高校檔案館整體搬遷實(shí)踐與思考
——以山西財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館搬遷為例

文/山西財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館 凌瑞英

山西財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館成立于1997 年，是學(xué)校直屬機(jī)構(gòu)，現(xiàn)有工作人員12人，舊館總建筑面積約700平方米。館藏有綜合檔案、學(xué)生檔案、人事檔案三大類，綜合檔案分四個(gè)全宗、11個(gè)分類，共計(jì)7萬(wàn)余卷檔案。2022年7月由于疫情形勢(shì)緊張，為配合學(xué)校總體疫情防控工作安排，檔案館所在樓宇所有部門進(jìn)行整體搬遷。檔案館工作人員克服了人員少、時(shí)間緊、經(jīng)費(fèi)緊張等困難，圓滿完成了整體搬遷工作任務(wù)。

一、成立領(lǐng)導(dǎo)小組、明確職責(zé)分工，做好搬遷方案

檔案館在搬遷任務(wù)下達(dá)后，按照學(xué)校搬遷工作組安排，及時(shí)選調(diào)聯(lián)絡(luò)員。根據(jù)學(xué)校總體安排，結(jié)合檔案館實(shí)際現(xiàn)狀，成立領(lǐng)導(dǎo)組，明確工作人員職責(zé)分工，細(xì)化工作步驟、操作流程，針對(duì)重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，集思廣益，集體討論，科學(xué)決策，按照分類分步、特殊情況優(yōu)先處理的原則做出整體搬遷方案。

二、加強(qiáng)各部門的溝通、協(xié)調(diào)，提前介入，隨時(shí)協(xié)調(diào)

在學(xué)校經(jīng)費(fèi)緊張，檔案館沒(méi)有搬遷經(jīng)費(fèi)，資產(chǎn)管理部統(tǒng)一統(tǒng)籌協(xié)調(diào)暑期各部門搬遷工作的前提下，檔案館積極與資產(chǎn)管理部、合作搬家公司、密集架拆裝公司等協(xié)調(diào)溝通密集架拆裝、檔案下架打包、搬遷、監(jiān)控設(shè)備的移機(jī)升級(jí)等事宜，和保衛(wèi)部積極溝通制定《檔案館消防改造設(shè)計(jì)方案》并實(shí)施，和后勤部協(xié)調(diào)積極溝通辦公室水電暖設(shè)施的維護(hù)維修和除塵工作，和網(wǎng)絡(luò)中心協(xié)調(diào)溝通辦公網(wǎng)線的連接事宜。

溝通協(xié)調(diào)過(guò)程中做到按學(xué)校搬遷工作安排分工負(fù)責(zé)，分級(jí)協(xié)調(diào)，上下步驟一致，不越權(quán)指揮，與其他部門換位思考、減少摩擦、共同解決問(wèn)題。搬遷工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)，分析問(wèn)題原因，協(xié)調(diào)解決，確保搬遷工作順利進(jìn)行[1]。

三、立足當(dāng)下，分析新、舊館現(xiàn)狀，做好準(zhǔn)備工作

（一）提前熟悉新館格局，做好詳細(xì)規(guī)劃。在舊圖書(shū)館書(shū)庫(kù)改造期間，學(xué)校已有檔案館搬遷意向，檔案館迅速跟進(jìn)改造細(xì)節(jié)，緊跟施工現(xiàn)場(chǎng)。搬遷意向區(qū)域由原圖書(shū)館兩個(gè)基本書(shū)庫(kù)改造，為便于辦公，將南面書(shū)庫(kù)改造為辦公區(qū)域，對(duì)區(qū)域內(nèi)電動(dòng)密集架進(jìn)行拆除，整理，便于后期利用。在后勤管理部門的整體改造方案下，檔案館對(duì)區(qū)域內(nèi)辦公室設(shè)置、區(qū)域隔斷、門窗、隔墻設(shè)置，電線鋪設(shè)、電源插座、網(wǎng)線接口以及供暖設(shè)施等各個(gè)方面及時(shí)提出了意見(jiàn)和建議。

學(xué)校確定總體搬遷方案后，檔案館結(jié)合新館的建筑結(jié)構(gòu)，基本空間分布，在辦公面積縮小、庫(kù)房面積擴(kuò)大的情況下，科學(xué)、合理地規(guī)劃好辦公用房、數(shù)字化用房、學(xué)生檔案庫(kù)房、人事檔案庫(kù)房、綜合檔案庫(kù)房和閱覽室位置。切實(shí)做到檔案庫(kù)房、整理室、閱覽室、辦公室四分開(kāi)。

其中，人事庫(kù)由檔案庫(kù)房、閱覽室組成；學(xué)生庫(kù)由檔案庫(kù)房，整理室、閱覽室、接待室組成；綜合庫(kù)由檔案庫(kù)房和閱覽室組成。綜合庫(kù)集中布置，由檔案庫(kù)房區(qū)域和整理區(qū)域構(gòu)成。

綜合庫(kù)由于面積大，約600 平方米，受建筑結(jié)構(gòu)限制，內(nèi)有10根直徑1米的原型立柱，整體形狀不規(guī)則，并且由5位專職檔案員共同使用。由于學(xué)校經(jīng)費(fèi)有限，還需使用原圖書(shū)館電動(dòng)密集架和檔案館現(xiàn)有密集架，規(guī)格不同，設(shè)計(jì)難度大幅增加。5位專職檔案員就庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)進(jìn)行了多次討論，數(shù)易其稿。最終依據(jù)分管檔案特點(diǎn)及檔案載體不同、要求不同、案卷數(shù)目不同，按照“集中規(guī)范、分門別類、預(yù)留空間”的原則，繪制綜合庫(kù)房布排平面圖。

綜合庫(kù)房布排平面圖內(nèi)，西側(cè)設(shè)5 個(gè)整理區(qū)，中間兩列設(shè)10 個(gè)密集架陣列，分兩組排列，為避開(kāi)屋內(nèi)立柱，電動(dòng)密集架與手動(dòng)密集架交叉排列，每組密集架陣列間留有2.2 米通道（含柱體），便于推擋車行進(jìn)，近門一側(cè)2.6米通道，便于大件物品及特殊檔案搬運(yùn)，專職檔案員整理區(qū)相對(duì)獨(dú)立，整理上架檔案路線不交叉，就近上架，兼顧操作便捷性，同時(shí)避免空間浪費(fèi)。由于涉密檔案管理的特殊要求，庫(kù)房?jī)?nèi)部根據(jù)要求重新隔斷了單獨(dú)的涉密檔案室，布排涉密檔案柜及相關(guān)電子設(shè)施、設(shè)備。

綜合庫(kù)房布排平面圖內(nèi)，密集架陣列按照不同全宗、分類號(hào)、案卷數(shù)量分配，設(shè)置了黨政文書(shū)、聲像檔案、教學(xué)檔案、財(cái)務(wù)基建檔案、實(shí)物檔案等密集架陣列，單列了山西經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院全宗和山西財(cái)經(jīng)學(xué)院及五干校全宗。

為保證檔案安全，新館啟用門禁裝置，同時(shí)布排監(jiān)控設(shè)備，進(jìn)行消防改造，使得檔案庫(kù)房不論空間還是功能均能滿足檔案管理的日常需要。

（二）詳細(xì)梳理舊館館藏及個(gè)人固定資產(chǎn)。搬遷前，專職檔案員詳細(xì)梳理館藏，對(duì)照案卷、卷內(nèi)目錄分門類對(duì)檔案全面清查，在分類號(hào)內(nèi)，按照大流水方式用鉛筆編寫(xiě)盒號(hào)，做好記錄，拍視頻固化相應(yīng)檔號(hào)位置。由于舊館庫(kù)房面積所限，密集架組不夠，檔案倒庫(kù)不便，有些不同類別檔案放在一起，同類檔案在不同密集架上，盒號(hào)編寫(xiě)和上下架時(shí)要特別注意。

檔案館資產(chǎn)種類繁多，按照“誰(shuí)使用，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)照資產(chǎn)管理系統(tǒng)制作個(gè)人固定資產(chǎn)表，工作人員按表清點(diǎn)名下辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、掃描儀、空調(diào)等各類設(shè)施設(shè)備，專人負(fù)責(zé)公用設(shè)施設(shè)備，做到每種都責(zé)任到人[2]。

四、有序推進(jìn)搬遷進(jìn)展

因舊館庫(kù)房空余空間有限，沒(méi)有檔案下架的空間，并且可繼續(xù)使用的密集架需拆裝遷移到新館，檔案館搬遷小組決定先搬遷辦公用房、閱覽室、數(shù)字化用房，利用騰空房間下架檔案，再拆裝密集架，最后檔案搬遷上架的搬遷順序，將檔案分批搬運(yùn)至新館。搬遷前，辦公室準(zhǔn)備好不同顏色的記號(hào)筆、剪刀、口取紙等辦公用品。

（一）辦公用房和閱覽室搬遷。嚴(yán)格按照公職人員辦公用房標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合個(gè)人工作內(nèi)容做好辦公室分配工作。為確保新辦公室正常開(kāi)展工作，按新辦公室人員資產(chǎn)情況調(diào)配檔案館原有資產(chǎn)，合并入個(gè)人固定資產(chǎn)表內(nèi)，工作人員對(duì)照個(gè)人固定資產(chǎn)表，對(duì)自己管理和使用的辦公物品和固定資產(chǎn)逐一清點(diǎn)、整理后，打包裝箱，在整理箱上標(biāo)識(shí)物品名稱、需要放置的房間號(hào)、位置號(hào)、人員簡(jiǎn)稱，方便搬遷，切實(shí)做到每件資產(chǎn)都有來(lái)源、有去處。搬遷中，預(yù)報(bào)廢資產(chǎn)或移交學(xué)校資產(chǎn)留在原地，集中堆放，搬遷工作完成后統(tǒng)一報(bào)廢或移交。

（二）數(shù)字化設(shè)備搬遷和監(jiān)控設(shè)備升級(jí)。由于近年檔案館信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案館數(shù)字化設(shè)備種類不斷增加，數(shù)字化場(chǎng)地有限，所以設(shè)備分散在不同辦公區(qū)域，這次搬遷對(duì)新館數(shù)字化室重新進(jìn)行了整合安排，集中搬遷。對(duì)投影等專業(yè)設(shè)備的遷移要聯(lián)系專業(yè)人員[3]。

在啟動(dòng)檔案館搬遷工作后，聯(lián)系專業(yè)人員評(píng)估原有監(jiān)控設(shè)備，確定可遷移攝像頭和需增設(shè)設(shè)備及存儲(chǔ)硬盤(pán)，按檔案館監(jiān)控設(shè)備的布排位置圖安裝監(jiān)控，逐步完成監(jiān)控設(shè)施設(shè)備升級(jí)。

（三）下架裝箱。檔案館原有8間檔案庫(kù)房，各庫(kù)檔案各不相同，下架后檔案存放位置不同，提前設(shè)計(jì)下架庫(kù)房房間順序，確保下架路線不交叉。進(jìn)一步明確人員職責(zé)，以1 名專職檔案員配備3-4 名下架人員為一個(gè)流程，專職檔案員負(fù)責(zé)5 面標(biāo)識(shí)箱號(hào)（綜合庫(kù)內(nèi)相鄰專職檔案員標(biāo)識(shí)顏色不同），下架人員負(fù)責(zé)粘箱子（一縱三橫）、下架檔案、封箱（一縱三橫）、運(yùn)到下架檔案擺放區(qū)域。3 個(gè)流程同開(kāi)，2 天時(shí)間完成下架工作。檔案下架擺放時(shí)制作箱號(hào)和擺放示意圖，并預(yù)留通道應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。

由于文書(shū)檔案盒、會(huì)計(jì)檔案憑證盒、實(shí)物檔案有不同規(guī)格，與搬家公司提前溝通箱體尺寸，選取合適的包裝箱（每箱可裝一架檔案最好），下架過(guò)程中，專職檔案員根據(jù)檔案全宗號(hào)、分類號(hào)、盒號(hào)等，對(duì)照清庫(kù)記錄，五面標(biāo)識(shí)檔案下架箱號(hào)，并做好箱號(hào)和檔案盒號(hào)、檔號(hào)的對(duì)應(yīng)編寫(xiě)工作，對(duì)該箱檔案準(zhǔn)確定位，做到可明確辨識(shí)檔案類別、順序號(hào)和入新館位置，防止順序錯(cuò)亂。指揮下架人員按箱號(hào)下架并運(yùn)送到指定位置按每排四層順序擺放，下架過(guò)程，做好不亂、不丟、不損，人事庫(kù)、學(xué)生庫(kù)、綜合庫(kù)根據(jù)檔案不同，標(biāo)識(shí)方法不同。

下架完畢，每位專職檔案員統(tǒng)計(jì)下架檔案箱數(shù)，關(guān)閉門窗，做好檔案下架房間的安全工作。

（四）密集架拆裝。根據(jù)人事庫(kù)、學(xué)生庫(kù)需求和綜合庫(kù)房布排平面圖，新館共布排12 個(gè)密集架陣列，其中7組舊圖書(shū)館原有電動(dòng)密集架已按需布排完畢，包括學(xué)生檔案庫(kù)1 組，綜合庫(kù)6 組，搬遷過(guò)程中需同時(shí)布排5 組手動(dòng)密集架，包括人事檔案庫(kù)1組。

檔案搬遷前，檔案館對(duì)原有密集架進(jìn)行評(píng)估，對(duì)不可使用的密集架進(jìn)行了報(bào)廢，根據(jù)密集架的不同規(guī)格、型號(hào)咨詢了相關(guān)專業(yè)人員，結(jié)合各庫(kù)房需求、場(chǎng)地限制和庫(kù)房布排平面圖，對(duì)同一時(shí)期、同一品牌密集架進(jìn)行重組，制作了密集架拆裝區(qū)域和使用區(qū)域的對(duì)應(yīng)圖。

搬遷中，按需拆遷，按圖有序拆裝各庫(kù)密集架。密集架拆裝工人利用兩天時(shí)間拆卸了4 組密集架組，不能繼續(xù)使用的密集架原地報(bào)廢。拆卸同時(shí)，按照綜合庫(kù)房布排平面圖，劃線鋪設(shè)地軌，采用開(kāi)槽埋入式鋪設(shè)，由于不同廠家滑軌輪距不同，需搬運(yùn)一架滑軌，方便劃線后開(kāi)槽使用，開(kāi)槽用時(shí)一天半。搬運(yùn)拆卸的密集架時(shí)，各組密集架分開(kāi)放置，存放地點(diǎn)至安裝地點(diǎn)的路線互不交叉，切忌混淆，輕拿輕放，避免變形，確保零部件完整。按照庫(kù)房布排平面圖安裝密集架，缺少的密集架提前訂購(gòu)，一并安裝。原有電動(dòng)密集架進(jìn)行電路鋪設(shè)連接，確保可用。為確保檔案安全，加裝密集架鎖具。

安裝完畢檢查密集架各類部件是否安裝到位，包括擋塵條、中間格擋等細(xì)節(jié)，對(duì)有問(wèn)題的位置重新調(diào)試安裝。

（五）制作上架標(biāo)識(shí)。按照新館檔案布排位置，專職檔案員根據(jù)密集架位置、長(zhǎng)度、可存放檔案空間、分類號(hào)內(nèi)檔案數(shù)量、預(yù)留5-10 年歸檔空間等進(jìn)行測(cè)量計(jì)算，預(yù)排檔案，精準(zhǔn)定位設(shè)置上架位置。有倒架需求的，根據(jù)箱號(hào)、盒號(hào)和檔號(hào)對(duì)應(yīng)表，綜合考慮，制作新庫(kù)上架標(biāo)識(shí)號(hào)，保持與下架的檔案箱號(hào)一致。

檔案標(biāo)識(shí)號(hào)貼或?qū)懹谙嚓P(guān)密集架每格上方，密集架側(cè)標(biāo)識(shí)分類號(hào)及檔案箱號(hào)。

（六）依次搬運(yùn)上架檔案。按照庫(kù)房布置完成情況和利用需求的緊急情況依次搬運(yùn)上架學(xué)生檔案庫(kù)、人事檔案庫(kù)、綜合檔案庫(kù)。

暑假正是應(yīng)屆畢業(yè)生高頻率利用學(xué)生檔案的時(shí)間，為確保不耽誤學(xué)生政審、調(diào)檔等關(guān)鍵事務(wù)工作，檔案館利用周末優(yōu)先集中搬運(yùn)學(xué)生檔案庫(kù)房，1 天內(nèi)完成了下架、搬運(yùn)、除塵、上架工作。

在完成人事庫(kù)和綜合庫(kù)檔案密集架安裝后，分別進(jìn)行了人事檔案和綜合檔案的除塵和搬運(yùn)上架工作。半天內(nèi)，完成人事檔案庫(kù)上架工作。1天內(nèi)，完成綜合庫(kù)檔案上架工作。

綜合庫(kù)內(nèi)預(yù)先確定檔案入庫(kù)放置位置，不同種類、不同顏色標(biāo)識(shí)的檔案箱不混放，根據(jù)檔案箱編號(hào)和密集架對(duì)應(yīng)標(biāo)識(shí)就近放置，以1名專職檔案員配備2-3名上架人員為一個(gè)流程，專職人員負(fù)責(zé)入庫(kù)暫放位置和檔案上架位置的確定，防止順序錯(cuò)亂，搬運(yùn)上架人員負(fù)責(zé)放入指定位置、拆箱上架、折疊紙箱放入指定地點(diǎn)。考慮到實(shí)物檔案大小不一、形式多樣，要在完成文書(shū)檔案上架后再搬運(yùn)上架。搬運(yùn)過(guò)程中，要輕拿輕放，做好防護(hù)。

舊館和新館距離近，搬遷與上架工作同時(shí)進(jìn)行，舊館庫(kù)房?jī)?nèi)部、門口和新館門口、庫(kù)房?jī)?nèi)部分別安排工作人員指揮、監(jiān)督，檔案按照房間號(hào)、全宗、分類號(hào)依次裝車，卸車和搬運(yùn)到指定地點(diǎn)，有條不紊，無(wú)縫銜接，確保檔案在搬遷過(guò)程中有人監(jiān)管，切實(shí)做到不亂、不少、不損。有倒架需求的，上架時(shí)根據(jù)上架標(biāo)識(shí)上架到對(duì)應(yīng)位置。

（七）做好館藏檔案和固定資產(chǎn)的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)。按照檔案盒號(hào)以及下架前各個(gè)全宗分類號(hào)的檔案架上視頻清點(diǎn)上架館藏檔案，檢點(diǎn)有無(wú)錯(cuò)放、漏放、損壞等現(xiàn)象，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施，保質(zhì)保量完成上架任務(wù)，及時(shí)制作庫(kù)房排架索引、分類號(hào)標(biāo)識(shí)，以便檔案利用。

工作人員按照個(gè)人固定資產(chǎn)表所列資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)資產(chǎn)變動(dòng)情況，逐項(xiàng)核實(shí)，確定房間號(hào)、責(zé)任人，對(duì)移交資產(chǎn)和報(bào)廢資產(chǎn)作出相關(guān)說(shuō)明，并匯總到資產(chǎn)管理人員。在學(xué)校規(guī)定時(shí)間內(nèi)，資產(chǎn)管理員統(tǒng)一匯總進(jìn)行移交或報(bào)廢。

（八）電動(dòng)密集架專用電路的鋪設(shè)和暖氣的維修更換。由于綜合庫(kù)房?jī)?nèi)部密集架電路和照明電路未分開(kāi)，存在安全隱患，檔案館積極協(xié)調(diào)資產(chǎn)管理部門和后勤管理部門對(duì)密集架電路單獨(dú)設(shè)置。采暖期到來(lái)，暖氣注水測(cè)試中，檔案館嚴(yán)密監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)多組暖氣片存在跑、冒、滴、漏現(xiàn)象，積極協(xié)調(diào)，在疫情封校的環(huán)境下，對(duì)暖氣片進(jìn)行了更換、維修，確保檔案的安全。

五、搬遷過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)

在舊圖書(shū)館改造工程中，與后勤管理部協(xié)調(diào)按照檔案館監(jiān)控位置要求預(yù)先進(jìn)行監(jiān)控?cái)z像頭的電路埋線，監(jiān)控安裝順利。但舊圖書(shū)館電動(dòng)密集架遷移后，屋頂未預(yù)留出電路接口，后期重新做電路。

檔案下架過(guò)程中，由于專職檔案員各自編寫(xiě)箱號(hào)，遇到如下問(wèn)題：箱號(hào)標(biāo)識(shí)寫(xiě)檔號(hào)起止，速度過(guò)慢，跟不上搬遷速度；箱號(hào)標(biāo)識(shí)字體過(guò)小，上架時(shí)不易辨認(rèn)；箱號(hào)標(biāo)識(shí)1-2 面，由于箱子堆積，遮擋標(biāo)識(shí)面，上架時(shí)看不到；箱號(hào)標(biāo)識(shí)復(fù)雜，在上架尋找標(biāo)識(shí)困難。協(xié)調(diào)后，箱號(hào)改為字母+數(shù)字標(biāo)識(shí)，字母為專職檔案員名字代碼，數(shù)字為檔案箱子順序號(hào)，5面標(biāo)識(shí)，簡(jiǎn)潔明了，裝箱標(biāo)識(shí)和上架標(biāo)識(shí)相同，制作箱號(hào)、檔號(hào)對(duì)應(yīng)表。箱號(hào)便于搬運(yùn)工人辨識(shí)并進(jìn)行檔案上下架，箱號(hào)、檔號(hào)對(duì)應(yīng)表方便專職檔案員指揮、標(biāo)識(shí)和上架預(yù)留使用空間。

密集架拆裝過(guò)程中，由于密集架除大片金屬件外小零件眾多，搬遷工人粗心等原因，安裝過(guò)程中缺少了部分密集架側(cè)擋條，由于設(shè)備老化，部分側(cè)擋彈簧失效，影響了密集架的密閉性能。

鋪設(shè)密集架地軌時(shí)，工人為方便施工，預(yù)采用地面鋪設(shè)法鋪設(shè)，為不影響推擋車的使用及專職檔案員行動(dòng)方便，協(xié)調(diào)采用埋入式開(kāi)槽埋入式鋪設(shè)。

檔案下架后，由于學(xué)校工作需要，需緊急利用檔案，專職檔案員根據(jù)檔案擺放平面圖、箱號(hào)位置和箱號(hào)、檔號(hào)對(duì)應(yīng)圖，定位所需檔案位置進(jìn)行查找。

檔案下架和上架過(guò)程中，部分出現(xiàn)箱內(nèi)順序混亂現(xiàn)象，是由于搬運(yùn)工人下架和上架未按順序取放檔案所致，在積極與搬運(yùn)工人溝通協(xié)調(diào)后，箱內(nèi)順序混亂現(xiàn)象大大減少，降低了專職檔案人員檔案上架后整理的工作量。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，在檔案館整體搬遷中，在各部門的積極支持下，檔案館人員前期準(zhǔn)備充分，分工明確，團(tuán)結(jié)協(xié)作，保證了搬遷工作的順利進(jìn)行，并積極應(yīng)對(duì)畢業(yè)季隨時(shí)需要提供的檔案服務(wù)，確保不耽誤學(xué)生政審、調(diào)檔等關(guān)鍵事務(wù)。此次搬遷，擴(kuò)大了庫(kù)房，優(yōu)化了布局結(jié)構(gòu)，改善了管理?xiàng)l件，促進(jìn)了本校檔案管理水平再上新臺(tái)階。