社保業務檔案數字化應用研究

張忠奎

摘 要：為了提高社保業務服務水平，解決社保業務檔案管理不規范、頻繁使用造成檔案損毀等問題，本文以某市社保工作實際為例，對社保業務紙質檔案數字化方案展開研究，優化數字化成果的管理和使用，為社保業務經辦提供檔案數字信息服務，提高工作效率。

關鍵詞：社保；業務檔案；數字化

社保業務檔案主要包括社會保險經辦機構在養老保險、工傷保險、失業保險過程中產生的繳費記錄、發放記錄、人員信息變動記錄、人員轉移及在業務辦理過程中產生的業務檔案材料，是作為參保人享受參保待遇的重要憑據，也是社保經辦機構在辦理社保業務時的主要依據。在新時期數字化時代的背景下，社保事業在國家的高度重視下，社保業務經辦系統的核心平臺（金保工程）已經發展到了第三代，而社保業務檔案的管理卻相對落后，目前還沒有相對統一的管理模式和管理平臺。社保業務檔案的管理應該緊跟時代步伐，與時俱進，創造性地開展工作，擺脫管理落后的局面，與當前數字化時代的管理相適應。因此，社保業務檔案數字化工作應作為社保檔案工作者當前的首選任務。

一、社保業務檔案管理出現的問題

由于我國社保事業的蓬勃發展，新技術的突飛猛進，社保業務檔案也經歷了若干發展階段。從開始的業務科室無序管理到建章立制的規范管理，從手工謄寫到現在的業務檔案數字一體化，從兼職人員經辦到形成專業科室和專業人員規范化管理的轉變等。時間跨度長，社保政策變化多，無疑增加了社保檔案的管理難度。

1.原始紙質檔案質量一般

我國的社保業務最早始于20世紀80年代，由于當時計算機技術沒有普及，業務檔案絕大多數是以紙張的形式存在，且大都是手寫體。許多使用了復寫紙、圓珠筆或者純藍墨水等書寫，不宜長期保存，再加上時代久遠導致某些檔案字跡模糊，難以辨認。

2.檔案整理不規范

社保業務開展初期，由于當時對檔案的管理重視程度或管理要求偏低，管理制度和管理人員不到位，造成很多檔案整理不規范，各種類型的檔案只是根據企業名稱放在一個盒子里。因為參保企業規模不同，造成一些大型企業需要好幾個盒子，也有多個企業的檔案放在一個盒子里面，造成查找不便，管理混亂。雖然檔案管理后期經過了分類整理，但整理不規范、不深入，與目前的管理規范相比差距較大。

3.檔案使用頻繁造成部分損毀

社會保險參保繳費始于20世紀末期，當時的參保登記、征繳費用、待遇發放等都是手寫的紙質檔案，沒有專門的庫房和檔案管理人員，所有業務檔案都存放在各個業務科室的櫥柜中。由于社保業務檔案主要是存儲早期參保人員的繳費記錄、經辦記錄等內容，當時計算機技術沒有普及，缺少計算機數據，而目前退休人員待遇的計算、退休金的發放等社保經辦業務都是用計算機自動計算生成的，因此，需要補齊相關記錄。其中，繳費記錄是參保人員退休領取待遇的主要參考依據，需要經常翻閱早期紙質的繳費一覽表，造成紙張破損、字跡模糊、頁面丟失的現象比較普遍。

二、檔案的整理與數字化

社保業務檔案的整理應遵循國家有關規定和要求，在充分尊重原有檔案整理的基礎上，對檔案重新分類規范。并且，檔案編號和著錄應盡量遵循現行規則，以達到快速融入社保業務檔案信息管理系統的要求。

1.按照規范整理業務檔案

社保業務檔案的整理應遵循《社會保險業務檔案管理規范》（GB/T 31599-2015）的有關要求，業務檔案根據情況按年度組卷，原則上不能跨年組卷（單位比較小，檔案存量年度不多的情況，可根據業務量的大小靈活處理）。業務檔案以辦結日期確定形成日期，原則上不突破以“件”為單位的檔案，除非出現一件中包含多種業務檔案類別的，就要重新拆分，檔案頁面重新編號。檔案的著錄工作，按照現行規范展開整理，建立新的機讀目錄和紙質目錄，在機讀目錄中的著錄項目應包括經辦機構代碼、檔案全宗號、全宗名稱、經辦年度、保管期限、保管期限代碼、檔案類別、檔案類別代碼、案卷提名、案卷類別代碼、案卷號、立卷部門、立卷人、檢查日期、業務檔案件數、業務檔案頁數、檔案存放位置代碼及備注等。

在整理檔案的過程中，對出現破損的檔案應開展裝裱修復，盡量恢復歷史原貌。對于實在不能修復的，可以聯系參保企業，尋找其留存檔案，并掃描復印，整理后替換入檔。對于褶皺的檔案，應采取壓平處理，以適應后期的掃描工作。

2.檔案掃描加工

由于社保業務檔案數量巨大，種類繁多，一般采用第三方公司開展檔案的數字化加工。按照有關規定，采用網上招投標的方式進行，盡量選用有檔案業務保密資質且有多次檔案數字化經驗的隊伍。社保業務檔案掃描工作主要遵循山東省《紙質檔案數字化工作指南》（魯檔辦〔2015〕25號）和國家規范《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31—2017），還要制定詳細的工作流程，配備足夠的專業人員，建立科學、規范、完整的工作制度，按照合同要求的標準，使用合適的工作設備設施和專業加工軟件，以保證加工質量。加工過程中要注意保護原始檔案，不得出現破裂損毀的情況，歷史久遠或者殘破的檔案，應在修復后達到加工要求的條件再掃描，特殊情況的檔案，為了保護原始檔案，可以采用照相機等完成。同時，注意檔案的移交、轉接手續，避免檔案混亂或者丟失。

（1）檔案掃描設備的選擇

社保業務檔案掃描首選平板掃描儀，主要原因是早期的繳費記錄都是A3尺寸的手寫檔案，且大多都是用復寫紙完成（社保經辦部門一般留存第一頁），效果一般，經常出現謄寫不規范、文字難以辨認、數字模糊的情況。平板掃描儀的好處是精度高，成像效果好，能更好地保證檔案圖像的清晰度，但缺點是生成的文件較大，占有大量的存儲空間，生產加工效率較低，加長了施工進度。采用印刷模式的后期繳費記錄和其他檔案，可以采用高拍儀或者高速掃描儀等設備，提高施工速度，但也要保證掃描圖像的質量。

（2）檔案掃描的質量要求

為了盡量保持檔案的歷史原貌，掃描色彩模式采用24位真彩色，掃描分辨率采用300dpi以上，掃描的圖像文件采用jpg格式存儲，A4紙張大小檔案掃描的原始圖像文件和修圖后的圖像文件，采取適當比例壓縮，滿幅圖像文件容量大小控制在400KB以上，A3紙張大小的圖像文件控制在800KB以上。壓縮后的圖像文件應清晰、完整，顏色無異常，放大一倍比例時圖像無毛邊、無鋸齒點，糾偏處理出現偏斜的圖像應以達到視覺上基本不感覺偏斜為準，旋轉還原方向不正確的圖像，以符合閱讀習慣，對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應實行去污處理。此外，處理過程中應遵循在不影響可讀性的前提下，展現檔案原貌的原則。

（3）數據掛接的要求

加工的數據應實施檢查，對于符合要求的數據，開展數字加工，使之符合社保業務檔案一體化系統的規范要求。操作系統對PDF格式的檔案的大小有限制，對較大的PDF格式的檔案要分割后再上傳（限制PDF大小的目的，主要是在檔案閱讀速度和檢索速度上取得平衡，我們采用的是30M字節）。掛接時，相應分配操作人員權限，分開掛接數據的人員和復核人員，以便更好保證檔案數據的質量。

三、數字化成果的管理和利用

由于國家對社會保險事業的高度重視，社保經辦事業快速進入數字化時代，社保業務經辦系統（“社保工程”）經歷了三代建設，已經比較成熟和先進，運用了網上繳費、社會化發放等新技術，完全拋棄了現金業務，實現了全網絡化經辦流程，不僅確保了基金安全，也大大提高了工作效率。依托現有的金保工程和政府云大數據平臺，建設現代化的社保檔案信息管理平臺和社保檔案資源信息數據庫，以輔助社保經辦為目的，推進社保檔案信息化、標準化、規范化，提高檔案管理質量，增大檔案利用率，為社保經辦提供精準服務才是最終目標，只有將數字化成果融入業務經辦系統當中，才能最大限度地發揮利用效率。同時，要通過密鑰、數字簽證、權限劃分等技術手段，加強檔案的安全管理，既要保障檔案信息的數據安全，也要保障檔案數據信息的隱私安全。

1.利用現有資源建設業務檔案信息系統

建設社保業務檔案管理系統要充分運用已有的網絡資源，向政府云平臺申請更多的存儲空間，以便于存儲大量的圖像信息。同時，建設檔案管理系統要開辟獨立的存儲空間，以免與業務資料相混淆。檔案系統應建立檔案的關系型數據庫，存儲著錄的檔案元數據信息，或者在原有的業務系統的數據庫中建立單獨的數據庫實例，以利于提高檔案信息檢索的效率。

檔案數據的存儲有兩種類型的數據庫完成，由Oracle、My SQL 等關系型數據庫存儲著錄的檔案元數據信息，由MongoDB等非關系型數據庫存儲影像信息。關系型數據庫負責信息的檢索，圖像存儲數據庫根據檔案元數據信息存儲圖像，根據檢索的信息提供相應的圖像。這樣做的好處是既能保證更快地檢索數據，也能更加保證圖像檔案的安全。此外，業務檔案一體化的系統中應嚴格區分檔案和業務經辦的權限，業務經辦系統不能修改檔案系統的數據信息。

2.運用先進的計算機技術強化數字成果

新技術的應用是當前檔案管理工作的重點和難點，也是迅速提高檔案管理水平的重要突破手段。將先進的新技術、新手段運用到檔案管理工作中，也是開展檔案管理工作的必然趨勢。

（1）運用OCR識別技術提取紙質檔案數字信息

在掃描紙質檔案過程中，要同時著錄機讀目錄和檔案元數據信息，要結合社保業務檔案的特點，摘錄社保檔案的關鍵信息，尤其是社會保障號碼、參保人姓名、參保單位編號、經辦業務名稱、經辦時間、業務流程編號等。著錄時要運用OCR等智能識別技術（這里推薦ABBYY FineReader），批量提取社保檔案元數據信息以備掛接數據使用。有些原始檔案需要重新整理才能掃描，重新整理的檔案需要重新編碼，也可以使用圖像水印技術軟件，批量對電子檔案圖像打碼，提高工作效率，并能增加美觀度。

（2）運用大數據技術優化數據

對于提取的社會保障號碼和姓名等關鍵信息，要使用社保經辦大數據對電子檔案數據開展對比矯正，通過數據比對和人工糾錯等手段，使錯誤信息或偏差信息關聯到當前社保平臺的正確信息上，務必使關鍵數據精準化、精細化。運用數據庫技術和大數據分析等手段，對其他檔案元數據信息進行邏輯條件比對，對發現明顯邏輯不符的檔案元素信息開展人工核實后更正，確保電子檔案信息的真實可靠，以提高利用效率。

（3）運用全文檢索技術建立智慧搜索引擎

社保檔案中有一些非結構化的檔案數據，使用OCR識別技術提取文本信息，建立全文檢索數據庫。在電子檔案系統中建設智慧搜索引擎，提供對檔案文本信息開展全文檢索的查詢服務，使電子檔案的使用率達到最大化。全文檢索數據要根據社保檔案的特點優化數據算法，以提高使用體驗。

隨著人工智能技術的迅速發展，對存量檔案開展數據轉化是未來數字檔案的發展方向。新技術的利用可以使用在檔案的數據化上，如OCR識別技術。數據的分類和控制，如區塊鏈技術在檔案數據管理的應用以及檔案圖像的修復著色、檔案數據的智能安防等方面。檔案信息數據化、檔案查詢智能化是我們未來發展的方向。

3.扁平化檔案數據，支撐業務經辦

社保業務檔案數字化的最終目的是為參保人經辦業務提供數據支持，實現社保業務系統和社保檔案系統一體化才是最優解決方案。兩套系統最好能一起協同開發，如果系統開發商不同，也可以通過數據接口的方式開展數據交互。

在社保業務檔案數字化過程中，根據社保業務的特點，盡量最大程度細化檔案元數據信息，將提取的電子檔案元數據信息進行扁平化和碎片化，有序存放在關系型數據庫中。在檔案系統接收到業務系統調取數據時，根據交換數據的參數信息，將查詢結果碎片化，形成檔案信息數據流推送回社保業務信息系統。業務經辦人員根據檔案系統推送的檔案信息條目，有選擇性地查閱相關信息，完成經辦任務。

應用場景主要表現在兩個方面：一是檔案數據支撐社保經辦業務，參保人在市直經辦機構或區縣經辦機構辦理業務時，不用提供相應的參保材料等信息，經辦人員經過業務系統的接口插件調用和參閱檔案系統的信息，直接辦理有關業務，不用參保人提供相關證明，省去了參保人來回跑腿，大大提高了辦事效率，也節省了大量人力、物力；二是通過社保電子檔案系統，能準確提供參保人早期參保繳費記錄，為參保人在辦理退休待遇時提供數據支撐。為實現“退休一件事”快速辦理承諾業務，我們推出了退休人員預退休審批辦法，在退休人員退休前的一年內，利用社保業務檔案數字化信息，自動維護好參保人的繳費記錄，并在退休前一個月提前通知退休人員辦理退休事項，大大提高工作效率，也為參保人提供了更優質的服務。

四、結語

社保檔案數字化工作完成后，大大提高了檔案查詢效率，檔案管理工作服務質量和服務水平也有較大的提高。但是由于工期緊、業務量大、技術水平低以及檔案質量相對較差等客觀因素，造成一些錯誤在所難免。因此，在后期的使用過程中，要根據工作實際，發現問題，解決問題，使社保業務檔案系統更加完善。未來將繼續優化查詢算法，提高查詢效率和精準度，更好地為參保人服務。

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（作者單位：淄博市社會保險事業中心）