數字化環境下事業單位人力資源檔案管理策略

馬愛萍

（山東省東營市公共就業和人才服務中心，東營 257000）

引 言

人力資源檔案的數字化管理是當今時代技術發展的一個要求，事業單位檔案在進行日常的運行維護中，要強調對檔案信息化管理重要性的認識，積極引導并學習把握現在最新的數字化檔案管理技術趨勢，貫徹實施科學文化發展觀，使檔案工作的管理更符合當代國家管理的客觀要求，也應進行科學化，人性化建設與規范化管理建設。

一、人力資源檔案管理數字化的重要作用

隨著我國科學技術的快速發展和進步，特別是現代數字信息技術的大規模應用的普及，各行各業的生產和工作環境及工作的整體效率都發生了深刻的變化。公共機構的人力資源檔案管理方法也在不斷與時俱進，大力發展數字化的管理模式，不僅可以大大節省辦公室勞動，而且可以有效提高辦公室工作效率?？偟膩碚f，人力資源檔案管理數字化發展的重要作用主要體現在以下三個方面。

（一）數字化檔案管理新模式有利于進一步提高檔案數據的利用率

目前，我國絕大多數的政府機構基本上都在應用傳統的檔案存儲和管理模式，這主要是一種紙質文件形式的檔案管理模式，在特定時期發揮了重要作用。但近年來，隨著全國行政機構總數的不斷增加，人力資源檔案單位的人員數量自然逐年增加，人力資源檔案的存儲空間有限，這導致公共機構的大部分紙質檔案沒有多余的存儲空間。同時，過多的文件也給文件的搜索和進一步使用帶來了許多問題。如果公共機構建立的人力資源檔案全部進行數字化管理和維護，就相當于將所有人員的信息檔案完全存儲在同一個空間網絡中，這不僅大大減輕了日常管理和檔案保護的行政負擔，同時也使人力資源檔案的管理和使用過程更加簡單、方便、快捷，大大提高了人才檔案信息使用的整體效率。

（二）數字化管理能夠提高經濟效益

在傳統的文件管理模式下，文件數量大，辦公模塊落后，甚至有些文件需要多次拷貝才能存儲。在多份復印的過程中會消耗大量紙張，增加了辦公室的成本。數字化管理模式實施后，檔案的存儲由計算機管理，如果登記過程中出現錯誤，可以直接通過計算機后臺進行編輯，節省了復印紙，同時也大大提高了檔案的管理時間，使檔案的管理能夠獲得更多的經濟效益。

（三）數字化管理能夠有效提高辦公效率

采用數字化檔案管理系統，可確保所有檔案及時歸檔，從而提高檔案管理的效率，如有需要查閱檔案，可隨時翻譯所需檔案，從而提高人事管理的效率。單位人事檔案管理的一個特點是人員總數多，需要管理的人員多，人員更替率高，隨時做好退休、離職和流動的準備，需要及時更新檔案，不斷確保檔案的有效性。人力資源檔案數字化管理系統實施后，檔案工作方式發生了重大變化，包括檔案和檔案的存取更加快捷，并通過互聯網實時控制存取，大大提高了行政單位的工作效率。

二、事業單位人力資源檔案管理現狀概述

（一）事業單位人力資源管理創新進程緩慢

新時期，事業單位不斷加快改革步伐，在改革的大背景下激發了很多活力，同時人力資源管理過程中面臨的許多問題也逐漸暴露出來。為了更好、更快地解決問題，事業單位管理部門有必要積極采取一些相應的改革措施，從完善管理機制、管理服務手段、創新管理模式等方面改變傳統的管理思路，創新人才崗位配置、職稱命名管理、電子檔案管理技術等，以促進實現更好更快的人力資源市場綜合管理，有效提高綜合管理水平。但事實上，目前由于事業單位人事部門及其內部管理的系統機制相對簡單復雜，整個管理運作過程并不十分清晰，在長期以市場為導向的持續經營管理過程中，形成了一套管理重、管理多樣化、效率低下的人力資源管理體系模式，導致整個人力資源行業管理部門創新機制的能力相對較弱，體制和模式的改革進程相對緩慢，與當前社會事業單位的內部發展狀況并不真正相符，這一過程將進一步影響事業單位人力資源管理的效率和質量。

（二）考核機制不健全

事業單位員工綜合評價也是事業單位人力資源管理評價的重要內容。在實際實施人力資源質量日常管理等工作活動中，為了有效、充分地調動各單位員工提高工作績效的積極性，發揮崗位工作管理的作用，有必要對每一名員工進行適當、有效的評價，全面評估員工的實際表現，對員工進行客觀、全面的自我評估，對年度表現良好的優秀員工給予相應級別的獎勵。從內部人力資源體制改革和調整現有所屬機構內部現狀來看，雖然各單位在人員招聘、資金收入分配、人才培養、人才待遇分配制度等方面來看，調整創新的力度并不大，當前事業單位沒有完善的人力資源綜合評價機制。無論是單位內部，員工績效和薪酬考核、獎懲機制和制定，還是內部支持管理的措施，都存在一定的滯后，無法形成現代工作制度。在傳統工作績效評估量化管理模式的約束下，工作人員的積極性在實踐中無法進一步被激發，導致人力資源的極大浪費，這也將對公共機構的管理產生很大影響，因此應采取措施有效應對。

（三）缺乏必要的保障機制

通過研究，事業單位已經逐步構建了一個相對完整、完善、科學適用的量化評價和人文素質評價機制，完善、有效、合理的有效流動機制，確保政策和流動機制能夠進一步實現有效配置，健康、有序、穩定、合理、高效地流動。事業單位與人才之間快速、固定的人力資源，確保所有中高級技術人才能夠順利、高效地分配，適用于其在事業單位中相應的專業崗位。但同時，如果想從事業單位的角度考慮其當前發展的事業單位形勢，因為它必須受到其他一些內部因素和許多外部因素的直接影響，所以沒有通過加快構建相對完善和靈活的激勵和保障機制來調整事業單位的工資，這對社會人才的流動和人才資源的配置造成相當多的障礙。目前，許多基層機構在目前可以制定的人力資源政治保障運行機制方面還比較落后和保守，內容不夠豐富和全面，其中一些內容不適應當前事業單位行政管理體制改革后的實際政策需要，無法應用于與現代人力資源管理有效銜接。在這個時代的影響下，許多單位的員工在各自的工作場所并不積極，他們的工作實踐能力也受到了一定程度的影響。此外，事業單位在適應人才優化配置計劃的過程中不可避免地會面臨較大的工作風險，導致事業單位人才配置管理計劃缺乏靈活性和高流動性。

三、事業單位人力資源檔案數字化的管理及措施

（一）完善相關管理制度

為推動事業單位人力資源檔案管理數字化發展，事業單位領導應積極轉變傳統思想，充分認識數字化管理的積極意義，加大資源投入，聘請專業技術人員負責人力資源檔案管理信息系統的建設和維護，豐富人力資源檔案管理系統的功能，加強對各關鍵點的實施監督和控制，實現數字化管理，提高人力資源檔案管理水平。一個完善的科學管理體系可以為人力資源檔案數字化管理提供科學的理論基礎，各機構也應該根據業務條件和行業標準，使各項工作更加規范合理。管理人員有違法違規記錄的，應當及時向事業單位主管部門負責的單位報告，并承擔監督責任。通過這種特殊的記錄方式，所有人力資源檔案管理人員都能充分認識到對人力資源檔案進行監督管理的積極意義，自覺、積極地落實數字化管理的重點。另外，利用科學完善的人力資源檔案數字化管理系統，可以使人力資源檔案管理數字化建設有序進行，也可以大大提高人力資源檔案管理工作的質量。

（二）加強現代信息技術應用

在人力資源檔案數字化建設中，還要做好總體規劃、硬件設施的選擇、軟件系統開發和安全管理。任何工作都應根據公共機構的實際發展情況和人力資源檔案管理的要求進行。首先，技術人員應建立一個專業的人力資源檔案管理信息系統，使系統具有可擴展功能和在線擴展功能，以確保滿足檔案變更的需要，提高系統的可靠性。技術人員可以使用光盤陣列產品進行在線軟件系統更新，并使用圖形管理界面使維護更加方便。其次，事業單位人力資源檔案數字化管理作為一個復雜的系統，是一項重要的日常工作內容。對于人力資源檔案中的各種信息，必須進行實時共享。在推進國家信息系統人力資源檔案管理規范化的過程中，必須做好服務器管理工作，明確查詢權限級別的限制，不具備權限級別的人員不得瀏覽人力資源檔案的內容，以避免從文件中泄露信息。此外，還要做好人力資源檔案的價值分析。對于高度重要的文件信息，應優先進入系統。對于重要性較低的文件信息，可以最后插入。在輸入人力資源檔案中的信息之前，還應進行相應的檢查工作，以確保人力資源檔案中的信息內容科學準確，避免信息錯誤的問題。

（三）強化專業人才培養

要提高檔案管理的信息化水平，管理人員不僅要承擔責任，還要具備相應的計算機操作能力，能夠在日常工作中靈活有效地應用計算機。單位工作人員要積極加大檔案人才培養力度，包括把推進人力資源檔案數字化作為組織技能培訓的主要內容，及時準確地向單位和檔案管理人員傳授信息化相關理論和工作技能，使其員工能夠快速、順利地完成任務，為我國信息化和人力資源管理人才提供全面、有序的培訓。此外，在單位工作的工作人員還應注重強化基層人力資源檔案管理人員等綜合素質，使他們更好地了解自己的職責，積極主動地將其融入日常工作交往中，自覺主動地限制檔案，以便為其單位的可持續發展打下堅實的基礎。

（四）完善銜接

在社會時期形勢和環境下，面向事業單位行政工作和人事管理的多功能計算機數字化綜合檔案系統，信息化的行政管理系統必須能夠與其他各部門的辦公管理信息自動化和服務集成系統緊密結合使用，從設計到使用，應特別注意每個系統的各種實際過程和實踐活動，開發和應用方案。增加了檔案的動態管理、查詢和服務集成功能，確保各系統中不同類型單位的檔案資源信息系統平臺與各項業務的真實有效銜接。事業單位部門要繼續加強對數字化信息檔案業務、電子管理和信息化建設的數據信息需求點深入、全面跟蹤、研究、分析和驗證，全面調查了解情況和數據，按照上級規定的程序，認真對本部門現有電子網絡綜合信息化管理相關工作體系的標準內容進行動態、定期、實時的檢查、調整或更新，確保本部門網絡業務數字化、綜合信息系統檔案、數字化信息管理信息業務系統工作流程在嚴格符合科學軌道要求的平臺上有效、安全、規范地運行，管理技術在電子檔案信息系統中的應用，為提高整體效率和質量水平提供強有力的技術體系保障。

（五）設立科學的檔案管理機制

各機構必須形成系統、全面、科學、嚴密的管理和協調機制，建立有效、合理、完善的現代檔案管理體制，加強組織對全體檔案管理人員言行的領導和監督，規范全體檔案管理人員的職業行為，加強對各級基層檔案管理人員言行的引導和管理。事業單位檔案管理部門必須重視加強對全體檔案管理人員創新實踐意識、技能和長遠發展目標意識的全面培訓，創新基礎檔案的管理和應用方式，提高應用和事業單位檔案管理團隊的工作效率。將檔案規范化管理的相關職責落實到具體個人，確保檔案管理的良好和工作成果的質量。此外，通過統一配置一系列先進、全面的檔案信息服務智能監控系統設備，用于檔案服務部門的企業管理，要定期對各類檔案管理人員進行集中培訓，掌握相應的知識，為光盤、視頻資料等電子檔案管理服務提供輔助技術，更好、更有效地服務于基礎檔案業務管理中心的工作。此外，還應不斷完善相關的管理機制以及管理策略，制定出科學、合理的管理策略，為事業單位的檔案管理發展創建良好的保障。

結 語

總之，隨著信息時代的到來及新一代信息技術產品的日益全面發展，事業單位自身的檔案管理部門走向檔案數字化管理發展之道路無疑是一項必然性選擇，能夠有效地提高檔案規范化管理隊伍的實際工作使用效率，同時為事業單位工作的健康發展和創造帶來更大社會效益，也能真正充分有效發揮數字檔案載體的綜合使用管理價值，促進數字檔案載體管理和工作模式的創新長效發展。新時代形勢環境下，各級事業單位檔案管理人員要不斷積極探究改進和研究創新的數字化電子檔案技術管理實施策略，通過積極創建應用系統、加強規范文書數據處理、優化應用系統性能配置及建立完善信息連接體系等措施，以確保我國數字化文書檔案信息技術管理實踐的科學持續性快速發展。