信息資源共享模式下企業集團檔案管理體系構建及其優化策略

文/紫金礦業集團股份有限公司 邱巧艷

企業集團是多個企業組成的經濟實體，相較于單體企業，企業集團的組織結構更為復雜，業務運行模式更為多樣，其行政隸屬、利潤單元、成員分布等都呈現出多樣化的特征。多源頭、多渠道、大體量的企業信息資源，在傳統的企業集團經營模式下出現了信息資源整合性較弱、信息傳遞不通暢等問題，進而導致決策層出現“信息迷航”。長期以來，針對單體企業的信息化問題，最有效的應對手段莫過于提高企業的信息化水平，許多企業依靠信息化轉型在市場競爭中取得了先機。但從企業集團的信息化建設狀況以及對信息資源的開發情況來看，復雜的業務環境與企業架構無疑加大了企業集團的信息化難度。如何高效地實現組織內部的信息高效安全共享，是企業集團經營者要面對的重要問題。

近年來，許多企業集團開始嘗試一種新的信息化建設思路，即“信息資源共享”，以解決企業信息資源開發的難題。檔案是企業集團內部信息資源的重要組成部分，具有多方面的應用價值。首先，檔案信息能夠為企業提供決策參考，輔助領導層錨定戰略，為企業可能出現的糾紛提供法律依據；其次，檔案信息可以輔助中層領導加強業務管理，同時也是企業內部培訓、智庫構建的知識基礎；最后，檔案信息記錄了企業的發展歷史，是企業文化傳承、塑造品牌形象和傳遞社會價值的第一手材料。因此，做好企業集團內部的檔案管理，是挖掘檔案價值、發揮檔案信息作用的應有之義。由此，筆者嘗試站在信息資源共享模式建設的角度，探討企業集團檔案管理系統的構建思路及優化策略。

一、信息資源共享模式下的企業集團檔案管理

（一）企業集團視角下的信息資源共享。信息資源共享，即借助信息技術手段，將分散的信息資源進行整合、共享，實現信息的互聯互通。在企業集團的視角下，信息資源共享指的是不同子公司、分支機構、部門之間在信息系統、技術、數據、知識、經驗等方面進行的信息共享和交流，其優勢主要體現在以下幾個方面：可以實現高效的信息管理，在不同的部門之間共享技術成果；可以整合企業的財務數據與行政資源，減少財務、人事、銷售等部門人員的冗余工作，提升數據質量；不同子公司之間共享經營數據和管理經驗，可以避免基層管理因分散效應導致的同類錯誤不斷重復的現象；業務信息與業務流程共享，可以使企業形成有序的業務鏈，提高業務協同效率。應用信息資源共享模式，能夠有效避免企業信息化過程中的重復性建設，將核心業務與非核心但可標準化的業務加以甄別，并抽離出后者以減輕企業集團架構底層崗位的業務負擔，使組織更加扁平化。

（二）企業集團檔案管理的差異化與松散化。隨著經營業務的調整和行業規定的變化，不同類型的公司，其主要檔案的范疇和類型存在較大差異。以筆者工作的紫金礦業集團為例，集團所屬的各地、各類企業上百家，經營業務和行業特點不同，檔案類型也會有差異。如貿易企業的檔案多為銷售合同、進出口合同、票據等；礦山類企業的檔案包括勘探記錄、開采記錄、礦產儲備、地質調查、環保監測等；冶煉加工企業則以原料進貨檔案、加工生產檔案、質量檢測檔案、工人人事檔案為主。這些不同類型的檔案被保管在各公司的檔案室或相關部門，使企業集團的檔案管理整體上呈松散化與差異化的特征，容易形成多個“信息孤島”，不符合信息資源共享的思路。

（三）信息資源共享模式下企業集團檔案管理的多種需求?；跈n案信息在企業集團經營管理中的重要信息作用，在信息資源共享模式下，為了打破“信息孤島”，就需要整合檔案信息資源。從不同類型企業的檔案信息整合需求來看，具體可以梳理為以下幾種類型：1.跨單位協同。企業集團涉及多個子公司或關聯公司，其檔案管理需要實現信息資源共享、跨單位協同管理，確保集團內部的檔案管理得以整合和優化。2.數字檔案開放存儲。信息化技術對企業集團檔案管理提出了數字化轉型的要求，要求實現實體檔案數字化、系統化、智能化管理。數字化轉型可以提高檔案信息處理效率，縮減檔案管理的時間和成本。開放的檔案信息存儲必須滿足所有企業的在線讀取需求，同時還要求企業購置能夠存儲海量數字檔案的設備。3.跨地域管理。企業集團的檔案管理需要實現跨地域管理和數據共享，確保各地檔案數據的一致性、可靠性和安全性。4.統一規范。為實現集團內部的檔案管理協調和一致性，企業集團需要制定檔案管理的統一發布標準和規范，確保集團內部各個單位在檔案管理方面的操作符合要求。5.安全保密。企業集團檔案管理需要考慮信息安全和保密的問題，保障企業集團的商業機密和知識產權等信息不被泄露，確保檔案信息的安全性和機密性。

二、信息共享模式下企業集團檔案信息管理體系構建的思路

目前，企業集團的檔案信息資源以紙質檔案和數字檔案為主，根據載體不同和檔案的需求不同，采取的信息資源整合方式也不同。一些企業會對紙質檔案和數字檔案分別管理，上年限的紙質檔案堆放在檔案倉庫，數字檔案存入硬盤備份。從檔案載體的保存條件上看，所有紙質檔案都有壽命和期限，長期累積的檔案會占用越來越多的空間，而且其中的重要信息只有掃描并上傳為數字信息才能得到長期保存。從信息共享的效率上看，紙質檔案的傳播效率較低，集團各成員與企業間的檔案信息傳遞，往往要通過掃描上傳、在線發送的方式，實質上也是轉化為數字檔案的形式。近年來，在企業集團信息化建設中，從雙檔案類型過渡到全數字檔案是可見的趨勢。因此，檔案信息資源的整合應以數字檔案資源為主，對現有的分散的檔案館加以改造，實現信息化的檔案信息資源整合。具體而言，企業集團依托信息共享模式構建檔案管理體系，有中心化和分布式兩種思路。

（一）中心化的大型檔案管理平臺。在中心化模式下，由公司集團在內部統一建設一個大型檔案管理平臺，以實現對檔案資源的集中管理和信息的整合。這種模式需要進行全面的前期規劃，包括向第三方技術供應商定制研發方案和采購軟硬件設備，并由平臺檔案部門制定檔案信息整合、共享的統一標準和流程，從而在制度上達成全集團一致。各分屬單位將紙質檔案按期掃描并數字化，根據數字檔案的信息屬性和規范，統一移交到檔案管理平臺上，形成一個數字檔案信息資源池，由公司集團檔案部門掌握該檔案池信息的使用授權、統一發布和服務推送。這種模式的優點是：公司集團只需投資一次檔案管理平臺項目，除了平臺維護和功能迭代以外，無須重復追加投資和額外建設，從而使檔案信息資源管理的成本低廉且可控。同時，中心化的管理方式只需配備一套檔案管理業務小組，節省了各公司在保管檔案方面的人力、財力支出，完全可以抵消大型平臺運行維護的成本。此外，信息資源池以統一的標準存儲各分公司的信息資源，使數據更容易被篩選、查找和傳輸。當然，中心化的檔案管理平臺建設也存在一些缺陷，以安全風險為主，例如，一旦檔案數據系統被惡意攻擊，很有可能造成整個集團的檔案業務暫時癱瘓；檔案系統每天要處理大量的數據上傳和遷移，無形中增加了信息風險；海量的檔案要求極大容量的存儲空間用來存儲數據及備份，即使不依賴本地存儲，接入第三方云端存儲，也是一筆不菲的開支；檔案傳輸要求集團內網保持穩定，但各公司的網絡建設并沒有完全統一的標準，難以全面滿足檔案傳輸的時效性需求。

（二）分布式的多元檔案管理體系。分布式體系是基于檔案數字化標準的一種創新信息共享模式，其特征為分別建設、多地部署、分別存儲和統一發布，以實現檔案信息的整合和共享。這種模式下，企業集團會制定一套適用于集團內部的統一的檔案信息流通標準，根據這套標準，各企業單位結合業務實際自行布設檔案管理系統。這些系統在空間上多地分布，但在信息的共享流通上沒有阻礙。相應的，各企業必須自行負責中心的日常維護。分布式體系的建設思路不是維持原有的松散檔案管理狀態，而是需要企業集團關注跨單位的檔案管理，提供一個統一的管理平臺，為檔案管理人員與提交錄入人員做好身份管理和登錄鑒權，并提供必要的技術支持。分布式建設很好地避免了中心化思路的一些缺陷：各地分布存儲，在線檔案業務受攻擊整體癱瘓的概率較小；中心化下所有檔案都要上傳，是“必須遷移”，而分布式的檔案則“按需遷移”，降低了信息泄露的風險，對網絡環境的要求也沒有那么嚴苛。各單位按業務需求自由布設檔案系統，可以加入更多的業務定制內容，例如主業務為礦井開采的公司，可以將監測礦井的自動化系統接入檔案管理系統，自動導入和歸檔實時監測數據；而負責礦石加工的企業，則可以將倉儲管理系統與檔案系統結合起來，實時追蹤記錄材料、產品的倉儲數據及其在各環節的去向。當然，分布式模式也存在著一些缺點。比如，檔案管理建設不統一，各企業為了建設分布式系統，要額外負擔和支出建設、管理成本；由于檔案信息由各企業自行負責存儲和管理，檔案信息管理容易出現重復、冗余、利用效率不佳或操作不規范等情況。

三、基于中心化與分布式檔案管理體系的優化策略

中心化與分布式兩種檔案管理體系的構建思路各有其適用場景。以筆者工作的紫金礦業集團為例，根據其組織構成來看，各子企業業務特色鮮明，銷售企業和礦井開采企業在業務上幾乎沒有重疊之處。因此，筆者認為采用一定程度的分布式檔案系統建設，讓不同類型的企業自由定制系統功能是更理想的方式。而不同子企業間業務重疊性較強且資金充足的企業集團，如主營風投、信托、保險等經濟類業務金融企業集團，就可以采取中心化的思路。這兩種信息共享模式還可以在數字檔案管理方面進行如下優化。

（一）采用多重安全機制，做好風險防范。中心化和分布式各自具有一定的風險。中心化架構可能存在單點故障和安全問題，而分布式架構則可能存在數據不一致和協同性差等問題。因此，需要采取相應的措施來減少風險。例如，在中心化的檔案平臺中可以啟用多級存儲、冗余機制、內網網閘和主動防御等，提高檔案管理的安全系數；在分布式信息管理系統中，可以采用一致性算法、區塊鏈加密和數據同步機制，保證數據的一致性和工作的協同性。

（二）與移動應用、云服務結合，使檔案信息訪問過程輕量化。采用中心化模式的集團可以定制專屬的App，實現集團內部員工的遠程便捷訪問和無障礙信息獲??；選用分布式模式的企業集團，可以為集團各企業統一招標第三方云服務供應商，嘗試子公司在接入云服務的基礎上開發不同的檔案管理App，或由集團統一定制門戶App，各子公司的檔案管理者在通過訪問控制和身份驗證后接入各自企業的檔案云服務。

（三）引入智能化技術，著力挖掘檔案信息價值。無論采取何種模式去構建信息管理體系，實際上都是為了提高檔案信息的利用效率，歸根到底還要看檔案本身所包含的信息價值。因此，集團可以為檔案管理業務接入人工智能、大數據分析等技術，如以采用OCR技術自動識別檔案文件中的文本和圖像信息，采用自然語言處理技術自動提取檔案數據中的關鍵信息，或采用機器學習技術自動分類和整理檔案數據等。智能化技術還可以幫助企業預警潛在的經營風險和信息風險，使檔案管理的決策參與更具質量。

四、結語

信息資源共享為企業集團檔案管理拓展了信息化的視野，也進一步加快了傳統檔案業務的數字化進程。企業集團應該根據組織內部的實際情況，積極適應信息資源共享模式，優化和改進檔案管理工作，提高檔案資源信息的價值和效益，實現檔案管理工作的轉型升級和對企業集團有益的價值創造。