基于激勵保健理論的高校院系辦公室管理路徑研究

夏奧運，雍舒翔

（淮陰工學院自動化學院 江蘇 淮安 223001）

1 激勵保健理論內涵

激勵保健理論又名雙因素理論，是美國心理學家赫茨伯格在20 世紀50 年代提出的，該理論認為調動人們工作的主動性主要包括2 個因素：保健因素和激勵因素。保健因素可理解為外在因素，包括考核制度、工作環境、薪酬待遇、管理流程等，這些因素只能維持現有狀態，消除不滿情緒，對人們進一步的改善和激勵沒有作用，所以也稱“維持因素”。激勵因素是激發人們的內在意愿，主動自發地工作，也稱“滿意因素”，包括工作的責任感、工作本身的意義、未來的規劃、工作發自內心的快樂等。激勵是人力資源開發的重要手段，是企業激發員工激情的重要途徑，運用激勵因素，有利于長期穩定地調動人們的工作熱情，給人們持續不斷地輸出內在精神激勵。故而，高校辦公室管理要著重放在內在激勵因素上，這對于提升高校辦公室管理效率具有重要意義。

2 高校院系辦公室管理職責闡述

高校院系辦公室是處理和協調學院日常行政、教學和接待工作的職能機構，是學院重要的行政樞紐。辦公室主要負責執行院領導交辦的任務，并接受學校主要職能部門的監督和指導，同時承擔人才引進、年度績效二次分配、職稱評定、財務報銷等各方面的服務協調工作[1]。高校院系辦公室是連接高校教學生產活動、行政管理活動和科研活動的重要部門。

3 激勵保健理論視域下高校院系辦公室管理現狀及問題

3.1 對管理服務不夠重視

目前，多數高校院系仍是在重教育科研、輕行政管理的思路上運行，其很少在乎辦公室的作用，相比其他管理部門，高校院系辦公室工作人員的作用一直不被認可。此外，辦公室人員因所在崗位職責的問題，不能直接參與教學和科研工作，導致其在學校最重要的教學和科研工作中往往被忽視[2]。辦公室管理人員難以在自己的崗位上找到成就感，久而久之會出現焦慮、抑郁等問題，大大降低了高校院系日常辦公管理的效率。

3.2 管理人員服務意識淡薄

院系辦公室人員不僅需要在管理上高度專業化，還需要樹立較強的服務意識。但目前高校院系辦公室人員普遍較少，工作任務繁重等情況，導致高校院系辦公室管理工作缺乏時效性和系統性。此外，受到享樂主義、功利主義等社會不良風氣的影響，部分辦公室管理人員上班心態消極，非自己負責的事務堅決不做，其服務意識嚴重欠缺。

3.3 職責分工不明確

目前，高校院系辦公室管理系統的建設還處于萌芽階段，需要進一步深化和完善。在實際工作中，還存在職責分配不清、一人多崗、職責交叉、崗位間事情相互推諉等眾多問題[3]。沒有專門的條例規定哪些職責屬于辦公室，其在工作中經常會遇到一些特殊問題、情況，需要及時處理，但是往往沒人愿意接手、沒人解決，辦公室工作人員也會因為這些問題受到領導的批評，與其他職能部門之間產生矛盾和隔閡。

3.4 制度方面不完善

高校院系在開展辦公室管理工作的過程中，制訂出一套切實可行的院系辦公室管理制度是非常有必要的。但調查研究發現，部分高校的辦公室管理制度還存在著不足：①制訂的制度不科學，缺乏改革和創新精神，這是目前大部分高校院系辦公室管理工作亟須解決的。②沒有落實相關的獎懲機制。導致高校院系辦公室工作人員在日常工作過程中只是循規蹈矩、按部就班地工作，缺乏激情，認為只要在工作中不犯錯誤就行，導致工作效率低下[4]。

4 高校院系辦公室管理工作的重要意義

高校各部門辦公室都占據著非常關鍵的位置，具有向上聯系領導、向下聯系基層一線員工的作用。高校辦公室工作人員更像是管家，雖無固定的工作內容，但要負責院系里面的各種業務，在各院系和部門之間發揮著牽線搭橋的作用。高校院系辦公室還是領導的“左膀右臂”，高校院系領導往往身兼數職，既要搞科研，又要搞管理，還需要參加各種活動。校領導雖想親力親為，但分身乏術，往往需要辦公室人員向其匯報具體工作情況，協助領導制訂決策方案，給領導規劃提供思路。高校院系辦公室人員雖不能替領導做決策，但可給領導做決策提供幫助，為領導的決策保駕護航[5]。

5 激勵保健理論視域下高校院系辦公室管理問題的解決策略

5.1 保健因素

5.1.1 優化薪酬體系

高校院系中，辦公室管理人員的薪酬待遇和專任教師的薪酬待遇是有著不小的差距的，所以優化現有的薪酬體系是至關重要的。目前，高校人員的薪酬主要由基本工資與績效工資兩部分組成。基本工資一般是固定的，不會隨意變動，主要和人員的學歷、年限等相關，隨著社會的發展，以后只會不斷地提升。而績效工資是高校薪酬激勵的重要組成部分，對于貢獻多的人員可適當傾斜，但是要嚴格按照考核制度認定，做到“以效取酬”。辦公室管理是一項比較綜合、復雜的工作，壓力較大，所以在績效工資上不能按照固定不變的方式發放，要在科學公正的層面上按勞發放，避免一碗水端平，對于優秀的人員，要給予物質上的獎勵，這樣才能調動大家的積極性[6]。

5.1.2 完善管理流程與制度

第一，以往的高校院系辦公室管理制度已不能滿足現代高校的發展需求，不能適應時代的發展需要，需根據學校的發展不斷完善辦公室管理機制。第二，出臺獎懲激勵制度，調動辦公室工作人員的積極性。對服務意識強、工作熱情的人員進行獎勵，并設立標兵進行宣傳嘉獎。對于工作效率低、服務態度差、工作質量差、經常被投訴的辦公室人員進行績效考核，以鞭策促進他們端正工作態度，提高工作效率。第三，完善辦公室管理工作流程，給有能力想發展的人員提供成長的舞臺。根據個人能力安排工作，將任務責任分配到個人，防止責任劃分不清出現互相推諉的情況。第四，根據分配任務情況，及時記錄跟蹤完成情況，并根據實際情況及時調整任務，避免忙閑不均的情況發生。

5.1.3 制訂考核管理監管機制

高校院系應建立相關的考核管理和監督機制來保證實施。在考核方式上，包括普通考核和年度集中考核。普通考核通過每日考勤和每月工作總結來完成。年度集中考核可由領導、其他相關部門的部分同事、辦公室面向的管理對象進行。嚴格執行相應的“管理―評估”原則[7]。具體來說，在考核方法上參考國家企事業單位和公務員制度的相關方法。考核可按照德、能、勤、績、廉五個方面開展，也可按照具體工作態度、業務能力和實際工作表現進行。考核小組要求管理人員在特定時間向二級學校全體人員匯報，如此可極大地促進其相互學習，相互監督，避免成績造假。

5.1.4 加強信息化辦公建設

當今是互聯網大數據信息化的時代，但在高校工作當中，并沒有完全采用信息化技術，有的還是采用傳統的模式，并沒有依托互聯網進行智能化管理。各個部門在處理緊急任務時，由于不能及時順暢地溝通協調，導致辦公效率低下。依托互聯網加強高校信息化辦公建設可以及時將各種信息發布在平臺上，各部門可以有條不紊地按照步驟相互協調完成。同時，高校院系辦公室人員也可以通過平臺提供更好的服務，利用大數據分析教師和學生的需求，從而提高工作效率。

5.2 激勵因素

5.2.1 樹立正確的工作理念

作為高校院系辦公室人員要端正工作態度，不能存在消極心態，要牢固樹立正確的工作理念，不斷提高思想認識，與時俱進，打破按部就班的工作模式，樹立服務意識。在工作中要不斷領悟行政管理和教學管理的重要意義，以此來提高工作效率。第一，在日常工作中要不斷提高服務意識和能力，在服務中要做到熱情周到。第二，加強交流學習，學習先進的高校管理理念和方法，將學習到的理念和方法帶入日常工作當中。高校院系辦公室除了要服務學生和教職工以外，還擔任著學院行政、教學管理等事務，需要協助各個部門完成各項工作，滿足新時代對高校院系辦公室管理的新要求。

5.2.2 提高工作的靈活度

對于高校辦公室管理來講，如果要充分調動人員的積極性，就要從人員自身的角度出發，讓其能夠對自身的工作進行靈活的規劃，并保證在能夠完成工作的前提下，不影響工作的本身。高校在各種方針政策的制訂中，要充分深入各個學院調研，調研的主體就是辦公室管理人員，因為各個院系的辦公室管理人員是最具有發言權的人，他們最了解基層的具體情況，所以要不斷強化人員的參與權和決策權，提高他們的主人翁意識，從而能夠發自內心地激勵他們。

5.2.3 制訂生涯規劃

第一，辦公室管理部門要善于發現，要把做實事、能干事的人員留住，對于工作業績突出的人員要給予精神獎勵。第二，讓辦公室管理人員明白單一的職務晉升路線不再是自己唯一的選擇，管理人員也可以走職稱路線，兩條路選擇，走得更加從容穩健。第三，辦公室管理人員的職業規劃要和學校、學院的長期發展目標相結合，這樣才能雙贏，不脫離正軌，才有利于高校的高質量發展。

5.2.4 提升管理隊伍的專業化

由于工作服務群體的特殊性，高校院系辦公室人員需要坐班，上班時間比較固定。高校院系辦公室專職管理人員不像學院專業課教師，在完成教學任務后有大量時間進行自我學習提升。所以，即使同在高校任職，但高校院系辦公室專職管理人員很難在日常工作的過程當中學習提升業務技能。從長遠看，這對高校院系辦公室管理人員的工作效率提升和自我職業規劃發展都是極其不利的。正因為此，高校需要針對高校辦公室管理人員定期開展輪崗培訓工作，以提高辦公室管理人員的業務技能。同時要與時俱進，充分利用網絡，定期開展辦公培訓和學習，以此來改變老一套面對面、跑斷腿的工作辦公模式，從而更好地達到優化管理隊伍的效果。

6 結語

高校院系辦公室是高校管理系統的重要組成部分，也是高校建設的關鍵。作為高校管理人員，他們面對師生不僅要保持積極的工作態度和工作熱情，還要利用業余時間提升自己的業務技能，不斷充實自己，提高工作水平和綜合素質。正是他們的無私付出才保證了高校各部門之間合理有序高效的運行，才能為社會培養出一批又一批優秀的高素質人才，促進整個社會的快速發展。