ERP 系統在企業產品銷售流程中的應用分析

藺小金

（中鐵電氣工業有限公司，河北 保定 071000）

一、引言

ERP 系統是企業資源計劃（Enterprise Resource Planning）的簡稱，是在信息技術的基礎上，融合信息技術與先進管理思想，為企業及決策層提供決策手段的管理平臺，核心思想是對企業內部產供銷、人財物的供應鏈管理。它從供應鏈范圍去優化企業資源，優化了現代企業的運行模式，反映了市場對企業合理調配資源要求，它對改善企業業務流程，提高企業核心競爭力有顯著作用。

銷售管理是企業管理的基礎，企業一切活動均可反映到銷售成果上來，銷售管理可以通過預測、核算、控制、分析、考評等方法，及時掌握企業生產經營動態，全面分析存在問題，提出改進管理的方法和措施，為企業生產經營決策提供依據，企業管理從注重市場的管理轉移到關注銷售管理，是社會進步。

本文闡述了在企業供應鏈中銷售業務采用ERP 管理系統的方案，使企業的管理方式從粗放式管理上升至精細化管理，使基礎信息收集、訂單下發、料單生成、財務結算等流程數據化；根據企業發展需求，定期對應用情況分析，結合實際情況，及時進行模塊開發，不斷升級更新系統，即時、準確反映市場對企業資源合理調配的要求，為企業帶來全生命周期管理，將會產生很好的經濟效益和社會價值，對于改進產品業務流程的完整性、數據的準確性、提高企業核心競爭力具有顯著作用。

二、現有產品銷售業務流程梳理

銷售管理作為貫穿整個業務流程和企業生命周期的重要模塊，其每一個步驟都應該做到及時、準確、快捷，尤其是專業性比較強、品種規格多、結構形式多樣甚至需組合使用的產品，其使用環境可能在戶外或經常流動，使用場景變化較多，為滿足用戶需要，產品制造企業的生產、供應和銷售過程也隨之調整，這些變化、調整人工線下操作緩慢且易錯，通過ERP 資源管理系統，加強產品的銷售管理，促使制造企業和用戶借助科學的管理系統提高管理效能，減少因變化帶來的損失，提高結算效率和效益，提升企業競爭力。

本文所稱的銷售管理是指產品制造企業以用戶訂單為基礎，按照訂單的輸入與確認、訂單跟蹤、訂單生產、訂貨交運、財務開票、回款結算等步驟為一個完整的管理鏈，這里重點闡述在ERP 管理平臺中加入財務開票環節（本文稱之“銷售”）后，產品制造企業實現物資資源、人力資源、財務資源、信息資源閉環管理，對企業內部業務、外部市場產生的積極作用。

1.企業主要業務及信息在各部門之間傳遞模式

（1）市場開發管理部：依據公開發布的招標信息購買招標文件，發起投標流程。

（2）技術應用中心、研究中心：市場開發管理部將購買的招標文件傳遞給技術應用中心、研究中心，技術應用中心、研究中心依據招標文件及答疑準備相關資料，制作技術投標文件，經評審的投標文件由技術應用中心、研究中心返回市場開發管理部，市場開發管理部合并商務、技術投標資料，投標。

（3）市場開發管理部：中標并簽訂正式合同，市場開發管理部根據項目進度接收用戶訂單（傳真/郵件），將訂單中的產品對應轉化成公司內部產品標準和型號，在ERP 系統上發起生產流程，技術應用中心、研究中心接到生產流程后確認規格型號，作技術反饋，搭建BOM，準備工藝圖紙。

（4）生產制造部：經技術應用中心、研究中心確認規格型號的用戶訂單傳遞到生產制造部，生產制造部轉換為生產工單，經ERP 系統傳遞到生產車間，生產車間按生產工單開始生產，生產完畢，將質檢合格的產品包裝發運到指定地點，與用戶辦理交接、簽收，用戶的收貨單匯總到市場開發管理部，作為制作開票申請單的依據。

（5）質量管理部：車間生產完畢的產品，質量管理部按規定檢驗檢測，合格產品交由生產制造部發運，發運時附帶的出廠檢驗報告、合格證、第三方檢測報告由質量管理部收集，轉交用戶。

產品出現質量或使用問題，市場開發管理部接收用戶投訴并發起處理流程，質量管理部接收市場開發管理部的用戶投訴單分析、認定責任并對相應產品和使用人員做更換、維修、培訓處理，處理結果反饋市場開發管理部，市場開發管理部據此修正、調整開票申請單。

（6）財務部：市場開發管理部匯總用戶簽字確認的收貨單，制作、發起開票申請，財務部審核后開具銷售發票，市場開發管理部接收財務部開具的銷售發票，轉交用戶，催收貨款；財務收到貨款后出具收款回執單，市場開發管理部接收并轉交用戶，沖賬。

如此，一套完整主要業務流程結束。

在目前信息傳遞過程中，僅第3 項、第4 項流程在ERP 系統中傳遞，其他業務尤其是關鍵的第6 項財務銷售模塊沒有進入系統，大量的工作由人工線下操作或使用OA 等其他管理系統傳遞。

2.目前銷售模式

目前產品合同來源大多以參與公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等形式，采購或招標人發起招標、談判、詢價邀約或公告，企業根據自身實際情況響應或參與，經評審，在商務、技術、價格等條件全部滿足用戶需求后中標，雙方簽訂合同，然后按用戶現場的隨機訂貨單作為生產、發貨依據，貨到用戶指定地點經雙方工作人員驗收、確認后簽發收貨單，企業營銷人員將收貨單匯總后制作開票清單，開票清單經審核、簽字后財務開具銷售發票，再以銷售發票入賬和回收資金，無論哪種合同來源方式，目前企業銷售均以用戶隨機訂單作為開票及收入確認依據，而沒有以企業與用戶簽訂的合同為直接確認依據，企業與用戶簽訂的合同與財務銷售流程脫節。

三、現有流程存在問題及業務需求

與生產系統相關的生產、檢驗、發運環節未納入ERP 系統，這些環節進度無法及時反饋給營銷部門，營銷部門不能完全掌握發出產品的信息，導致營銷部門無法及時有效的開展銷售相關工作，造成資金結算遲滯，企業無形中為用戶墊付了大量資金，增大了企業開展正常生產經營活動的資金壓力；希望ERP 系統實現從訂單錄入之后經過的每個節點都可給營銷部門反饋業務流程實時相關信息，需要訂單信息傳遞具備直觀、即時、可查詢、可追溯的功能。

產品制造企業不少都屬于典型的項目型合同履約企業，不同的用戶和項目都有各自不同的特點和要求，與合同履約相關的訂單、發貨、用戶簽收、貨款回收等環節都需要按用戶需求分批次進行（一個完整的合同根據項目進度及管理需求，被用戶分解成數個甚至數十個隨機訂單，分批次實施），目前，用戶現場大多沒有與產品制造企業可聯接的遠程智能管理系統，合同履約過程中許多環節和流程依靠人工進行信息交流，經常出現進度控制困難、信息匯總不便、缺乏預警機制、資料管理混亂等問題，對于合同全生命周期內的監控和追溯困難是每個項目型合同管理最大的特點也是難點。

財務管理制度日趨嚴格而且規范，銷售管理要求財務賬賬相符、賬實相符，銷售過程中各種報表、科目繁多，與業務、生產、發運、質量、售后等部門銜接的工作不少都依賴人工統計、審核，效率低、準確度差，占用時間多，實物發出后銷貨單錄入滯后，影響銷售的及時性、準確性，導致與用戶結算緩慢。采用ERP管理系統后，能借助軟件實現報表統計及數據輸出功能，銷售開票所需的單據可提前錄入系統，與發票清單一一對應，財務可在ERP 系統上核對銷售清單與簽訂的合同、實際發運、用戶接收情況的符合性，便于財務審核、統計，提高了復核效率和發票的準確性，降低發票作廢、重開情況，確保財務賬務相符、一致。

企業銷售合同目前沒有規范的、形成固定模式的合同信息管理體系，項目執行過程中，與用戶簽訂的合同與生產發運、銷售結算之間在系統上沒有直接關聯起來。

目前合同評審主要是在OA 系統中進行，而合同履約過程在ERP 系統中進行，與用戶簽訂的合同與銷售訂單在系統上脫節；OA 系統中的合同審批是基于OA 系統的技術特點，以合同電子版的文檔為基礎，配合相應的表單模板來實現審批流程，可以初步實現無紙化辦公、電子化審批的初衷。與用戶簽訂的合同經過審批后，合同執行過程中的訂單下達、發運到貨、開具發票、收付款業務在ERP 系統中進行，使得合同審批與履約在不同系統上完成，財務無法在同一個系統上對營銷人員提交的開票清單中的產品規格、數量、價格等信息與用戶簽訂的合同及用戶實際簽收的相符性進行直接審核，這部分工作需線下人工重新操作，線下人工重新操作的準確性、即時性降低。

而ERP 系統可以以項目為單位，從招投標審批開始，將項目信息、招標文件、投標文件、圖紙、合同、訂單、結算單、發票、回款單等重要信息形成完整信息鏈，將現階段信息在各部門之間傳遞流程中缺失的第1 項、第2 項、第6 項全部納入系統中，最終形成完整銷售信息庫，使銷售工作可直接在系統中完成制單、審核、開票，與銷售有關的所有信息都可以在信息庫中篩選、處理、完成。

許多產品制造企業面對的是工程行業，由于項目周期長、現場環境復雜、施工環節較多、設計方案與實際情況有時差異較大，致使合同履約過程中不確定因素增加，產品變更、調整、退換情況時有發生，為了確保項目如期竣工并節約成本，企業必須按用戶要求隨時調整正在生產線上生產的或已經發運到目的地的產品。目前，退、換貨流程和單據調整大多由產品制造企業不同部門和單位人工協調處理，人工處理這些流程和單據復雜且緩慢，導致營銷人員的銷售清單也不斷調整、變換，效率低下而且容易出錯，經常出現賬實不符、發票錯開的情況，降低了銷售過程的便捷性。

銷售與退換貨工作介入到ERP 系統中，需要從流程上梳理退換貨業務，將現階段信息在各部門之間傳遞過程中的第5 項納入系統中，從系統中配置對應退換貨業務模塊，生產、安質等部門可清楚的掌握退、換貨的數量、規格；在換貨流程中，更換產品發出后，盡快回收同等數量被更換產品且入庫，在退貨流程中，將退回來的產品及時入庫，生產部門根據退、換回的產品數量和品種，優先利庫處理退換貨產品，在ERP 系統中及時調整生產工單，車間根據生產部門調整后的工單，增加或減少相應產品的生產，減少因信息不暢形成產品庫存積壓造成經濟損失，營銷部門根據退換貨流程中產品數量和品種的變化，及時在ERP 系統上修正銷售清單，與用戶最終實際收貨一致，生成對應的財務憑證，轉由財務審核。

四、ERP 系統在產品銷售流程中的解決方案

1.ERP 系統中銷售業務模塊組成

ERP 軟件公司結合企業的實際情況，在采購管理、計劃管理、生產制造、倉貯管理、委外管理、質量管理、條碼管理等模塊之外，結合產品銷售業務場景、控制目標，專業為企業開發銷售管理模塊，主要對產品、項目、地區、用戶等信息管理、統計，并可分析銷售數量、金額、利潤、績效、服務等方面的企業需求。銷售業務管理模塊包含用戶信息、銷售訂單管理、分析銷售結果等功能，生成銷售業務管理流程，現場的采購訂單是ERP 系統中銷售業務模塊的入口，所有的生產計劃都是根據它下達并進行排產，因此銷售訂單的完整、準確貫穿了產品生產的整個流程，也是形成準確銷售的源頭。

2.ERP 系統實現銷售業務場景

現場的采購訂單由營銷部門依據生產發運到用戶的產品實際數量、規格，結合線下與用戶簽訂的合同要求，轉換處理為銷售訂單后提交申請，財務部審核。

依據銷售合同標的物名稱、規格等信息與廠內產品品號進行對照，將用戶訂貨計劃參照對照表轉換為銷售訂單，將其錄入系統中，主要字段包括訂貨計劃單號、訂貨計劃日期、用戶、項目、物料、數量、單價等信息。

3.采用ERP 系統銷售業務模塊控制目標

按照合同維度統計分析并跟蹤發貨、出庫、簽收、驗收、開票等信息；支持與顧客簽訂合同的變更及審批；支持銷售訂單的變更及審批；支持將發票信息傳入金稅系統；支持已收款和應收款的自動核銷、手工核銷；支持銷售報表的自定義查詢，如：銷售訂單明細表，銷售訂單進程查詢等。總體目標就是構建統一的銷售業務信息化平臺，實現銷售資源（數據、標準、流程）的共享和優化應用，使得銷售基礎數據規范化、標準化、統一化，適應銷售流程的變化，并且能夠柔性拓展，滿足未來的應用擴展。

五、業務流程說明

ERP 系統對產品從簽訂合同、收到訂單計劃、開始錄入銷售訂單、并且關聯貨物明細開始，下達生產計劃和采購計劃，通過節點操作，選擇具體車間或分廠，然后領料加工，交成品庫，出庫發運、用戶簽收、確認開票、收款等過程實行全生命周期管理。營銷部門根據線下與用戶簽訂的合同，自制銷售交底合同，提交審批，合同類型區分顯示金額與不顯示金額（根據查看和審批權限），相關領導審批通過后合同生效，營銷人員將銷售合同中的合同標的物與廠內產品號（對照表）做第一次對照轉化，滿足企業內部生產需求，根據線下用戶的要貨計劃，將與用戶簽訂的合同中的產品名稱、圖號等信息轉化為ERP 生產流程中該產品對應的企業內部產品號，進行生產、發貨，填制發貨單，填制收貨單，并上傳用戶收貨后簽字的收貨單做附件。依據用戶的收貨單進行第二次轉換，將發運到現場的單件、零件、散件組合成成套產品，將廠內產品號（對照表）重新轉換回合同標的物的名稱、規格并生成銷售清單，實現銷售清單與用戶簽訂的合同一致和對應，財務審核，無誤后開具銷售發票，并依據發票線上完成ERP 系統銷售成本結轉，轉應收，營銷人員持銷售發票與用戶結算貨款，貨款到賬，財務依據銀行入賬收據沖減應收，一套完整的ERP 系統主要業務流程完成。

通過以上ERP 系統業務流程實施，企業ERP 系統完整的實現了從簽訂合同、收到訂貨計劃、開始錄入銷售訂單、并且關聯貨物明細，下達生產計劃和采購計劃，出庫、用戶簽收、確認開票、收款等業務過程全部納入ERP 系統，對產品實施全生命周期管理，從接收用戶訂單到成品出廠再到銷售開票、資金回收的每一個過程和節點的進度都可在ERP 系統上顯示并查詢。

六、采用ERP 系統實施銷售業務流程所產生的效益分析

1.直接經濟效益

（1）提升效率和效益

企業實施ERP 銷售業務流程，將改變傳統的生產組織結構，首先，將訂單靠人工來填制、傳遞的紙質銷售表單完全輸入到ERP 系統，實現全部信息電子化、數據化，迅速快捷；其次，以銷售訂單為起點的ERP 流程打破了以前以生產訂單為起點的流程，在滿足生產需求信息的基礎上加入了銷售需求信息，完全實現銷售業務從訂單、發貨、出庫、用戶簽認、開票和收款過程的數據化管理，真正體現企業以銷售及銷售結果為目標的企業管理方式，而不是以生產為目的的管理模式，可實現對每個項目利潤的單獨考核，實現企業管理由粗放式到精細化的轉型，為管理者提供有價值的改進依據，從而降低企業生產、管理成本，提高企業效益。第三，補齊了以前流程中部分環節的中斷，生產企業管理者、具備數字化信息化管理條件的用戶，在線上就可以獲取產品生產流程、節點的信息，出現問題及時解決，增加了企業產品和服務多樣性，滿足不同用戶需求，提升用戶的信任度和企業軟實力，為用戶再次采購、增加企業新的訂單奠定基礎。

（2）節約企業成本

ERP 系統實施銷售業務流程，自動化程度提高，首先降低了庫存量，使生產部門在接到計劃后第一時間就能分析出庫存有多少，需要再制造加工多少量；其次降低了采購成本，物資采購可以利用供應管理系統中實時更新的原材料信息，篩選合格低價的原材料供應商；第三提高了辦公效率，降低了人工費用，營銷人員、技術人員即使出差在外，也可以遠程下達計劃及出圖，采購人員即使回到家中，也可以通過BOM 信息，操作電腦完成采購計劃，生產人員可以采用云端操作完成轉序及入庫，使延期交貨、停工待料的現象基本杜絕。

（3）提高資金效率，增加企業收益

資金是企業的“血液”，是企業賴以生存和發展的基礎，企業銷售過程通過實施ERP 系統，可以使賬務處理中的財務憑證的登錄、統計、審核、匯總工作的效率提高，縮短銷售流程，減少了生產過程中過多的資金墊付，緩解了企業資金困難問題；加強了應收賬款的管理，縮短應收款項的回收期，提高了資金周轉率，使企業流動資金充裕，不但滿足了日常生產經營需要，還增加了對外擴張和投資機會，提高投資及利息等其他收益。

2.間接經濟效益

企業銷售過程實施ERP，其經濟效益有時候難以完全用短期數值量化考量，采用計算機系統對信息進行收集、整理、保存和傳遞，減少業務的手工操作和協調，企業減少用工，使人工費得到節約，計算機處理信息的準確性使得計算失誤減少，降低了企業因運單、計費、退換貨造成的經濟損失，這種管理費用縮減、產品成本降低、企業競爭力提升形成的潛在的、無形的、長期的經濟價值是巨大的。

七、結語

通過ERP 系統在企業銷售業務各個環節的實施，提高了企業面對內外環境變化的應變能力，實現了與用戶良好合作關系；整合內外部供應鏈，將各種資源優化配置，將公司的人財物、產供銷各個環節有機結合，集成為一個緊密聯系、相互協調的閉環反饋控制系統；通過ERP 系統對資金進行有效監控，使公司的采購、回款、業務支出所產生的資金變化完全在系統中體現，解決信息孤島問題，達到數據融合，報表準確等目標，實現流程驅動業務，為管理層提供實時系統運行數據，為重大決策提供數據支撐，在企業銷售中應用ERP 系統，符合國家產業信息化的要求和企業自身發展需求，值得大力推廣。