數字人文視角下校史檔案的優化管理

徐嬌嬌/杭州市中策職業學校

校史檔案作為學校重要的文化資源，來源廣泛、數量龐大、結構冗雜、載體豐富，是指學校在辦學、科研、管理等活動中形成的各種圖文、聲像、實體等不同形式的歷史記錄，具有“存憑、留史、資政、育人”的功能。

傳統校史檔案通常以文本展示、展覽陳列等形式為師生服務，缺乏對檔案內在聯系的挖掘和利用。數字人文作為現代數字技術與傳統人文學科相融合而形成的新興跨學科研究領域，為校史檔案的管理發展提供了一種全新的思維模式和范式。主要包含三層含義：以信息技術為支撐，對數據資料進行分析，優化檔案資源的服務利用。

數字人文理念的引入，為校史檔案的優化管理提供了新的契機，也提出了更加動態多元的需求。2019年，牛力等人創新提出了包括數字化管護(Preservation)、知識化開發(Discovery)和可視化利用(Utilization)在內的“PDU”模型?；谏鲜隼碚撃Ｐ?，本文從數字人文角度出發，探討校史檔案資源收集、多元開發和服務利用等方面的管理優化路徑。

1 校史檔案的多維價值呈現

校史檔案既承載過去、傳承歷史，又連接現在、指導實踐?；诖髷祿r代的背景，優化校史檔案管理結構，深入挖掘校史檔案內涵，豐富校史檔案服務功能，傳播校史文化，助力學校發展，是蘭臺人的職責所在，也是使命擔當。

1.1 縱向記史 動態見證學校發展

今世賴之以知古，后世賴之以知今。校史檔案記載了學校在教學、育人、科研、服務社會等多方面的發展，是展現學校真實、立體、全面的重要資源。

檔案縱向記史一般以時間為軸，以數據為基礎，把不同的事件按主題串聯起來，形成相對完整的記錄體系，使之系統化、專業化。比如學校的組織沿革、校名變更、校址搬遷、校舍建設、歷任領導、師資變化，學生數量變化，重要榮譽等，可以運用數字分析技術把縱深跨越不同時間、地域和形式的校史資源聚合起來，進行編排組配，梳理脈絡，突出主題，動態見證學校發展。

1.2 橫向敘事 生動講述校史故事

相比資料的簡單堆砌，數字人文的引入不僅能縱向記史，見證學校發展，還能突破傳統意義上檔案的靜態呈現，達到動態敘事的效果，極具生動性。例如針對學校發展中某一個重要人物、事件進行深入探究，利用可視化技術、VR/AR/MR技術等形式，從時間、空間、主體、客體等多個維度展開敘述，還原學校發展中某一段歷史、某一個事件、某一段時期、某一段記憶，讓師生身臨其境，感知校史，感受文化，讓校史檔案煥發出新的生命力，促進育人功能的發揮。

1.3 對外塑形 積極發揮宣傳價值

校史檔案對外積極發揮著宣傳價值，有一定的塑形功能。依托數字人文技術，構建一套基于真實、可靠、全面的校史檔案知識圖譜，可以將所有相關的元素包含專業建設、教師風采、校友事跡、辦學特色、主要榮譽等內容，聚合到一起進行資料分析、加工，形成專題進行解讀，進而重構學校記憶、職教記憶，不僅可以對學校的價值取向、人文精神、歷史背景和辦學理念等有一個全面認識，還能提高學校影響力，促進校企合作，是學校最生動的招生宣傳。

例如，校史館建設、紀錄片拍攝等，都是以真實可信、完整、準確的校史資料為素材，通過藝術處理的手段呈現出來，具有很強的宣傳價值。

1.4 對內聚力 提高師生的歸屬感

數字人文視角下的校史檔案不僅要依托數字技術，更要關注人文情感與價值觀念的傳承。運用信息技術把凸顯學校特色的檔案歸類立卷，建立學生代表庫、名師檔案庫、杰出校友庫、優秀黨員庫等，充分挖掘校史人物故事，將蘊含的文化精神、價值觀等內容活態化、典型化，再通過校史檔案編研等形式潤物細無聲地浸潤廣大師生，不斷營造積極向上的校園人文環境，真正實現全員、全程、全方位的三全育人。

尤其是對全國性獎項獲得者的在校學生檔案的收集整理，在職業教育里顯得非常重要，具體可以利用數字技術連接課程教學，將學生代表的感悟發言、技能學習經驗等存儲于口述校史檔案板塊，不斷激發其他在校學生的學習熱情，進一步發揮校史檔案育人的功能。

2 聚焦問題 靶向發力

2.1 基礎保障不到位

學校的主要任務是以教學為主，因此不管是頂層設計還是具體操作，對校史檔案的重視程度較低，人力、物力、財力等方面的投入較少，不能很好地將數字人文理念引入到校史檔案管理中。目前大多中職學校依然停留在校史檔案的收集整理和保管工作，滿足于檔案不遺失，重藏輕用、重編輕研，做到不出錯即可，未能深入挖掘資源，在開發利用上缺乏力度和深度。

另一方面，校史檔案管理工作的短期回報率低，不會直接影響學校的正常運作和教學任務，因此造成教職工檔案意識淡薄，管理生態環境差。大部分檔案工作者均為學校行政人員兼職，礙于事務性工作繁忙，很少有機會接受系統培訓，對行業前沿資訊缺乏了解，在挖掘鉆研校史檔案工作上也是有心無力。

2.2 校史資源不齊全

隨著社會變遷、校區變更、機構調整、人員流動等變化，加之時間久遠，建校早期的校史資源保管不力，部分缺失，難以形成客觀、系統、內容詳盡的校史檔案。這對于校史檔案數字化而言無疑是無源之水，缺少基礎支撐。

一方面是收集不及時，沒有系統歸檔整理，各類校史檔案分散在辦公室、學生處、教務處、團委、工會等不同處室，相互獨立，缺乏可供交互的智能化平臺，各部門業務信息無法被共享，檔案室也無法從這些業務系統中抓取寶貴的檔案數據，不僅造成了數據資源的浪費和重復，也無法提供人性化、個性化、精準化的利用服務。因此利用信息化技術建立統一標準的數據共享平臺非常有必要，可以做到校史資源內容上的實時更新與完善。

另一方面，在學校的合并、搬遷過程中，缺乏有效的保護措施，沒有及時檢查校史檔案原始資料的完好性，不重視原件的修復和替換，很多檔案資料缺損。尤其是早期檔案數字化的覆蓋率低，學校很多實體檔案流失，未及時進行雙套制存儲。

2.3 數字化程度低

校史資源具有分散、無序、碎片化的特點，數字人文視角下，校史檔案的高效管理和創新，離不開信息化建設。目前很多高校已經在校史檔案的信息化建設中，但是大量的紙質檔案數字化后僅僅作為靜態資源保存在管理系統里，未實現進一步的數據分析、挖掘、整合、共享等工作，存在各類校史檔案資源分散、“孤島”式管理、未實現活態化利用等弊端。

尤其對中職而言，由于人力、物力、財力等條件的限制，無法在一定時空范圍內完成對所有校史資源的數字化，也無法對現存數字檔案資源進行有效的語義描述與揭示，也就在一定程度上造成了校史檔案開發時選題傳統、內容單一、數字化程度低等問題。

3 校史檔案的優化管理途徑

3.1 數字化管護 加大征集力度

數字化管護不僅關注數字數據的長久保存，更強調主動管理與資料增值。

3.1.1 統一檔案分類標準。校史資源基數龐大、類型多樣、異構多粒度等特點決定了管理人員很難獨自完成收集、標引、聚類、分析等工作，因此在進行資源納入時，要注重標準與規范，形成一套專業簡潔、便于開發利用的分類制度。例如語義描述時可以以時間、主體、客體、地點、主題、部門等要素為主，保證校史檔案數字化之后的后續聚集分類和分析利用。

同時根據學校的發展需要和工作重點，每年度制訂計劃對上一年度的資料進行整理、分類、歸檔和更新補充。

3.1.2促進多元主體協同。校史檔案來源多樣、資源分散，在征集校史資源時利用跨界融合理念，組織動員全校其他部門參與到校史檔案資源的收集和整合工作中，并定期發布公告，統一征集校史資源的途徑和方式。

另外，在學校官網上設置校史檔案征集平臺，圍繞校史檔案編研專題定期發布征集通知，開辟專門的“口述校史”欄目，讓更多的學校相關人員真實還原當時的校園生活，獨具價值。學校還可以聘請各方面專家和有經驗的退休教師參與校史資料編撰工作，通過多方力量為校史資料的開發利用提供人才保障。

3.1.3 建立校史檔案數據庫。依托檔案管理系統，完善檔案資源體系。首先就是將現存校史檔案中的紙質類圖文、聲像、音頻等進行數字化存儲，其中實物檔案運用三維成像技術進行副本備份，從技術上實現校史檔案的“雙套制”數字化管護。

為推動校史檔案建設可持續發展，在數字化建設過程中要牢牢樹立保護意識，做好安全建設。例如，引入先進安全防護技術，購買專業軟件，定期進行系統升級，并由專業技術人員負責系統維護及安全漏洞修復。

3.2 知識化開發 整合校史檔案

傳統校史檔案關注的是淺層次、單維度、孤立化的內容，大多是靜止的，沒有生命力的。只有經過選擇、編研，使之產生聯系的檔案才能活化起來，更好地助力學校發展、傳播文化精神。將數字人文引入到校史檔案開發工作中，即是依托語義描述、數據關聯等技術，對校史檔案進行數據層級的細粒度標引、深層次闡釋，讓其轉化為可茲利用的數據。

其中知識圖譜技術可以利用可視化軟件，以網絡分析和可視化為核心方法，將校史檔案中各節點及其關系以圖譜的形式表現，為校史檔案編研選題工作提供更為清晰準確的信息參考。具體可以將校史資源按照時間、地域、人物、主題、事件、機構和業務等模塊進行分類，通過信息數據分析，實現關鍵詞檢索，生成知識圖譜。學校依據知識圖譜中關鍵詞的關聯性強弱，進行相關主題元素的提取與凝練，將零散的資源有序化，從而形成具有系統性、時效性、特色性的檔案編研選題。

如有余力可與同層級的學校及相關教育機構開展戰略合作，實現跨地域、跨機構的資源流動和共享，通過主題聚類和相互映射最大限度地利用好校史資源，對社會經濟、教育發展等方面的研究提供切實有效的數據支撐。

3.3 可視化利用 優化傳播途徑

“數字人文”背景下，校史資源的開發形式要多樣化，不能僅局限在紙質材料上，要改變過去的單一傳播渠道，形成線上線下互動、館內館外互聯的共享格局，全方位提升校史檔案的可視化利用。

線上：

數字人文的融入讓校史檔案又一次重生，它不是對現存紙質檔案的簡單復制，而是通過大數據、新媒體和信息化等途徑對檔案管理工作進行系統化升級，打造校史檔案利用服務平臺，更好地為學校教育教學、科研工作服務。

學?？梢越柚ヂ摼W、大數據、VR等先進技術，建立“網上校史館”，提供在線專題展覽，實現場景重構、虛擬體驗等互動化、廣覆蓋傳播，讓校史檔案里的人物、事件、建筑更加鮮活生動。同時通過數字技術實現與抖音、微信、微博、知乎等社交終端融合關聯，受眾范圍突破地域空間限制，可隨時隨地通過PC端、手機端訪問校史館，讓廣大師生身臨其境，感受到時空穿越的真實感，真正實現校史檔案的文化傳播。

線下：

第一、以校慶等各類活動為契機，以檔案史料為依據，以編研載體為呈現，強化校史廳和文化墻的運用，將其打造為愛國主義教育基地，定期舉辦專題編研成果展覽，讓學生從艱苦建校的歷程和前輩們不懈奮斗的事跡中不斷汲取養分，激勵自己努力學習，培養愛國愛校的優秀品質。

第二、將校史資源與選修課程設置、黨建活動、師德培訓有機結合，加深師生對學校發展的了解，增強其責任感與使命感。

第三、開展校史文化活動。圍繞校史資源開展知識競賽、征文比賽、攝影比賽，創建金牌講解社，與離退休黨支部聯合組織校史文化講座等活動，引導師生將自身發展融入學校發展中去，在思想和行動上與學校同頻共振。

第四、口述校史故事。以教育教學、科研管理、學習生活等為背景內容展開，邀請離退休老師、優秀校友代表、歷任領導等現身說史，口述當年，并形成記錄分類存檔，實現數字化資源提取使用。

3.4 配備專業隊伍 提升開發能力

數字人文視角下校史檔案管理工作對檔案工作人員提出了更高的要求，不僅要熟練掌握檔案相關知識，還要熟悉學校歷史、發展現狀及未來發展趨勢，并具備一定的歷史學、社會學、教育學等文化知識和與時俱進的信息化發展思維。

學校應當重視校史檔案編研隊伍建設，通過業務培訓、學術交流、考察學習等途徑，讓檔案工作者接觸行業前沿信息，不斷提高數據管理、編研能力和業務操作水平。

4 向史而新 行穩致遠

校史檔案資源豐富，通過PDU模型，可以進一步挖掘校史檔案內涵，發揮其存史育人的效用。然而現階段，學校校史檔案在技術支撐、數字管護、知識開發和可視化利用上還遠遠不夠，如何充分釋放數字人文之于校史檔案管理賦能作用，面臨諸多挑戰，需要各部門進一步從組織層面、資源層面、策略層面和保障層面探尋系統化的實踐進路。

作為檔案管理人員，筆者認為目前能做的就是在已有的校史資源基礎上，以高度的責任感記錄好、收集好、保管好、利用好、宣傳好學校檔案資源，形成每一個階段的教育記憶，不斷提升檔案文化軟實力和影響力，向史而新，方能行穩致遠，賡續榮光。