基于干部人事檔案專項審核工作的高校人事檔案管理探究

摘 要：干部人事檔案專項審核工作是保障干部人事檔案信息真實準確的一項重要舉措。本文從干部人事檔案專項審核工作實際出發，分析高校人事檔案工作現狀及存在問題，提出提升人事檔案工作質效的解決策略，同時提出高校人事檔案工作管理新思路。

關鍵詞：人事檔案；專項審核；檔案管理

干部人事檔案是我國人事管理工作的一個重要方面，是反映個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料[1]，也是組織選人、用人的重要參考依據。干部人事檔案審核，是對干部人事檔案制度化、規范化、科學化管理的體現。

1 干部人事檔案專項審核工作概述

2012年中組部要求對重點管理干部和組織部長的檔案進行集中審核，隨后于2014年在全國部署開展干部人事檔案專項清理工作，2018年提出將專項審核工作完成“全覆蓋”，對所有干部檔案進行審核認定。至此，高校中的所有管理人員、教師、專業技術人員均納入審核范圍，審核內容主要包括對出生時間、參加工作時間、入黨時間——“三齡”；學習經歷、工作經歷——“兩歷”；干部身份——“一身份”，并形成《干部基本信息審核認定表》。2018年11月，中組部頒布《干部人事檔案工作條例》，進一步規范干部人事檔案工作，要求“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”[2]，使干部人事檔案審核工作真正做到“應審盡審”，成為干部人事管理常態化工作的一部分。

2 高校人事檔案管理現狀

2.1 高校學生人事檔案管理現狀

學生人事檔案是人事檔案的重要組成部分，大致分為入學前檔案及在校期間形成檔案兩部分。因我國目前并沒有統一標準規定學生檔案材料的規范制式及內容清單，所以各學校學生人事檔案內容及名稱均不盡相同，但錄取、學籍、成績、畢業、學位幾大類材料均需齊全。各高校的學生人事檔案管理模式也各不相同，基本分為由檔案館統一管理、由學生處或教務處負責管理及各院系分別管理三種情況。目前山西醫科大學學生人事檔案管理工作已由檔案館統一管理轉變為學生處下設學生人事檔案中心統一指導及進行日常工作、各院系分級管理的新模式。

2.2 職工人事檔案管理現狀

高校職工人事檔案管理干部、工人、離退休及去世人員的人事檔案。其中干部人事檔案在高校的人事檔案管理中又是重中之重。干部人事檔案中包含了履歷類，自傳和思想類，考核鑒定類，學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料，政審、審計和審核類材料，黨、團類材料，表彰獎勵類材料，違規違紀違法處理處分類材料，工資、任免、出國和會議代表類材料，其他可供組織參考的材料，共十大類[3]。多數高校的職工人事檔案由組織人事部門進行管理，部分高校則由學校檔案館進行管理。山西醫科大學的職工人事檔案由檔案館與組織部共同成立、隸屬于檔案館的人事檔案部進行管理，管理模式為人事檔案部負責干部人事檔案的日常管理及數字化工作，組織人事部門負責人事檔案的審核認定。

3 基于干部人事檔案專項審核工作的高校人事檔案問題分析

根據中組部相關要求，山西醫科大學自2013年成立工作組、積極編制相關工作手冊、開展干部人事檔案專項審核工作，逐人逐項進行審核認定，現已達到干部人事檔案專項審核全覆蓋，并嚴格落實“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”的要求，對提任干部檔案、新進人員檔案、轉入人員檔案進行嚴格審核，將審核工作常態化。自審核工作開展以來，發現一些不容忽視的問題。

3.1 材料缺失情況較為普遍

在干部人事檔案專項審核工作發現的問題中，檔案材料缺失情況較為普遍，集中在學歷學位材料缺失、派遣證缺失、過往工作材料缺失等。學歷學位材料的缺失，主要是錄取材料、博士專家推薦書、學位材料的缺失，也有少數情況是某一學習階段全部材料缺失，其原因主要為材料未按要求及時歸檔、檔案轉遞過程中因各種原因導致學歷學位檔案變成死檔或棄檔。派遣證的缺失多數出現在較早時期，可能由于工作或人員隸屬關系變更等過程中出現遺失或未改派情況。過往工作材料缺失，則可能與工作過程中檔案材料形成部門分散、形成時間不固定、形成的材料未能及時歸檔有關。檔案內容不全，干部人事檔案的認定工作將無法開展，因此缺失材料的補充也成為了干部人事檔案專項審核工作最先要解決的問題。

3.2 歸檔材料不規范

干部人事檔案專項審核工作中也發現，檔案材料存在必要項未填寫、照片未張貼、書寫筆跡不符合歸檔要求、簽字蓋章不完備，甚至有的材料前后字體不一致、疑似非本人填寫等情況。歸檔材料的不規范，在審核過程中因其真實性、完整性的欠缺，也影響著審核工作的綜合判斷。同時，材料不完整、書寫筆跡不符合歸檔要求等問題，也同樣影響著檔案的憑證作用。

3.3 信息填寫前后不一致

個別檔案存在出生時間前后不一致、參加工作時間或入黨時間前后不一致、出生時間與身份證號體現出生年月不一致等問題。不一致原因大致分為以下幾方面：因入學、入黨、入伍、參加工作等年齡不夠故意修改出生年月，出生年月存在陰陽歷轉換，某份檔案材料由他人代寫，身份證上的出生時間與實際情況不符，參加工作實際時間早于派遣時間，部分未簽署合同及繳納社保的臨時性工作誤認為參加工作時間，參加工作時間或入黨時間記不清隨意填寫等。出現信息填寫前后不一致的情況，在審核工作中需經多方考證、按相關規章制度要求調取憑據材料，才能準確判斷并進行認定。

3.4 工作經歷時間無法連接

審核時可根據招工登記表、轉正定級表、報到證、勞動合同及入伍登記表等確定干部參加工作時間，通過考核材料、任免材料、職稱評定材料及工資確定工作經歷的各個階段情況，但往往因關鍵材料欠缺或材料中關鍵信息缺失，出現不同單位間調動具體時間無法確定或在本單位各部門工作起始時間無法查考的情況，從而導致認定過程中工作經歷時間無法連接。主要原因是相關材料未及時歸檔或并未形成、關鍵信息漏填錯填等，從而給認定工作造成一定的難度。

4 高校提升人事檔案工作質效的解決策略

學生人事檔案的建立標志著個人人事檔案的開始，高校人事檔案管理工作應從學生人事檔案及職工人事檔案兩方面同時入手，齊抓共管、協同共治，才能真正提升人事檔案工作質效。

4.1 完善工作制度、厘清管理權限

高校干部人事檔案管理工作，可依據中組部頒布的《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，結合學校實際，進一步細化相關制度，編制標準化流程，從而使干部人事檔案的各項工作能夠建章立制、有章可循、按章辦事。同時建立賬簿，對人事檔案管理全流程登記造冊，做到“事事留痕”。依照《干部人事檔案工作條例》，由組織人事部門或組織人事部門明確的負責干部人事檔案工作的機構從事干部人事檔案管理工作，每管理1000卷檔案配備1名專職工作人員[4]。目前山西醫科大學人事檔案工作為專人負責，但專職人員人數尚有不足。

在學生人事檔案的管理工作中，可根據《高等學校檔案管理辦法》并結合單位實際，編制“學生人事檔案管理辦法”，細化相關制度規范。山西醫科大學已由檔案館負責學生人事檔案的各項工作的管理模式，經學校大力支持、逐步過渡、多方努力，轉變為由學生處下設學生人事檔案中心進行統一領導，負責日常性工作及培訓、指導、監督、抽查等工作，院系安排專人負責新生檔案整理及畢業生檔案整理、轉遞工作的新模式。此模式仍在試行過程中，通過與院系的緊密聯系及恰當的考評機制，能夠更好的調配院系工作人員共同配合新生及畢業生檔案工作的開展，有效推進學生人事檔案規范化管理。

4.2 加強專、兼職人事檔案工作人員隊伍建設

高校人事檔案工作人員的管理水平及工作態度，直接影響著高校人事檔案的質量。高校應選配政治過硬、專業素養高的復合型人才專職從事人事檔案管理工作。干部人事檔案管理工作應按照每1000卷檔案配備1名專職工作人員的配比進行人員配置，合理的人員配比才能更加高效、精準的完成干部人事檔案相關工作任務。同時在干部人事檔案各歸檔部門設立兼職檔案工作人員，建立聯絡制度，完善收集網絡，確保按時、按要求將真實、有效、完整的檔案材料完成歸檔。學生人事檔案管理工作雖無明確規定人員配比，但仍應按照2008年印發的《高等學校檔案管理辦法》要求，配備專職檔案工作人員，同時由院系安排專人擔任兼職檔案工作人員進行分級管理。積極組織專、兼職人事檔案工作人員開展業務培訓及檔案法律法規宣講，使檔案隊伍不斷學習新知識、新技能，提升專業知識、業務水平及檔案意識，適應檔案事業的不斷發展。

4.3 嚴格材料審核機制，確保檔案材料真實、有效、可用材料審核貫穿于檔案管理工作始終。

首先采取前端控制策略，在檔案形成初期，通過檔案知識宣傳普及，讓檔案材料形成部門及填報人員樹立人事檔案重要性的認識，在材料填寫時認真書寫、仔細核對、字跡清晰、盡量避免涂改等。其次要嚴把“入口關”，在檔案材料歸檔時做好鑒別、檢查、審核工作，對不真實、不完整、不規范、不齊全、有涂改的材料，向歸檔部門進行反饋，并根據實際情況予以剔除、補充或加蓋公章。再次，在檔案管理及檔案審核過程中，對于材料缺失或未及時歸檔的情況，應及時聯系相關部門按要求補充完整或盡快辦理移交，提高檔案齊全性、內容準確性。最后，還應在檔案管理權限發生變更時，再次對全部檔案材料進行審核及催要，待檔案齊全完整、確認無誤后，再進行檔案的轉遞工作，避免因未及時歸檔造成檔案不完整的情況。

4.4 精準高效完成畢業生檔案轉遞工作

2015年前，學生人事檔案轉遞由郵政機要通信渠道轉遞，轉遞人員固定，不易出現送錯、遺失等問題，即使對方不接收檔案，檔案也會被安全退回到發檔單位，但有著轉遞時間長、查詢轉遞狀態不便捷等缺點。自2015年6月起，學生人事檔案轉遞方式改由“郵政EMS標準快遞”方式進行，雖轉遞狀態便于查詢、轉遞速率有效提升，但隨之而來的檔案安全隱患也不容忽視。因部分學生對檔案重要性的認識不足、派遣單位與檔案實際存放單位不一致、簽收不規范等原因，常出現檔案轉遞后“無人問津”“人檔分離”，多年后無法找到人事檔案的情況。高校應積極開展畢業生檔案知識講座或其他形式的宣傳活動，提升畢業生檔案意識，要求其畢業后及時通過檔案轉遞信息掌握檔案去向，在規定時間內到檔案所在單位報到并確認檔案材料是否如期到達。同時在畢業生檔案轉遞工作結束后，高校學生人事檔案管理部門應建立檔案轉遞信息庫，匯總畢業生檔案轉遞詳細信息如轉遞單位、詳細地址、聯系人、聯系電話、學生姓名聯系方式及轉遞單號等，便于畢業生進行查詢及多年后備查。檔案接收單位應做好接收檔案的核對、登記工作，認真填寫回執單并進行反饋。只有這樣，才能有效減少“檔案遺失”“死檔”“棄檔”等現象。

4.5 繼續加大干部人事檔案信息化建設力度

干部人事檔案的信息化建設能夠在保障檔案實體安全方面起到極為重要的作用，有效避免檔案實體發生涂改、缺失、損毀等情況。同時做好干部人事檔案信息化，也是提升人事檔案管理效力的重要手段。山西醫科大學于2014年12月全面實現干部人事檔案數字化管理，在職稱評定、人事檔案審核認定、任前檔案審核、養老保險核算等專項工作及日常查閱工作中，利用效率均有極大提升。另外，干部人事檔案信息化也可作為干部信息庫建設的基礎，通過對檔案主要信息的提取、錄入、更新、維護，能夠為領導及組織人事部門了解干部情況、動議干部等提供信息支持 [5]。

4.6 創新電子文件歸檔及信息資源共享的人事檔案管理新模式

在檔案工作數字化轉型發展的新形勢下，電子文件歸檔也勢必成為人事檔案工作未來將要面對的問題。現如今，許多高校已普及OA辦公模式，但人事檔案的歸檔有時會變成將OA中的電子文件下載打印后加蓋公章、移交歸檔，造成人力、物力和時間的浪費。可從制度建設、優化系統、開啟試點等方面著手，積極推動人事檔案電子文件歸檔新模式的轉變。[6]如果可以實現電子文件對接，既可有效的節省人力、物力與時間，又可避免在檔案數字化過程中可能出現的人為失誤。

高校人事檔案管理工作應緊跟數字化轉型的步伐，在符合保密工作要求、確保檔案信息安全的前提下，整合并建立信息資源共享數據庫，推進高校檔案信息資源共享建設，在檔案管理、檔案信息變更、檔案信息使用中實現同步更新和及時調取，提高工作效率、降低管理成本，為高校人才服務提供有效的大數據支持。同時在國家、政府、學校層面通過大數據分析，精準統計、評估高校人才結構，為人才發展計劃提供可靠數據 [7]。

參考文獻

[1][2][3][4]中共中央辦公廳.干部人事檔案工作條例.[Z].2018-11-20.

[5]劉娜.構建干部人事檔案常態化審核機制的探索與實踐[J].蘭臺內外，2023（11）：46-48.

[6]何宗哲.人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].蘭臺內外，2023（13）：37-39.

[7]段新宇.信息化背景下高校人事檔案信息資源共享問題探究[J].赤峰學院學報：自然科學版，2023，39（03）：64-67.

作者簡介：曹陽（1986— ），研究生學歷，山西醫科大學檔案館館員，研究方向為高校人事檔案管理。