以數字化轉型促檔案公共服務能力提升

溫州市鹿城區檔案館

近年來，溫州市鹿城區檔案館錨定數字化改革，大力推進檔案工作數字化轉型，將檔案新館建設作為夯實硬件基礎、提升“軟件”水平的發展引擎，不斷提升檔案公共服務能力，成效顯著，實現彎道超車，領先全市。以搶抓機遇、積極創新、樹立典型為檔案工作數字化轉型的主要方法，截至目前，完成省級科研項目4項，其中3項獲省優秀科技成果獎，在《浙江檔案》等專業刊物上發表科研論文近10篇。在全省范圍內率先打造“民生檔案自助查檔一體機系統”“城中村改造檔案監管系統”，相關經驗做法在全省復制推廣。

2021年6月，鹿城區檔案館“重大活動（突發事件）檔案監管應用”入選省檔案數字化改革試點項目；2022年5月，鹿城區檔案館申報的“重大活動與突發事件檔案監管體系建設”檔案科研項目獲國家級立項。這也是鹿城區建館以來首次獲國字號立項，標志著區檔案館在檔案數字化改革與檔案公共服務能力上實現新的突破；2022年6月，“在全自主可控環境下的數字檔案館系統建設的研究”課題再獲省級檔案科研項目立項；2022年10月，鹿城區作為全市唯一區縣，獲批全省檔案工作數字化轉型示范區創建試點；2023年1月，數字檔案館建設之鹿城模式入選全國檔案數字館建設典型案例。

1 緊抓機遇，保障項目實施

1.1 項目落地。2018年，以鹿城區檔案新館工程啟動為機遇，將“數字檔案館系統及硬件支撐平臺項目（數字檔案館系統迭代升級工程）”“檔案專業設備采購”等項目作為子項列入新館工程概（預）算與工程建設共同完成可研分析，通過立項審批，確保項目落地。

1.2 資金保障。為解決項目實施所需的大額資金問題，我館積極向上爭取支持，著力用足用好地方政府專項債券政策。于2019年通過謀劃檔案產業化項目，成功爭取政府專項債券資金9900萬，有效保障重大項目建設資金需求，為整體項目開展奠定堅實物質基礎。

1.3 機制護航。在本館人員主導的前提下，充分調動不同區域、不同領域人才，形成合力、組成專班。一是打破崗位限制，甄選檔案、信息化等交叉型人才加入專班，形成1人“分飾多角”的工作機制。既解決館內人員不足問題又全面調動全館資源、協調全館之力；二是打破區域限制，尋求其它檔案部門技術支持，以課題研究為導向并結合館內技術配置情況，就緊缺技術人員，邀請兄弟檔案館相關專家，參與項目課題研究；三是打破領域限制，探索政企合作。將協助開發創新科研項目列入招標文件要求，成立聯合研發小組。充分利用項目參建企業的技術力量，參與系統架構與軟件開發。

2 積極創新，提升公共服務能力

2.1 以改革創新為抓手，推動檔案工作整體智治。走在前列，擁抱改革，主動創新。2015年，鹿城區檔案館在全市率先提出區域檔案信息一體化理念，并于當年完成“區檔案信息共建共享平臺”項目建設，初步實現全區檔案信息一張網、檔案業務一網通辦。2021年，積極響應全省檔案數字化改革工作要求，充分發揮信息化建設優勢。率全市之先，全面梳理檔案工作核心業務，超前謀劃、引領創新，旨在打通檔案核心業務執行鏈，搭建“場景化+流程化”智慧檔案管理及區域檔案信息一體化平臺，加快實現檔案工作數字化協同、業務監管和數據交互，切實做到檔案館館內管理精細化、區域管理全覆蓋，融入黨政機關整體智治體系。

本次數字檔案系統迭代升級將結合檔案工作數字化轉型，在核心業務梳理的基礎上，制定檔案業務處理的標準化流程及時準確沉淀業務數據，實現所有指標可視化，進一步推動90%檔案核心業務線上管理，不斷提升數字賦能水平，全面實現檔案業務“一網通辦”“一網統管”。積極論證、先行先試，打造“機關查檔直通車”“檔案多人協同編研工作機制”“開放數據智能審核體系”“原生電子文件在線自動歸檔，‘單套制’管理”“重大活動（突發事件）檔案監管系統”“檔案生命軌跡一鍵追溯”“檔案數據化基礎上的智慧利用”“館藏檔案電子檔案利用精細到頁”“人工智能檔案服務”等創新亮點工作，全力爭創省級檔案工作數字化轉型示范區。

2.2 以資源建設為基礎，推進數據資源綜合利用。檔案資源是一切檔案信息化建設的基礎。前期在館庫硬件條件限制的情況下，區檔案館著重加大民生檔案接收工作，接收婚姻、出生證明、工資改革、土地山林承包、計生、工傷、學籍等21類涉民檔案共計100余萬件，占總館藏量的70%。同時開展館藏紙質檔案數字化加工。于2015年，在全市率先實現館藏歷史檔案100%數字化后，在全區實施“先數字化后接收”機制，確定館藏檔案100%數字化。

2022年，借數字檔案系統迭代升級之機，將數字資源建設納入其中。一是原館藏檔案數字化成果全面提升，通過OCR識別、語義分析及標簽化加工，深入挖掘，多方向關聯整理，激活沉寂的館藏資源，再結合系統功能自動輸出專題數據集合，形成檔案數據倉。實現從數字化向數據化、從內容載體向內容開發的擴展。二是通過“原生電子文件在線自動歸檔”“檔案生命軌跡一鍵追溯”等創新應用，全面推行電子文件“單套制”管理制度。三是踐行“數字賦能、融合發展”的檔案服務理念，探索檔案數據化基礎上的智慧利用。

2.3 以信息共享為保障，持續延伸檔案服務觸角。近年來區檔案館在提升檔案公共服務能力方面不斷創新，依托社區檔案信息共建共享平臺和民生查檔一體機系統，融合“多級全宗管理”新理念，于2018年率先將館一體化系統延伸到村（社區）及基層站，結合省檔案服務網，實現從省至村社的五級共建共享檔案服務，全力推動檔案公共服務向“一網查檔、百館聯動”邁進。

今年，將針對黨政機關打通“浙政釘”與“數據歸集系統”，通過“機關查檔直通車”“資政服務”“檔案工作整體智治”等應用，全面實現數據共享互通、統一認證、在線（掌上）辦理。針對社會公眾打通“浙里辦”“甌E辦”等接口，融入政府公共資源數據服務平臺，構建全方位、全覆蓋的服務體系。通過優化檔案資源建設、拓展信息服務渠道，實現檔案服務的知識化和個性化，深化民生檔案一網查檔、掌上查檔和電子出證，真正通過跨部門、跨區域、跨層級的檔案服務造福人民群眾。

3 問題導向，樹立典型樣板

服務大局、服務人民是檔案工作的重點，流程再造、重塑業務，提升檔案服務能力是數字化轉型的目標。近年來，鹿城區檔案館勇立潮頭，圍繞中心工作，找準突破口，在全省范圍內樹立多例典型樣板。

3.1 解決堵點，在檔案利用服務“最后一公里”上下功夫。2018年掀起“最多跑一次”改革熱潮，機器多跑路、群少跑路，成為主旋律。“民生檔案查檔一體機系統”項目應運而生。鹿城區檔案館通過“人證合一”“人檔合一”“電子簽章”等技術，實現了自助查檔系統“在線查檔、即時出證”，解決了檔案利用服務的“最后一公里”問題。目前，該自助終端提供婚姻、醫學出生證明、土地承包、山林延包、計生等民生檔案的個人查檔利用服務。新打造“民生檔案館室協同利用”機制，通過民生檔案館、室協同利用平臺實現與民政局、公證處、計生等部門共享利用，為群眾提供“替你跑”服務，切實踐行了“最多跑一次”改革。截至2023年1月底，共通過自助終端查檔出證12337人次，占鹿城區檔案館檔案查閱總量60%以上。

3.2 著眼難點，在全自主可控環境下數字檔案館系統建設上下功夫。2019年以來，自主可控成為信息建設主題。在全自主可控環境下數字檔案館系統建設成為又一創新方向。2022年5月，“全自主可控環境下數字檔案館系統建設的研究”項目獲省檔案局科技項目立項。實施檔案館局域網、政務網硬件支撐平臺的國產化替代工程，并在全自主可控環境下搭建數字檔案館系統，通過在項目建設全生命周期管理過程中發現問題、解決問題、總結經驗，最終形成一套科學的、嚴謹的、完善的理論體系，為檔案部門實施此類工程奠定理論基礎，提供指引。

3.3 瞄準熱點，在重大活動（突發事件）檔案監管體系上下功夫。2020年新冠疫情席卷全球，給醫療、民生、應急等領域的檔案整理帶來了新的挑戰。在過去的一段時間里，我區“12·12溫富大廈火災事故”“10·10鹿城雙嶼民房坍塌事故”等相關處置檔案，未能形成專題、移交進館。為了有效解決當前檔案工作在應對重大活動和突發事件所遇到的諸多矛盾，“重大活動（突發事件）檔案監管體系建設與應用研究”項目應運而生。堅持問題導向，著重解決以下問題。一是機制健全，建立重大活動“清單制”和突發事件“聯系制”，將重大活動（突發事件）檔案工作提前納入監管體系。二是系統重塑，將傳統全宗模塊化、人員獨立化，解決組織架構復雜問題。三是流程再造，解決檔案材料收集難題。將檔案整理與文件材料收集分離，打通浙政釘，實現隨辦隨收。四是監管前置，通過操作指引、在線問答、網上課堂提供檔案業務指導。通過監管駕駛艙，以“任務清單+告警提醒”，實現一屏實時監管。五是隨歸隨用，解決及時利用問題。

凡益之道，與時偕行。鹿城檔案的數字化改革之路是一條與時俱進、勇毅前行的創新之路。在上級黨政和區委的堅強領導下，鹿城區檔案館將繼續堅持“三個走向”，貫徹“四個好”“兩個服務”要求，凝心聚力、攻堅克難、狠抓落實，以檔案數字化轉型推動檔案產業化發展、以檔案產業化發展提升整體服務水平，切實保障數字化改革成果落實到服務黨和國家工作大局、服務人民群眾上，在發展地方政治、經濟、文化和社會事業中展現檔案擔當，為打造高質量發展建設共同富裕示范區先行樣板貢獻檔案力量。