機(jī)構(gòu)改革背景下自然資源歷史業(yè)務(wù)檔案利用權(quán)限控制研究
——以珠海市自然資源局為例

田博匯

珠海市自然資源與規(guī)劃技術(shù)中心 廣東 珠海 519000

引言

基于2018年原規(guī)劃、國(guó)土、海洋、測(cè)繪、林業(yè)等部門劃歸自然資源部[1]的機(jī)構(gòu)改革背景，目前自然資源專業(yè)檔案比較多，特別是不動(dòng)產(chǎn)、土地規(guī)劃、地籍管理等資料，是各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，有很高利用價(jià)值、憑證價(jià)值和法律效力，對(duì)于加強(qiáng)自然資源管理、提升城市規(guī)劃水平具有重要作用[2]。如何管理這些檔案，使之能夠高效利用，保護(hù)檔案信息安全，成為檔案管理面臨的重要問(wèn)題。目前部分學(xué)者主要針對(duì)檔案專業(yè)利用權(quán)限和控制相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了研究[3-4]，未有對(duì)機(jī)構(gòu)改革后自然資源歷史業(yè)務(wù)檔案的利用權(quán)限劃分進(jìn)行研究。因此，本文研究設(shè)計(jì)一條適用于機(jī)構(gòu)改革現(xiàn)狀的自然資源業(yè)務(wù)檔案權(quán)限控制路徑，可為本行業(yè)的檔案管理工作提供借鑒。

1 現(xiàn)狀介紹

1.1 歷史業(yè)務(wù)檔案管理情況

機(jī)構(gòu)改革前，珠海市自然資源局前身為國(guó)土資源局、規(guī)劃局，原國(guó)土局設(shè)9個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)：辦公室、人事科、土地規(guī)劃與耕地保護(hù)科、土地利用管理科、財(cái)務(wù)科、測(cè)繪科、地籍科、地質(zhì)環(huán)境與礦產(chǎn)資源管理和政策法規(guī)科。原國(guó)土局業(yè)務(wù)檔案按照檔案類別進(jìn)行劃分（見(jiàn)表1）。

表1 原國(guó)土資源局業(yè)務(wù)檔案分類及來(lái)源科室劃分表

1.2 自然資源業(yè)務(wù)檔案管理情況

機(jī)構(gòu)改革后，珠海市自然資源局主要職責(zé)范圍擴(kuò)展，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)由9個(gè)調(diào)整為20個(gè)。2020年5月，珠海市自然資源局出臺(tái)了《珠海市自然資源檔案分類編號(hào)暫行辦法》等制度文件，解決了機(jī)構(gòu)改革后紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案分類和編號(hào)的難題，根據(jù)業(yè)務(wù)職能和內(nèi)部分工，自然資源業(yè)務(wù)檔案共設(shè)11大類，分別用英文字母作代字，例如：調(diào)查確權(quán)類業(yè)務(wù)檔案的檔案分類代碼為C。為便于業(yè)務(wù)檔案查詢利用，珠海市自然資源局建立了面向自然資源業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)一平臺(tái)，初步建成珠海市自然資源業(yè)務(wù)檔案共享平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱檔案平臺(tái)）。進(jìn)一步整合市局、分局分散管理的檔案電子數(shù)據(jù)，通過(guò)信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)全市業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)則、統(tǒng)一平臺(tái)管理。共享平臺(tái)在整合檔案數(shù)據(jù)資源時(shí)，對(duì)平臺(tái)業(yè)務(wù)電子檔案采取了“雙維度”的分類方式，一是按照檔案類別對(duì)平臺(tái)檔案進(jìn)行分類，二是按照業(yè)務(wù)事項(xiàng)（與業(yè)務(wù)部門對(duì)應(yīng)）類別對(duì)平臺(tái)檔案進(jìn)行分類，檔案利用者可分別通過(guò)“檔案類別”和“來(lái)源部門”兩個(gè)維度在檔案平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檢索，現(xiàn)以空間管制與開(kāi)發(fā)利用類的業(yè)務(wù)檔案為例，闡述檔案類別和業(yè)務(wù)事項(xiàng)對(duì)應(yīng)部門的對(duì)應(yīng)關(guān)系（見(jiàn)表2）。

表2 自然資源局E類檔案類別和業(yè)務(wù)部門對(duì)應(yīng)關(guān)系表

2 問(wèn)題闡述

因檔案平臺(tái)可通過(guò)“檔案類別”和“來(lái)源部門”兩個(gè)維度在平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)檔案檢索，這就為檔案來(lái)源部門作為檔案利用權(quán)限審批主體提供了條件。文件形成者對(duì)其生成的檔案文件擁有較大的利用權(quán)限。檔案來(lái)源部門是業(yè)務(wù)檔案的形成部門，故規(guī)定由檔案來(lái)源部門審核把控本部門形成檔案利用的權(quán)限。流程上，凡在自然資源檔案管理系統(tǒng)中需要查詢業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的，需率先填寫《檔案管理系統(tǒng)賬號(hào)申請(qǐng)表》，再由檔案“來(lái)源部門”會(huì)簽意見(jiàn)后由檔案部門開(kāi)通相應(yīng)檔案的利用權(quán)限。

隨著歷史業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的遷移完成，珠海市自然資源局實(shí)現(xiàn)了全部業(yè)務(wù)檔案同平臺(tái)管理。電子業(yè)務(wù)檔案的融合過(guò)程中面臨著以下問(wèn)題：

歷史業(yè)務(wù)檔案按照檔案分類進(jìn)行分類編號(hào)，且檔案的來(lái)源部門不明確，因機(jī)構(gòu)改革，不僅局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)增加，且舊業(yè)務(wù)事項(xiàng)亦發(fā)生了變化，現(xiàn)行的業(yè)務(wù)部門和歷史業(yè)務(wù)檔案之間的內(nèi)在關(guān)系不清晰，存在舊業(yè)務(wù)職能由多個(gè)現(xiàn)行業(yè)務(wù)部門承接的現(xiàn)象，歷史檔案的利用權(quán)限審批究竟由誰(shuí)負(fù)責(zé)成為難題，新舊電子檔案的融合同時(shí)出現(xiàn)了問(wèn)題。

3 解決對(duì)策

3.1 確定歷史業(yè)務(wù)檔案與現(xiàn)行業(yè)務(wù)部門的對(duì)應(yīng)關(guān)系

機(jī)構(gòu)改革后，業(yè)務(wù)事項(xiàng)較從前有較大改動(dòng)，除了新增業(yè)務(wù)事項(xiàng)外，舊的業(yè)務(wù)事項(xiàng)也做了相應(yīng)的改動(dòng)。業(yè)務(wù)的合并、新增、刪減和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的調(diào)整使得歷史業(yè)務(wù)檔案與現(xiàn)行業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系變得復(fù)雜，通過(guò)詳細(xì)分析和比對(duì)，本文對(duì)歷史業(yè)務(wù)檔案分類編號(hào)、原來(lái)源部門與現(xiàn)行業(yè)務(wù)部門的對(duì)應(yīng)關(guān)系作了梳理，（見(jiàn)表3）。

表3 原國(guó)土歷史業(yè)務(wù)檔案和現(xiàn)有業(yè)務(wù)部門對(duì)應(yīng)關(guān)系表

通過(guò)對(duì)歷史業(yè)務(wù)檔案與現(xiàn)行業(yè)務(wù)部門對(duì)應(yīng)關(guān)系的梳理，厘清了歷史業(yè)務(wù)檔案與現(xiàn)行業(yè)務(wù)部門的承接關(guān)系，可基本確定歷史業(yè)務(wù)檔案利用審批權(quán)限的歸屬，為現(xiàn)行業(yè)務(wù)部門作為檔案“來(lái)源部門”就歷史業(yè)務(wù)檔案利用行使相應(yīng)的利用審批權(quán)限提供了參考依據(jù)。

3.2 促使歷史與新增檔案數(shù)據(jù)充分融合

檔案平臺(tái)中，機(jī)構(gòu)改革后新增的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)以業(yè)務(wù)事項(xiàng)為單位進(jìn)行分類，業(yè)務(wù)事項(xiàng)根據(jù)實(shí)際職責(zé)分工與業(yè)務(wù)部門（來(lái)源部門）對(duì)應(yīng)，業(yè)務(wù)檔案以來(lái)源部門為包組進(jìn)行保管。歷史業(yè)務(wù)檔案采用檔案類別進(jìn)行區(qū)分，同一個(gè)檔案類別可能對(duì)應(yīng)若干具體的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，為了讓歷史與新增檔案數(shù)據(jù)充分融合，可將表3中描述的對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)關(guān)系內(nèi)置到檔案平臺(tái)，如將檔案編號(hào)為F5.1的檔案放置在政策法規(guī)科檔案包組下，可有效破除新舊檔案的查詢壁壘，做到歷史業(yè)務(wù)檔案亦能通過(guò)“來(lái)源部門”維度進(jìn)行查閱。

3.3 優(yōu)化檔案平臺(tái)權(quán)限控制粒度

因業(yè)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)了以檔案來(lái)源部門為包組進(jìn)行保管，業(yè)務(wù)部門得以較精準(zhǔn)的控制本部門產(chǎn)生業(yè)務(wù)檔案的利用權(quán)限，但針對(duì)某類歷史業(yè)務(wù)檔案無(wú)法與唯一的業(yè)務(wù)部門相對(duì)應(yīng)的情況，（如表3中的E1-E7類），需要優(yōu)化檔案平臺(tái)權(quán)限控制的粒度，凡歷史業(yè)務(wù)檔案類別無(wú)法與唯一的業(yè)務(wù)部門相對(duì)應(yīng)的，應(yīng)保留其檔案類別分類，將該檔案分類下的全部檔案作為一個(gè)包組，該包組的利用權(quán)限須由與之有關(guān)的業(yè)務(wù)部門同時(shí)掌控，如查看E類檔案，須由用途管制科、開(kāi)發(fā)利用科、所有者權(quán)益科同時(shí)審批。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上，通過(guò)梳理和分析，珠海市自然資源局歷史業(yè)務(wù)檔案的利用權(quán)限得到了有效控制，不同部門的人員可根據(jù)需要申請(qǐng)需求檔案的查詢權(quán)限，做到有序的精準(zhǔn)管理，有效防止不合規(guī)操作的發(fā)生，在保障業(yè)務(wù)檔案高效利用的同時(shí)，最大限度地保障了珠海市自然資源局業(yè)務(wù)檔案信息安全。