信息系統項目管理方法指導RFID 項目建設的思考

安徽醫科大學圖書館 尹才榮

信息系統集成項目以滿足客戶和用戶的需求為根本出發點，擁有高技術與技術的集成、強調溝通等多方面的顯著特點[1]。此項目管理有一套成熟的方法來推進項目，在一定時間、成本、質量要求下實現項目目標[2]。圖書館RFID 項目有其特殊性，將信息系統集成項目管理方法應用在項目建設中，能夠促進項目在時間、成本、范圍約束下高質量地順利完成。本文將從甲方的視角，考慮RFID 項目建設的問題。

信息系統集成是從客戶和用戶的需求出發，將硬件、軟件、數據庫、網絡、云計算等集成為實用的信息系統的過程[1]。項目管理包括立項管理、整體管理、范圍管理、進度管理、成本管理、質量管理、風險管理等十幾個方面的管理領域，通過項目管理，實現項目的目標。RFID 項目是指將射頻識別技術應用于圖書館，實現圖書自助借還、自動分揀、讀者快速找書、高效盤點的項目[3]。圖書館是RFID 項目的建設單位，負責項目可行性分析，經過項目招標、投標、開標、評標、選定項目承建方、合同談判、簽訂合同等流程，確定項目的承建方[4]。為了保障項目的進度、質量等，要求承建方項目立項。圖書館為甲方，承建方為乙方。甲方與乙方簽訂總承包合同，在簽訂合同之前，甲方需進行調研、分析，明確項目范圍。項目建成后，甲方需考慮用戶培訓、系統維護、硬件設備擴展等方面的問題。

1 甲方項目團隊建設

1.1 RFID 項目實施的特殊性

（1）項目實施影響到的業務較多。圖書館加工，圖書借還等核心業務受到影響。

（2）受到直接影響的人數較多。項目實施期間，乙方進駐圖書館，圖書借還活動暫停，全校師生在此期間無法借閱圖書。

（3）導致圖書館借還業務暫停的時間較久。項目實施期間，需要對館藏圖書進行加工處理，圖書館借閱工作暫停，持續時間較長。

（4）操作對象數量龐大。需要加工處理的館藏圖書數量達到幾十萬冊，每本圖書需要粘貼RFID 詞條，操作對象數據量龐大。

（5）項目建成后，改變圖書館工作模式。工作人員將利用RFID 設備完成圖書上架、圖書整架、進行圖書信息咨詢等工作[5]。

以上特點決定了項目實施要加強質量管理，減少返工，加快進度，提高用戶的滿意度。乙方進駐甲方現場，甲方對乙方提出需求，為乙方提供便利條件，加強溝通。為了項目能夠在時間、成本、范圍約束下高質量地順利完成，首先甲方要組建一支項目實施團隊，對項目實施加強控制。

1.2 組建合理的項目團隊

將項目作為常規工作來處理具有以下缺點:（1）作為常規工作，沒有成立專門的項目團隊，對項目進度、質量、范圍把控不到位，使得進度延期、質量不達標、設備故障率高、范圍不能滿足需求等各種問題；（2）缺少使用部門的參與；（3）缺少有效的溝通渠道，產品不能滿足使用者的需求。

從RFID 項目實施的特殊性可以看出，RFID 項目是一個圖書館內部跨部門、進度緊、質量高、影響大的項目。項目實施需要在圖書館內部組建項目實施團隊，才能更好地把控進度、質量、范圍，使項目在計劃的時間內高質量地完成，滿足用戶的需要。合理的項目團隊結構如圖1 所示。

圖1 項目團隊結構圖Fig.1 Project team structure diagram

（1）項目組組長:由館領導擔任。在重要節點上或者各小組之間難以達成共識的情況下，需要由館領導出面溝通協調，對出現的問題通過會議、現場走訪等形式進行協調，使相關方面對項目的訴求達到一個平衡點。

（2）項目組副組長:該項目是信息系統集成項目。項目包括軟件、硬件的安裝部署，涉及與圖書管理系統和一卡通系統的接口，建立在圖書館既有的服務器、網絡等信息化環境基礎之上，技術部門在項目建設過程中擔負更多的責任，起到主導推動作用。由技術部門推選一位溝通協調能力強、懂技術、懂項目管理知識、有項目管理經驗、有一定的領導和管理能力的人來擔任，負責協調各小組需求，是項目的實際推動者之一，在一定的情況下，也可尋求組長的幫助。

（3）小組組長:技術部門以及該系統使用部門分別推選一位溝通協調能力強且精通部門業務的人來擔任。小組組長的職責是收集本部門的需求，跟進項目進展，確保項目的實施滿足本部門的需求，在需求不能滿足的情況下，提出變更，并跟進變更，直到本部門的需求得到滿足。

（4）小組成員:部門其他人員，可以包括部門負責人，對項目感興趣的人，希望參與項目建設的人，在項目立項階段，參與調研；收集需求階段，提出需求；項目實施階段，跟進項目進展，并向小組組長匯報。

（5）乙方項目經理以及成員:乙方項目經理由承建方選定，至少要有一位合格的項目經理，具備以下幾個方面的素質:具有項目管理知識、IT 知識、客戶行業的業務知識等；有豐富的項目管理經驗；有良好的協調和溝通能力；有良好的職業道德；有一定的領導和管理能力[6]。成員是承建方項目組成員，是項目實施的主要力量，負責項目的實施，落實項目在整體、范圍、進度、成本、質量等方面的要求。

2 項目立項管理

項目立項是甲方的重要工作，首先要進行項目可行性分析，包括以下幾個方面內容。

2.1 必要性

隨著信息技術的發展，物聯網技術逐漸成熟，自助借還給工作人員和讀者帶來了便利，RFID 項目的實施是信息化在圖書館的深化，是圖書館信息化建設的重要指標之一，全國范圍內有很多高校建設了RFID 項目，由此可以看出項目的建設是必要的。

2.2 技術可行性

RFID 項目建設需要具備以下信息化基礎條件:圖書管理系統、圖書館網絡、服務器等。圖書管理系統包括圖書信息、讀者信息、讀者借還信息等，RFID 借還設備、24h 還書設備、自助盤點設備、自助分揀設備等都要與圖書管理系統對接。RFID 設備數據的傳輸通過圖書館既有網絡來完成，而RFID 圖書3D 導航數據庫以及軟件運行都在圖書館服務器上。RFID 技術已經發展成熟，RFID 項目在全國很多高校部署，給讀者和工作人員帶來了便利。可見項目的建設在技術上是可行的。

2.3 組織可行性

從圖書館抽調人員組建合理的項目團隊，有技術、管理方面的人才，能夠建立良好的協作關系，制定合適的培訓計劃等，同時還能夠保證項目順利完成。

2.4 經濟可行性

可以給讀者圖書借還帶來便利。工作人員免去了簡單的重復操作，從事圖書信息咨詢方面的服務，形成讀者和工作人員都有利的局面。

2.5 風險因素及對策

（1）風險因素1:項目實施導致的業務暫停是否會引發沖突。對策:盡量壓縮工期，減少業務中斷的時間；做好讀者的宣傳工作，為了今后的便利，需要暫時中斷圖書借還，提高讀者的接受度，降低抵觸心理。

（2）風險因素2:新設備、新軟件能夠接入既有系統，與既有系統和諧運行嗎？對策:由建設方跟既有系統的供應商溝通談判，確定接口后期維護方面的職責。

（3）風險因素3:通過招投標確定的承建方能否提供質量可靠的產品，施工質量如何，后期維護服務如何？對策:在招標文件中，明確承建方公司資質到達的水平，有多少家同等規模的圖書館使用了該公司的系統，明確產品參數，要求提供本地化服務等。

（4）風險因素4:建設方的項目團隊跟承建方的項目團隊能夠有效溝通，通力合作，促進項目的順利落地嗎？對策:建設方由館長號召組建高質量的項目團隊，將利益相關方面統籌加入團隊，組建分級的、高效的團隊。承建方的項目經理在項目建設中起到與建設方項目團隊和承建方項目組成員有效溝通的作用；領導并管理項目團隊，組織制定詳細程度適宜的項目計劃，監控計劃的執行并根據實際情況、客戶要求或其他變更要求對計劃的變更進行管理。要求承建方選定一位優秀的項目經理，組建高質量的項目團隊。

3 項目調研

項目調研是項目建設的前提，是甲方的重要工作之一。在撰寫項目建議書及項目可行性分析階段，需要了解全國高校圖書館、公共圖書館部署該系統的現狀，了解項目經費、圖書數量、采購的設備種類和數量、承建商綜合實力、系統使用效果等情況，了解市場上系統的供應情況。在制作項目招標文件時，需要了解軟件、硬件設備、施工標準、用戶培訓、售后服務等方面的參數，并了解大概的定價。這就需要通過項目調研來完成，項目調研的方式有:電話咨詢有關圖書館、實地參觀學習、咨詢供應商等。以下是實地參觀學習的思考。

（1）參觀學習對象:選擇什么樣的圖書館來參觀學習。

考慮到學校今后的發展以及圖書數量的增長，實地參觀多選擇學校等次和規模比較高一些的學校或圖書數量比本館多一些的圖書館。

（2）參觀人員:項目團隊。

在組長的帶領下，副組長、小組組長、小組成員實地參觀學習，參觀結束之后，通過引導式研討會、頭腦風暴法等方法，開拓大家的思路，形成共識。

4 項目整體管理

項目整體管理是項目管理的核心，是乙方工作的重點，在項目整體管理的過程中，甲方項目團隊起到一個監督的作用。項目整體管理包括6 個過程:制定項目章程、制定項目管理計劃、指導與管理項目工作、監控項目工作、實施整體變更控制、結束項目或階段。在每個過程，甲方項目團隊關注以下問題:第一過程，乙方是否確定了一位優秀的項目經理，項目經理的人選是項目成敗的關鍵；第二過程，乙方是否制定了合理的項目管理計劃，包括需求管理計劃、風險管理計劃、進度管理計劃、范圍管理計劃、變更管理計劃等子計劃，項目管理計劃需要得到甲方項目團隊的確認；第三過程，甲方項目團隊要了解項目是否按照項目管理計劃的要求來完成計劃中所確定的工作，已批準的變更是否得到實施；第四過程，甲方項目團隊定期聽取乙方有關項目進展的匯報，了解項目的當前狀態、已采取的步驟以及對預算、進度和范圍的預測；第五過程，項目的變更要走正式的流程，任何相關人員都可以提出變更，變更由變更控制委員會來決定是否批準，甲方項目團隊的組長或副組長必須是變更控制委員會的成員之一；第六過程，甲方需要參與用戶培訓、系統維護、硬件設備的擴展等工作。

5 項目收尾管理

5.1 用戶培訓

在項目驗收之前，由甲方項目團隊組織系統管理者和系統使用者，由乙方對甲方用戶進行用戶培訓。信息系統集成項目由硬件、軟件、數據庫、網絡、云服務器等集成，結構復雜，管理和使用人員需要信息技術知識的支撐；RFID 項目在圖書館跨越多個部門，管理和使用人員眾多，這就要求乙方做全覆蓋的用戶培訓。培訓內容包括以下幾個方面:

（1）終端設備的使用。對終端設備按照正確的流程進行開機關機操作；對終端設備進行完整性檢查，檢查是否插上電源、是否插上網線；使用終端設備完成業務工作，包括如何完成自助借書、自助還書、如何加工圖書、如何上架、如何整架等。

（2）服務器端軟件、數據庫的管理。需要告知系統管理員系統的架構、數據的流向、接口軟件、核心軟件、數據的結構、數據庫的備份、系統的安全性等方面的內容，便于系統交付后系統管理員對系統進行管理維護。

5.2 系統維護

項目驗收完成后，將進入系統維護階段。這時，甲方需要考慮如何保障系統有效運行，在系統出現故障的情況下，如何解除故障，迅速恢復系統的正常運行。RFID 項目終端設備眾多，分布在圖書館的不同位置；系統需要依托圖書館的網絡、云服務器；系統涵蓋硬件和軟件，終端和服務器端；與圖書館既有系統做對接，這些因素決定了系統維護的難度，需要組建包括管理者、使用者、承建單位在內的系統維護團隊。

5.3 硬件設備的擴展

項目驗收之后，隨著相關業務的發展，為了滿足業務發展的需要，需要擴展硬件設備，這時，甲方需要考慮升級或擴展設備的方案。有以下兩種方案:一種是由原來的乙方提供設備，這種情況下，不存在接口、兼容等問題，后期維護可以放入項目之中；另一種是由其他的供應商提供設備，這種情況下，需要考慮好接口、兼容、后期維護等問題，其中的一種方式是原來的乙方和現在的供應商談判協商，處理好接口、兼容、后期維護問題，圖書館RFID 系統的維護仍然由原來的乙方來提供。

6 結語

在圖書館RFID 項目建設過程中，甲方將信息系統集成項目管理方法應用于項目建設，與乙方通力合作，有效溝通，會更容易高質量地在時間、成本、范圍約束下順利完成項目。