藝術院校特色檔案
——藝術檔案資源管理工作研究

李朝環

西安音樂學院 黨政辦綜合檔案室

高校檔案資源作為記錄學校發展與變革，記載學校從建立之初到蓬勃發展過程中各種教學、科研以及各類管理活動的真實、原始記錄，不僅是學校發展歷史的“見證者”，也是學校記憶的“書寫者”。與各專業院校和綜合性大學相比，藝術院校作為藝術教育、藝術研究以及藝術培養的大本營，除一般的黨群、行政、教學、科研等文書檔案外，還會形成獨具學校特色的藝術檔案資源。這些在藝術教學、藝術科學與研究、藝術創作以及演出中產生的藝術作品、影像資料等應該作為藝術院校的特色檔案門類被統一收集和保管[1]，作為學校記憶的一部分予以保存。高校檔案管理部門作為學校檔案工作的職能管理部門，應該充分認識藝術檔案的重要價值，做好學校藝術檔案資源的管理和建設工作，發揮檔案資政育人的作用，突顯學校特色辦學和專業優勢，為學校檔案資源的開發、利用和編研工作提供依據和支撐，為藝術院校培養專業性人才提供有力保障。

一、藝術檔案資源的類型及特點

（一）藝術檔案資源的類型

按照藝術檔案資源的形成來源劃分，藝術院校常見藝術檔案資源的類型可以分為以下五個大類：

1.學校黨群組織、行政機構在日常管理活動中形成的藝術檔案。例如黨委宣傳統戰部、校團委、學生工作部、教務處、研究生部等職能部門，在組織和開展各類文藝活動中產生的活動計劃、活動總結、現場照片、音視頻資料等藝術檔案。

2.各藝術類專業形成的藝術檔案。例如管弦系、舞蹈學系、民樂系、鋼琴系等藝術專業在日常教學、科研、創作、演出、比賽等活動中產生的藝術檔案，包括文件資料、劇目劇本、排演場記、宣傳畫報、新聞報道等文字材料；演員的定妝照、舞臺照、舞美道具和場景設計等照片和聲像資料；參賽獲獎的證書、獎杯等實物檔案等[2]。

3.非藝術類專業、院系參加藝術活動過程中形成的藝術檔案。例如人文學院參加學校合唱比賽活動形成的曲譜、排練照、舞臺照、宣傳照等藝術檔案，音樂教育學院師生為戰疫譜寫歌曲過程中形成的樂譜、詞稿及修改稿、歌曲成品等藝術檔案。

4.群眾社團活動產生的藝術檔案。例如工會、學生會等團體在準備春節文藝匯演過程中創作、排練、演出中形成的藝術檔案。

5.教師或學生以個人名義參加演出、對外交流或大型比賽中形成的藝術檔案等。包括原始文稿、譯稿、筆記、日記、樂譜手稿、畫、畫稿、印章和獎狀等。

（二）藝術檔案資源的特點

與黨群、行政類文書檔案不同，藝術檔案具有形成即時、記錄手段多樣、項目成套的特點，決定了藝術檔案收集、保管和利用工作與一般文書檔案相比有一定的特殊性。

1.形成即時

藝術檔案的形成具有很強的即時性，一旦錯過合適的收集時機，很難再去回溯進行檔案收集的增補工作。普通文書類文件一般“產生即存在”，如果未在文件辦結后及時整理歸檔，可以在一段時間內進行回溯，從而收集到與文件辦理過程有關的全過程資料，辦理環節如果有缺失甚至可以進行增補。而藝術檔案尤其是像即興演出、即興創作等現場藝術產生的照片、音像視頻等資料，一旦創作完成或活動結束，便沒有辦法再進行回溯或補錄。

2.記錄手段多樣

藝術檔案的記錄手段具有多樣性，主要以文字、圖片、音視頻材料以及實物等方式呈現。文字形式，如樂譜、曲譜、歌詞本、圖譜、效果圖以及音樂家手稿等；圖片形式，包括演員演出前定妝照、演出過程中的劇照、舞臺照以及新聞宣傳圖片等；音視頻形式，多以磁帶、光盤等作為載體進行存儲，如藝術院校學生畢業音樂會、中期匯報演出、外出展演或比賽視頻、名師大家講座錄音錄像等材料以及學校師生創作的不同主題的MV、動畫等短視頻、歌曲等；實物類型，包括在各種藝術比賽、邀請賽中獲獎獎牌、獎杯、牌匾等，以及在藝術創作中形成的藝術作品，如繪畫、雕塑、篆刻、設計等實物。

3.項目成套

與科研檔案相似，藝術檔案同樣具有成套性。藝術檔案記錄著每一次比賽、演出、創作、交流從開始到結束的全過程，每一項的過程材料都構成了一個完整的整體，為了保證藝術檔案內部各要素的有機聯系，在藝術檔案的收集、整理過程中，必須遵循藝術檔案的成套性特征。

二、藝術檔案資源管理工作存在的問題

（一）藝術檔案工作制度不健全

為更好地做好學校檔案管理工作，規范檔案收集、整理流程，各藝術類院校都結合學校實際，制定了本校的檔案管理辦法、立卷歸檔辦法、歸檔范圍和保管期限表等制度辦法，對于學校黨群、行政、科研、教學類等文書檔案的收集、管理和利用有了較為明確的規定，但各個學校關于藝術檔案從收集、整理、保管到利用等各環節尚未建立起專門的制度和辦法，對于藝術檔案的收集和查閱利用流程也沒有一個明確的規定。制度的缺失導致檔案管理工作無法可依，進展緩慢。

（二）檔案管理部門對藝術檔案工作重視程度不夠

一方面，很多藝術院校尚未樹立起建立藝術檔案專門門類的意識，仍然將學校檔案工作的重點局限于黨群、行政、教學、科研、基建、財會等《高等學校檔案管理辦法》中規定的十一個大門類上，認為做好黨群、行政等文書類檔案的收集管理和利用工作，就已經完成了檔案管理部門的管理職能，對于藝術檔案的歸檔意識不強且缺乏實踐。另一方面，缺少負責藝術檔案工作的專職檔案員，多數是兼任其他類型檔案工作、非專職從事藝術檔案工作的檔案人員，對于藝術檔案的了解程度不高。由于藝術檔案的特殊性，導致對藝術檔案收集不全不及時，比如在收集畢業生音樂會過程資料時，缺少音樂會節目單或宣傳頁；收集外校專家來校講座資料時，缺少對專家的簡介材料以及音視頻記錄等，從影響藝術檔案收集的數量和質量。

（三）藝術檔案資料收集困難

一方面，除了參加學校舉辦的各項活動和演出，藝術院校師生經常受邀外出參加不同地域間、不同學校甚至是不同國家間的藝術交流、演出或比賽，產生的藝術檔案往往由不同主體共同形成，檔案資源的來源廣泛、渠道多樣。很多珍貴的藝術檔案散落在各部門和個人手中，即使通過公開征集手段也很難有辦法集中起來，只有極少部分由學校檔案管理部門保管。另一方面，學校師生對藝術檔案缺乏足夠的認識，對他們在藝術實踐中形成的藝術檔案沒有記錄、留存的習慣和意識，導致藝術檔案大量缺失并且無法增補。

（四）藝術檔案保管條件較差

多數學校為黨群、行政、教學等文書類檔案都配備了符合檔案保管要求的密集架、五節柜等專業保管設備，但未配置適合保管藝術檔案的聲像柜、密閉鐵柜或防磁柜等設施，許多畢業音樂會光盤沒有采取任何保護措施散落在密集架上，部分美術作品、設計圖紙等堆積在檔案庫房中，造成載體損壞，光盤無法讀取，紙質材料字跡不清或發生撕毀、霉變、蟲蛀，導致數據的缺失。

三、藝術檔案資源管理工作的優化途徑

檔案管理部門可以通過制度建設、人才隊伍培養、藝術檔案數據庫建立以及特色藝術檔案資源挖掘等多種方式優化藝術檔案的管理和利用，豐富學校藝術檔案資源，健全高校檔案資源體系，為高校教學、科研以及施政決策提供“檔案力量”。

（一）加強組織領導，完善藝術檔案管理制度

強有力的組織領導、完備的制度建設，是高校檔案資源收集、管理工作開展的基礎和有力保障。一方面，應把檔案工作納入學校年度工作要點和學校發展規劃中，并納入崗位責任制進行考核，宏觀保障藝術檔案各項制度和辦法執行有效。另一方面，要建立健全藝術檔案資源管理制度體系，比照一般文書類檔案，結合學校實際情況和專業特色，制定本校的藝術檔案管理辦法、藝術檔案分類實施方案、藝術檔案歸檔范圍等制度，明確藝術檔案資源從收集、整理、利用、開發到編研的各個環節的要求和具體流程，使藝術檔案管理工作有法可依、有章可循。

（二）提升專業能力，打造藝術檔案專職檔案人員隊伍

首先，檔案管理部門包括檔案工作者應提高藝術檔案意識，將學校藝術檔案工作放在與黨群、行政類文書檔案工作同等重要的位置，注重藝術檔案的收集、管理和利用；其次，配備專職的藝術檔案管理人員。專職的藝術檔案管理人員應具備檔案專業和藝術類學科的交叉背景，不僅熟悉和掌握檔案專業知識，同時要了解學校藝術類專業的設置以及教學、科研的一般活動流程，對大型演出、大型比賽以及對外藝術交流等重大活動應收集的藝術檔案的范圍和要求熟練掌握；最后，應當定期舉辦檔案管理人員培訓會，鼓勵檔案工作人員參加每年度上級主管單位舉辦的檔案繼續教育，提升專兼職檔案員藝術檔案收集、整理以及立卷歸檔的能力，不斷加強與兄弟院校藝術檔案管理經驗的交流，調整、創新學校藝術檔案管理手段，提升學校檔案管理水平，打造一支專業素質過硬，管理思想創新的藝術檔案專職檔案人員隊伍。

（三）創新服務模式，搭建藝術檔案專題數據庫

在互聯網+下的大背景下，檔案管理部門對于藝術檔案的管理絕不再是僅僅局限于實體檔案的管理，而是要逐漸轉變觀念，將藝術檔案的分類整理和提供利用以數字化的形態體現。例如，三十年前的以磁帶為載體的聲像資料現今已缺少常見的讀取手段，需要利用專業手段修復并讀取，通過數字化技術手段，將讀取出來的樂曲或唱段以數字化的形態呈現并保存下來。大多數藝術院校對于學生畢業音樂會的影像資料仍以光盤形式保存，不僅需要極為嚴格的保管條件，而且載體極易損壞，光盤很容易壞道導致數據無法讀取，因此將畢業音樂會光盤數據讀取并導出，以電子形式進行存儲和備份，不僅可以保障數據安全，還為檔案庫房節省了很大空間。在藝術檔案資源數字化的基礎上，建立藝術檔案專題數據庫，編制索引目錄，面向全校師生提供專題查詢服務，為學校的藝術實踐教學和科研提供重要參考和借鑒。

（四）創新收集模式，深度挖掘藝術檔案資源

一方面，做好“三納入”“四參加”“四同步”工作。與一般文書檔案可以定期歸檔、按期移交不同，藝術檔案資源的形成具有即時性，大多數需要遵循邊形成，邊收集，邊產生，邊歸檔的原則。因此檔案部門要提前介入重大演出、比賽或藝術活動，主動收集全過程材料；另一方面，學校在舉辦重大藝術活動時，建議主辦部門及時與檔案管理部門溝通，提前告知計劃和活動日程，由檔案管理部門安排專人根據活動類型和日程提前制定此次活動藝術檔案的歸檔范圍和歸檔方案，為活動的主辦部門及兼職檔案員提供業務指導，積極主動提供歸檔服務。同時根據學校的教學特色和專業特色，鑒別、提取、整合極具代表性的藝術檔案資源，加強檔案開發，形成專題檔案，如陜北民歌專題檔案、紅色歌曲專題檔案、優秀畢業生音樂會專題檔案等，不僅可以為學校藝術實踐教學提供參考，也有助于檔案管理部門豐富館藏內容、改善學校館藏結構。

（五）做好檔案宣傳，提升師生檔案意識

與一般文書檔案不同，藝術檔案的形成主體往往在于學校師生，因此提升全校師生的檔案意識顯得尤為重要。檔案管理部門可以以6·9 國際檔案日為契機，利用網站或展板進行宣傳，通過舉辦名家講座、專題培訓和專題展覽等形式，向全校師生宣傳藝術檔案所包含的內容、作用及價值。在每年畢業季舉辦畢業年級學生畢業音樂會展，每年校慶日舉辦校史、教學名師專題展等，讓廣大師生了解藝術檔案，關注藝術檔案，培養師生在藝術活動中養成隨手記錄、留存資料的習慣，提升師生檔案意識。

四、結語

藝術檔案作為藝術類院校獨具特色的檔案門類之一，是學校寶貴的歷史記憶和檔案資源。與一般的文書檔案不同，藝術檔案具有形成即時、記錄手段多樣、項目成套的特征。為了更好地做好藝術檔案的管理工作，藝術院校的檔案管理部門必須要完善藝術檔案管理制度，改變收集和服務模式，深度挖掘學校藝術檔案資源，建立起具有專業特色的藝術檔案數據庫，發揮檔案資源資政育人的作用，讓藝術檔案為學校藝術實踐教學和科學研究工作提供殷實的參考和依據，讓檔案資源真正動起來，活起來。