信息生態視角下電子文件長期保存研究

劉 寧

(湘潭大學 公共管理學院,湖南 湘潭 411105)

0 引言

隨著信息技術的高速發展和廣泛應用,為適應各行各業在業務活動中多元化的信息資源管理與利用,信息生態應運而生。而作為歸檔后的重要環節,電子文件長期保存要綜合考慮多方面因素。信息生態從生態學的角度對信息構建進行研究,強調系統中各個部分的關系和相互影響,對維持信息生態平衡、達到電子文件長期保存的目的、促進人類文化信息資源的永續利用具有重要的指導意義[1]。

1 電子文件長期保存信息生態系統

1.1 電子文件長期保存的概念

我國檔案行業標準DA/T 47—2009《版式電子文件長期保存格式需求》中對電子文件長期保存的定義是“用一種可靠的、科學合理的方式維護電子文件真實、完整、有效”的行為[2],也就是說,電子文件長期保存的實質就是保障電子文件的真實性、完整性、可靠性和可用性。因此,電子文件長期保存應該在法律法規的要求下,綜合考慮軟硬件更新、存儲載體、存儲環境等因素,對電子文件進行仔細和持久的一種管理活動,其目標是實現電子文件長期存儲和長期可獲取。

1.2 電子文件長期保存信息生態系統的內涵

國內最早提出信息生態學概念的是張新時院士[3]。目前,學界對信息生態系統的理解主要有兩個角度:一是基于生態學的整體觀認為信息生態系統是信息、信息人及其信息環境在相互聯系與相互作用下構成的有機整體;二是基于系統科學的系統觀認為信息生態系統是由信息、信息人及其信息環境構成的具有自我調節能力的穩定、和諧、可持續發展的系統。兩種觀點對于信息生態系統的表述各有不同,但都洞察到了信息生態系統的生成機制以及系統內各要素之間的動態關系。基于前人的研究成果,本文認為信息生態系統是信息、信息人與信息環境在有機融合與關聯中形成的動態自調節統一體。根據屠躍明[4]對電子文件生命周期的階段劃分,電子文件長期保存處于維護階段,目的就是確保電子文件的安全管理,實際也是一種信息行為。在信息技術的支持下,電子文件與內外部環境相互作用構成一個小型信息生態系統。

綜上所述,電子文件長期保存信息生態系統就是在電子文件長期保存環境中,以信息人為主體、信息技術為支撐,以長期保存為目標,對電子文件信息資源進行有效管理后形成的動態、開放、可持續發展的有機統一體。

1.3 電子文件長期保存信息生態系統的特征

電子文件長期保存信息生態系統作為一個小型信息生態系統,也具有信息生態系統的一般特征[5]。

1.3.1 系統性

電子文件長期保存信息生態系統與生物生態系統一樣,系統內部的各個要素之間存在相互關聯,其中一個要素發生變化,就會影響到系統中其他的要素[6]。

1.3.2 多樣性

一個健全的信息生態系統由不同的要素構成,這些要素在系統中充當不同的角色和功能。在電子文件長期保存信息生態系統中,有各類同構或異構的多樣性存儲資源、有管理任務多樣性的工作人員、有為電子文件長期保存提供支撐的多樣性技術資源等。

1.3.3 協同性

電子文件長期保存信息生態系統中的各要素會按照長期保存的規則,在存儲格式、存儲載體、存儲環境以及存儲管理等方面相互配合,并隨著信息環境中出現的新思想、新發展而不斷演化,實現內部要素和外部環境變化之間的協同演化,取得電子文件長期保存信息生態系統的動態平衡。

1.3.4 人為性

不同于自然界生物生態的自我調節能力,在電子文件長期保存信息生態系統中,其建立、發展、穩定運行或者系統失衡都與信息人有著密不可分的關系。只有人參與系統建設,系統才能達到平衡、可持續的運行[7]。

1.3.5 動態性

電子文件長期保存信息生態系統的動態性主要表現為系統內部各要素對信息環境的動態適應以及系統整體對信息環境的適應。系統內部各要素對信息環境適應主要是根據保存要求變化對長期保存的格式、載體、標準等進行改變。系統整體對信息環境的適應主要有信息人對系統運行機理等進行優化。

2 電子文件長期保存信息生態系統構成及其運行機理

2.1 電子文件長期保存信息生態系統的構成要素

電子文件長期保存信息生態系統涉及長期保存的形成、運行和維護等各個環節,加上電子文件長期保存依賴于技術支撐。因此,結合信息生態系統的“三要素”觀點,電子文件長期保存信息生態系統應由信息、信息人、信息環境以及信息技術4個要素構成[8]。

2.1.1 信息

電子文件長期保存信息生態系統中的信息主要是指各種載體類型的電子文件。由于載體類型不一,其在長期保存活動中所面臨的問題與風險也不盡相同,因此保存方式、保存環境的要求也不同。信息是長期保存活動中的關鍵要素。

2.1.2 信息人

信息人是電子文件長期保存信息生態系統中的主體,是參與電子文件長期保存活動的個體或者由多個個體組成的組織。根據長期保存活動中的各個具體任務,信息人可具體分為電子文件形成者、電子文件管理者、電子文件利用者和電子監管者等,不同分工的信息人之間也存在相互聯系與相互作用。

2.1.3 信息環境

信息環境是除信息人外,對電子文件長期保存產生直接或者間接影響的要素總和,主要有:(1)電子文件長期保存基礎設施,是與存儲、保管、安全修復相關的各種設備;(2)保存流程安全控制,是在電子文件長期保存全流程中對電子文件的安全進行控制;(3)安全組織管理,主要包括組織建設、協調交流和安全培訓等,其目的是根據實際工作要求不斷地對系統進行實時、適度控制。

2.1.4 信息技術

信息技術是電子文件長期保存工作開展所依托的技術,涉及數據接收、存儲管理、安全監測等多個方面。信息技術可以保證電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性,實現電子文件長期存儲和長期可獲取。

2.2 電子文件長期保存信息生態系統運行機制

電子文件長期保存信息生態系統構建的目的就是使系統內部各要素相互協調,以達到動態平衡,其實質就是在不同運行機制的作用下,信息人、信息技術與信息環境的運轉方式。電子文件長期保存信息生態系統運行機制如圖1所示。

圖1 電子文件長期保存信息生態系統運行機制

2.2.1 協同機制

在電子文件長期保存信息生態系統中,相同信息人之間以及不同信息人之間相互協同,會在系統內形成穩定網狀結構以及有序生態鏈結構[9],因此產生了協同機制。電子文件長期保存處于動態變化的環境中,只有系統中信息人實現協同發展和管理,才能最終形成電子文件長期保存信息生態系統動態、整體統一的運行模式。

2.2.2 反饋機制

信息環境和信息技術的快速發展對電子文件長期保存中的軟硬件技術、載體迭代、載體存儲等產生變化反饋,并要求其也隨之進行不斷發展和創新,以適應變化。反饋機制對電子文件長期保存信息生態系統有著深刻的影響[10]。

2.2.3 平衡機制

平衡機制是各要素之間相互適應、協調互補而形成的一種相對穩定狀態,使系統內各機制之間持續作用、動態適應,進而促進系統平穩運行。但是,這種平衡是暫時的、動態的,仍然會因為信息環境的變化程度而發生改變,在多次“失衡—平衡”的動態調節中向較高層次平衡發展[11]。

綜上所述,在電子文件長期保存的信息生態系統中,協同機制與反饋機制相互協調互補,在此基礎上,平衡機制起到支撐與調節的作用,三者共同促進系統的可持續運行。

3 電子文件長期保存信息生態系統可持續運行對策

3.1 重視信息人才培養與管理

電子文件長期保存在管理體系、管理方法等多方面都有巨大改變,并且這種改變處于持續變化中。因此,對電子文件長期保存信息生態系統中信息人才的培養與管理不容忽視。對信息人才的培養和管理主要是進行信息素養培養以及人才隊伍管理,對信息素養培養的主要方式是提供信息教育。首先是要明確電子文件長期保存的目標以及標準規范,正確認識自身在電子文件長期保存中的角色和分工。其次是提高信息人使用計算機、網絡等信息工具的能力,不斷學習新技術、新方法。在人才隊伍管理方面則需要更為開放,進一步加強電子文件長期保存信息生態系統中同一分工信息人之間、不同分工信息人之間的學習與交流,通過人才隊伍的知識更新來拓寬視野和豐富經驗。

3.2 保障信息環境完善與安全

保障電子文件長期保存信息生態系統中的信息環境完善與安全主要體現在完善長期保存基礎設施、加強保存流程安全控制兩方面。在完善基礎設施方面,電子文件長期保存相關部門需要配備完善的設備,保證基礎設施完善。比如,根據電子文件的載體材料選擇符合長期保存規范的存儲環境[12],避免信息丟失。根據不同的電子文件類型選擇合適的保護技術,并對數據進行定期轉存,避免電子文件因技術變化導致不可讀取的問題。在保存流程安全控制方面,在電子文件形成階段就要做好前端控制,在保存階段做好災難備份。因此,在保存流程安全控制中除了技術應用,還應考慮管理空間的變化。

3.3 注重信息技術更新與升級

在維持電子文件長期保存信息生態系統動態平衡的可持續運行中,注重信息技術更新與升級的有效管理也至關重要[13],因為信息技術的每一次更新與升級都會給信息生態系統中各構成要素帶來影響。對電子文件長期保存信息生態系統的信息技術優化主要是及時更新過時的、低效的舊技術,實現信息技術的合理配置。比如,在電子文件長期保存活動中應當以最新存儲技術的應用為中心,來實現電子文件長期保存信息生態系統的安全與平穩運轉。其次是要根據實際保存工作需要,慮及易用性和兼容性,增加技術研究動力,形成有利于長期保存相關技術研發和普及的機制,推動新技術的開發。

4 結語

在信息時代,形成電子文件已經成為重要發展方式。文章從不同維度探究了整個信息生態系統中影響電子文件長期保存的因素,以期推動電子文件長期保存信息生態系統平穩運行。但是,電子文件長期保存工作涉及范圍廣泛,仍然需要從更加系統的視角出發,對電子文件長期保存信息生態系統的運行進行更加細致深刻的探索,才能提出更加全面具體的優化策略。