數(shù)字化時代機關檔案管理信息化建設

牛麗

摘 要：數(shù)字化時代在提升檔案信息化效能的同時，對檔案信息化管理能力建設提出了更高的要求。對于機關事業(yè)單位來說，檔案管理面臨著管理對象、管理能力、管理職能轉(zhuǎn)型不夠的問題和困境。面對新的技術變革大潮，本文認為要在建設符合實際的信息化管理系統(tǒng)、構建完善的信息化管理體系、嚴把檔案數(shù)字化建設質(zhì)量關上下功夫，推動檔案治理能力的提升，以職能和手段的轉(zhuǎn)型推動機關檔案管理信息化高質(zhì)量發(fā)展。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；機關檔案；信息化建設

近年來，以互聯(lián)網(wǎng)+、區(qū)塊鏈等為代表的數(shù)字化技術興起，使社會管理的方式發(fā)生了變革，也改變了人民的生產(chǎn)生活方式，推動了社會進步。數(shù)字化技術提升了機關檔案信息化建設的水平和層次，2023年2月27日，中共中央、國務院印發(fā)《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》，為檔案數(shù)字化建設指明了方向。面對新的發(fā)展業(yè)態(tài)和形勢，機關事業(yè)單位應著眼于檔案事業(yè)發(fā)展的前沿，積極適應數(shù)字化的時代潮流，推動機關檔案信息化提檔升級，以檔案的高質(zhì)量發(fā)展帶動業(yè)務提升。

1 數(shù)字化時代檔案信息化的新特征

1.1 工作效率大幅度提升

以人工為主要模式的傳統(tǒng)檔案管理體制，工作效率低、出錯率高、工作人員壓力大，已不適應現(xiàn)代社會的發(fā)展。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。數(shù)字化時代首先帶來了管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理的面向由物理空間轉(zhuǎn)向數(shù)字空間、虛擬空間轉(zhuǎn)變，管理的對象由紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變了數(shù)字載體，從根本上改變了檔案管理的靜態(tài)空間，倒逼管理者向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)型。其次，數(shù)字化使檔案管理的空間無線放大、突破了傳統(tǒng)檔案室的限制，檔案存量得到提升，檔案管理的外延擴大，使得海量的檔案數(shù)據(jù)得以安全保管。通過信息管理系統(tǒng)，檔案管理的流程實現(xiàn)了一鍵式操作，從檔案的收集、歸檔到查詢利用都得到了簡化，檔案管理工作效率大幅提升，安全性得到有效保障，減輕了檔案工作者的負擔，提升了檔案管理的準確性和精準性。

1.2 資源共享大幅度提升

傳統(tǒng)檔案管理中檔案的查詢利用流程化較多，需要紙質(zhì)的同意授權書，工作人員要逐一進行查找翻閱，工作內(nèi)容復雜且效率不高，許多信息由于查找困難而未能發(fā)揮作用，影響了整體工作成效。數(shù)字化技術使不同的檔案類型分門別類存儲在系統(tǒng)中，實現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學化。在查詢上，管理者在數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中對查詢?nèi)藛T給予權限授權，只要得到授權的賬戶，就能夠在海量的數(shù)據(jù)庫中查詢所需要的內(nèi)容，數(shù)據(jù)查詢變得簡單快捷準確。同時，數(shù)字化突破了時空和存儲限制，云計算等技術使得檔案數(shù)據(jù)湖成為可能，只要經(jīng)過授權，不同單位的人員可以實時查詢所需海量信息，突破了時空壁壘，實現(xiàn)資源的互聯(lián)和共享利用，檔案的價值得到彰顯。

1.3 檔案安全大幅度提升

傳統(tǒng)檔案管理是以紙質(zhì)檔案的庫房管理為主，檔案庫房的溫濕度條件、安全條件決定了檔案保管程度，許多檔案資源由于保管不當造成了損害。同時，傳統(tǒng)的檔案傳遞依靠人工或者郵政系統(tǒng)，耗時長，容易受突發(fā)事件影響，引起各種事故，比如檔案的丟失、損壞或者泄密，造成不可挽回的損失。《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）對檔案信息安全提出了明確要求，數(shù)字化技術的應用給檔案信息安全帶來了新的技術保障，提升了檔案保管的安全性。區(qū)塊鏈技術的應用，能夠使檔案存儲在固定空間中，而且解決了檔案數(shù)據(jù)被篡改的難題，一旦檔案資料進入?yún)^(qū)塊鏈條中，數(shù)據(jù)將無法更改，確保了檔案數(shù)據(jù)的真實性。

2 數(shù)字化時代機關檔案信息化建設的不足

2.1 管理對象轉(zhuǎn)型不夠

在服務型政府和建設數(shù)字中國的引領下，經(jīng)過十多年的發(fā)展，機關檔案信息化建設已經(jīng)邁出了堅實步伐。存量檔案已基本實現(xiàn)數(shù)字化，檔案管理的數(shù)字空間已成形，但是對于管理者來說，數(shù)據(jù)管理的思維依然缺失，提起檔案管理首先想到的是建設檔案實體庫房，忽略電子文件構成的數(shù)字空間是數(shù)字時代最顯著的特征，檔案管理的主體已從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案。《機關檔案管理規(guī)定》中指出：機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。實現(xiàn)這一目標，需要依靠人們對檔案理念的深化和認識，逐步加深對檔案轉(zhuǎn)型升級的認同，以新的思想理念更新推動檔案保管對象的轉(zhuǎn)移。

2.2 管理能力轉(zhuǎn)型不夠

數(shù)字化技術帶來檔案應用場景的轉(zhuǎn)變，運用AR技術，通過計算機系統(tǒng)提供的信息增加用戶對現(xiàn)實世界感知技術，將虛擬的信息應用到真實世界[1]，使得檔案內(nèi)容能夠以更加豐富的手段展現(xiàn)出來。技術賦能帶給了檔案管理工作更多思考和問題，需要更多的思路、方式、能力去理解檔案工作。傳統(tǒng)的環(huán)境下檔案管理重點在于對文本的研究、分析、闡釋，而當前數(shù)據(jù)類型發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變。有的機關單位圖紙檔案出現(xiàn)了三維類型，如果依靠原來的管理模式，無法對這些新模式進行有效利用，需要同步提升檔案治理能力。因而，未來檔案管理的趨勢向著模擬業(yè)態(tài)、三維模塊轉(zhuǎn)變，需要同步提升檔案管理的能力，更好地適應時代發(fā)展要求。

2.3 管理職能轉(zhuǎn)型不夠

新形勢下機關單位如何利用大數(shù)據(jù)進行資源的有效整合和利用，進而更好地服務于數(shù)字中國建設，這方面機關檔案管理仍處于摸索階段。同時，數(shù)字化環(huán)境下檔案管理的方式、檔案手段的更新、檔案人員的整體素質(zhì)都提出了更高的要求，只有完備的支撐要素才能更好適應管理對象的轉(zhuǎn)變。但是，目前數(shù)字化管理不論是從檔案的錄入、系統(tǒng)建設，還是數(shù)據(jù)庫維護、技術支撐等方面，機關事業(yè)單位大多都采用外包的方式，本單位缺乏自主開發(fā)和維護的能力。這需要對檔案數(shù)據(jù)管理加強頂層的設計和規(guī)劃，更新檔案管理體制建設，形成一整套的數(shù)據(jù)化建設思路和措施，更好地釋放數(shù)據(jù)化管理的潛能。

3 數(shù)字化時代機關檔案信息化建設的創(chuàng)新路徑

3.1 系統(tǒng)建設：建設符合實際的信息化管理系統(tǒng)

3.1.1打造安全使用的數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)。目前市場上的檔案管理軟件紛繁復雜，檔案信息管理系統(tǒng)要按照《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）進行選擇，還要確保單位其他業(yè)務系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等在應用系統(tǒng)中能夠?qū)崿F(xiàn)兼容。通過構建獨立的信息系統(tǒng)建構模式，檔案管理系統(tǒng)在電子數(shù)據(jù)和文件歸檔時，能夠按照檔案分類、歸檔范圍、整理要求和保管期限以固定的模式嵌入到其他業(yè)務系統(tǒng)管理中，電子檔案信息按固定模式規(guī)范化地自動收集存儲，也為信息系統(tǒng)建設提供了路徑選擇。

3.1.2實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)檔案信息的有限度共享。數(shù)字化環(huán)境下，機關單位推動信息化建設的初衷是實現(xiàn)檔案信息的高效利用，充分發(fā)揮檔案的獨特價值。這就需要以信息技術搭建檔案信息共享平臺，通過內(nèi)部分配權限賬號，確定成員能夠有限度查詢系統(tǒng)內(nèi)檔案資源。對于有二級單位的機關來說，檔案信息化建設應著眼于內(nèi)部信息的互聯(lián)互通，進行統(tǒng)一的頂層設計，通過局域網(wǎng)或者加密通道對已歸檔文件開展查詢、利用，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)的互聯(lián)互通，更好地提升工作效率。

3.1.3加強檔案信息化安全。隨著新技術的不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)防護技術面臨著巨大的壓力。安全是檔案管理的紅線。針對機關事業(yè)單位檔案信息網(wǎng)絡安全問題，主要防護模式有：一是加強局域網(wǎng)共享安全機制建設。檔案信息管理網(wǎng)絡與互聯(lián)網(wǎng)隔離，用戶實行實名制授權，從檔案產(chǎn)生到移交、查詢、利用等環(huán)節(jié)，實行信息化操作，系統(tǒng)自動記錄用戶訪問痕跡、借閱記錄，確保有據(jù)可查。二是打造網(wǎng)絡云平臺。此種方式主要通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)共享的模式，以云計算技術為依托，通過“對稱加密”“嵌入式非標準編碼解碼器”等技術，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的點對點傳遞。同時，也需要對云平臺加裝加密軟件、防水墻、防火墻等。安全軟件要應用最新的數(shù)據(jù)技術并及時更新升級，確保存儲過程的信息安全。

3.2 要素建設：構建完善的信息化管理體系

3.2.1完善檔案信息制度體系建設。以制度建設為引領推動信息建設提檔升級是新時代機關檔案工作的必然要求。《機關檔案管理規(guī)定》中明確：機關應當建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，有序開展檔案數(shù)字化工作。因此，要建立以主要負責同志為組長的領導小組，統(tǒng)籌推進機關檔案數(shù)據(jù)化建設。結(jié)合實際建立信息化建設的長遠規(guī)劃，主要包括目標、路徑、保障等，做到任務明確、措施有力，使信息化工作有章可循、有法可依。要按照“科學規(guī)劃，持續(xù)投入，分步實施”的工作思路，統(tǒng)一思想、提高認識，增強檔案工作人員抓好檔案信息化工作的責任感和緊迫感。將檔案數(shù)字化工作列為每年重點工作來抓，形成責任明確、分工協(xié)作、齊抓共管的良好格局。制定“推進數(shù)字檔案室建設的規(guī)劃”“檔案信息化操作指南”等配套的規(guī)章制度，對檔案信息化建設標準規(guī)范、數(shù)字檔案的驗收流程和安全管理做出統(tǒng)一部署和要求。

3.2.2完善信息化檔案管理過程優(yōu)化。強化過程管理是推動信息化高效推進的必要手段。信息化建設涉及檔案的調(diào)取、錄入、查閱、保密等方面，完善信息化管理的業(yè)務流程和標準技術，對電子檔案管理的環(huán)節(jié)和步驟進行流程管控，實現(xiàn)檔案的安全性與完整性。通過制度建設對文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等重要環(huán)節(jié)作出嚴格規(guī)定，切實加強對歸檔文件材料收集和鑒定工作的監(jiān)督、檢查和管理。同時，定期對檔案信息進行核查對標，及時補充新的檔案文件和信息資源，提升檔案信息化建設準確度和有效性。要及時掌握信息化建設過程中出現(xiàn)的問題，明確產(chǎn)生的原因，加強人員之間的協(xié)調(diào)配合，提高檔案信息化管理工作的精準度。

3.2.3加強考核機制建設。要將檔案工作納入全年單位重點工作，與機關其他工作同部署、同組織、同考核。要定期采取集中培訓、會議座談等方式和手段，學習信息化前沿理論，教育引導干部職工充分認識檔案工作的重要性，明晰檔案工作發(fā)展方向，提高檔案管理能力。要將年度信息化建設的推進情況作為個人考核的重要內(nèi)容，以考核促進能力和工作提升，推動機關檔案信息化有序推進。

3.3 質(zhì)量建設：嚴把檔案數(shù)字化建設“質(zhì)量關”

3.3.1以數(shù)據(jù)質(zhì)量為根本，堅持嚴格質(zhì)檢。按照《檔案保管外包服務管理規(guī)范》（DA/T 67-2017）規(guī)定，落實檔案數(shù)據(jù)務必精準的工作要求。實行數(shù)字化加工公司自檢、第三方質(zhì)檢公司全檢、單位抽檢的“三檢”流程。目前，有的單位已經(jīng)引入“質(zhì)檢單機”終驗智能模式，將數(shù)據(jù)質(zhì)檢功能植入單機電腦，數(shù)據(jù)經(jīng)單機電腦自動檢測后予以接收，在全面“人防”的前提下創(chuàng)造性解決了“技防”問題，為數(shù)據(jù)質(zhì)檢提供了新的路徑。要制定抽檢合格率，對抽檢合格率不達標的要求進行返工整改，提升規(guī)范化水平。要對機關單位涉及的重大決策、重大活動、重大項目、民生事項等檔案實行重點檢查，檢查面盡可能達到全覆蓋。

3.3.2建立健全檔案數(shù)字化標準規(guī)范。一是按照《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》有關加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收的要求，全面規(guī)范檔案出入庫、分件、著錄、掃描、裝訂等數(shù)字化加工等工作。研究制定各門類檔案數(shù)字化技術標準及要求，制定移交介質(zhì)內(nèi)檔案數(shù)據(jù)組織規(guī)則、全文及目錄數(shù)據(jù)存儲詳細規(guī)則等數(shù)據(jù)標準，真正做到抓標準促業(yè)務，以標準化帶動檔案數(shù)據(jù)規(guī)范化。二是嚴格歸檔流程。檔案管理者要遵守檔案歸檔流程、數(shù)字化準入規(guī)則，推動每個環(huán)節(jié)都符合質(zhì)量標準化建設要求，提升歸檔科學化水平。三是落實安全巡檢機制。結(jié)合檔案信息建設的實際情況，每季度定期對單位的信息安全進行巡檢，重點檢查以往未達標內(nèi)容及當季專項信息安全工作。根據(jù)檢查情況，對每個部門的檔案信息安全情況進行分類管理，對于重點安全問題要求單位及時查明原因并整改，對于長期復雜性的安全問題要求制定切實可行的整改方案。四是加強結(jié)果運用。通過優(yōu)化管理、增加相應的軟硬件設備，管控過程風險。加強各環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時退回修改，工作人員要對檔案管理審核工作負全責，確保歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.3.3加強信息化人才培養(yǎng)力度。加快信息化建設，人才是關鍵。當前，各級機關普遍存在人少事多，專業(yè)信息化人才短缺的矛盾，因此必須充分認清信息化人才培養(yǎng)的重要性、緊迫性、長期性，不斷優(yōu)化人才隊伍結(jié)構、改善人才培養(yǎng)制度[2]。注重招才引智，努力引入水平高、能力強的信息化人才；搞好現(xiàn)有信息化人才資源的優(yōu)化重組和整合，把“好鋼用在刀刃上”，做到“用其長、避其短”；加強與高校的交流合作，建立信息化人才培養(yǎng)的大方向、大框架，做到“引入一批、培養(yǎng)一批、成才一批”，防止人才流失。大力開展計算機應用培訓，注重“以點帶面、形成一片”，發(fā)揮好傳幫帶的作用，為信息化建設不斷發(fā)展提供強大的人力智力支撐[3]。

參考文獻

[1]陳耀華，陳琳.新一代信息技術促進更高層次教育公平研究[J].《現(xiàn)代教育技術》，2013（11）：15.

[2][3]李馮坤，等.提升審計項目審計組織方式“兩統(tǒng)籌”管理水平[J].《審計月刊》，2022（11）：15.

作者簡介：牛麗（1973— ），山東省德州生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心綜合室主任、副研究館員，研究方向：檔案管理。