖掘歸檔文件的“業(yè)務(wù)價值”，主動與業(yè)務(wù)部門商討歸檔文件的業(yè)務(wù)價值，打通檔案管理系統(tǒng)調(diào)取歸檔文件、進行數(shù)據(jù)分析的壁壘，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、智能檢索技術(shù)，讓歸檔文件及時“業(yè)務(wù)反哺”。此外，各地機關(guān)檔案信息化建設(shè)各自為政各自管理，應(yīng)有統(tǒng)一標準的檔案信息化專用局域網(wǎng)，建立上下互通的電子檔案查閱系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，逐步實現(xiàn)一站式檔案服務(wù)。

（八）進一步優(yōu)化檔案統(tǒng)計策略。機關(guān)檔案的統(tǒng)計工作要求做到“家底”清楚，“賬目”與實物相符。然而，當前利用手工進行統(tǒng)計導(dǎo)致數(shù)據(jù)計算錯誤、漏算、測量錯誤，統(tǒng)計人員更換頻繁導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)短缺、錯誤等情況頻發(fā)，只借鑒、利用之前的數(shù)據(jù)來估計當下的數(shù)據(jù)，難以確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)真實性、準確性、完整性。為解決這些問題，一是要優(yōu)化登記形式，建立電子化檔案統(tǒng)計臺賬。檔案室的日常登記數(shù)據(jù)是檔案統(tǒng)計工作的基礎(chǔ)，一般采用登記本形式對各門類檔案收進、移出、銷毀及庫藏數(shù)量變化、人員結(jié)構(gòu)、設(shè)備數(shù)量、利用情況等登記造冊。健全規(guī)范的電子化臺賬，利用Excel表格的統(tǒng)計篩選功能來實現(xiàn)檔案登記的連續(xù)性、及時性、準確性。進一步利用電子檔案系統(tǒng)進行檔案統(tǒng)計，實現(xiàn)檔案的全過程管理，從歸檔到利用的各類實時數(shù)據(jù)都可以被作為統(tǒng)計檔案予以保存。二是要優(yōu)化檔案統(tǒng)計的回溯性。檔案統(tǒng)計的目的是對統(tǒng)計到的數(shù)據(jù)分析整理后，準確反映檔案管理工作的具體情況，發(fā)現(xiàn)問題，進而調(diào)整檔案工作思路，采取措施進行改進。但現(xiàn)狀是檔案統(tǒng)計工作還停留在“上報數(shù)據(jù)”層面。記錄檔案工作中的各種業(yè)務(wù)活動數(shù)字，通過對這些統(tǒng)計數(shù)字的分析，可以進一步掌握不同時期內(nèi)檔案工作業(yè)務(wù)所能達到的水平以及發(fā)展變化的情況規(guī)律，可作為安排工作、調(diào)配人力、物力、探討利用規(guī)律和制訂計劃的依據(jù)。

三、結(jié)語

“十四五”時期，做好機關(guān)檔案管理是檔案管理事業(yè)的重要組成部分。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案服務(wù)范圍不斷拓寬，領(lǐng)域不斷延伸，機關(guān)檔案工作要面向未來，為現(xiàn)實服務(wù)，對歷史負責，進一步加強檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、檢索、編研“八大環(huán)節(jié)”的管理，革新傳統(tǒng)管理模式，力求做到檔案管理的方法科學(xué)化、機構(gòu)高效化、手段現(xiàn)代化，實現(xiàn)機關(guān)檔案高質(zhì)量發(fā)展。