基于商旅平臺的業財融合策略

趙鐘楠 國能聯合動力技術（保定）有限公司

引言

業財融合不僅體現著企業財務管理的先進性，也是強化企業財務管控能力的有效措施。因此，商旅平臺經營者應該緊跟時代潮流，積極推動業務和財務的有效融合，加強財務管控能力，推動業務活動的有序發展，為廣大旅客提供更加方便、周到的服務。基于這一目標，對商旅平臺的業務融合困境進行深入細致的研究分析，并提出一系列行之有效的改善措施，有助于推動商旅平臺的業財融合進程，具有重要的理論意義和實踐價值。

一、商旅平臺的概念及優勢

（一）商旅平臺的概念

商旅平臺是一個囊括了交通、住宿的一站式商旅服務平臺。

差旅費作為企業降本增效，提升管理效能的重點領域，越來越受到企業的重點關注。為實現企業發展戰略，數字化轉型，加強差旅管控，構建和應用商旅平臺是各大型企業、集團公司、上市公司的差旅管理發展趨勢。運用“互聯網+”技術建設商旅平臺，一方面，通過整合如機票、酒店、火車票等差旅產品和商旅管理公司（TMC）資源。另一方面，依托財務、HR、費控、資金、預算等內部系統，向商旅平臺使用者提供差旅申請、審批、預訂、結算、對賬、分析等服務和相關業務運營管理功能，構建全新的差旅管控模式，實現差旅管理的規范化、集中化和數字化，有效管控合規風險，最終實現商旅業務財務的一體化聯動，全面支撐企業精益高效差旅管理。

（二）商旅平臺的優勢

1.降成本提質效，差旅費用閉環管理

商旅平臺可以接口HR、預算、資金等多系統，管控商旅業務各流程節點，實現預算、預訂、結算、支付的全鏈條在線處理，采用業務管控端、用戶移動端、服務運營端三端合一模式，實施差旅費閉環管理。

2.互聯網+集中服務模式有效提升組織效率

商旅平臺通過依托大數據分析、機器人流程自動化（RPA）、光伏字符識別（OCR）等技術，可以整合優化差旅業務信息和流程，提升管理效率，為商旅平臺使用者提供高效便捷的商旅服務。

3.理流程優制度，全流程費用管控

將企業的商旅制度通過智能算法內嵌于商旅平臺中，實現業財準則前移、校驗規范內置，對差旅費用事前審批、事中管控、事后考核全流程管控。

4.“平臺 + 服務”模式，堅持集約高效

商旅平臺采用“平臺+服務”運營模式。構建一站式商旅平臺和組建專業化運營團隊，通過集中采購，選擇優質商旅資源，實現規模效益，提供統一費控、統一預訂、統一客服、統一結算、統一分析的“五統一”管理服務。

二、業財融合的內涵及目標

（一）業財融合的內涵

業財融合是業務財務一體化的簡稱，需要以企業充分的信息化建設和人才培養為前提，重塑財務流程，對業務全程進行財務管理，并在合理有效的績效考核下對業財人員進行監督和激勵，為管理層提供決策支持。從業務部門角度分析，業務負責人必須擁有良好的經營理念和風險理念，盡可能為企業創造更大的經濟利潤，有效規避風險，減少不必要的風險損失。從財務部門角度分析，財務工作要深度貼合業務活動，將財務管理移動到業務前端，對財務信息進行全面的統計分析，并進行精準的研究預測，提交給業務部門或者管理層，為業務發展、決策擬定提供完善系統的財務數據支撐。除此之外，財務部門應該精準把控業務流程的關鍵節點和潛在風險點，開展科學合理的改善措施，有效降低業務風險的發生概率，幫助企業獲得更好的發展。

（二）業財融合的目標

1.推動財務轉型，提升財務管理水平

在互聯網+人工智能化的帶領下，企業正經歷著產業結構轉型升級，財務人員也必將面臨經濟結構調整帶來的財務轉型問題，從傳統事后核算的財務會計向具備預測、決策、分析、風險控制能力的管理會計轉型。管理會計的本質就是業財融合，業務驅動財務，財務推動業務。財務參與過程控制，參與管理，做到事前參謀、事中控制、事后評價，充分發揮財務的預測、分析、決策、風控職能，促進整體財務管理水平的提升。

2.標準重構，提升風險防范能力

業財融合模式下，財務可以收集了解到大量業務數據信息。財務通過參與到企業采購、生產、經營、銷售的各個方面，實時掌握企業現狀，了解業務薄弱環節，優化業務流程，重構業務標準，加強對業務各環節流程的有效管控，發揮財務預警機制，提升企業的風險防范能力。

3.創造價值，提升經營效益

企業經營的最終目的就是創造價值與利潤。業財融合模式中，財務部門與業務部門通過信息化技術和手段實現業務流、資金流、信息流等數據源及時共享，基于價值目標共同作出規劃、決策，控制和評價等管理活動，開展相關價值分析，用數據的形式展現整個業務的執行過程和最終結果，及時提供合理化建議，提升業務決策的科學性和合理性，實現財務價值，助力企業獲得更加可觀的經濟效益。

三、基于傳統差旅費管理中的業財融合困境分析

（一）規范管理難、成本壓降難

差旅過程中發生的機票、酒店、火車票等由員工自行購買，需要員工墊付，且購買渠道分散，議價能力弱，出差后自行報銷，規范化管理程度低，預算及標準管控難以落實到位。

（二）無效工作量大、費時費力

傳統差旅費核算過程，需要業務人員填寫完整的行程數據，具體包括交通方式、住宿標準、差旅補助等，財務人員逐項審核差旅報銷單據并重新計算核對報銷金額、判定差標，需要耗費大量時間，重復性工作量大，投入人員多。如出現票據信息不準、票據丟失等問題，還會產生額外的溝通工作。業務人員不能查詢報銷進度和資金到賬情況，只能咨詢財務獲取信息，財務人員的時間和精力被大量會計核算和無效溝通消耗。

（三）差旅信息收集難、風險管控難

差旅費的信息透明度不高，沒有與HR、財務等系統對接，財務人員需要查證差旅的必要性與費用的真實性。業務人員對出行路線和交通方式的選擇有很大的隨意性，虛報、錯報差旅費用的情況也偶有發生。財務管理工作只能等到出行方式、票價數據確定之后才能進行，只能通過事后管控，要想實現業財融合就變得非常困難。

四、基于商旅平臺構建及應用的業財融合路徑分析

商旅平臺的構建和應用能夠將復雜、冗余的差旅數據整合到一起。商旅平臺應該積極打造“一個平臺，一個入口”，其中“一個平臺”指的是將火車、飛機、酒店等消費場景融合到一起，形成一個一站式消費平臺；“一個入口”指的是差旅預算管理、多供集采比價、發票賬單管理、一鍵結算付款都可通過一個端口完成，大大降低了差旅費核算工作量，將財務人員從繁忙的工作中解脫出來，真正實現業財融合。在商旅平臺的基礎上，通過對接預算系統、費控系統、資金系統等還可以優化完善預算管控、差規管理、自動記賬等功能，將財務管控延伸到商旅消費的各個環節。

（一）預算實時管控

商旅平臺對接預算模塊可以優化預算管控效果，由事后報銷時管控變為事前預訂時管控。通過將住宿費、交通費、差旅補助等明細預算額度按照項目、部門等維度分解，業務人員在商旅平臺發生訂票業務實時占用預算，有預算的情況下可以直接出票成功，沒有預算則提示預算不足出票失敗。待實際報銷差旅費時再將預算狀態由占用轉為實際發生。業務人員、財務人員均可通過商旅平臺實時查詢住宿費、火車費、機票費用等預算項目的使用情況。財務人員可以根據業務的最新動態，及時跟蹤反饋業務部門并進行合理性、必要性的判斷，根據業務實際情況調整預算金額。

（二）梳理標準，規避超標

商旅平臺接口HR 系統，根據HR 系統中對企業人員職級的劃分，對照差旅制度配置不同的差標。高職級人員可以預訂低差標票務，低職級人員不可越級預訂高差標票務。在超越自身職級預訂票務時提示超標，不予預定。HR 系統中人員任免、職級調整等事項實時推送至商旅平臺，實現HR 系統與商旅平臺中人員職級的一致性。

根據差旅報銷制度，在商旅平臺中對各城市按月份設置不同的差標，出差月份不同則適用不同的差標，預訂價格如超過出差月份適用差標時提示超標，不予預定。

（三）多渠道豐富商旅資源

商旅平臺除了直接融合外部第三方資源，還可以積極與航空公司、集團酒店等商旅產品的直接提供方對接，及時豐富商旅平臺資源，為業務人員的便利出行提供資源保障。對頻出差區域、高入住率的商旅資源進行有針對性的重點開發，集中簽署大客戶協議，將協議價格收錄到商旅平臺中，有效降低企業差旅成本。

（四）提供最佳優選方案

通過大數據、云計算等技術的應用，商旅平臺可以提供出行的最佳優選方案。如城市間交通方式，商旅平臺可以通過整合機票、火車票等不同交通方式的票價、通行時間，提供最優出行方式。住宿方面，商旅平臺可以通過豐富的住宿資源，結合出差信息、員工職級、住宿評價等標準推送最優酒店。

（五）報銷單據自動填寫

出差申請在商旅平臺提交，出差申請審批完畢才可以在商旅平臺預訂票務。如中途發生出差申請的變更，需要再次審批通過后才可預訂后續票務，避免未申請已出行情況的發生。審批通過的出差申請及預訂票務等商旅平臺信息會自動傳輸至費用報銷單據。如出發地、出發日期、交通工具、到達地、到達時間等信息會根據員工編號自動推送到該員工的差旅費報銷單中，業務人員只需要填寫差旅補助信息。既避免了業務人員的重復無效填單工作，也避免了因單據填寫不規范而影響財務人員審單效率。

（六）平臺對賬、提升效率

企業可以根據業務需求確定與商旅平臺的結算周期和對賬日。如采用按月結算，設定每個月25 日為對賬日，則可以于每個月的25 日對自上個月25 日至本月24 日間的商旅業務進行往來賬目的核對，核對無誤后商旅平臺開具發票。員工報銷費用時不用大量粘貼票據，財務人員也不再用復核大量票據，提升了業務人員和財務人員的工作效率。同時因為是企業與商旅平臺間的按期結算對賬，避免了之前因長期出差未歸、發票不規范換票等造成差旅費較長時間不能掛賬結算現象的發生。

（七）憑證自動生成

業務人員提交費用報銷單據后，單據會根據業務人員的部門、出差目的等自動生成借方費用科目，同時生成貸方的預訂商旅產品往來科目和支付給員工補助的銀行存款科目。待單據審核完畢后，憑證自動推送至財務系統。

（八）應用光學字符識別、應用機器人流程自動化等技術

1.應用光學字符識別（OCR）技術

業務人員于出差過程中發生的如過路過橋費、地鐵費、網約車等發票均可拍照上傳，通過光學字符識別（OCR）技術，全字段識別發票信息中的發票代碼、發票號碼、名稱、稅號、稅額、合計金額、開票日期等信息，對虛假發票、重復發票、錯誤發票作出提示，減輕了業務人員、財務人員判定發票真偽、合規與否的工作量，降低了涉稅風險。

2.應用機器人流程自動化（RPA）技術

傳統財務人員每天要進行大量重復性、耗時長、低價值的數據處理，隨著企業發展業務量增加，亟須提高數據處理時效性和正確率。應用機器人流程自動化（RPA）技術，用機器人代替人工實現對費用報銷的自動化、規范化處理，降低人力成本，使財務有時間精力投入到高價值業務。

（九）一鍵資金支付

費用報銷單據審核完生成憑證后，單據信息會自動推送到資金系統，資金系統與各銀行簽訂直連協議，出納可以根據推送到資金系統中的付款信息直接支付，不需要再次錄入收款方的銀行賬號信息，既簡化了出納的工作量，又提升了支付的準確性。

（十）會計檔案自動歸檔

商旅平臺通過與資金系統、發票系統對接，可以將付款回單、發票信息回傳到業務單據中。業務人員和財務人員均可通過報銷單據查詢、下載、打印回單、票據等會計檔案，便于原始票據憑證的歸檔，實現票據的集約化管理、便捷化共享。

（十一）信息提示，查詢便捷

在商旅平臺預訂票務后，通過身份證件就可以實現一證入住、出行。在商旅平臺的票務預、改、退訂等操作均可實現企業郵箱、企業微信、短信等方式提示，便于員工查詢，極大地提升了員工的獲得感。

結語

業財的深度融合是財務轉型的堅固基石，助力企業價值創造，提升企業的核心競爭力。商旅平臺將分散的員工出行行為整合到一個平臺，對差旅費用實行統一規范化管理，讓業財融合更加便捷。商旅平臺集合了差旅業務集中化、一體化管理、集中規模采購等優勢，打破了財務、HR、資金等系統間的壁壘，運用先進的信息技術和手段，不斷完善財務數智體系。但是商旅平臺要想持續助力企業智能化轉變、提升員工獲得感，就必須不斷優化先進信息技術、豐富商旅資源、提升服務意識和效果，充分發揮技術引擎、資源燃料、服務根基的三大保障作用。本文以商旅平臺為基礎提出了促進業財融合的一系列舉措，為企業提質增效、提升管理水平、數智化轉型提供經驗借鑒。