數字化轉型背景下企業電子檔案管理方式研究

周愛素

（溫州恒基包裝有限公司，浙江 溫州 325402）

我國的檔案管理工作正處于數字化轉型時期，如何保證電子檔案的真實性、安全性、完整性，是信息時代檔案管理工作的重要內容。推動電子檔案規范化、數字化建設，能夠確保電子檔案的良好秩序，滿足新時期企業對檔案管理工作的需求。電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件，包括原生電子檔案和數字化后形成的電子檔案。要想實現電子文件管理的規范化，必須對電子文件的法律效力進行明確，使每一家企業的電子文件管理工作都得到有效規范，促進電子檔案在企業發展中的合理應用。

一、研究背景

（一）檔案管理數字化轉型的有序開展

檔案管理數字化變革，即改變傳統的文件管理方式，向以數字化和網絡化為主導的文件管理方式轉變。隨著互聯網技術的發展，數字檔案管理廣泛應用于各個行業。檔案管理的轉型表現為：第一，對庫存紙質文件進行數字化處理；第二，電子文檔的增量。檔案管理是指將過去的紙質、影像、圖片等文件經過數字化處理，轉化為數字化檔案，然后以電子檔案的形式來儲存和管理[1]。

（二）國際檔案管理數字化轉型的歷程

國際檔案管理向數字化的轉變取得了重大進展，各國政策的數字化轉型集中在2016年—2022年。美國國家檔案局為支持聯邦政府檔案的數字化改造，制訂了相應的政策和程序。2019年，對檔案數據的數字化保存提出了請求；2022年，要求保存管理僅接受數字格式的文檔，并要求對元數據文件進行配置。加拿大檔案館規定：從2017年的4月1日起，有存檔價值的文件都要通過數字化方式轉移到LAC，業務流程中將數字化檔案作為管理對象[2]。

（三）我國“單套制”管理試點的開展

進入21世紀以來，我國相繼推出了一系列電子文檔雙套管理系統。2012年，以財務管理為重點，對文檔電子文檔進行全流程管理，確定了部分區域內實行“單軌制”的管理方針。“單軌制”是文件歸檔前，只有一種文件形式（紙質或電子）伴隨業務進程流轉；“單套制”是文件歸檔后，只有一種文件形式（紙質或電子）處于存儲和利用狀態。雙套制檔案管理，是指文件歸檔后紙質文件和電子文件共存的歸檔制度。具體政策如表1所示。

表1 我國初期電子檔案管理相關政策

二、數字化轉型對電子檔案管理的影響

傳統的文件處理方法是以人為本的紙本文件的整理，各種文件的查閱、使用等都要按照一定的流程進行。隨著計算機技術的持續發展和普及，電子文件給人們的工作和生活帶來了極大的便利，成為一種重要的檔案管理手段。隨著大數據技術的發展，電子文檔的管理也發生一定的變化，電子文檔的管理逐步進入一個嶄新的時代。

（一）電子檔案實現與業務深度融合發展

隨著各行各業數字化進程的加快，大數據管理不斷得到完善。組織結構和職能的轉變以及各部門間的協作，與電子文檔的全流程電子化管理相得益彰，為組織機構的運行和業務開展奠定了基礎。在檔案建設過程中，業務部門與檔案部門相互配合，在對數據進行整理的基礎上，制定了一系列完備的歸檔管理規范，使電子文檔在業務應用中起到積極的作用，推動業務存檔和檔案管理工作的密切配合，將數據轉化為業務發展的關鍵資源。

（二）電子檔案管理的質量顯著提升

在此基礎上，結合《黨政機關電子公文歸檔規范》對電子文件的要求，推進電子檔案的建設與發展，對提高黨政相關檔案工作質量起到積極的作用。在高校圖書館中，傳統的檔案管理方式存在“重管”“輕用”“低效”等問題。電子文件的管理既體現了文件的“常態性”，又為檔案館的“建言獻策、育人”創造了良好的空間。檔案管理人員要根據行業標準，建立一個信息化平臺，拓展檔案信息的來源，最大限度地進行電子數據資源的整合與優化，向服務人員提供寶貴的歷史信息[3]。管理者應建立一個內容真實、形式多樣的資料庫，以便于人員對資料的檢索。對電子文件進行全程追溯可以保證文件的真偽、可靠。

三、數字化轉型背景下企業電子檔案管理面臨的問題

（一）結構性矛盾更加突出

隨著大數據時代的到來，電子文件的規模越來越大，形式也越來越多樣化，這使數據的存儲變得越來越復雜。一些企業已經設立了該系統的機房，并對其進行集中存儲；一些部門發揮出關鍵作用，利用大數據進行各單位電子檔案的集中管理。但從實際情況來看，未能構建一套完善、統一、滿足大眾實際需要的解決方案。數字化時代，電子文檔和傳統文檔之間的兼容性問題更加突出，要想將電子檔案與傳統檔案結合起來，需要充分利用現代化的信息技術作為統一的標準。

（二）電子檔案管理支持系統存在不足

檔案信息化的實現需要系統、資金、人才等多方面的協調。按照相關文件的要求，企業需要提高對電子檔案管理的支持。從實際情況來看，在電子文件的內容支撐方面，電子文件的管理還存在如下問題：第一，電子文件系統不健全。當前，在我國，電子文檔的收集范圍不清晰，并且有很多查詢方式，缺乏系統性的解決辦法。第二，資金扶持力度存在缺失。在互聯網技術飛速發展的今天，電子文件不僅會出現系統更新的問題，還會因為新技術的發展而產生一些風險。因此，必須加強財政支持，才能使電子文件的管理跟上時代的步伐，確保其安全、有序地進行。第三，對電子文件的人才支撐不足。隨著信息科技的更新與發展，人們對電子文件管理水平的要求也不斷提高，而電子文件的管理人員卻越來越缺乏。

（三）電子檔案管理的安全性較差

在電子文件管理中，安全性是一個關鍵性要求，網絡技術在給電子文檔提供方便的同時，也存在著很大的安全風險。電子檔案的安全風險包括以下幾點：第一，電子文件的使用范圍很廣，但缺少可靠的技術支撐[4]。第二，網絡攻擊會給電子文檔資源帶來損害，例如，黑客就是通過不良的手段獲取口令侵入檔案網絡，竊取機密文件與信息、篡改檔案的內容。黑客的入侵給檔案信息的安全性帶來了極大的風險。

（四）數字化檔案管理覆蓋面不全

科研課題文件數量較大，種類繁多。利用文件管理系統，可以實現對文件進行網上流動和網上歸檔的處理。但是，仍有一些文檔不能實現電子化管理、保存與應用，從而影響了單套制管理模式的應用。

四、數字化轉型下電子檔案管理模式的優化

（一）構建現代化電子檔案管理模式

在國家大力推動電子檔案管理的基礎上，普遍存在海量電子檔案收集困難、查閱困難、保管困難的問題。基于對新型技術的研究，在實踐中，要根據企業的具體業務應用，結合企業的實際需要，對企業的檔案管理模式進行創新和重構。第一，樹立電子檔案數據化管理思維。數據化思維是以數字化知識為基礎，提升工作效率并推動服務優化的措施，是一種利用計算機技術對各種問題進行分析、解決、跟蹤的管理方式。在信息時代來臨之際，檔案管理工作已經從傳統的實物管理轉向數字化的檔案管理。尤其是新修訂的《中華人民共和國檔案法》對電子檔案的地位、作用、安全管理等有較為明確的要求，推動檔案工作者盡快實現思想方式的轉變[5]。第二，數據一體化管理促進業務流程的電子化。從文件的來源入手，將文件的管理工作延伸到文件的結束環節。采用外部直接連接、內部貫通和離線補充的方法，使電子文件的自動獲取成為可能。在檔案管理中，建立數據間的聯系，建立起多源異構數據的自動化檔案系統，不僅實現在線一體化管理，也加快了無紙化辦公的速度。第三，軟硬一體化的應用保證檔案管理的自動化。企業應合理應用物聯網、人工智能等先進技術，實現良好的檔案管理水平提升。

（二）提升電子檔案資源建設水平

建設一種內容多樣的數字化檔案信息資源，以適應時代發展的需要。第一，具備廣泛的收集渠道。當前，網絡的發展速度較快，因此，在進行檔案管理的過程中，必須與網信等部門進行配合，運用云計算技術來獲得一些公共需求比較高的信息資源，從而建立網絡資源的主體數據。第二，資源形式要豐富多樣化。在傳統的檔案檢索方式下，文檔檢索主要針對紙質，而視頻、音頻和圖片的利用效率很低。在多媒體技術不斷發展的今天，短視頻和高清圖片也越來越受到人們的重視[6]。第三，資源互聯要加速整合速度。拓展電子檔案的體量來促進檔案資源的轉型，構建數字檔案室能夠保障各種電子檔案應歸盡歸、應收盡收，并且對重要的文檔可以通過語音和文字識別。建立專用的電子文件庫，實現信息資源的最優整合。促進檔案部門與業務部門系統數據的互聯互通，實現特色電子檔案資源的聚集效應。

（三）以需求為主提高電子檔案服務能力

第一，建立個性化的服務觀念。隨著社會和經濟的發展，人民的生活水平不斷提升，群眾對于公共服務的要求也在不斷提高。要進一步完善電子檔案布局，提高檔案管理質量，使電子檔案的內容更加豐富，確保電子檔案的形式更加多樣，滿足人們對電子檔案管理的需求。樹立個性化的服務觀念，利用大數據、信息技術了解群眾對電子檔案的需求、利用方式等，為用戶制定個性化的服務。第二，知識賦能服務。由于電子文檔本身就是一種“知識源”，所以，電子文檔的需求實質上也就是知識需求。因此，要以大數據技術為基礎，挖掘電子文件的潛能，促進知識系統建設的交流與共享[7]。第三，構建遠程服務平臺。為用戶提供足不出戶就可以查詢檔案的服務。檔案館要建設一個信息全面、結構合理、檢索便捷、安全、有效的信息服務平臺。突破檔案服務的空間限制，將電子檔案的服務功能發揮出來。第四，合理應用新媒體技術。微信和微博都是大眾獲得信息的重要途徑，如浙江等地構建了“家門口”的檔案館，獲得了百姓的高度認可，實現了指尖上的檔案管理。電子檔案管理單位也要利用新型技術與理念，通過微信、微博等渠道為對群眾的信息需求進行反饋，更好地開展檔案信息服務工作。

五、結語

檔案管理的數字化轉型是一項綜合性較強的工作，它需要企業管理層、信息部門、檔案管理部門等共同努力。對此，不但要建立完整的文件管理體系，而且要在制度建設、硬件配置、比例存儲等方面不斷完善。利用數字化檔案管理，能夠對檔案管理過程進行優化，減少重復工作，有效節省人力、物力和財力。數字化轉型需要構建完善的數字化檔案管理體系，加快無紙化辦公，將數字檔案資源的優勢充分發揮出來。