信息系統(tǒng)項目管理中的進度管理

廣州市財經(jīng)商貿(mào)職業(yè)學(xué)校 李暉

如何在滿足時間約束條件下完成項目建設(shè)，實現(xiàn)項目總體目標(biāo)，本文以“某云平臺項目”建設(shè)中的進度管理為例，探討信息系統(tǒng)項目中進度管理的重要性，主要從七個方面進行論述，簡單闡述進度管理的相關(guān)理論和過程，針對在管理中使用到的方法、工具進行剖析，闡述所取得的效果。

2019 年11 月，南方某中心通過公開招標(biāo)進行云平臺的建設(shè)，對接傳統(tǒng)與新興內(nèi)容生產(chǎn)系統(tǒng)，實現(xiàn)多渠道內(nèi)容的匯聚、存儲、整合和優(yōu)化。項目進度管理是信息系統(tǒng)項目的重要項目管理內(nèi)容之一，對項目成敗有重大影響。該項目涉及面廣、規(guī)模大、干系人眾多，在執(zhí)行進度管理過程中時常要對實際進度進行檢查，并在不同管理過程中使用適用的工具和技術(shù)，保證項目在滿足時間約束的前提下實現(xiàn)項目總體目標(biāo)。

項目的進度和項目的范圍、成本、質(zhì)量有著非常密切的關(guān)系，具有既對立又統(tǒng)一的特點。優(yōu)秀的進度管理，可促進資源利用，節(jié)約成本，提高質(zhì)量；但過于強調(diào)進度，可能會出現(xiàn)成本超支、質(zhì)量欠佳引起客戶的不滿，所以進度管理要從全局角度來考慮，使多方面達到巧妙的平衡。因此項目組必須重視項目進度管理工作，結(jié)合項目實際情況，通過規(guī)劃進度管理、定義活動、排列活動順序、估算活動資源、估算活動持續(xù)時間、制定進度計劃、控制進度等幾個過程來開展進度管理工作。

1 規(guī)劃進度管理

整個項目建設(shè)過程中如何管理、執(zhí)行和控制進度，是通過規(guī)劃進度管理來提供指南，由其制定政策和程序[1]，形成項目進度管理計劃。如表1 所示，進度管理計劃不一定很詳細，但應(yīng)包括進度管理的過程和相關(guān)工具或技術(shù)，規(guī)定計量單位、績效測量規(guī)則、控制臨界值等。

表1 進度管理計劃Tab.1 Schedule management plan

進度計劃應(yīng)圍繞以質(zhì)量為中心來展開，以確保質(zhì)量為前提。本項目進度管理計劃確定關(guān)鍵路徑法結(jié)合關(guān)鍵鏈法為編制進度計劃的具體方法，使用工具軟件為MS Project，計量單位是人天，偏差臨界值為正負(fù)5%，進度報告情況是使用甘特圖每周報告一次，績效測量規(guī)則使用進度績效測量指標(biāo)、過程活動是定義活動、排列順序等，狠抓進度、成本和質(zhì)量的平衡點，為項目進度管理打下了堅實的基礎(chǔ)。

2 定義活動

項目的工作分解結(jié)構(gòu)已經(jīng)識別了工作包(即最底層的可交付成果)，工作包還可以進一步細化得到活動。活動是為完成工作包而必須開展的工作[2]，一個工作包可由多個活動來共同完成。定義活動的結(jié)果是獲取活動清單、活動屬性和里程碑清單?；顒忧鍐伟ㄍ瓿身椖康乃谢顒?，每個活動都有獨特的名稱，并展示活動的內(nèi)容、目標(biāo)、結(jié)果、負(fù)責(zé)人、日期等；活動屬性用于擴展活動描述，如分配工作執(zhí)行人、工作開展的地點、活動的類型等；里程碑清單是項目的重要時點或事情，展示了在每個階段需要達到的狀態(tài)，為進度控制提供基礎(chǔ)。

根據(jù)進度管理計劃和范圍基準(zhǔn)，通過專家判斷、分解和滾動式規(guī)劃，形成了活動清單、活動屬性（如表2所示）和里程碑清單。實現(xiàn)原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享交換，聘請技術(shù)專家和項目組共同進行，使用迭代式規(guī)劃與分解，列出了對接工作所需的全部活動及其標(biāo)識、編碼、描述、緊前與緊后活動、邏輯關(guān)系等，確定了實現(xiàn)用戶信息、數(shù)據(jù)、素材庫等共享交換的時間點。如活動清單內(nèi)編號51603，活動名稱為全網(wǎng)效果數(shù)據(jù)抓取，工作描述為實現(xiàn)傳播效果評估、稿件影響力分析等功能；如活動屬性里編號61503，活動名稱為微網(wǎng)站及小程序-直播活動，工作描述是提供手機微網(wǎng)站及微信小程序的直播功能，緊前活動是圖集活動，緊后活動是專題活動，關(guān)系都是從結(jié)束到開始，提前量和滯后量均為0，需要1 位中級第五檔開發(fā)工程師，執(zhí)行地點在項目組辦公室并于2 月中旬完成；如里程碑清單中里程碑名稱是完成需求分析，里程碑描述是完成需求調(diào)研、需求分析并獲得中心確認(rèn)，主要可交付物是需求文件、需求規(guī)格說明書。

表2 活動屬性Tab.2 Activity attributes

3 排列活動順序

為在所有既定項目制約因素前提下取得最好的效率，對項目活動進行識別和記錄，了解活動間的關(guān)系，定義活動的邏輯和順序，活動之間需預(yù)留多少提前量或滯后量?；顒右蕾囮P(guān)系有強制性邏輯、選擇性邏輯、外部依賴和內(nèi)部依賴關(guān)系。排列順序的成果是項目進度網(wǎng)絡(luò)圖，可使用前導(dǎo)圖法或箭線圖法繪制。前導(dǎo)圖法能顯示四種活動關(guān)系（結(jié)束-開始、結(jié)束-結(jié)束、開始-開始、開始-結(jié)束）；箭線圖法只使用結(jié)束-開始關(guān)系，事情和活動都有清晰的標(biāo)識。

根據(jù)活動清單和活動屬性，使用前導(dǎo)圖法來編制項目進度網(wǎng)絡(luò)圖。由于項目涉及設(shè)備購置安裝、云平臺租賃服務(wù)、原系統(tǒng)對接、新系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)工作，一般是硬件就緒才開展部署調(diào)試測試等工作。為避免存在等待情況，項目組在采購部門開展購置租賃工作的同時按照硬件要求搭建臨時環(huán)境供測試等使用，在考慮了各種依賴關(guān)系情況下完成了項目進度網(wǎng)絡(luò)圖。

4 估算活動資源

對已定義的活動清單進行分析，估算完成各活動需要的人力資源、設(shè)備、材料、用品等的數(shù)量和種類，明確要使用什么資源，每種資源使用的種類數(shù)量及何時使用。估算的技術(shù)有很多，可通過歷史項目信息進行判斷，或其他可選的實施方案進行分析，社會組織或行業(yè)協(xié)會發(fā)布的信息進行參考，和更常用的自下而上估算，即活動進一步細分，然后估算資源需求，再把這些資源需求進行匯總。同時還需參考資源日歷，了解特定的人力資源、設(shè)備、材料等何時可用，可用多久。

通過了解廠家的供貨情況，明確了購置租賃的資源需求。同時從已確定活動的復(fù)雜情況進行分析匯總，如微網(wǎng)站與小程序的咨詢活動、圖集活動、直播活動等活動的逐層匯總，估計出人員組織結(jié)構(gòu)、數(shù)量要求、技術(shù)能力要求以及配套的開發(fā)和測試工具等，總體上估算出完成建設(shè)所需的資源及數(shù)量。活動資源需求如原系統(tǒng)對接聘請的技術(shù)專家，資源類型是高級工程師第七檔，數(shù)量2 人，參與活動編號20204，可用時段為2 月17日～2 月27 日，費用為1500 元/人日。資源分解結(jié)構(gòu)如資源模塊為設(shè)備，資源類型超融合平臺一體機，水平要求滿足計算虛擬化、網(wǎng)絡(luò)虛擬化、底層存儲等；資源模塊為人員，資源類型為IOS 開發(fā)工程師，技能水平精通原生IOS 開發(fā)，等級水平為中級第五檔。

5 估算活動持續(xù)時間

依據(jù)資源估算的結(jié)果估算每個活動完成所需要的工期，初步確定每個活動所需的時間量，工具包括儲備分析、群體決策、類比估算、三點估算、參數(shù)估算等。三點估算法考慮了估算中的不確定性和風(fēng)險[3]，類比估算利用歷史數(shù)據(jù)與其他變量之間的統(tǒng)計關(guān)系，類比估算以過去類似項目的參數(shù)值（如持續(xù)時間、預(yù)算、規(guī)模、重量和復(fù)雜性等）為基礎(chǔ)。如項目里活動編號61503，描述小程序的活動，分別使用參數(shù)估算、類比估算、三點估算工具進行估算。

如表3 所示，參數(shù)估算法投入的時間是4 人日，資源數(shù)量2 人，可獲得百分比100%，績效系數(shù)0.95，持續(xù)時間計算結(jié)果是2.3 天。若使用類比估算法則以前的活動是2 個活動的小程序開發(fā)，持續(xù)時間是1 天，現(xiàn)在的活動是5 個活動的小程序開發(fā)，倍數(shù)是2.5 倍，持續(xù)時間估算結(jié)果為2.5 天。再通過查閱近期成功建設(shè)的項目文檔中了解到類似活動完成所需時長，安排項目組成員采用類比估算和按照采購租賃、系統(tǒng)對接、開發(fā)建設(shè)等活動的功能要求、復(fù)雜程度等采用參數(shù)計算來估算所需要的時間，加以考慮風(fēng)險因素估計最樂觀、最悲觀和最可能時間進一步分析。綜合上述方法，使用MS Project 進行處理，適當(dāng)添加5 天應(yīng)急儲備時間，為制定進度計劃做好了準(zhǔn)備。

表3 活動持續(xù)時間估算Tab.3 Activity duration estimates

6 制定進度計劃

如表4 所示，項目進度計劃通常使用甘特圖配合活動清單來顯示項目進度和其他相關(guān)活動進展隨著時間改變的內(nèi)在關(guān)系情況。制訂方法有關(guān)鍵路徑法、關(guān)鍵鏈法、進度壓縮、資源優(yōu)化技術(shù)（資源平衡、資源平滑）、計劃評審技術(shù)。其中關(guān)鍵路徑法不需考慮資源限制，關(guān)鍵路徑就是最長的路徑；而關(guān)鍵鏈法考慮了資源限制并集中管理緩沖；資源優(yōu)化技術(shù)里資源平衡通常會延長關(guān)鍵路徑，資源平滑不會造成延遲，但無法實現(xiàn)資源的優(yōu)化。

表4 項目進度計劃（甘特圖）Tab.4 Project schedule (Gantt chart）

結(jié)合活動時間估算、資源可用性、邏輯關(guān)系，并結(jié)合使用關(guān)鍵路徑法和關(guān)鍵鏈法計算。項目要求在五一前完成，經(jīng)歷了春節(jié)、清明節(jié)后計算結(jié)果超出了該目標(biāo)。項目組在保證質(zhì)量的前提下盡可能壓縮關(guān)鍵路徑上的活動，適當(dāng)趕工和短期借調(diào)高級技術(shù)人員以壓縮進度，通過資源優(yōu)化技術(shù)在非關(guān)鍵路徑上盡量抽出資源投入到關(guān)鍵路徑的工作中，在確保資源可用下保留應(yīng)急儲備，結(jié)合系統(tǒng)進度網(wǎng)絡(luò)圖、甘特圖、資源日歷制定了項目進度計劃，采用甘特圖作為進度模型，使用進度績效指數(shù)SPI 來測量績效，如偏差在5%以內(nèi)不進行干涉，否則需要及時報告、分析并采取措施進行糾正，經(jīng)批準(zhǔn)后形成了項目進度基準(zhǔn)。

7 控制進度

項目活動繁多復(fù)雜，意外或變化隨時存在，要及時發(fā)現(xiàn)會影響的因素，盡可能使其向有利的方向發(fā)展。在監(jiān)控過程中時常會發(fā)現(xiàn)有偏差的發(fā)生，此時要找出偏差產(chǎn)生的原因，分析對進度的影響，判斷是否需要調(diào)整進度計劃，及時采取糾正和預(yù)防措施。進度是否發(fā)生偏差通過計算進度偏差SV 或進度績效指數(shù)SPI 來進行判斷。一般人員、設(shè)備、技術(shù)、資金等會是偏差產(chǎn)生的原因，產(chǎn)生偏差的活動是關(guān)鍵活動或偏差大于總浮動時間、自由浮動時間通常會導(dǎo)致工期增加，應(yīng)考慮投入更多資源以較小成本盡可能壓縮進度、并行施工、改用更好的資源、改進技術(shù)、加強質(zhì)量管理等降低返工的可能性和減少活動范圍來縮短活動工期。

本項目在某次監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)某系統(tǒng)的對接SPI 為0.91，已超過了偏差臨界值，經(jīng)排查發(fā)現(xiàn)其對接存在達到一定峰值時獲取不到數(shù)據(jù)的情況，原因在于新網(wǎng)關(guān)的安裝設(shè)置影響到了系統(tǒng)，通過重設(shè)網(wǎng)關(guān)與調(diào)整獲取速率以解決。經(jīng)查確認(rèn)該項目已進入尾聲且不在關(guān)鍵路徑上，項目組對相關(guān)活動進行了調(diào)整，安排人力優(yōu)先實現(xiàn)了數(shù)據(jù)對接，其他活動適當(dāng)采取并行施工的方法保證了不會被影響，沒發(fā)生延期的情況。

8 結(jié)語

有條不紊地開展項目建設(shè)工作，需在充分開展前期調(diào)研的基礎(chǔ)上編制切實可行的進度管理計劃，合理規(guī)劃里程碑節(jié)點使其具有可行性。同時密切與項目范圍基準(zhǔn)、質(zhì)量管理計劃、項目資金需求相聯(lián)系，加強各個過程組的管理和控制，才能妥善處理建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種問題，最終實現(xiàn)項目總體目標(biāo)。