談醫院院史檔案的管理

陳碧馳/寧波市第二醫院

黨的十九大以來，我國醫療衛生事業獲得長足發展，隨著“互聯網+”時代的日新月異，新一輪醫藥衛生體制改革的實施，加快推進了全民健康信息化建設，同時也為醫院檔案工作發展提供了有利的條件。寧波市第二醫院（原名“華美醫院”），1843年由美國基督教浸禮會傳教士瑪高溫（D.J.Macgowan）興辦，1954年更名為“寧波市第二醫院”，迄今已有180年歷史，是中國最早建立的西醫醫院之一。1930年建成的寧波市第二醫院舊址華美樓，更是見證了寧波乃至浙東醫療事業的發展，先后被評為市級和省級文物保護點（單位）。

在漫長的歷史長河中，醫院積累了許多與醫院發展息息相關的珍貴史料，它們記載了醫院的發展歷程，形成了醫院百年院史檔案資料。對這些文獻資料進行規范管理和數字化建設，不僅有利于加強原件保護和檔案信息的傳播共享，有效發揮百年院史檔案的價值，同時有利于挖掘醫院內在的文化，提高現代醫院治理能力，對于醫院未來的發展和建設具有重要意義。

1 多方采集，豐富院史檔案

華美醫院是我國近代以來最早興建的西醫醫院之一，歷經百余年滄桑至今，見證了中國近現代醫學發展的軌跡，在中國西醫發展史上具有重要的地位。寧波市第二醫院的院史檔案除醫院保存的檔案及移交到寧波市檔案館和收藏于美國浸禮會歷史協會（America Baptist Historical Society）的相關資料外，還散見于境內外期刊報紙、民間私藏及老華美后代信件、回憶錄等。除日常資料收集外，醫院還通過院慶等重大活動進行征集，前往中國醫學科學院北京協和醫學院檔案館、上海圖書館等地查考，通過多種途徑和渠道，成功收集到一批包括實物、紙質、電子等多種形式的頗有保存價值的院史檔案資料。2015年，醫院收到了醫院職工陳龍江捐贈的一份檔案——一張1936年華美醫院護士學校頒發的畢業證書，證書的主人李美卿畢業后選擇留在寧波市第二醫院，成為一名救死扶傷的“白衣天使”。這張畢業證書左側的落款時間是“中華民國二十五年五月十二日”，這個時間是當年的國際護士節，頗有紀念意義。2021年初，曾任醫院護理部主任的袁瑞芬，將她珍藏了幾十年的華美護校校徽捐給醫院。另外，醫院還通過口述專訪收集院史故事，選用醫院老后代、學科創始人、抗疫英雄和援非援藏等重要歷史人物進行分批口述專題訪談，錄制的電子音頻錄像作為院史檔案進行分類收存。

2 分類管理，規范院史檔案

院史檔案涉及種類較多，包括各類文書、照片、聲像和實物等，每一件院史檔案都有其豐富的歷史意義，是一家醫院不可缺少的歷史見證和文化支撐。要根據每一件檔案的類別和特性，對其進行規范化管理，使其得到更好的保護，發揮更大的作用。我們根據歷史年代按院史檔案的不同載體進行歸類編號、整理歸檔和數字化，對每件檔案進行基本信息和影像信息的采集，包括分類編號、名稱、日期、來源、保存位置、物件尺寸和實物照片等信息。運用高速掃描儀、測量儀和高清數碼照相機等設備記錄每件檔案的各項理化特征，按照影像采集技術要求，盡可能對每一件藏品整體，局部以及細部特征進行多方位拍攝，確保藏品照片的規范有序。

我們還將珍貴的院史照片如最早的浸禮醫局的照片等進行數字化掃描，并按照年代和事件進行分類，通過刻入光盤或硬盤并掛接至院史檔案專題數據庫等多套制保存等方式實行多種方案多套制管理；對華美樓（省級文物保護點）1930年建筑藍圖進行數字化掃描，并用專門木箱保存；將《華美醫院1843—1950歷史》進行數字化掃描、復印并翻譯等。開展口述檔案分類整理，主要有：華美老專家講述學科發展、抗疫英雄講述戰“疫”故事、黨員講述初心故事等。相關電子檔案保管基本實現規范化，使得電子檔案的保存質量和可靠性大幅提高，為數字檔案發揮更重要的作用奠定了堅實基礎。

為進一步推進規范院史檔案的制度化、規范化、信息化建設，醫院成立專門檔案小組負責，前往浙江省檔案館和寧波市博物館等參觀學習，去北京協和醫學院百年院史館、南京鼓樓醫院等進行專業培訓，重點學習掌握醫院檔案整理與維護，拓展院史檔案開發利用空間。

3 數字賦能，建設院史檔案專題數據庫

為更好地保管院史檔案和充分發揮其服務功能，醫院為院史檔案建立了一個專題數據庫以實現一體化管理和服務。專題數據庫以醫院現有檔案信息系統為基礎平臺，實現了完整的信息收集、整理、歸檔、統計、編研、鑒定、銷毀、移交、查閱、借閱和庫房管理等全方位的高效數字化管理。在檔案信息系統中獨立分設院史檔案門類，按載體性質下設子類；對前期已經整理的院史檔案，將其電子目錄及數字化影像等信息進行導入，完善檔案目錄與其內容的內部關聯。同時，系統對掃描完成的圖像文件、各類電子文本自動進行全文識別并和相應的檔案保存描述性 PDI（分類和目錄）一起建立起相應的全文索引庫。

基于上述數字化管理系統，檔案工作人員通過輸入關鍵詞，可對檔案數據庫中的電子文件原文進行檢索，通過在檢索過程中設置檢索范圍并進行再分層檢索，試運行顯示文件檢索的查全率和查準率明顯提高。另外，在檔案信息系統中開放線上收集和利用功能，醫院各部門科室可通過辦公網絡申請系統權限，向檔案工作人員進行檔案材料的移交以及發起查閱利用申請，通過審核后可直接訪問目錄數據和數字檔案。檔案工作人員還可通過系統所具備的編研功能，對院史檔案數據進行深度挖掘及分析，可快速智能編寫組織沿革、專題編研等所需的檔案資源。院史檔案資料專題數據庫存儲在管理中心專業服務器中并進行冗余備份，保證數字資料的安全。

4 有效利用，發揮院史檔案作用

4.1 為重大活動提供有效史料查考

2013年，為紀念醫院建院170周年，醫院以院史照片檔案為依托，公開出版了《世紀華美 厚德鼎新》紀念冊。紀念冊分為清代篇、民國篇、解放初期篇和改革開放篇四個篇章，分別采用不同年代的老照片，記錄展現了醫院的百年風華。

2018年（建院175周年），召開世紀華美——百年名院與醫學人文學術高峰論壇，30多位知名專家學者，圍繞醫學史與醫學人文展開學術研討。在高峰論壇上，由商務印書館出版的大型圖文檔案系列叢書《寧波華美醫院百年檔案》第一卷正式發布，后續還將陸續推出第二至四卷，該叢書輯釋了寧波市第二醫院自1843年創立以來至1951年由人民政府接管前這段百年間的檔案，整理和公布的大多系首次面世的院史檔案資料，有較高的文獻價值。醫院還舉辦了“百年光影·見證華美歸來”的主題攝影展，檔案工作人員充分挖掘各類史料，通過200余張照片全景式地再現了我院乃至寧波醫療衛生行業的發展歷程，充分展現醫療事業服務民生的新篇章。我院的檔案管理工作職能從提供基礎檔案查閱服務拓展至提供檔案文化產品與文化傳播，讓塵封的檔案以生動的展覽、編研作品等走進居民，服務群眾，完成了從群眾需要檔案到檔案服務群眾的主動轉變。

為慶祝新中國成立70周年，醫院開辟了新的黨建陣地，黨建文化長廊正式建成，確定了“世紀華美，厚德鼎新”為主題，打造了“黨建引領 初心為民”“職工娘家 落地走心”“黨有號召 團有行動”“巾幗風采 崗位建功”四個版塊。經過對院史檔案資料的充分挖掘，首次以41張經典照片，在文化長廊中介紹醫院在黨的領導下所取得的歷史性成就。這些照片結合有關內容，生動展現了醫院黨建文化特色。

在2021年建黨100周年之際，為回顧百年名院崢嶸歲月，破譯百年大黨精神密碼，醫院又再次挖掘院史檔案作用，在院公眾號以“紅色印記·華美百年百瞬”為主題進行了連載報道，并印刷成內部刊物分發給相應科室，多途徑進行推廣宣傳，對院史檔案的黨建成果進行展示，十個篇章呈現華美百年百瞬，展現了黨領導下的百年華美的奮斗與輝煌。

4.2 為建設院史博物館奠定基礎

為更好地展示第二醫院的悠久歷史，醫院以院史檔案為基礎，著手打造百年院史博物館。院史館坐落于華美樓中，以各歷史時期和醫院發展階段為布局，通過文字、圖片、聲音、影像和實物等進行陳列展覽的，部分珍貴實物檔案展品采用1∶1的復制品。主要展示早期醫院管理者在初始階段艱苦創業和西醫開展情況、醫院由人民政府接管后對醫院建設的支持和幫助，以及醫院在改革開放后在業務發展、人才建設和精神文明成果等方面取得的顯著成就。同時，以實體檔案資源為核心，利用數字化成果，通過藏品基本信息數字化、數字影像、三維建模等方式，構建數字院史博物館信息資源庫，以醫院網站和公眾號為平臺，運用3D云展覽的技術，向公眾進行數字藏品檔案的展示。

4.3 發揮院史檔案教化育人功能

醫院以院史文化為基點，長期以來對院史檔案不斷更新，弘揚醫者仁心，在人文教育傳承華美精神等方面都發揮不可替代的作用。

在對外展示的醫院公開網站中融入院史板塊，主要分清代、民國、新中國成立后、新世紀等。華美醫院自建院之初就拍攝并悉心保存了珍貴的黑白照片，展出百余幅高清老照片，以圖證史、以圖說史。在品牌學科胸外科設置歷史文化墻，聚焦新時代胸外科的偉大成就、偉大變革。在醫院宣傳墻滾動播放《百年華美，醫路追尋》視頻，通過對三位外科主任的個人史、親歷的重大歷史事件和見證的學科發展等進行文字和影像的采集和整理，記錄和反映了在黨的領導下，寧波的醫療衛生事業日新月異的發展。

在抗擊新冠疫情的戰斗中，醫院部署在公眾號等新媒體推出《華美人的抗疫之路》視頻，以50余張院史及抗疫照片為基礎，增加了沙畫、音頻等功能，更形象向觀者展示醫院從建立到發展壯大的歷史過程，從阻擊鼠疫到抗擊新冠，體現了華美人勇往直前、英勇奮戰，用行動詮釋救死扶傷。

在每年的醫院新職工崗前培訓中，院史文化學習作為首要課程，傳承紅色基因、感悟紅色精神、共享紅色資源，通過分享醫院在醫治病患、培訓醫護、防治疫病和健康宣教等各方面取得的成就，詮釋了“華美精神”內涵，讓新職工了解到醫院深厚的百年歷史和文化傳承，為熏陶職工道德情操、凝聚醫院核心共識和提升醫院內涵，發揮了重要作用。