企事業單位人事檔案信息化項目風險管理研究

［摘 要］人事檔案是企事業單位的重要資產，檔案記錄員工的個人履歷、業績評價等關鍵信息。本文首先分析企事業檔案信息化項目風險管理存在的主要問題，其中包括檔案管理重度程度不高、缺乏精細化管理、檔案管理技術落后、檔案管理制度體系不健全等，并根據上述問題制定針對性的解決措施。通過做好人事檔案信息化項目風險控制，能夠更好地提升檔案風險控制能力，可為企事業單位人事檔案的現代化管理做出貢獻。

［關鍵詞］企事業單位；人事檔案；信息化；項目風險；管理

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

目前，檔案信息化建設成為企事業單位現代化轉型的關鍵步驟，對人事檔案信息化管理項目的風險進行控制成為企事業單位管理人員關注的焦點。然而，在信息化背景下，人事檔案管理的復雜性較強，難度較大，檔案管理過程涉及人員、技術與管理流程等多種因素，檔案信息化管理造成的風險隱患問題同樣值得關注。此外，企事業單位的信息化建設水平不足、管理制度不健全也會影響人事檔案信息化項目的實施質量，并出現管理流程不暢通、效果不明顯等現象。為解決上述問題，工作人員應分析企事業單位人事檔案管理存在的諸多問題，并對易出現風險的環節做出準確識別、評估與監控，確保檔案管理具有安全性。

1 企事業單位人事檔案信息化項目風險管理存在的問題

1.1 對檔案風險管理的重視程度不高

檔案管理是企事業單位內部管理的重要組成部分。然而，隨著檔案管理技術的革新，人事檔案管理風險項目增加，對企事業單位人員的風險控制能力與管理水平提出了更高的要求。分析當前企事業單位檔案管理人員隊伍基礎可知，部分管理人員的信息技術素養較低，對檔案信息化管理過程中存在的風險因素未能做好識別，導致檔案信息的真實性與可靠性降低，增加了企事業單位對信息化檔案管理的難度。

對目前企事業單位人事檔案的管理現狀進行分析可知，部分單位在管理信息化檔案期間，未能深度開發信息化管理平臺，同時也未能做好關于人事檔案風險的定期評估與分級工作，使得檔案管理的風險程度增加。此外，檔案管理人員在技術、管理與業務等方面存在不足，未能接受正規專業的人事檔案管理培訓。上述問題長期存在，將影響企事業單位的檔案管理質量，間接提升了檔案泄漏與丟失的風險概率。

1.2 缺乏檔案精細化管理

部分企事業單位在開展人事檔案管理工作時，未能制訂動態化管理方案，制訂的檔案管理目標與當前單位人事工作現狀不符，使得檔案信息化管理中存在較大的安全隱患。檔案信息化管理是人事檔案管理的發展趨勢，部分企事業單位由于在人事檔案管理中缺乏經驗，并且未能及時對不同風險等級的檔案進行差異化管理，由此增加了信息化檔案風險事件的發生概率。

例如，在某企事業單位的檔案管理中，其信息化管理平臺存在較大的安全隱患，在平臺的最初開發階段，未能采取可靠的安全認證與加密技術。檔案管理人員在使用信息化管理平臺完成人事檔案管理時，暴露了諸多的安全隱患，甚至存在部分檔案數據丟失的問題。基于上述情況可知，缺乏精細化的管理是造成人事檔案管理項目風險隱患的主要原因，檔案管理人員需要對此提高重視。

1.3 檔案信息化管理技術手段落后

檔案管理信息化技術的應用水平影響管理質量，因此需要對檔案管理技術做出及時更新。然而，有些企事業單位在開展檔案管理工作時，采取的技術手段相對落后，未能對現有的網絡環境進行檢查，使得檔案管理存在較為明顯的安全隱患［1］。在對人事檔案進行增刪改查時，使用的技術措施也不夠先進，造成檔案管理質量下降。

分析企事業單位的檔案信息化管理項目實施現狀可知，檔案管理平臺的安全漏洞問題仍然十分明顯，部分人員在檔案管理中，缺乏對關鍵檔案信息的有效審查與查詢資格認證，由此增加了人事檔案信息化管理風險隱患。在開展檔案信息化管理工作中，部分管理人員的安全意識較差，未能形成良好的安全操作行為。上述問題的存在，會增加檔案管理風險，降低人事檔案管理的規范性。

1.4 檔案信息化項目風險管理制度不完善

目前，企事業單位在檔案管理中存在管理制度不健全、檔案管理制度缺乏全面性等問題。上述問題的存在不僅影響檔案管理工作水平，而且不利于企事業單位的內部風險控制，對其現代化管理體系的構建造成不良影響。此外，在人事檔案的信息化風險控制中，管理部門制定的風險控制策略未能得到落實，缺乏必要的監督執行制度，也是導致企事業單位檔案風險等級升高的主要因素。以事業單位干部人事檔案的管理為例，其檔案包括干部在成長過程中的履歷、學歷、政審與黨團材料，涉及的數量較多，檔案內容十分復雜。由于檔案管理制度不完善，對其進行管理所投入的技術與精力較多，管理風險也相應增加。

2 企事業單位人事檔案信息化項目風險管理對策

2.1 加強人事檔案信息化建設

新時期，企事業單位加大了對人事檔案編制工作的風險控制力度，并注重將最新的信息化技術手段與檔案風險控制工作緊密結合，使得檔案風險控制具有較為明顯的現代化特征，由此可防范與化解檔案在編制過程中出現的風險。在人事檔案信息化建設的全過程中，企事業單位有關人員需要提高對檔案管理的重視程度，及時指出目前人事檔案信息化建設存在的主要問題，據此提出具有針對性的解決方案，加快檔案信息化建設步伐。

例如，在某機關事業單位的人事檔案管理中，單位對檔案部門工作人員的信息化素養提出了嚴格要求，要求相關人員具備較強的風險識別與評估能力，并且能夠綜合利用現代化技術手段，做好事業單位人事檔案的分類管理工作。在具體的管理環節，也要求管理人員熟練使用檔案管理信息化平臺，做好全部檔案的定期查閱與風險評估工作，并劃分合適的風險等級，針對不同風險等級采取差異化的管理策略。在檔案風險管理中，企事業單位相關部門應授予檔案管理人員權限，要求根據企事業單位實際情況，對檔案進行增刪改查，使得人事檔案更加準確，滿足當前信息化風險管控的要求。

此外，企事業單位在人事檔案管理中，應對檔案管理人員進行培訓，實現信息技術資源的合理配置。在此期間，也要做好信息化風險控制，在技術、管理與業務等多個方面開展相關工作，由此強化管理人員的信息素養與專業技術能力，為人事檔案信息化項目的落實夯實基礎。為提高有關人員對檔案風險的重視程度，管理部門需要將信息化風險項目責任落實到個人，對人事檔案管理中軟件與硬件的使用權進行分配，同時搭建或租用服務器，專門用于管理檔案，保證檔案安全。

2.2 做好人事檔案信息的精細化管理

在人事檔案信息化管理項目的落實期間，企事業單位應重點做好風險控制措施的細化、優化工作。在整個項目的實施過程中，需要制訂風險控制計劃，對不同原因導致的檔案管理風險進行分級，并根據現有技術方案做好風險控制與管控措施調整，使得信息化檔案管理具有動態性［2］。為確保人事檔案管理呈現出實時性特征，企事業單位檔案管理人員需要關注最新的檔案管理技術，將最新的管理手段與技術框架引入人事檔案管理實踐中，并及時識別與控制新增的信息檔案風險事件，為企事業單位電子檔案安全做出貢獻。

由于事業單位人事檔案涉及大量的個人信息，檔案信息的敏感性較強。鑒于此，檔案管理人員需要強化技術應用標準，構建較為完善的檔案保密制度，采取必要的加密存儲、網絡隔離、防火墻等手段。在人事檔案的訪問與修改方面，則推薦使用更加安全的認證與加密技術，如使用帶有Spring Security框架的檔案信息化管理平臺。基于對上述檔案管理技術的應用，能夠很好地提升人事檔案管理的安全性，有效防范與化解企事業單位檔案信息化管理項目的風險。

為確保企事業單位人事檔案風險管理邁入新的臺階，要求單位內部管理部門建立完善的風險管理制度體系，在項目進度、人員隊伍建設與檔案技術應用等多個方面做好風險控制。在檔案風險管理項目的實施期間，也需要建立信息化溝通機制，通過及時可靠的溝通，反饋檔案管理風險隱患，確保管理人員能夠利用信息平臺掌握人事檔案管理中存在的風險因素。表1是某企事業單位人事檔案類型與風險等級的案例。

2.3 更新檔案管理的信息化技術手段

為了提高企事業單位人事檔案的安全性，有關人員需要將數據安全加密技術引入管理方案中，對員工的個人敏感信息進行加密處理與存儲，并采取數據隔離技術，區分內部與外部網區域，建立專屬于本單位的檔案數據倉庫。在檔案信息化管理項目的落實過程中，也需要應用數據備份與恢復技術，在檔案管理系統運行期間，對數據節點進行更新，做好更新數據的及時存儲，避免個人信息的安全性受到影響。對企事業單位檔案數據管理技術進行更新，能夠加快信息化管理進程，避免因系統故障和管理員誤操作造成檔案信息丟失的事件發生［3］。

為實現上述管理目標，企事業單位有關人員需要將安全審查技術手段應用在本次更新中，注重對外界操作與接入信息進行監查，對任何可疑信息做出標記，為后期追蹤提供技術支持。同時，加大對檔案信息歷史記錄的管理力度，當檔案數據庫出現訪問、修改與刪除等操作時，需要做出標記，并提交記錄，為安全審查提供數據參考。

在檔案信息化項目的實施期間，有關人員也需要采取必要的安全管理和漏洞修復措施，對檔案管理系統存在的安全漏洞進行定期審查，并及時做好系統更新工作，確保檔案安全管理方案被落實到位。為進一步增強檔案管理人員的安全意識，在企事業單位檔案的安全管理過程中，要求相關部門對檔案管理人員進行系統而全面的培訓，定期組織管理員參與安全培訓、應急安全演練等活動，使得檔案管理人員養成安全管理與規范操作的習慣。在實際的安全管理中，也建議對信息化管理系統進行監控，并構建較為完善的安全應急響應機制，及時發現安全風險事件，并對其進行處理，防止其對企事業單位檔案信息的安全性造 成影響。例如，在某企事業單位的人事檔案管理中，檔案部門根據行業規范制定了專門的保密空間法規，為事業單位提供保密空間設備，并做好人事檔案的物理隔離，預防個人信息被非法獲取。建議企事業單位定期更新病毒數據庫，在運行檔案管理平臺的計算機上安裝專業的殺毒軟件，對計算機進行全面保護，防止檔案管理軟件被惡意腳本攻擊。

2.4 健全檔案信息化項目風險管理體系

根據《干部人事檔案工作條例》，企事業單位檔案管理人員需要對當前本單位的人事檔案進行精細化管理，做好檔案信息化項目管理風險的控制工作，并健全檔案管理制度，使得檔案管理質量得到顯著提升［4］。在檔案管理實踐中，建議有關人員結合本單位檔案信息化建設的現實狀況，建立人事檔案管理信息網絡，主動識別人事檔案管理過程中存在的風險隱患，同時做好風險等級分類與控制管理。一般來說采取合適的檔案管理監督執行措施，能夠最大限度提升檔案管理的安全性，避免出現檔案缺失、不實等問題［5］。

為提升人事檔案的管理質量，也要求企事業單位檔案管理人員能夠正確使用檔案信息化管理系統，并且在嚴格的檔案管理制度體系下，完成實體人事檔案與電子檔案之間的同步管理，并做好檔案的動態管理與更新工作。在檔案信息化項目風險的控制中，企事業單位應根據最新的檔案管理制度，將物聯網與大數據技術引入檔案管理體系中，通過相關技術做好檔案查詢與風險控制，確保企事業單位的檔案信息化項目風險管理邁入新的臺階。

3 結語

通過加強人事檔案信息化、做好檔案信息的精細化管理、更新檔案管理的信息化技術手段、健全檔案信息化項目風險管理體系，能夠降低檔案丟失與不真實風險，并且可解決檔案管理技術的應用難題，為企事業單位人事檔案風險控制提供有益參考。

參考文獻

［1］曾曉英. 加強人事檔案信息化管理的實踐性思考［J］. 就業與保障，2022（11）：148-150.

［2］宇偉光. 新時代人事檔案信息化管理的實踐路徑［J］. 黑龍江檔案，2022（2）：157-159.

［3］安苑嘉. 信息化背景下企事業單位檔案管理工作探索［J］. 數字通信世界，2021（9）：222-223.

［4］郁永娜. 新時期人事檔案信息化管理與服務工作淺析［J］. 文化產業，2020（14）：94-95.

［5］李林波. 機關事業單位人事檔案信息化管理存在的問題及對策研究［J］. 傳播力研究，2019，3（28）：297.

［作者簡介］李海濱，男，山東莘縣人，淄博市社會保險事業中心，中級經濟師、中級檔案館員，本科，研究方向：人力資源管理、檔案管理。