物業(yè)服務企業(yè)優(yōu)化全面預算管理的有效措施探討

武文洲

（深圳天安智慧園區(qū)運營有限公司，廣東 深圳 518000）

物業(yè)服務行業(yè)的市場競爭日益激烈，推動物業(yè)服務企業(yè)積極改革，尋求管理突破點，以此獲得市場競爭優(yōu)勢，而全面預算管理進入物業(yè)服務公司管理中并進行應用，已經(jīng)成為一種重要管理趨勢和管理手段。全面預算管理作為集戰(zhàn)略、系統(tǒng)、全面特性為一體的現(xiàn)代化管理會計工具，其可以通過計劃、協(xié)調(diào)、控制、考核、評價等功能協(xié)助企業(yè)提高管理質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。

一、全面預算管理概述

全面預算管理，是利用預算對企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位的各種財務及非財務資源進行分配、考核、控制，從而有效地組織和協(xié)調(diào)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，實現(xiàn)既定的經(jīng)營目標。通過全面預算管理，企業(yè)可以有效實現(xiàn)資源合理配置，基于全面預算管理對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃進行量化，為資源配置提供依據(jù)，配合完成企業(yè)的經(jīng)營目標[1]。全面預算管理主要包括經(jīng)營預算、專項決策預算、財務預算等內(nèi)容，每一個預算內(nèi)容都是獨立的整體，且相互依存，共同構(gòu)成一個預算整體，稱之為全面預算管理體系。

二、全面預算管理在物業(yè)企業(yè)應用中存在的主要問題

（一）全員預算意識尚未形成

物業(yè)服務企業(yè)的全員預算意識尚未形成，物業(yè)服務企業(yè)雖然已經(jīng)引入全面預算管理，但是，企業(yè)部分員工對全面預算管理的認識不準確、不充分，導致預算工作開展過程中面臨較多的阻礙，預算管理不合理，無法取得預期實踐成效。全面預算意識未能深入人心，導致上下級溝通屏障突出，全面預算管理計劃難以落實到基層，企業(yè)預算管理流于表面。

（二）全面預算管理體系有待完善

物業(yè)服務企業(yè)的全面預算管理體系尚未完善，主要表現(xiàn)為以下兩個方面。

1.全面預算管理組織結(jié)構(gòu)不完整。多數(shù)物業(yè)服務企業(yè)的預算管理工作由計劃財務部負責，并未設置獨立的全面預算管理委員會，這樣會導致各部門對全面預算工作產(chǎn)生錯誤的認知，認為預算工作歸屬于財務部，在預算編制和執(zhí)行過程中未能積極配合。

2.全面預算管理制度體系形式化問題突出。以某物業(yè)公司為例分析，該公司于2019年對預算管理制度和辦法進行改進優(yōu)化，針對預算準備內(nèi)容、預算編制方法、預算執(zhí)行規(guī)定等補充說明，但就實際管理而言，其預算管理制度辦法還存在一定的問題。一是制度指導性較弱，在該公司的預算編制制度中僅僅只對各職能部門的職責權(quán)限進行劃分，并未就其工作提出詳細的操作指導，給出預算編制表格模板，但未明確說明如何獲取和填報相關數(shù)據(jù)；二是預算管理體系內(nèi)容不完整，該公司的預算管理制度中針對預算編制、執(zhí)行板塊的要求規(guī)范，其重點放在年終預算回顧、定期預算分析方面，卻忽略了預算差異分析以及預算調(diào)整等方面的內(nèi)容；三是預算管理制度靈活度較低，該公司的制度內(nèi)容模式固定，無法應對突發(fā)情況下造成的預算編制和執(zhí)行問題。

（三）預算管理與企業(yè)戰(zhàn)略未實現(xiàn)統(tǒng)一

全面預算管理是落實執(zhí)行物業(yè)服務企業(yè)戰(zhàn)略的重要手段之一，因此，預算管理必須與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃緊密貼合，在預算計劃中反映企業(yè)長短期規(guī)劃展望。但是，在實際經(jīng)營過程中，部分物業(yè)服務企業(yè)的全面預算管理未能與企業(yè)戰(zhàn)略形成統(tǒng)一，戰(zhàn)略環(huán)境對預算管理的作用較少。一方面，物業(yè)服務公司的管理層在預算管理中存在固化思維，未能將已制定的戰(zhàn)略規(guī)劃作為預算編制導向，而是以經(jīng)營指標為主編制預算，預算指標無法精準反映企業(yè)未來經(jīng)營計劃，與全面預算管理思想相悖。另一方面，部分物業(yè)服務企業(yè)并未面向全員宣講戰(zhàn)略規(guī)劃，預算人員對戰(zhàn)略規(guī)劃不甚清楚，進而在預算編制期間缺少戰(zhàn)略管理意識，不了解企業(yè)的未來發(fā)展方向，導致預算偏離企業(yè)戰(zhàn)略目標和長期戰(zhàn)略規(guī)劃。

（四）預算編制過程缺乏科學性

物業(yè)服務企業(yè)的預算編制過程缺乏科學性，具體表現(xiàn)在以下幾方面。

1.預算指標失真，物業(yè)服務企業(yè)并未細致分解預算指標，只要求各部門保證預算指標與總體目標一致，預算編制要求不嚴格，導致各部門對待預算編制不重視，甚至敷衍了事，嚴重影響預算報表的真實性。

2.預算編制準備不充分，對于非財務人員而言，其對預算編制內(nèi)容相對陌生，而且物業(yè)服務企業(yè)的業(yè)務部門、項目部門人員更替頻繁，個別員工在本年度預算結(jié)束后離職，新入職的業(yè)務人員對公司預算工作不熟悉，或者過去的預算編制方法和當前要求相差較大，將導致預算編制成本增加[2]。物業(yè)服務企業(yè)在預算編制工作開始之前未能進行系統(tǒng)的培訓，從而面臨預算編制過程中業(yè)務部門的編制問題頻出，預算人員必須抽出時間和精力反復多次地指導業(yè)務人員填報預算表格，長此以往，預算人員心有余而力不足，對預算工作產(chǎn)生抵觸心理。

3.預算編制效率較低，以某物業(yè)公司為例，該公司使用用友財務軟件進行預算管理，軟件系統(tǒng)中包括預算模塊，但使用頻率較低，該公司依舊傾向于使用手工制表的方式編制預算，而手工制表方式下的預算編制耗時較長且出錯率高，財務人員需承擔較重的數(shù)據(jù)匯總壓力，與各部門的數(shù)據(jù)信息對接難度大，整體預算編制效率差強人意。

（五）預算監(jiān)控和分析的有效性不足

預算監(jiān)控和分析是保障預算執(zhí)行有效性的關鍵措施，但是，物業(yè)服務企業(yè)的預算監(jiān)控以及分析工作尚未達到預期管理目標。物業(yè)服務企業(yè)的預算監(jiān)控工作目前仍由財務部門負責，未能設置審計部門負責預算監(jiān)控管理工作，導致“運動員”和“裁判員”身份全部集中在財務部門一身，預算監(jiān)控獨立性和公正性不足。同時，在預算分析過程中，物業(yè)服務企業(yè)的預算分析參照指標不合理，無法準確地反映企業(yè)預算編制和執(zhí)行中的問題，而且預算分析以利潤表為重點，未能涵蓋資產(chǎn)負債表和現(xiàn)金流量表，預算分析范圍不全面。預算分析工作全部由財務部門承擔，其他職能部門的配合程度較低，財務部門主持的預算分析側(cè)重于財務性指標，其給出的分析結(jié)果不被同級部門所接受，甚至企業(yè)利潤中心直接忽略財務部門提出的預算執(zhí)行意見。

（六）預算調(diào)整和考核剛性不足

物業(yè)服務企業(yè)的預算調(diào)整和考核工作剛性不足，一是預算調(diào)整程序不清晰、規(guī)定不完整，由于預算執(zhí)行期間企業(yè)內(nèi)外經(jīng)營環(huán)境不斷變化，因突發(fā)因素或是重大變化而導致的預算調(diào)整不得不調(diào)整，但是，企業(yè)的調(diào)整程序不清晰，使預算調(diào)整過程中出現(xiàn)渾水摸魚現(xiàn)象，個別部門因預算執(zhí)行進度不合理而超出預算，為通過后續(xù)考核而選擇申請預算調(diào)整，而企業(yè)對調(diào)整申請審批不嚴格而導致此行為被姑息，嚴重影響企業(yè)預算的嚴謹性。二是預算考核工作不全面，尤其是物業(yè)服務企業(yè)的預算考核內(nèi)容不全面，考核對象單一，導致企業(yè)員工對預算考核的重視程度低，未能在考核鞭策下積極服務于預算管理目標。

三、物業(yè)企業(yè)優(yōu)化全面預算管理的有效措施

（一）踐行全面預算管理原則，深化全員預算意識

物業(yè)服務企業(yè)應當堅持全面預算管理原則，對內(nèi)宣傳全面預算管理，定期組織講座培訓活動等，指導企業(yè)員工學習全面預算管理要點，幫助企業(yè)全員樹立科學的預算意識，要求其在日常工作中堅定履行預算職責，配合預算管理計劃落實。此外，企業(yè)管理者應樹立科學的預算管理意識，以身作則，并加強企業(yè)范圍內(nèi)對全面預算管理的宣貫，以提升整體員工的預算管理意識。

（二）完善全面預算管理體系，夯實預算管理基礎

完善的全面預算管理體系是有序執(zhí)行預算管理計劃的基礎。首先，物業(yè)服務企業(yè)應建立全面預算管理委員會，成立預算管理決策組，由企業(yè)高層組織建設，下設預算管理辦公室，安排各職能部門負責人參與并構(gòu)建預算管理辦公室，設置專門人員進行統(tǒng)籌管理，在高效的組織下完成預算管理任務。全面預算管理委員會負責把控預算方向、審批預算等職責，預算管理辦公室則負責預算編制、調(diào)整、考核、分析等工作，物業(yè)服務企業(yè)必須健全預算管理體系，細化管理流程，明確職責歸屬，合理分配職能部門和責任人的權(quán)責。其次，在預算管理辦公室下設置預算管理小組，負責日常預算管理工作，例如，分解預算目標和落實工作、預算執(zhí)行和調(diào)控監(jiān)管工作，預算管理小組成員可以由相關部門負責人等組成，分管制度建立審核、預算編制準備、各部門預算匯編、審核總預算并提交預算、審核預算調(diào)整機制并報送決策機構(gòu)、監(jiān)督各級部門預算執(zhí)行、向上級提報業(yè)務財務預算、協(xié)同人力資源部門制定預算考核指標[3]。最后，建立健全預算管理制度體系，企業(yè)應將科學的全面預算理論體系融入預算管理制度中，加快制度建設工作，并且分析企業(yè)不同時期的預算管理問題，深挖特殊業(yè)務板塊經(jīng)營問題，再結(jié)合具體理論對預算管理制度進行更新完善。同時，企業(yè)應將制度執(zhí)行規(guī)范和具體操作指引印刷成冊，分發(fā)至各個員工手中，要求各部門人員嚴格履行手冊規(guī)定，貫徹落實制度規(guī)范。

（三）強化企業(yè)戰(zhàn)略與預算管理的關系，明確預算目標

全面預算管理是落實執(zhí)行企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的重要工具，物業(yè)服務企業(yè)需要基于清晰的企業(yè)戰(zhàn)略目標，以指導全面預算管理，強化企業(yè)戰(zhàn)略和預算管理的關系，明確預算目標。在全面預算管理開展過程中，企業(yè)需要以戰(zhàn)略為導向制定預算目標、確定預算指標、制定預算計劃，在預算管理計劃中反映企業(yè)的長遠發(fā)展規(guī)劃，確保通過預算管理可逐步落實企業(yè)的長期戰(zhàn)略規(guī)劃。企業(yè)管理層則應當強化戰(zhàn)略預算意識，正確認識預算目標，并且面向全體員工仔細宣講企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，保證企業(yè)全員可以清楚認識當前的發(fā)展計劃以及未來發(fā)展方向，從而確保預算不偏航，將戰(zhàn)略目標以預算目標形式分解至基層員工，促使員工高度認同企業(yè)戰(zhàn)略和文化，進而積極、主動地踐行目標。

（四）以現(xiàn)代化管理技術(shù)為依托，優(yōu)化預算編制過程

信息時代，財務管理改革如火如荼，財務管理信息化、智能化已逐步實現(xiàn)，作為財務管理的一項重要組成部分，預算管理信息化建設也應加快步伐。對物業(yè)服務企業(yè)而言，其預算管理覆蓋范圍較廣、預算內(nèi)容復雜，僅憑人工錄入無法保質(zhì)保量地完成預算編制，甚至可能出現(xiàn)預算編制出錯而導致預決算差異過大的問題。對此，物業(yè)服務企業(yè)應加快預算管理信息化建設，充分應用企業(yè)財務軟件系統(tǒng)內(nèi)的預算管理模塊，并且針對企業(yè)預算需求引入大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等多種新興技術(shù)，強化預算管理模塊的功能，實現(xiàn)預算數(shù)據(jù)采集分析、數(shù)據(jù)匯總自動化，節(jié)省預算編制成本，提高預算編制效率，降低預算編制過程中的錯誤概率。

（五）深化預算監(jiān)控與分析，嚴密監(jiān)督預算執(zhí)行

對于預算監(jiān)控工作，物業(yè)服務企業(yè)需要設立獨立的審計部門，在企業(yè)高層的指導下全面負責預算監(jiān)控，嚴密監(jiān)督預算執(zhí)行過程，在預算審核指令下發(fā)后，審計部門則要對預算執(zhí)行數(shù)據(jù)進行嚴格監(jiān)控，及時與預算管理委員會溝通預算外事項，獲得監(jiān)管審核權(quán)限。同時，企業(yè)應當在各職能部門中設置預算監(jiān)察崗位，負責與審計部門對接信息，由監(jiān)察員密切監(jiān)督預算執(zhí)行，及時反饋異常情況，最大限度地降低企業(yè)經(jīng)濟損失。在全面預算管理過程中，企業(yè)應不斷強調(diào)內(nèi)部審計部門的重要性，并且內(nèi)部審計前移至預算編制環(huán)節(jié)，從預算之初開始實施監(jiān)管，對預算進行全面審核[4]。而且審計部門必須熟悉企業(yè)各項經(jīng)濟業(yè)務流程，進而收集準確的預算數(shù)據(jù)信息，準確定位預算問題，協(xié)助企業(yè)高層調(diào)整預算決策，加深企業(yè)預算與管理的聯(lián)系。

預算分析是保證企業(yè)預算執(zhí)行有效性的關鍵，預算分析中的差異分析尤為重要，因此，物業(yè)服務企業(yè)應建立預算差異分析制度，設計分析流程，即收集差異信息、計算差異、分析報告編制，相關人員應當在編制預算差異分析表時，詳細說明預算差異成因、解決方案以及解釋無法修正的項目。在預算監(jiān)管過程中，充分進行預算分析可以加強監(jiān)管的深度和廣度，發(fā)現(xiàn)更深層的預算執(zhí)行問題，為下一期預算管理提供經(jīng)驗，幫助企業(yè)及時止損。

（六）規(guī)范預算調(diào)整與考核，強調(diào)預算的嚴謹性

一般情況下，企業(yè)預算審批下發(fā)后不允許調(diào)整，除非在預算執(zhí)行過程中發(fā)生重大事故變化造成原預算無法繼續(xù)執(zhí)行的情況下，才可進行預算調(diào)整。對此，物業(yè)服務企業(yè)應該設置嚴格的預算調(diào)整審批程序，并規(guī)范審批流程，制定預算調(diào)整規(guī)定。企業(yè)針對預算調(diào)整必須加強審批力度，嚴防個別部門因預算超支而以虛假名目申請調(diào)整預算情況，切實保證企業(yè)預算的嚴謹性，保證每一筆預算資金都可落在實處，能夠為企業(yè)帶來價值效益。

預算考核是對企業(yè)預算執(zhí)行過程的評價，也是對預算計劃執(zhí)行結(jié)果的準確反映。一方面，物業(yè)服務企業(yè)應當契合實際制定預算考核標準，將財務性指標、非財務性指標都納入考核范圍，針對不同級別的部門、員工制定不同的考核標準，科學設置考核指標權(quán)重。例如，財務部門、總經(jīng)辦等職能部門重點考核預算執(zhí)行情況和辦事效率；項目部門則重點考核回款率、客戶滿意度、投訴解決水平等。另一方面，預算考核應當輔以獎懲機制，以寬嚴并濟的獎懲機制強化預算考核作用。預算考核需要與績效掛鉤，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整員工的績效獎金，以此督促員工重視預算管理工作，積極參與預算編制，激勵各部門員工落實預算目標。

四、結(jié)語

綜上所述，在城市化建設進程持續(xù)推進的背景下，物業(yè)服務行業(yè)在房地產(chǎn)企業(yè)的帶動下經(jīng)營業(yè)績顯著增長，當前，物業(yè)服務企業(yè)的整體經(jīng)營趨于市場化，業(yè)主對物業(yè)服務企業(yè)的服務質(zhì)量提出了更高的要求。對此，物業(yè)服務企業(yè)應立足自身實際，推進內(nèi)部管理變革，特別是要加強全面預算管理工具的應用，及時解決管理實踐中出現(xiàn)的問題，從而不斷提升企業(yè)管理的質(zhì)量和水平。