中小型集團企業搭建財務信息管理系統探索
——以ZS 集團為例

陸惠芳

（作者單位：中食安泓（廣東）健康產業有限公司）

隨著我國市場經濟的不斷發展，許多中小型企業為了在激烈的競爭環境中生存和發展，紛紛采取跨行業、跨地區的經營戰略，涌現出一批具有一定綜合實力的中小型企業集團。但是，由于各子公司所處地域不同、信息交流不暢，集團總部對下屬分公司的管理難度加大，同時也使得集團總部難以及時準確地掌握各個分公司的運營情況及資金使用狀況等重要數據資料，從而影響決策層作出正確判斷與合理安排。因此，中小型企業集團建立一套適合本集團特點的財務信息管理系統成為當務之急。

一、ZS 集團財務信息管理系統概述

近年來，ZS 集團多元化業務不斷拓展，業務內容涉及面十分廣泛。為此，ZS 集團不僅需要加強當前的各項管理工作，還要做好相應的規劃和設計工作，以應對未來發展的需要。為更好地實現這一目標，ZS 集團需要建立一個完善的信息平臺作為支撐，使各個部門之間能夠相互協作，共同促進企業進一步發展。

（一）ZS 集團財務管理系統現狀

一是使用的金蝶財務軟件系統比較滯后。一方面版本低，另一方面僅能實現各分（子）公司的獨立賬套核算，且相互之間數據分類標準不統一。二是進銷存管理仍是手工制表登記，業務與財務數據各自獨立，急需將業務與財務數據打通，實現業務財務一體化。三是由于各分（子）公司均獨立核算，科目、客商、職員等基礎數據規則不統一，相同的基礎資料檔案需要在不同的賬套內多次維護，并且無法確定是否做到了一致。四是出納管理集團全部銀行賬號收支情況，不僅需要手工記賬，還需要在月底與會計核對數據，工作繁重。五是目前集團各分（子）公司僅實現了由財務軟件生成資產負債表及利潤表，而現金流量表和集團費用匯總表等仍由手工編制。由于各分（子）公司報表格式不統一，集團財務報表及集團費用匯總報表的匯總工作存在困難。六是集團賬務核算有對外核算和對內管理核算兩種核算模式，業務數據有交叉，需要實現賬務的高效便捷處理。

綜合以上難點，ZS 集團現有的財務管理系統已不能滿足日益多元化的業務處理和核算需求，無法做到財務政策的統一與財務核算數據的集中管控，各分子公司和部門均難以做到全局可視化，工作指令的下達和執行、流程的上下交互、數據的向下穿透等都需要集團財務信息管理系統來支撐。

（二）ZS 集團業務信息管理系統現狀

ZS 集團內部業務信息化已先行起步，業務系統已在多個業務板塊上線運行，包括內部自行開發的客戶關系管理系統（CRM 系統）、對接外部電商平臺的訂單管理系統（OMS 系統）、倉庫管理系統（WMS 系統）、辦公自動化系統（OA 系統）等。其中，CRM 系統作為核心業務系統之一，主要負責收集、處理、存儲、查詢各類銷售活動中產生的相關數據，形成完整的客戶檔案資料庫，用于后期開展精準營銷服務，助力業績增長。OMS 系統則是針對采購環節設計的一套全流程電子化操作體系，涵蓋從采購申請發起到合同簽訂完成后付款的所有環節，覆蓋范圍廣、功能強大，極大方便了采購人員日常工作中的各種內容審批及流轉[1]。WMS 系統則是基于B/S 架構研發的倉儲物流管理系統，集入庫作業、庫存盤點、揀貨配貨、移庫移位、退料補貨和報表統計等功能于一體，以全面滿足倉庫管理者的基本要求。OA 系統則是面向員工推出的綜合性移動辦公平臺，具備公文收發、日程安排、通訊錄、個人事務提醒等多項實用功能。

（三）ZS 集團財務信息管理系統建設目標

本項目擬采用以財務系統為中心，以開發成本投入最小化為原則，構建一套適合中小型集團內部多個分（子）公司同時使用的業務財務信息管理系統，實現集團總部與下屬分（子）公司實時共享財務信息，集團資源合理配置，達到降低運營成本、增強核心競爭力的目的[2]。具體目標如下：

一是建立一套符合集團實際情況的財務管理體系，以便更好地服務于各分（子）公司及下屬單位。二是將分散在各地區、各分（子）公司中的會計基礎資料、財務指標等有機結合起來，形成一個完整的數據庫，為領導層高效決策提供及時準確的財務信息支持。三是利用計算機網絡技術，構建一個覆蓋整個集團所有成員單位的信息網絡平臺，使得各級用戶可以方便快捷地獲取所需信息資源并加以充分利用。四是進銷存核算由手工核算轉為系統核算。五是強化預算控制功能，有效監控各項經濟活動，合理配置各種資源，保證生產經營任務順利完成。六是通過完善績效考核機制，激發員工工作的積極性，增強團隊凝聚力，從而提升企業整體競爭力，實現企業的可持續發展。

二、財務信息管理系統構建設想

（一）完善財務核算系統

將財務核算系統進一步標準化，統一會計科目及編碼規則，統一財務報表體系，滿足政府部門的管理需要。財務核算系統需要包括以下7 個模塊：

總賬管理：以組織架構、科目體系為軸心，以統一客戶、供應商、核算項目編碼為基礎，建立全面的財務核算體系。

固定資產管理：以固定資產分類、折舊年限分類為依托，建立具有固定資產卡片新增、變更、調撥、拆分和清理等功能的核算系統，并與總賬管理集成。

出納管理：以金融機構、存款屬性分類為依托，設置出納日常收付款業務核算、期末業務核對、資金報表管理等出納管理功能，并與總賬管理集成。

報表管理：以集團統一報表模板為依托，設置統一報表取數公式，建立個別報表核算體系。

應付管理：處理與供應商的資金往來，通過資金結算、往來對賬、賬齡分析等功能幫助用戶統一安排資金，節約資金成本，為資金的統籌管理提供信息及控制依據。

庫存管理：以財務視角管控企業庫存，通過系統設置的入庫業務、出庫業務、組裝拆卸、庫存調撥和庫存盤點等功能，對倉存業務的全過程進行有效控制和跟蹤。

存貨核算：通過數量與金額的記錄與計算為企業各種基礎的庫存與財務報表提供數據支撐。

（二）OA 系統、銀企、核算一體化

OA 系統是業務流程的審批系統，為了實現OA 系統與資金核算的一體化，集團可以通過開發接口和實施銀企直連模塊，方便業務人員通過OA 系統發起報銷，以此解決付款效率較低及銀行回單打印時間成本較高的問題[3]。此階段上線內容包括以下幾方面：

業財一體化：業務人員通過OA 系統發起報銷時，系統自動生成財務付款單，待業務人員發起銀企支付后，系統自動生成會計憑證。

查詢實時化：對接財務系統與銀企平臺，實現在線實時查詢銀行賬戶余額和交易明細。

電子回單線上化：可以查詢企業在不同銀行的各類交易電子回單，并提供回單打印功能，以減少業務員匹配業務單據與電子回單進行歸檔的工作量。電子回單要加蓋銀行電子回單專用章，標注電子回單驗證碼，以確保電子回單的真實性與可認證性。

CA 身份驗證配置：提交銀企付款時強制校驗簽名，通過驗簽后才允許提交銀企付款，以防止關鍵支付信息被篡改，保證資金安全。

（三）OMS 系統、WMS 系統與財務系統一體化

以OMS、WMS 業務系統與財務系統為支點，即時、快速、準確地將各方所需表單的相關數據可視化呈現。這一階段上線內容包括以下幾方面：

商品資料：將財務系統的商品資料通過接口同步至OMS 系統和WMS 系統，也可在系統內對財務系統商品資料進行手工導入。

銷售訂單管理模塊：銷售訂單管理是OMS 系統的一部分，包含訂單的錄入、審核、查詢及售后處理流程，訂單發貨后會更新訂單的狀態。

采購入庫模塊：由業務人員根據系統庫存情況在財務系統內發起采購訂單，生成收料通知單，并同步WMS系統的到貨通知單。入庫完成后，將單據異動至財務系統生成采購入庫單，通過庫存異動接口將數據同步至OMS 系統，從而實現財務系統與WMS 系統、OMS 系統的收貨入庫、庫存數據的統一[4]。

平臺電商銷售訂單模塊：在電商ERP 系統中進行訂單審核、配貨操作后，將發貨通知單通過系統接口同步至WMS 系統操作發貨，WMS 系統在完成訂單發貨后將發貨信息同步至財務系統和電商ERP 系統，電商ERP 系統再把已發貨訂單信息同步至平臺完成發貨。

三、ZS 集團財務信息管理系統實施過程

（一）項目準備階段

在此階段完成5 項工作：項目外圍調研；信息技術部門、業務部門與財務部門通過充分溝通了解和分析需求，制訂可行的財務信息管理系統實施計劃和方案；硬件、軟件、實施環境方面的準備；項目完成后測試環境、應用環境的申請和部署。

（二）藍圖設計確認階段

此階段主要是確定設計方案和系統集成施工方。通過收集、整理和分析OA 系統組織結構和相關基礎資料，確定OA 系統、銀行、核算和WMS 系統的整合需求；重新組織和完善前期調查數據，最終確定藍圖方案。

（三）系統開發階段

此階段主要完成基礎資料、數據標準規范等文檔的編制，以及系統功能模塊劃分、代碼編寫、單元測試、集成測試、用戶培訓、上線支持服務和各模塊靜態數據導入等內容。

（四）試運行階段

首先，在財務信息管理系統運行之前，應對期初余額進行全面整理，以確保所有記賬憑證都能夠被準確無誤地輸入財務系統，這也是檢查系統效能的有效方式。通過對固定資產、出納和應收系統的業務指導，確保各個子模塊的工作能夠順利進行并與總賬相通；結合專業的指導設計報表，確保每一份報表的準確性，最終實現報表自動生成且經得起原有系統的校驗[5]。其次，開展銀企直聯相關業務測試，確認測試報告達到預期效果后，可配置正式銀企平臺環境；對OA 系統對接接口進行測試并提出改進意見，以達到預期效果。再次，為保障財務信息管理系統順利實施，要定期進行進度追蹤，并根據各個部門的職能，采取群聊、實地考察、制定周進度表等措施來解決實施過程中遇到的問題；通過完善OA 系統對接核算和銀行業務流程，確保所有使用者都能夠獲得明確的操作指南，從而提升其工作效率。最后，對財務核算和庫存管理模塊的用戶進行培訓，以提升其對財務信息管理系統的操作熟練度。待財務信息管理系統正式上線后，要不斷對系統進行調整優化，使系統達到最佳使用效果。

（五）后期運行維護階段

在財務信息管理系統操作運行過程中，要定期檢查各模塊常見的問題和漏洞，通過制訂問題解決方案、及時修復漏洞、更新維護手冊來確保系統的安全性。

四、財務信息管理系統實施后的效果

ZS 集團通過對接OA 系統、WMS 系統與財務系統，解決了原有系統獨立運行的問題，同時也為系統用戶的日常辦公提供了便利。ZS 集團通過實施財務信息管理系統總體上實現了3 個目標：一是通過信息共享減少了重復勞動，節約了人力物力財力，降低了企業運營成本；二是通過流程再造，強化了內控機制，促進了業財融合，增強了企業風險管控能力；三是通過實時監控和快速響應，加快了決策速度，提高了企業管理水平。

（一）財務核算系統方面的效果

財務核算系統實現了統一賬套和統一報表模板設置，按照統一會計政策進行核算處理，不同會計制度可并存；財務核算系統可進行固定資產自動折舊，并關聯總賬系統；對于暫估應付款，系統可進行智能化核銷，減少了財務人員查找數據的工作量；實現了實時掌握集團財務的狀況和需求的目標，同時實現了財務業務一體化操作及自動對賬；統一了數據分析的口徑，可采用多種方法從多個維度進行數據查詢，滿足了分析需求。

（二）OA 系統、銀企、核算一體化對接財務系統取得的成果

通過建立基礎資料接口，將會計科目相關的字段信息傳輸到OA 系統，便于費用報銷接口、付款申請接口、采購訂單接口對基礎資料的調用；將OA 系統費用報銷、付款申請單分別與財務系統的應付單、付款單進行對接，并將財務系統采購訂單與OA 系統采購訂單進行對接，同時將付款信息直接對接到財務系統出納模塊的應付單和付款單，實現在財務系統中利用銀行直聯功能在不切換銀行平臺的情況下直接支付，并將付款信息反饋到OA 系統；可直接通過應付單、付款單生成相關憑證，降低財務核算的出錯率，提高財務核算與資金管理的工作效率。

（三）財務系統與業務系統對接方面取得的成果

將財務系統與WMS系統、OMS系統的訂單進行同步，可實現業務系統數據與財務系統出入庫數據一致；在財務系統中可實現產品組裝、拆卸的成本自動化分攤，以及庫存成本的自動化計算，從而提高成本核算的準確性；根據不同的分析需求，提供多維度的存貨收發匯總數據，可以提高財務分析水平。